Séparation des couches de Données

Une meilleure pratique du tableau de bord consiste à séparer vos Données en couches. La séparation la plus courante est constituée de trois couches: la couche source, la couche de préparation et d’analyse et la couche de présentation. La figure 1 montre un exemple simple des trois couches, chacune sur sa propre feuille de calcul.

Avoir des calques séparés vous permet de changer des parties du tableau de bord sans avoir à changer tous les aspects. Si, par exemple, le format de vos Données source change, vous devrez peut-être modifier les formules de la couche intermédiaire pour l’adapter. Mais tant que la disposition des Données intermédiaires reste la même, vous n’avez pas à toucher le graphique sur la couche de présentation. De même, si vous décidez de modifier un graphique et qu’il nécessite une mise en page de transfert différente, les Données source ne sont pas modifiées.

Un autre grand avantage des couches séparées est qu’elles rendent la mise à jour du tableau de bord plus efficace. Ceci est réalisé en conservant les Données sources sous quelque forme que vous les receviez. Imaginez que vous recevez un fichier texte mal formaté en tant que Données source. Vous les importez dans Excel, déplacez des colonnes et des lignes, effectuez des opérations de recherche et de remplacement et manipulez les Données jusqu’à ce qu’elles soient prêtes à piloter un graphique. Voici un exemple de fusion des couches source et intermédiaire. La prochaine fois que vous serez prêt à mettre à jour le graphique, vous devrez importer le fichier mis à jour et effectuer toutes ces mêmes étapes de manipulation des Données.

Maintenant, prenez ce même scénario et importez le fichier texte dans Excel. Au lieu de le manipuler en place, vous écrivez des formules sur une autre feuille qui forment les Données comme vous le souhaitez, en laissant la feuille de calcul source telle qu’elle était lorsque vous l’avez importée. La prochaine mise à jour importe simplement le nouveau fichier texte et laisse les formules de la feuille de calcul calculer. C’est un peu plus de travail au départ, mais cela en vaut la peine lorsque vous devez mettre à jour le tableau de bord.

Couche de Données source

La couche de Données source est la couche sur laquelle vous commencez à travailler avec les Données. Ce n’est peut-être pas la source ultime des Données, mais c’est la source par rapport à votre projet. Lorsque vous traitez avec des Données sources, vous êtes préoccupé par le format des Données, leur origine, leur fréquence de mise à jour et le niveau de récapitulation déjà appliqué.

Les Données peuvent vous parvenir dans de nombreux formats différents. Vous pouvez l’obtenir dans un tableau dans un classeur Excel. Dans ce cas, les Données peuvent déjà être en grande forme pour être mises en scène. Les autres formats incluent les fichiers texte, les fichiers XML, les sites Web ou les bases de Données, qui nécessiteront tous un certain travail pour les intégrer dans Excel.

La manière dont vous obtenez les Données variera également. Les fichiers peuvent vous être envoyés par e-mail, disponibles sur un partage réseau, disponibles sur un serveur FTP ou disponibles sur un serveur Web, par exemple. Vous pourrez peut-être interroger directement les Données d’une base de Données.

Dans certains cas, l’administrateur de la base de Données peut ne pas vouloir vous donner l’autorisation d’interroger directement la base de Données et vous devrez vous contenter de quelqu’un d’autre pour extraire les Données pour vous. Quelle que soit la manière dont vous obtenez les Données, essayez d’automatiser leur entrée dans Excel autant que vous le pouvez. L’interrogation à partir d’une base de Données ou de fichiers sur un partage réseau se prête assez facilement à l’automatisation.

Le FTP et le courrier électronique nécessitent plus d’efforts pour obtenir les Données sous la forme souhaitée.

La fréquence de mise à jour des Données n’est généralement pertinente que lorsqu’elle est moins fréquente que vous ne souhaitez publier un tableau de bord. Mais gardez à l’esprit que les Données d’un tableau de bord proviennent souvent de plusieurs endroits. Votre calendrier de publication sera limité aux Données avec les mises à jour les moins fréquentes. Certaines Données doivent être réconciliées avant que vous puissiez les utiliser à l’aise. Par exemple, vous pouvez avoir accès aux Données du point de vente en temps quasi réel, mais le processus de fin de journée peut modifier suffisamment ces Données pour que vous deviez attendre que le processus soit exécuté avant de collecter les Données.

Comme je l’ai dit dans le chapitre précédent, vous voulez généralement obtenir les Données sous la forme la plus brute possible, à quelques exceptions notables près. La première exception est lorsqu’il y a tout simplement trop de Données brutes. Par exemple, un compteur qui renvoie une mesure toutes les cinq secondes tout au long de la journée renvoie beaucoup de Données.

Vous devez trouver un équilibre entre la flexibilité des Données très brutes et la quantité de stockage de Données dont vous aurez besoin. Dans certains cas, vous devez accepter un certain niveau de récapitulation avant que les Données ne vous parviennent.

Une autre exception concerne les Données mal formatées. Les meilleures Données que vous pouvez obtenir sont organisées en lignes et en colonnes. Chaque colonne est un champ qui contient une valeur unique relative à un objet. Chaque ligne est un enregistrement ou une collection de champs qui décrivent un objet. C’est ce qu’on appelle la normalisation dans le monde des Données.

Malheureusement, vous recevrez inévitablement des Données qui ne sont pas normalisées. Si vous pouvez le mettre correctement en forme avant qu’il ne vous parvienne, tant mieux. Sinon, vous devrez faire des efforts pour que les Données soient correctement mises en scène. Le fichier de la figure 1 est bien formaté en lignes et en colonnes et prêt pour les formules Excel ou les tableaux croisés dynamiques.

Figure 1: Un fichier de Données bien formaté

Couche de préparation et d’analyse

La couche de préparation et d’analyse est l’endroit où vous préparez les Données pour la couche de présentation. Bien que les Données brutes soient excellentes pour la flexibilité, elles peuvent être terribles pour la conduite d’un graphique. Cette couche vous permet de résumer les Données source de différentes manières pour différents éléments visuels. Vous pouvez présenter un graphique en courbes montrant comment quelque chose change au fil du temps et un histogramme montrant les valeurs par catégorie et les deux graphiques ont la même source de Données. Dans ce cas, vous pouvez résumer les Données par date sur une feuille de calcul et par catégorie sur une autre.

Pour les tableaux de bord les plus simples, cette couche ne peut contenir qu’une seule feuille de calcul.

Mais pour la plupart des tableaux de bord, cette couche et la couche source seront constituées de plusieurs feuilles de calcul. Vous n’avez pas besoin d’essayer de bloquer toutes vos zones de préparation sur une seule feuille de calcul.Certains graphiques fonctionnent mieux lorsque les Données sont sous une certaine forme. Si vous modifiez le type de graphique pour un certain élément, vous devrez peut-être également modifier la manière dont vous disposez les Données sur cette couche. L’agrégation et l’analyse des Données sur cette couche sont généralement constituées de formules de feuille de calcul ou d’un tableau croisé dynamique.

 

Couche de présentation

La couche de présentation contient les éléments visuels. Si vous disposez de commandes interActuels, celles-ci sont également présentes sur cette couche. Parfois, la couche intermédiaire et la couche de présentation se trouvent sur la même feuille de calcul. Si cela fonctionne pour la taille de vos Données, vous pouvez masquer les Données de préparation directement derrière le graphique qu’il conduit. Cela ne fonctionne pas toujours, cependant, et il est préférable de les garder séparés.

La couche de présentation peut être constituée d’une ou plusieurs feuilles de calcul dans un classeur et d’un autre format de fichier utilisé pour distribuer le tableau de bord.

Il n’y a rien de mal à utiliser Excel pour contenir le tableau de bord final, mais certaines personnes préfèrent PowerPoint, un fichier PDF ou le corps d’un e-mail. Dans ces cas, la couche de présentation se compose des feuilles de calcul dans lesquelles vous créez les éléments et du format que vous utilisez pour les distribuer.

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