Les graphiques sont principalement des éléments graphiques. Mais sans texte, il n’y aurait pas de contexte permettant au lecteur de donner un sens au graphique. Les meilleurs graphiques utilisent la bonne quantité de texte aux bons endroits pour donner du sens aux éléments graphiques.

Polices

La police par défaut dans Excel est actuellement Calibri (Body). Vous ne disposez pas de la valeur par défaut, mais c’est une option appropriée. Si vous choisissez de ne pas utiliser la police par défaut, choisissez une police simple et lisible qui n’enlève rien au message du graphique ou n’oblige pas vos lecteurs à avoir du mal à le lire. Éloignez-vous des polices de type script et des polices gimmicky comme Comic Sans ou Broadway.

Vous souhaiterez peut-être modifier votre police pour qu’elle corresponde à une présentation plus large ou parce que votre organisation dispose d’un guide de style défini. Ne mélangez jamais les polices dans le même graphique, sauf si vous avez une raison spécifique de le faire. Cela ne signifie pas pour autant que vous ne pouvez pas utiliser de caractères gras ou italiques dans la même famille de polices.

Pour les tailles de police, une bonne règle à suivre est un rapport de 1,5: 1 entre le titre et le texte du graphique.

Le texte du graphique comprend des axes, des étiquettes de Données, des légendes et des notes. Excel utilise approximativement ce ratio par défaut. Vous pouvez mélanger les tailles de police beaucoup plus librement que les familles de polices. Vous ne voulez pas tellement de tailles différentes que cela vous distrait, mais si vous préférez plus de deux, vous pouvez en ajouter une ou deux de plus en toute sécurité. Cependant, si vous augmentez ou réduisez simplement l’ensemble du graphique, tenez-vous-en au ratio de 1,5: 1, sauf si vous avez une préférence particulière.

Le moyen le plus simple de modifier la police d’un élément de graphique consiste à sélectionner cet élément et à utiliser le groupe Police de l’onglet Accueil du ruban. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un élément et choisir Police dans le menu contextuel. Si vous apportez des modifications et souhaitez revenir à la valeur par défaut, il existe un élément de menu Réinitialiser pour correspondre au style dans le menu contextuel. Cliquez avec le bouton droit sur un élément pour rétablir uniquement cet élément par défaut ou cliquez avec le bouton droit sur le graphique pour rétablir tous les éléments par défaut.

Légendes

Les légendes sont des zones distinctes sur un graphique qui expliquent ce que signifient certains aspects du graphique. Le plus souvent, ils sont codés par couleur pour correspondre aux couleurs du graphique. Parfois, les légendes sont nécessaires, mais si vous pouvez les éviter, en particulier les grandes légendes, vous devriez le faire. Ils séparent les Données de l’explication et amènent le lecteur à regarder à deux endroits. Les légendes plus petites, comme celle de la figure 1, posent moins de problèmes car le lecteur peut facilement conserver deux ou trois informations dans sa mémoire pendant qu’il se concentre sur le graphique. Mais lorsque vous arrivez à cinq, six ou sept étiquettes dans votre légende, le lecteur changera constamment de focus.

Figure 1: Un petit nombre d’entrées de légende sont faciles à retenir.

La meilleure option au lieu des légendes est les étiquettes de Données, dont je parlerai plus tard. Lorsque les étiquettes de Données ne sont pas pratiques, il existe quelques autres options. Vous pouvez déplacer la légende à l’intérieur de la zone du graphique afin que l’utilisateur n’ait pas à déplacer son focus si loin. Tous les graphiques ne seront pas aussi accommodants, et lorsque votre graphique sera mis à jour, ce qui était autrefois un placement stratégique d’une légende pourrait ne plus fonctionner.

Une autre option consiste à fusionner le titre du graphique et la légende, comme indiqué dans le graphique de la figure 2. Vous pouvez modifier la couleur des mots individuels de votre titre pour servir de légende. Si vous avez plus de quelques entrées, cela devient compliqué. Et pour seulement quelques entrées, cela fonctionne comme une petite légende.

Mais si vous manquez d’espace ou si vous voulez simplement que votre graphique soit aussi propre que possible, c’est une bonne option. Pour changer la couleur de mots individuels dans un titre de graphique, sélectionnez le titre, puis cliquez à nouveau pour obtenir le curseur d’insertion de texte. À ce stade, vous pouvez sélectionner des mots individuels et utiliser le ruban pour les modifier.

Figure 2: Fusion de la légende et du titre du graphique

Haches

Tout comme les légendes, les axes fournissent un contexte aux Données de votre graphique. Les haches sont plus difficiles à éliminer que les légendes, mais elles ne sont pas toujours nécessaires. Dans la figure 15, l’axe vertical ne fournit aucune valeur car les étiquettes de Données fournissent la valeur exacte et elles sont à l’endroit le plus pratique.

Dans d’autres graphiques, comme celui illustré à la figure 2, les deux axes sont nécessaires.

L’alternative consistant à inclure à la fois la date et la valeur de chaque point de Données serait impossible à tenir sur le graphique.

Gardez le formatage des nombres simple sur vos axes. Incluez toujours des virgules lorsque les nombres sont suffisamment grands. Si vous pouvez indiquer la devise dans le titre du graphique, le titre de l’axe ou dans une note, vous pouvez éliminer les symboles monétaires des axes et cela rendra votre graphique moins encombré. Mettez à l’échelle les nombres sur vos axes pour qu’ils correspondent à l’échelle des Données. Par exemple, n’incluez pas de décimales sur un graphique qui montre les revenus en millions de dollars.

En fait, vous pouvez choisir de mettre à l’échelle des nombres aussi grands que des milliers. Si vous le faites, assurez-vous de le noter dans le titre de l’axe ou dans le titre du graphique.

Figure 3: Une légende et des étiquettes de Données ont la même fonction.

Étiquettes de Données

Les étiquettes de Données sont le meilleur moyen d’ajouter du contexte à votre graphique, car l’explication des Données est adjacente à l’élément visuel représentant ces Données. Cependant, les étiquettes de Données ne sont pas toujours pratiques, en particulier s’il y a beaucoup de points de Données.

Vous n’aurez peut-être pas besoin d’afficher toutes les étiquettes de Données pour faire passer le message du graphique. Le graphique de la figure 4 montre uniquement les première et dernière valeurs de chaque série dans une étiquette de Données. Ces six valeurs fournissent le seul contexte dont le lecteur a besoin et il n’est pas nécessaire d’inclure des étiquettes de Données intermédiaires ou un axe.

Figure 4: L’affichage des premières et dernières étiquettes de Données fournit un contexte.

Une bonne utilisation des étiquettes de Données est de mettre en évidence certaines valeurs. Vous pouvez utiliser cette technique en conjonction avec un axe pour fournir à la fois l’échelle et des informations sur les points de Données importants. La figure 5 montre un graphique avec un point de Données anormal étiqueté avec une explication.

Figure 5: Un point de Données anormal étiqueté pour plus de clarté