Les tableaux d’accès sont des listes denses d’informations brutes. Travailler directement avec des tables dans une base de données que vous avez créée peut être assez simple pour vous, mais cela peut être accablant pour les personnes qui ne connaissent pas grand-chose des bases de données en général ou de cette base de données en particulier. Pour faciliter la saisie, l’affichage et l’impression des informations, vous pouvez concevoir des formulaires.

Un formulaire agit comme une interface conviviale pour une table. Grâce à un formulaire, vous pouvez afficher et modifier les enregistrements de la table sous-jacente ou créer de nouveaux enregistrements. La plupart des formulaires fournissent une interface à une seule table. Toutefois, en incorporant des sous-formulaires dans un formulaire principal, vous pouvez utiliser un formulaire pour interagir avec plusieurs tables liées via un ou plusieurs champs communs.

Les formulaires sont essentiellement des ensembles de contrôles qui acceptent des informations ou affichent des informations. Vous pouvez créer des formulaires à l’aide d’un Assistant ou vous pouvez les créer à partir de zéro en sélectionnant et en plaçant manuellement les contrôles. Access fournit les types de contrôles standard dans les boîtes de dialogue Windows, tels que les étiquettes, les zones de texte, les boutons d’option et les cases à cocher. Avec un peu d’ingéniosité, vous pouvez créer des formulaires qui ressemblent et fonctionnent comme les boîtes de dialogue de tous les programmes Windows.

Comme pour les tableaux, vous pouvez afficher les formulaires dans plusieurs vues. Voici les trois vues les plus courantes:

■ Formulaire Dans cette vue, vous pouvez afficher et saisir des données.

■ Mise en page Dans cette vue, vous pouvez travailler avec les éléments du formulaire pour affiner son apparence et ses fonctionnalités tout en affichant également les données de la table sous-jacente.

Conception Dans cette vue, vous avez un contrôle plus précis sur l’apparence, le placement et la fonctionnalité des éléments de formulaire, mais vous ne pouvez pas afficher les données sous-jacentes.

Dans cet exercice, vous explorerez les formulaires, les sous-formulaires et les contrôles de formulaire disponibles.

CONFIGURATION

Vous avez besoin d’une base de données  avec laquelle vous avez travaillé dans l’exercice précédent pour effectuer cet exercice. Si nécessaire, ouvrez la base de données, puis suivez les étapes:

1 Dans le volet de navigation, cliquez sur la barre de titre pour afficher la liste des catégories, puis dans la zone Filtrer par groupe, cliquez sur Formulaires pour afficher tous les formulaires qui ont été enregistrés dans cette base de données.

2 Dans le volet de navigation, double-cliquez sur Produits pour ouvrir le formulaire Produits sur une page à onglets.

Ce formulaire est l’interface de la table Produits.

Ouvrons maintenant un formulaire qui comprend un formulaire principal et un sous-formulaire.

4 Dans le volet de navigation, double-cliquez sur Catégories pour ouvrir ce formulaire seul

La page à onglets. Notez que le formulaire principal affiche les informations de la table Catégories et le sous-formulaire, qui ressemble à une feuille de données, affiche les informations de la table Produits pour l’enregistrement actuel.

Ce formulaire est l’interface pour les tableaux Catégories et Produits.

5 Dans la barre de navigation des enregistrements du formulaire principal, cliquez plusieurs fois sur le bouton Enregistrement suivant pour afficher les quelques enregistrements suivants. Notez que le sous-formulaire change à chaque clic pour afficher les produits dans chaque catégorie.

Ensuite, affichons un formulaire contenant des informations client dans différentes vues.

6 Dans le volet de navigation, double-cliquez sur Clients pour ouvrir ce formulaire en mode Formulaire.

Le but de ce formulaire est de modifier ou de créer des fiches clients.

7 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Vues, cliquez sur le bouton Affichage, qui bascule entre le mode Formulaire et le mode Mise en page. Notez que trois onglets d’outils (Conception, Disposition et Format) apparaissent sur le ruban.

8 Dans le groupe Vues, cliquez sur la flèche Affichage, puis sur Mode création pour afficher la structure sous-jacente du formulaire.

En mode Création, vous pouvez ajouter des contrôles à un formulaire, réorganiser les contrôles, mettre en forme les contrôles et le formulaire lui-même, et ajouter des images et des lignes pour aider à identifier le formulaire et ses sections.

9 Basculez entre le mode Formulaire, le mode Mise en page et le mode Création, en remarquant les similitudes et les différences.

Enfin, jetons un coup d’œil aux contrôles disponibles pour la conception de formulaires.

10 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Contrôles, effectuez l’une des opérations suivantes, en fonction de la taille de la fenêtre de votre programme:

■ Dans le coin inférieur droit de la galerie Contrôles, cliquez sur le bouton Plus.

■ Cliquez sur le bouton Contrôles.

Les deux méthodes affichent un menu contenant

Vous pouvez utiliser ces contrôles pour assembler des formulaires personnalisés pour votre base de données.

11 Cliquez en dehors de la galerie pour la fermer.

12 Fermez tous les objets de base de données ouverts en cliquant avec le bouton droit sur l’onglet du formulaire Clients, puis en cliquant sur Fermer tout.