Lorsque vous enregistrez un document dans Word, il est enregistré au format de fichier .docx par défaut, mais vous pouvez également choisir un format différent parmi de nombreux autres choix. Par exemple, si vous prévoyez de distribuer le document par voie électronique à des personnes qui utilisent un autre programme de traitement de texte, vous pouvez choisir un format compatible ou, si vous souhaitez protéger le contenu du document, vous pouvez l’enregistrer en tant que fichier PDF.

Enregistrer manuellement les documents

Vous enregistrez un document la première fois en cliquant sur le bouton Enregistrer dans la barre d’outils d’accès rapide ou en affichant le mode Backstage, puis en cliquant sur Enregistrer sous. Les deux actions ouvrent la page Enregistrer sous, dans laquelle vous pouvez sélectionner un emplacement de stockage.

Enregistrez votre document dans un emplacement en ligne pour y accéder de n’importe où

Vous pouvez enregistrer le document dans un dossier sur votre ordinateur ou, si vous disposez d’une connexion Internet, dans un dossier sur votre OneDrive. Si votre entreprise exécute SharePoint, vous pouvez ajouter un site SharePoint afin qu’il soit disponible dans le volet Lieux de la page Enregistrer sous, comme n’importe quel autre dossier.

Cliquez sur Parcourir en bas du volet gauche pour afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans laquelle vous attribuez un nom au document.

La boîte de dialogue affiche d’autres fichiers du même types enregistrés dans le dossier en cours

• Astuce

Si vous souhaitez créer un nouveau dossier dans lequel stocker le document, cliquez sur le bouton Nouveau dossier dans la barre d’outils de la boîte de dialogue.

Après avoir enregistré un document pour la première fois, vous pouvez enregistrer les modifications en cliquant simplement sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils d’accès rapide. La nouvelle version du document écrase alors la version précédente.

Pour enregistrer un document pour la première fois

1. Cliquez sur l’onglet Fichier pour afficher la vue Backstage.
2. Dans le volet gauche de la vue Backstage, cliquez sur Enregistrer sous.
3. Sur la page Enregistrer sous de la vue Backstage, cliquez sur un emplacement de stockage, puis sur un dossier récemment accédé dans le volet droit ou sur Parcourir.
4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document.
5. Dans la zone Nom de fichier, entrez un nom pour le document.
6. Si vous souhaitez enregistrer un document dans un format autre que celui indiqué dans la zone Type de fichier, cliquez sur la flèche Enregistrer en tant que type, puis, dans la liste Type de fichier, cliquez sur le format de fichier souhaité.
7. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter un emplacement de stockage cloud

1. Sur la page Enregistrer sous de la vue Backstage, cliquez sur Ajouter un espace.
2. Dans la liste Ajouter un emplacement, cliquez sur Office 365 SharePoint ou OneDrive.
3. Dans la boîte de dialogue Ajouter un service, entrez l’adresse e-mail que vous utilisez pour vous connecter au service de stockage cloud, puis cliquez sur Suivant.
4. Dans la boîte de dialogue Connexion, entrez le mot de passe associé au compte, puis cliquez sur Connexion pour ajouter l’emplacement de stockage cloud associé à ce compte à la liste Lieux.

Pour enregistrer une copie d’un document

1. Affichez la page Enregistrer sous de la vue Backstage.
2. Enregistrez le document sous un nom différent au même emplacement ou sous un nom quelconque dans un emplacement différent. (Vous ne pouvez pas stocker deux documents portant le même nom dans le même dossier.)

Pour enregistrer un document sans changer son nom ou son emplacement

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Dans la barre d’outils d’accès rapide, cliquez sur le bouton Enregistrer.
• Dans le volet gauche de la vue Backstage, cliquez sur Enregistrer.
• Appuyez sur Ctrl + S.

Enregistrer automatiquement les documents

Par défaut, Word enregistre automatiquement le document sur lequel vous travaillez et effectue le suivi des versions enregistrées afin que vous puissiez récupérer correctement les documents sans perdre de données, ou vous pouvez revenir à une version antérieure.

Lorsque la fonction d’enregistrement automatique est activée:

■ Si vous travaillez dans un nouveau fichier sans nom, l’application enregistre une copie temporaire du fichier dans votre emplacement de stockage par défaut.

■ Si vous travaillez sur un fichier précédemment enregistré, l’application enregistre une copie du fichier à l’emplacement dans lequel vous l’avez ouvert ou enregistré pour la dernière fois.

Vous pouvez désactiver la fonction d’enregistrement automatique des fichiers si vous préférez enregistrer les modifications manuellement (mais je vous le déconseille), et vous pouvez modifier l’intervalle de temps entre les enregistrements.

Pour ajuster l’intervalle de temps entre les sauvegardes

1. Affichez le mode Backstage et puis cliquez sur Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options Word.
2. Dans le volet gauche, cliquez sur Enregistrer.
3. Sur la page Enregistrer, dans la zone Enregistrer les informations de récupération automatique chaque, spécifiez la fréquence (en minutes) à laquelle vous souhaitez que Word enregistre le document.

Enregistrer des documents dans d’autres formats

Word utilise des formats de fichiers basés sur un langage de programmation appelé Extensible Markup Language, ou plus communément XML. Ces formats de fichiers, appelés Microsoft Office Open XML formats, ont été introduits avec Microsoft Office 2007.

Word propose une sélection de formats de fichiers destinés à apporter des avantages spécifiques. Chaque format de fichier a une extension de nom de fichier qui identifie le type de fichier dans le système. Les formats de fichier et les extensions de nom de fichier pour les fichiers Word 2016 sont les suivants:

■ Document Word (.doex)

■ Document Word prenant en charge les macros (.doem)

■ Modèle Word (.dotx)

■ Modèle Word prenant en charge les macros (.dotm)

■ Document XML Word (.xml)

D’autres types de fichiers qui ne sont pas spécifiques à Word, tels que les fichiers texte, les pages Web, les fichiers PDF et les fichiers XPS, sont disponibles dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Vous pouvez enregistrer un document dans l’un de ces formats de fichier

Le format de fichier par défaut pour les fichiers créés dans Word 2016 est le format .doex, qui offre les avantages suivants par rapport au format de fichier .doc qui était la norme précédente:

■ Diminution de la taille des fichiers Les fichiers sont compressés lors de leur enregistrement, ce qui réduit la quantité d’espace disque et de bande passante nécessaires pour stocker et transmettre les fichiers.

■ Une extraction et une modification plus simples des fichiers XML de contenu peuvent être ouvertes dans des applications d’édition de texte telles que le Bloc-notes.

■ Sécurité accrue Les données personnelles peuvent être localisées et supprimées du document, et les fichiers ne peuvent pas stocker de macros. (Le format de fichier .doem est conçu pour les documents contenant des macros.)

Si vous souhaitez enregistrer un document Word dans un format qui peut être ouvert par la plus grande variété de programmes (y compris les éditeurs de texte installés avec la plupart des systèmes d’exploitation), utilisez l’un de ces deux formats:

■ Format Rich Text (* .rtf) Ce format préserve la mise en forme du document.

■ Texte brut (* .txt) Ce format ne conserve que le texte du document.

Si vous voulez que les gens puissent voir un document exactement tel qu’il apparaît sur votre écran, utilisez l’un de ces deux formats:

■ PDF (.pdf) Ce format est préféré par les imprimeurs commerciaux. Les destinataires peuvent afficher le fichier dans les applications gratuites Microsoft Reader ou Adobe Reader, et peuvent afficher et modifier le fichier dans Word 2016 ou Adobe Acrobat.

■ XPS (.xps) Ce format restitue avec précision toutes les polices, images et couleurs. Les destinataires peuvent afficher le fichier dans Microsoft Reader ou l’application gratuite XPS Viewer.

• Astuce

Une autre façon de créer un fichier PDF ou un fichier XPS consiste à sélectionner cette option lors de l’envoi du document par e-mail. Pour plus d’informations, voir «Imprimer et envoyer des documents» dans Chanter 12. «Finaliser et distribuer des documents. “

Les formats PDF et XPS sont conçus pour fournir des documents sous forme de représentations électroniques de la façon dont ils apparaissent lorsqu’ils sont imprimés. Les deux types de fichiers peuvent facilement être envoyés par courrier électronique à de nombreux destinataires et peuvent être mis à disposition sur une page Web pour téléchargement par quiconque le souhaite. Cependant, les fichiers ne sont plus des documents Word. Un fichier PDF peut être converti au format Word modifiable. Un fichier XPS ne peut pas être ouvert, affiché ou modifié dans Word.

Pour enregistrer une partie ou la totalité d’un document au format PDF

1. Ouvrez la boîte de dialogue Enregistrer sous. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur PDF. Le contenu de la boîte de dialogue change pour fournir des options supplémentaires.
2. Si vous souhaitez créer un fichier PDF dont la taille est inférieure (mais de qualité inférieure), cliquez sur Taille minimale (publication en ligne).
3. Pour modifier l’un des paramètres par défaut, cliquez sur le bouton Options, effectuez l’une des opérations suivantes, puis cliquez sur OK:

• Spécifiez les pages à inclure dans le fichier.
• Inclure ou exclure les commentaires et les modifications suivies.
• Incluez ou excluez les éléments non imprimables tels que les signets et les propriétés.
• Sélectionnez les options de conformité, d’incorporation de polices et de chiffrement.

4. Si vous ne souhaitez pas ouvrir automatiquement le nouveau fichier PDF dans votre visionneuse PDF par défaut, décochez la case Ouvrir le fichier après la publication.
5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Enregistrer.

Fermer les documents

Chaque fois que vous ouvrez un document, une nouvelle instance de Word démarre. Lorsque vous fermez le fichier, vous pouvez quitter cette instance de Word. Si vous n’avez qu’un seul document ouvert, vous pouvez fermer le fichier et quitter Word, ou vous pouvez fermer le fichier mais laisser Word en cours d’exécution.

Pour fermer un document

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• À l’extrémité droite de la barre de titre, cliquez sur le bouton Fermer pour fermer le document et la fenêtre Word.
• Affichez le mode Backstage, puis cliquez sur Fermer pour fermer le document sans quitter Word.
• Dans la barre des tâches Windows, pointez sur le bouton Word pour afficher les vignettes de tous les documents ouverts. Pointez sur la vignette du document que vous souhaitez fermer, puis cliquez sur le bouton Fermer qui apparaît dans son coin supérieur droit.