Une fois que les réviseurs ont fourni des commentaires en apportant des modifications et en saisissant des commentaires, vous pouvez examiner et traiter les modifications et les commentaires suivis.

Afficher le balisage

Habituellement, vous affichez et révisez tous les balisages en même temps, mais vous pouvez également choisir d’afficher uniquement certains types de balisage, ou uniquement le balisage de réviseurs spécifiques.

Word 2016 dispose de quatre options d’affichage pour révision de base qui régissent l’affichage des modifications suivies dans un document. Les paramètres sont:

• Annotation simple Cette vue d’annotation par défaut affiche une ligne verticale rouge dans la marge gauche adjacente à chaque modification suivie. Le balisage est masqué.
• Toutes les annotations Cette vue affiche une ligne verticale grise dans la marge gauche adjacente à chaque modification suivie, et met en forme le contenu inséré, supprimé et déplacé comme configuré dans la boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications.
• Aucune annotation Cette vue masque les commentaires et affiche le contenu actuel du document comme si toutes les modifications avaient été acceptées. Les modifications que vous apportez dans cette vue sont suivies (si le suivi des modifications est activé) et visibles lorsque le balisage est affiché.
• Original Cette vue affiche le contenu du document d’origine sans aucune annotation.

En fonction de vos paramètres d’affichage, les commentaires sont affichés des manières suivantes:

• En ballons dans la marge droite
• Caché et indiqué par une icône de commentaire dans la marge de droite
• Caché et indiqué par surlignage dans le texte

Vous pouvez cliquer sur l’icône de commentaire ou pointer sur la surbrillance pour afficher le texte du commentaire.

Les options d’affichage individuelles des annotations

Après avoir sélectionné une option Afficher pour révision, vous pouvez en outre filtrer l’affichage du balisage de ces manières:

• Vous pouvez contrôler individuellement l’affichage des commentaires, des insertions et des suppressions, ainsi que la mise en forme.
• Vous pouvez afficher tous les annotations en ligne ou dans des bulles, ou conserver les commentaires dans des bulles et des insertions, des suppressions et des déplacements en ligne.
• Vous pouvez afficher ou masquer le balisage par réviseur.

Si vous préférez afficher tous les commentaires et les modifications suivies dans un document en même temps, vous pouvez le faire dans le volet Révisions. Par défaut, ce volet s’ouvre à gauche du texte du document (et à droite du volet de navigation, s’il est ouvert) à la même hauteur que la zone de contenu du document. Si vous le souhaitez, vous pouvez l’ancrer sur le côté droit de la fenêtre.

Des informations sur le nombre et le type de révisions sont disponibles en haut du volet

À partir du ruban, vous pouvez également afficher le volet Révisions horizontalement. Par défaut, le volet horizontal s’étend au bas de la fenêtre de l’application Word. Si vous le souhaitez, vous pouvez le faire glisser vers le haut de la fenêtre.

Vous pouvez afficher le volet verticalement ou horizontalement

Lorsque le volet Révisions est ancré, la zone d’affichage du contenu du document devient plus étroite ou plus courte pour libérer de l’espace pour le volet. Vous pouvez détacher le volet de sorte qu’il flotte indépendamment de la fenêtre de l’application et ne diminue pas la taille du volet de contenu. Le volet flottant a un format vertical, mais vous pouvez modifier sa hauteur et sa largeur en fonction de vos besoins.

Le meilleur emplacement d’affichage dépend de la quantité d’espace dont vous disposez sur l’écran de votre appareil.

Pour modifier l’affichage du balisage dans un document

1. Dans l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche Afficher pour révision.
2. Dans la liste Afficher pour révision, cliquez sur Annotation simple, Toutes annotations, Aucune annotation ou Original.

Ou

1. Pour basculer entre la vue Annotation simple et la vue Toutes les annotations, cliquez sur la ligne verticale rouge ou grise dans la marge à gauche de toute modification suivie.

Pour afficher des types de balisage spécifiques dans des bulles

1. Dans la liste Afficher pour révision, cliquez sur Toutes les annotations.
2. Dans la liste Afficher les annotations, cliquez sur Bulles, puis sur Afficher les révisions dans les bulles, Afficher toutes les révisions en ligne ou Afficher uniquement et mise en forme dans les bulles.

Pour masquer ou afficher tout le balisage d’un type spécifique

1. Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur le bouton Afficher les annotations, puis sur Commentaires, Encre, Insertions et suppressions ou Mise en forme.

ASTUCE

Une coche à gauche d’un type de balisage indique que les éléments de ce type sont visibles dans les vues du document qui affichent ces éléments.

Pour afficher uniquement le balisage d’une personne spécifique

1. Dans l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur le bouton Afficher les annotations.
2. Dans la liste Afficher les annotations, cliquez sur Personnes spécifiques, puis sur le nom de tout réviseur dont vous ne souhaitez pas afficher les commentaires.

Pour afficher des commentaires individuels dans la vue Annotation simple

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Cliquez sur une icône de commentaire pour afficher les commentaires sur cette ligne dans des bulles de commentaires.
• Pointez sur une icône de commentaire pour mettre en évidence les commentaires sur cette ligne dans les couleurs associées aux auteurs des commentaires.

ASTUCE

Le nom du réviseur provient des informations utilisateur stockées avec le compte utilisateur. Si vous êtes connecté à Word avec un compte Microsoft, Word effectue le suivi des révisions par le nom associé à votre compte Microsoft. Si l’instance de Word dans laquelle vous travaillez n’est pas liée à un compte Microsoft, vous pouvez modifier les informations utilisateur stockées sur la page Général de la boîte de dialogue Options Word. La modification de vos informations utilisateur n’affecte le suivi des révisions que lorsque vous n’êtes pas connecté avec un compte Microsoft.

• Cliquez avec le bouton droit sur le texte mis en surbrillance et commenté, puis cliquez sur Modifier le commentaire pour afficher uniquement ce commentaire dans une bulle de commentaire.

Pour afficher le volet Révisions

1. Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur le bouton Volet de révision.

ASTUCE

Cliquez sur le bouton pour ouvrir le volet Révisions à son emplacement le plus récent. L’emplacement par défaut dans chaque nouvelle session Word est à gauche de la page.

Ou

1. Dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche du volet de révision.
2. Dans la liste Volet de révision, effectuez l’une des opérations suivantes:

• Cliquez sur Volet de révision vertical pour afficher le volet à gauche ou à droite du document.
• Cliquez sur Volet de révision horizontal pour afficher le volet sous le ruban ou au-dessus de la barre d’état.

Pour modifier l’emplacement du volet Révisions

1. Faites glisser le volet par son en-tête vers l’un des emplacements suivants:

• Ancrer le volet verticalement sur le côté gauche ou droit de la fenêtre de l’application ou contre tout autre volet vertical,
• Ancrez le volet horizontalement sous le ruban ou au-dessus de la barre d’état.
• Faites glisser le volet à l’intérieur ou à l’extérieur de la fenêtre de l’application pour le faire flotter indépendamment.

Pour modifier la largeur ou la hauteur du volet Révisions

1. Pointez sur la bordure droite ou supérieure du volet.
2. Lorsque le pointeur se transforme en une double flèche, faites glisser la bordure.

Pour afficher une ventilation des types de révision

1. Dans le volet Révisions, à gauche du nombre total de révisions, cliquez sur le bouton Développer (le symbole du curseur).

Vous pouvez afficher une liste détaillée des révisions par type

Pour fermer le volet Révisions

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Dans le coin supérieur droit du volet, cliquez sur le bouton Fermer.
• Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur le bouton Volet de révision.

Examiner et répondre aux commentaires

Tous les commentaires contenus dans un document sont disponibles pour révision, quel que soit leur auteur. Vous pouvez faire défiler un document et consulter les commentaires au fur et à mesure que vous y accédez, ou vous pouvez passer d’un commentaire à l’autre en cliquant sur les boutons du ruban.

ASTUCE

Si un document contient à la fois des commentaires et des modifications suivies, le fait de cliquer sur le bouton Suivant ou Précédent dans le groupe Modifications de l’onglet Révision se déplace de manière séquentielle entre ces éléments, tandis que le fait de cliquer sur le bouton Suivant ou Précédent dans le groupe Commentaires se déplace uniquement parmi les commentaires.

Lors de l’examen des commentaires, vous pouvez effectuer les actions suivantes:

• Répondez aux commentaires individuels pour fournir des informations supplémentaires ou demander des éclaircissements.
• Marquez les commentaires individuels comme terminés pour indiquer que vous les avez traités et conservez-les pour référence ultérieure.
• Supprimez les commentaires individuels dont vous n’avez plus besoin.
• Filtrez les commentaires par auteur puis supprimez tous les commentaires visibles en même temps.
• Supprimez tous les commentaires du document en même temps.

Le but de chacune de ces options est assez clair. La possibilité de marquer les commentaires comme terminés a été introduite dans Word 2013 et constitue une fonctionnalité utile, en particulier si tous les membres de votre équipe de révision exécutent Word 2013 ou Word 2016. Marquer un commentaire comme Terminé laisse le commentaire intact mais minimise et recolore les éléments de commentaire afin qu’il ne détourne pas du contenu du document comme le ferait un commentaire actif.

Un exemple de commentaire suivi avant et après avoir été marqué comme terminé

Se déplacer parmi les seuls commentaires

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Sous l’onglet Révision, dans le groupe Commentaires, cliquez sur le bouton Suivant ou Précédent pour passer d’une bulle à une autre.
• Dans le volet Révisions, cliquez sur n’importe quel commentaire pour accéder à ce commentaire dans le document.
• Faites défiler le document pour localiser visuellement les bulles de commentaires.

Pour activer un commentaire à modifier

1. Cliquez sur la bulle de commentaire.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le texte commenté et puis cliquez sur Modifier le commentaire.

Pour répondre à un commentaire

1. Dans le coin supérieur droit de la bulle de commentaire, cliquez sur l’icône Répondre au commentaire pour créer une réponse en retrait marquée de votre nom, de l’heure et de la date.

Ou

Cliquez avec le bouton droit sur le commentaire, puis cliquez sur Répondre au commentaire.

2. Entrez vos commentaires supplémentaires, puis cliquez en dehors de la bulle de commentaire pour terminer.

ASTUCE

Word 2010 et les versions antérieures de Word afficheront votre réponse dans une bulle de commentaire distincte plutôt que dans la bulle d’origine.

Pour marquer un commentaire comme terminé ou réactiver un commentaire terminé

1. Cliquez avec le bouton droit sur la surbrillance du commentaire (dans le texte) ou sur la bulle (dans la marge), puis cliquez sur Marquer le commentaire comme terminé.

Pour supprimer un commentaire

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Cliquez sur la bulle de commentaire, puis sur le bouton Supprimer dans le groupe Commentaires.
• Cliquez avec le bouton droit sur la bulle de commentaire, puis cliquez sur Supprimer le commentaire.
• Cliquez avec le bouton droit sur la surbrillance du commentaire (dans le texte), puis cliquez sur Supprimer le commentaire.

Examiner et traiter les changements suivis

Comme pour les commentaires, vous pouvez faire défiler un document et consulter les insertions, les suppressions, les déplacements de contenu et les modifications de mise en forme au fur et à mesure que vous y arrivez, ou vous pouvez passer d’une modification à l’autre en cliquant sur les boutons du ruban. Vous avez également la possibilité d’accepter ou de rejeter plusieurs modifications en même temps.

Voici les scénarios typiques d’examen et de traitement des modifications que vous pourriez envisager:

• Affichez un document en mode Annotation simple ou Sans annotation pour afficher le contenu final. Si vous êtes satisfait du contenu du document dans cette vue, acceptez toutes les modifications en même temps.
• Afficher un document dans la vue Toutes les annotations. Analysez visuellement les modifications individuelles. Rejetez individuellement toute modification qui ne répond pas à vos exigences. Lorsque vous terminez l’examen d’une section qui répond à vos exigences, sélectionnez le contenu de cette section et approuvez toutes les modifications de votre sélection.
• Afficher un document dans la vue Toutes les annotations. Passez au premier changement.
• Acceptez ou rejetez la modification et passez à la suivante. (Vous pouvez effectuer les deux actions en un seul clic.)

Lors de l’examen des modifications suivies, vous pouvez effectuer les actions suivantes:

• Acceptez ou rejetez les modifications individuelles.
• Sélectionnez une section de contenu et acceptez ou rejetez toutes les modifications qu’elle contient en même temps.
• Filtrez les modifications, puis acceptez ou rejetez toutes les modifications visibles en même temps.
• Acceptez ou rejetez toutes les modifications du document en même temps.

Pour vous déplacer parmi les modifications et les commentaires suivis

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Sous l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur le bouton Suivant ou Précédent.
• Dans le volet Révisions, cliquez sur n’importe quel commentaire pour accéder à ce commentaire dans le document.

Pour afficher l’heure et l’auteur d’un changement suivi

1. Pointez sur n’importe quelle révision dans le texte pour afficher une info-bulle identifiant le nom du réviseur qui a effectué une modification spécifique et la date à laquelle la modification a été effectuée.

Pour incorporer une modification sélectionnée dans le document et passer à la modification suivante

1. Sous l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur le bouton Accepter.

Ou

1. Dans l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur la flèche Accepter.
2. Dans la liste Accepter, cliquez sur Accepter et passer au suivant.

Pour incorporer une modification sélectionnée dans le document et rester au même emplacement

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Cliquez avec le bouton droit sur la modification, puis cliquez sur Accepter la suppression ou Accepter l’insertion.
• Sous l’onglet Révision, dans la liste Accepter, cliquez sur Accepter cette modification.

Pour supprimer la modification sélectionnée, restaurer le texte d’origine et passer à la modification suivante

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Sous l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur le bouton Rejeter.
• Sous l’onglet Révision, dans la liste Rejeter, cliquez sur Rejeter et passer au suivant.

Pour supprimer la modification sélectionnée, restaurer le texte d’origine et rester au même emplacement

1. Sous l’onglet Révision, dans la liste Rejeter, cliquez sur Rejeter cette modification.

Pour accepter ou rejeter toutes les modifications d’une section de texte

1. Sélectionnez le texte.
2. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Sous l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur le bouton Accepter ou Rejeter.
• Cliquez avec le bouton droit sur le texte sélectionné, puis cliquez sur Accepter la suppression ou Rejeter la suppression.

Pour accepter ou rejeter toutes les modifications d’un document

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Sous l’onglet Révision, dans la liste Accepter, cliquez sur Accepter toutes les modifications.
• Sous l’onglet Révision, dans la liste Rejeter, cliquez sur Rejeter toutes les modifications.

Accepter ou rejeter toutes les modifications d’un certain type ou d’un certain réviseur

1. Configurez les paramètres d’affichage de la révision pour afficher uniquement les modifications que vous souhaitez accepter ou rejeter.
2. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Sous l’onglet Révision, dans la liste Accepter, cliquez sur Accepter toutes les modifications affichées.
• Sous l’onglet Révision, dans la liste Rejeter, cliquez sur Rejeter toutes les modifications affichées.

N’oubliez pas de vérifier les erreurs

C’est une bonne idée de vérifier les problèmes d’orthographe dans un document après avoir terminé le traitement des modifications, car il est facile de se retrouver accidentellement avec un espace manquant ou supplémentaire dans le document. Si l’option Vérifier l’orthographe au cours de la frappe est activée (comme c’est le cas par défaut), vous pouvez faire défiler le document et rechercher visuellement les soulignements rouges ondulés qui indiquent des fautes d’orthographe suspectées ou des soulignements bleus ondulés qui indiquent des erreurs de grammaire suspectées.

Ou pour être entièrement complet, vous pouvez exécuter l’outil d’orthographe et de grammaire et répondre à chaque problème qu’il identifie.