Une fois que vous aurez utilisé Power BI Desktop pendant un certain temps, vous deviendrez probablement accro à la création d’analyses plus approfondies basées sur des sources de données plus étendues. Inévitablement, cela impliquera d’apprendre à gérer les sources de données qui alimentent vos modèles de données de manière efficace et productive.
Heureusement, Power BI Desktop Query est fourni avec un petit arsenal d’outils de gestion des requêtes pour vous aider. Ceux-ci inclus
- Organisation des requêtes
- Regroupement des requêtes
- Requêtes en double
- Requêtes de référencement
- Documentation des requêtes
- Ajout d’une colonne en tant que nouvelle requête
- Activer le chargement des données
- Activation de l’actualisation du rapport
Examinons ces fonctions, une par une.
Organisation des requêtes
Lorsque vous utilisez une douzaine de requêtes ou plus dans l’éditeur de requêtes Power BI Desktop, vous souhaiterez peut-être exercer un certain contrôle sur leur organisation. Pour commencer, vous pouvez modifier l’ordre dans lequel les requêtes apparaissent dans le volet Requêtes sur la gauche de la fenêtre de l’éditeur de requête Power BI Desktop. Cela vous permet de remplacer l’ordre par défaut, à savoir que la source de données la plus récemment ajoutée apparaît en bas de la liste.
Procédez comme suit pour modifier la position d’une requête dans la liste :
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous souhaitez déplacer.
- Sélectionnez Monter (ou Descendre) dans le menu contextuel.
Vous devez effectuer cette opération plusieurs fois pour déplacer une requête vers le haut ou vers le bas d’un certain nombre d’endroits.
Regroupement des requêtes
Vous pouvez également créer des groupes personnalisés pour mieux organiser les requêtes que vous utilisez dans un fichier Power BI Desktop. Cela n’aura aucun effet sur le fonctionnement des requêtes. Le regroupement des requêtes est simplement une technique d’organisation, et cela ne changera en rien les tables de données que vous voyez en mode rapport dans Power BI Desktop.
Création d’un nouveau groupe
Ce qui suit explique comment créer un nouveau groupe :
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous souhaitez ajouter à un nouveau groupe. Je vais utiliser la requête Couleurs.
- Sélectionnez Déplacer vers le groupe ➤ Nouveau groupe dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Nouveau groupe apparaît.
- Saisissez un nom pour le groupe et (éventuellement) une description. Je nommerai le groupe ReferenceData. La boîte de dialogue ressemblera à la Figure .
La boîte de dialogue Nouveau groupe
- Cliquez sur OK.
Le nouveau groupe est créé et la requête sélectionnée apparaîtra dans le groupe. La
Le volet Requêtes ressemblera à la Figure .
Le volet Requêtes avec un nouveau groupe ajouté
Remarque Par défaut, toutes les autres requêtes sont ajoutées à un groupe nommé Autres requêtes.
Renommer des groupes
Vous pouvez renommer tous les groupes que vous avez ajoutés.
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous souhaitez renommer.
- Sélectionnez Renommer dans le menu contextuel.
- Modifiez ou remplacez le nom.
- Appuyez sur Entrée.
Notez que le groupe Autres requêtes ne peut pas être renommé ou supprimé. Par défaut, toutes les nouvelles requêtes seront ajoutées à ce groupe.
Ajouter une requête à un groupe
Pour déplacer une requête de son groupe actuel vers un autre groupe, vous pouvez effectuer les étapes suivantes :
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous souhaitez ajouter à un autre groupe existant.
- Sélectionnez Déplacer vers le groupe ➤ Nom du groupe de destination dans le menu contextuel.
La requête sélectionnée est déplacée vers le groupe choisi.
Requêtes dupliquées
Si vous avez beaucoup travaillé sur la transformation des données, vous pouvez conserver une copie de la requête d’origine avant d’essayer toute modification potentiellement risquée de votre travail. Heureusement, c’est extrêmement simple.
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous souhaitez copier.
- Sélectionnez Dupliquer dans le menu contextuel.
La requête est copiée et le doublon apparaît dans la liste des requêtes à l’intérieur du même groupe que la requête source. Elle porte le même nom que la requête d’origine, avec un numéro entre parenthèses en annexe. Vous pouvez toujours le renommer dans le volet Paramètres de la requête ou dans le volet Requêtes à gauche de la fenêtre de l’éditeur de requête.
Remarque Vous pouvez copier et coller des requêtes si vous préférez. l’avantage de cette technique est que vous pouvez choisir le groupe de destination pour la requête copiée simplement en cliquant sur l’icône de dossier du groupe requis avant de coller la copie de la requête.
Requêtes de référencement
Si vous créez une routine ETL (Extraire, Transformer, Charger) complexe, vous pouvez éventuellement organiser votre travail par étapes pour mieux gérer le processus. Pour vous aider, l’éditeur de requête Power BI Desktop vous permet d’utiliser la sortie d’une requête comme source pour une autre requête. Cela vous permet de décomposer différentes parties du processus (par exemple, la structure, les filtres, puis le nettoyage) en requêtes distinctes afin que vous puissiez vous concentrer sur différents aspects de la transformation dans différentes requêtes.
Pour utiliser la sortie d’une requête comme données source pour une autre, vous devez référencer une requête. Ce qui suit explique comment procéder :
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous souhaitez utiliser comme données source pour une nouvelle requête.
- Sélectionnez Référence dans le menu contextuel. Une nouvelle requête est créée dans la liste des requêtes du volet Requêtes.
- Cliquez avec le bouton droit sur la nouvelle requête, sélectionnez Renommer et donnez-lui un nom significatif.
À moins que vous ne renommez la requête, la nouvelle requête porte le même nom que la requête d’origine, avec un numéro entre parenthèses ajouté. Si vous cliquez sur la nouvelle requête, vous voyez exactement les mêmes données dans la requête référencée que si vous cliquez sur la dernière étape de la requête source.
Désormais, toute modification que vous apportez à la requête (source) référencée produit un effet sur les données utilisées comme source pour la seconde requête.
En pratique, je suppose que vous ne voudrez pas utiliser deux copies de la même requête pour créer des rapports. En effet, si une requête est utilisée comme requête « intermédiaire », les données qu’elle
contient peut-être même pas entièrement utilisable. Vous pouvez donc rendre la requête intermédiaire indisponible pour les rapports et les tableaux de bord dans Power BI Desktop. Pour faire ça:
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête d’origine (source).
- Désélectionnez Activer le chargement dans le menu contextuel. La coche à gauche de l’élément de menu disparaît.
La requête source n’apparaîtra plus dans la vue Rapport et ne pourra donc pas être utilisée dans les visuels. Il convient de noter que toutes les requêtes qui sont des requêtes “intermédiaires” (c’est-à-dire des requêtes que vous utilisez pour modifier des données mais qui ne s’affichent pas dans la vue des données ou la vue du rapport) sont en italique.
Vous vous demandez peut-être pourquoi vous voudriez créer des requêtes “intermédiaires”. Certaines idées sont
- Vous souhaitez isoler des transformations de données complexes dans des sous-ensembles plus gérables. Vous pouvez, par exemple, souhaiter une requête intermédiaire qui transforme les données tandis qu’une requête suivante nettoie les données.
- Vous pouvez appliquer un ensemble commun de transformations initiales qui alimentent ensuite deux chemins de préparation des données distincts : une vue détaillée des données et une vue agrégée.
Assurez-vous que les rapports existants n’utilisent pas une requête que vous rendez ensuite indisponible de cette manière, sinon vous vous retrouverez avec des visuels cassés dans vos rapports.
Documentation des requêtes
Dans un processus ETL complexe, il est facile de s’embrouiller ou simplement d’oublier quelle requête fait quoi. Par conséquent, je conseille toujours de documenter les requêtes en ajoutant une description significative.
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête que vous souhaitez annoter.
- Sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Propriétés de la requête apparaît.
- Ajoutez une description. Le résultat pourrait ressembler à la boîte de dialogue illustrée dans Illustration .
Ajouter une description à une requête
- Cliquez sur OK.
La description que vous avez ajoutée est désormais visible sous forme d’info-bulle si vous placez le curseur sur le nom de la requête dans la liste des requêtes de l’éditeur de requête.
Ajout d’une colonne en tant que nouvelle requête
Il peut arriver que vous souhaitiez extraire une colonne de données et l’utiliser comme une requête distincte. Il se peut que vous ayez besoin des données qu’il contient comme données de référence pour une autre requête, par exemple. Les étapes suivantes expliquent comment procéder :
- Dans la liste Requêtes à gauche, sélectionnez la requête contenant la colonne que vous souhaitez isoler en tant que nouvelle requête.
- Cliquez avec le bouton droit sur le titre de la colonne contenant les données que vous souhaitez isoler.
- Sélectionnez Ajouter en tant que nouvelle requête dans le menu contextuel. Une nouvelle requête est créée. Elle porte le nom de la requête d’origine et de la colonne source.
- Dans le ruban Transformer, cliquez sur Vers table. La boîte de dialogue To Table apparaîtra, comme vous pouvez le voir dans la Figure .
La boîte de dialogue Vers la table
- Cliquez sur OK. La nouvelle requête deviendra une table de données et portera le nom de la colonne que vous avez sélectionnée.
- Renommez la requête, si vous le jugez nécessaire.
Vous pouvez désormais utiliser cette requête dans votre modèle de données et dans le cadre d’un ensemble lié de processus de requête.
Notez qu’une requête créée de cette manière est complètement déconnectée de la requête source d’où les données ont été extraites. Autrement dit, toute actualisation des données source n’aura aucun effet sur la nouvelle requête que vous avez créée à partir d’une colonne.
Activation du chargement des données
Vous avez peut-être eu l’impression que toute requête que vous créez fera toujours partie du modèle de données Power BI Desktop. Ce n’est absolument pas le cas, comme je l’ai mentionné brièvement dans la section sur les requêtes de référence. Vous pouvez créer des requêtes qui ne sont en fait que des requêtes « intermédiaires » qui font partie d’une séquence plus complexe de transformations ou des requêtes qui contiennent uniquement des données de recherche qui sont ajoutées à une autre table mais qui ne sont pas nécessaires dans le modèle de données, par exemple. Dans de tels cas, vous ne voulez certainement pas que ces tables ajoutent de l’encombrement au modèle de données.
Pour empêcher l’ajout d’une requête au modèle de données, procédez comme suit :
- Dans la liste Requêtes à gauche, sélectionnez la requête que vous souhaitez conserver dans l’éditeur de requête, mais pas dans le modèle de données.
- Cliquez avec le bouton droit sur la requête et décochez Activer le chargement.
La requête ne sera plus chargée dans le modèle de données avec les autres requêtes.
Pour réinitialiser une requête comme candidate au chargement dans le modèle de données, il suffit d’effectuer la même opération et de s’assurer que Activer le chargement est coché. Vous pouvez voir à partir de la coche dans le menu contextuel si la requête doit être chargée ou non. Comme alternative, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la requête et afficher les propriétés de la requête, où vous pouvez cocher (ou décocher) la case « Activer le chargement du rapport ».
Remarque Vous pouvez également définir cette propriété dans la boîte de dialogue Propriétés de la requête que vous avez vue dans Illustration .
Activation de l’actualisation du rapport
Par défaut, toutes les requêtes peuvent être actualisées. Cela vous permet de rassembler les toutes dernières données de la source dans l’éditeur de requête Power BI Desktop, puis dans le modèle de données.
Il peut arriver que vous ne vouliez pas actualiser une requête. Peut-être que la source de données est introuvable, ou est lente, ou vous souhaitez revenir plus tard pour les dernières données. L’éditeur de requête Power BI Desktop vous permet de définir l’option d’actualisation pour chaque requête comme suit :
- Dans la liste Requêtes à gauche, cliquez avec le bouton droit sur la requête dont vous souhaitez modifier l’état d’actualisation.
- Décochez “Inclure dans l’actualisation du rapport”.
Seules les requêtes qui sont activées pour le chargement peuvent avoir la propriété d’actualisation modifiée.