Les commentaires et les modifications suivies sont collectivement appelés balisage.
Insérer des commentaires
Un commentaire est une note attachée à une ancre dans le texte. L’ancre peut être du texte ou tout type d’objet, ou simplement un emplacement; où qu’il se trouve, Word affiche le commentaire dans la marge droite du document.
Chaque commentaire se trouve à l’intérieur d’un conteneur qui n’est visible que lorsque le commentaire est actif (lorsque vous pointez ou cliquez dessus). Les conteneurs de commentaires sont appelés bulles. Les bulles peuvent être utilisées pour afficher divers types de balisage.
Lorsque les commentaires sont masqués, les commentaires masqués sont indiqués par des icônes de bulles de conversation.
La bulle de conversation indique un commentaire masqué
Vous pouvez insérer des commentaires pour de nombreuses raisons, par exemple pour poser des questions, faire des suggestions, fournir des informations de référence ou expliquer les modifications. Vous insérez et travaillez avec des commentaires à l’aide des commandes du groupe Commentaires sous l’onglet Révision.
Les commandes du groupe Commentaires facilitent la navigation et la suppression des commentaires
Plusieurs personnes peuvent insérer des commentaires dans un document. Word attribue une couleur aux commentaires de chaque personne et utilise cette couleur pour le balisage associé aux commentaires, aux insertions, aux suppressions et aux modifications de mise en forme. (La couleur est attribuée par nom d’utilisateur, donc si deux personnes ont le même nom d’utilisateur, leur balisage sera de la même couleur.)
Si vous préférez sélectionner des couleurs et des effets spécifiques pour les commentaires et divers types de balisage, vous pouvez le faire.
Vous pouvez modifier les types de modifications suivies et les couleurs d’annotation
Word utilise des couleurs standard pour marquer le contenu déplacé et les modifications apportées aux cellules du tableau, mais ne suit pas l’éditeur, l’heure ou la date de la modification. Il est possible de personnaliser ces couleurs de balisage, mais cela ne sert à rien, car les couleurs personnalisées ne voyageront pas avec le document.
ASTUCE
Affichez les documents en mode Mise en page afin que toutes les commandes de collaboration soient disponibles.
Pour insérer un commentaire
- Sélectionnez le texte ou l’objet auquel vous souhaitez ancrer le commentaire.
- Sous l’onglet Révision, dans le groupe Commentaires, cliquez sur le bouton Nouveau commentaire.
- Dans la bulle de commentaire qui apparaît dans la marge droite ou dans le volet Révisions, entrez ou collez votre commentaire.
ASTUCE
Les commentaires sont généralement du texte simple mais peuvent inclure d’autres éléments et un formatage tels que des images et des hyperliens actifs.
Pour spécifier la couleur des commentaires que vous insérez dans n’importe quel document
- Dans l’onglet Révision, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Suivi pour ouvrir la boîte de dialogue Options de suivi des modifications.
- Cliquez sur le bouton Options avancées pour ouvrir la boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications.
- Cliquez sur la flèche à droite de la liste Commentaires pour afficher une liste de couleurs.
Les couleurs nommées dans la liste sont indépendantes du jeu de couleurs du document et ne changeront pas entre les documents
- Dans la liste Commentaires, cliquez sur la couleur que vous souhaitez utiliser pour tous les commentaires que vous insérez dans des documents Word sur l’ordinateur actuel.
- Cliquez sur OK dans chaque boîte de dialogue ouverte pour les fermer et enregistrer votre modification.
Suivi des modifications
Lorsque deux personnes ou plus collaborent sur un document, une personne crée et «possède» généralement le document et les autres l’examinent, en ajoutant ou en modifiant le contenu pour le rendre plus précis, logique ou lisible. Lors de la révision d’un document dans Word, vous pouvez suivre vos modifications afin qu’elles soient disponibles pour révision et conserver le texte d’origine à des fins de comparaison ou de réversion.
Vous gérez le suivi des modifications à partir du groupe Suivi de l’onglet Révision.
Un bouton grisé indique que le suivi des modifications est actif
ASTUCE
L’activation de la fonction de suivi des modifications effectue le suivi des modifications uniquement dans le document actif, et non dans les autres documents ouverts.
Word suit les insertions, les suppressions, les mouvements et la mise en forme du contenu.
Lorsque vous affichez un document en mode Toutes les marques, les modifications suivies sont indiquées par des couleurs de police et une mise en forme différentes. Le formatage par défaut est le suivant:
- Les insertions sont soulignées et dans la couleur attribuée au réviseur.
- Les suppressions sont barrées et dans la couleur attribuée au réviseur.
- Les modifications de formatage apparaissent dans des bulles dans la zone d’annotation.
- Les mouvements sont soulignés deux fois et verts.
- Toutes les modifications sont marquées dans la marge gauche par une ligne verticale.
Le texte déplacé est vert et un double soulignement indique son nouvel emplacement
Comme pour les commentaires, plusieurs personnes peuvent suivre les modifications d’un document.
Word attribue une couleur aux modifications de chaque personne et utilise cette couleur pour mettre en forme le texte inséré et supprimé. Si vous préférez sélectionner une couleur pour vos propres modifications, vous pouvez le faire. Vous pouvez également modifier la mise en forme qui indique chaque type de modification. Par exemple, vous pouvez demander à Word d’indiquer le texte inséré en le mettant en gras, en italique ou avec un double soulignement, mais cette modification ne serait valide que pour votre profil sur l’ordinateur vous apportez la modification et n’affecterait pas la mise en forme des modifications sur d’autres ordinateurs.
Si vous souhaitez vous assurer que d’autres réviseurs suivent leurs modifications dans un document, vous pouvez activer et verrouiller la fonction de suivi des modifications et (éventuellement) demander aux réviseurs d’entrer un mot de passe pour désactiver le suivi des modifications.
Pour activer ou désactiver le suivi des modifications
- Effectuez l’une des opérations suivantes:
- Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur le bouton Suivi des modifications (pas sur sa flèche).
- Appuyez sur Ctrl + Maj + E
Pour suivre les modifications sans les afficher à l’écran
- Dans l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche Afficher pour révision.
- Dans la liste Display for Review, cliquez sur Simple Markup ou No Markup.
Pour spécifier la couleur des modifications que vous suivez dans n’importe quel document
- Dans l’onglet Révision, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Suivi pour ouvrir la boîte de dialogue Options de suivi des modifications.
- Cliquez sur le bouton Options avancées pour ouvrir la boîte de dialogue Options avancées de suivi des modifications.
- Dans les listes Couleur adjacentes à Insertions, suppressions et mise en forme, cliquez sur la couleur que vous souhaitez utiliser pour ce type de modification dans les documents Word sur l’ordinateur actuel.
- Cliquez sur OK dans chaque boîte de dialogue ouverte pour les fermer et enregistrer vos modifications.
Pour empêcher les réviseurs de désactiver le suivi des modifications
- Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche Suivi des modifications, puis sur Verrouiller le suivi.
- Dans la boîte de dialogue Verrouiller le suivi, entrez et ressaisissez un mot de passe pour empêcher d’autres personnes de désactiver cette fonction.
Utilisez un mot de passe dont vous vous souviendrez ou notez-le dans un emplacement afin que vous puissiez le retrouver plus tard
- Dans la boîte de dialogue Verrouiller le suivi, cliquez sur OK.
Pour déverrouiller le suivi des modifications
- Sous l’onglet Révision, dans le groupe Suivi, cliquez sur la flèche Suivi des modifications, puis sur Verrouiller le suivi.
- Dans la boîte de dialogue Déverrouiller le suivi, entrez le mot de passe que vous avez attribué lorsque vous avez activé cette fonctionnalité, puis cliquez sur OK.
Le déverrouillage du suivi ne désactive pas le suivi des modifications. tu dois faire ça séparément