L’utilisation de l’aperçu avant impression pour pré visualiser les rapports Access est très similaire à l’utilisation de cette vue dans d’autres programmes Microsoft Office . Si vous pré visualisez attentivement vos rapports, vous n’aurez aucune surprise majeure lorsque vous les imprimerez.

Lors de la prévisualisation des rapports, vous voudrez porter une attention particulière à la façon dont les pages se coupent.

Dans un rapport groupé, vous pouvez contrôler si les en-têtes de groupe sont autorisés à apparaître au bas d’une page sans données et si les groupes sont autorisés à se diviser d’une page à l’autre.

Vous pouvez apporter des modifications à la configuration de vos pages de rapport à partir de l’onglet de l’outil Mise en page en mode Mise en page ou à partir de l’onglet affiché lorsque vous basculez en Aperçu avant impression. Par exemple, vous pouvez spécifier les éléments suivants:

■ Format de papier

■ Marges

■ Orientation

■ Nombre de colonnes

■ Si Access doit imprimer les éléments structurels du rapport ou uniquement ses données

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Mise en page pour afficher la boîte de dialogue Mise en page, dans laquelle vous pouvez modifier tous ces paramètres en un seul endroit, en plus d’apporter d’autres améliorations.

Lorsque vous êtes prêt à imprimer, cliquez sur le bouton Imprimer de l’onglet Aperçu avant impression pour afficher la boîte de dialogue Imprimer. Vous pouvez également afficher la page d’impression de la vue Backstage, puis imprimer une copie du rapport avec les paramètres d’impression par défaut en cliquant sur le bouton Impression rapide.

Dans cet exercice, vous allez pré visualiser un rapport et vous spécifierez que les groupes ne doivent pas se séparer d’une page à l’autre. Ensuite, vous explorerez les options de mise en page et d’impression disponibles.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données . Si nécessaire, ouvrez la base de données. Suivez ensuite les étapes.

1 Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le rapport Liste alphabétique des produits, puis cliquez sur Aperçu avant impression.

2 Dans la barre de navigation de page en bas de la fenêtre, cliquez à plusieurs reprises sur le bouton Page suivante pour afficher les six pages de ce rapport.

Le groupe en haut de cette page est la continuation de celui qui a commencé à la page précédente.

Plusieurs groupes commencent sur une page et continuent sur la page suivante. Pour la lisibilité, corrigeons ce problème de mise en page.

3 Passez en mode Mise en page, puis sous l’onglet Outil de conception, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier pour ouvrir le volet Grouper, Trier et Total.

4 Dans le volet Grouper, Sort et Total, dans la barre Group , cliquez sur Plus pour afficher des options de mise en page supplémentaires.

Dans la zone Groupe , vous pouvez vérifier les paramètres de regroupement actuels.

5 Cliquez sur la flèche Ne pas garder le groupe ensemble sur une page, et dans la liste, cliquez sur Conserver tout le groupe ensemble sur une page. Fermez ensuite le volet Grouper, Trier et Total en cliquant à nouveau sur le bouton Group & Sort.

6 Passez à l’aperçu avant impression et parcourez le rapport, en remarquant que les groupes ne sont plus répartis entre les pages.

Élargissons les marges du haut, de gauche et de droite.

7 Dans l’onglet Aperçu avant impression, dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Mise en page pour ouvrir la boîte de dialogue Mise en page.

Vous pouvez définir des marges sur la page Options d’impression de la boîte de dialogue Mise en page.

8 Cliquez sur l’onglet Page et vérifiez que le format de papier est Lettre.

9 Revenez à la page Options d’impression et modifiez les marges Haut, Gauche et Droite en 0,75. Cliquez ensuite sur OK.

10 Faites défiler le rapport pour examiner les résultats. 

Bien que toutes les données du rapport tiennent sur la page, le numéro de page dans le pied de page est défini trop à droite. Déplaçons le contrôle du numéro de page pour qu’il ne produit des pages supplémentaires.

11 Passez en mode Mise en page, faites défiler vers le bas du rapport, puis faites défiler vers la droite jusqu’à ce que le numéro de page apparaisse.

12 Cliquez sur le contrôle de numéro de page, puis déplacez-le et redimensionnez-le afin qu’il s’aligne approximativement avec l’en-tête de colonne Unités en stock. Cliquez ensuite sous le pied de page du rapport pour libérer la sélection.

En ajustant la position du numéro de page, vous pouvez éliminer les pages supplémentaires dans le rapport.

13 Passez à l’aperçu avant impression et parcourez le rapport, qui tient désormais parfaitement sur sept pages.

14 Si vous le souhaitez, imprimez le rapport en utilisant les mêmes techniques que vous utiliseriez pour imprimer n’importe quel objet de base de données.

15 Fermez le rapport, cliquez sur Oui pour enregistrer vos modifications.