Choisissez et affinez la source de données dans un document Word

Le processus de publipostage combine des informations variables d’une source de données avec des informations statiques dans un document de départ. L’exigence de base de la source de données est la même quel que soit le format de sortie: il doit s’agir d’un conteneur qui stocke les informations dans une structure cohérente.

Les sources de données stockent les informations dans une structure cohérente

La plupart des structures de source de données stockent les données dans un format tabulaire, avec des champs identifiés en haut et des enregistrements à la suite. L’exemple le plus simple de ceci, et celui avec lequel nous travaillons tout au long de ce chapitre, est un classeur Microsoft Excel.

Chaque champ d’une source de données doit être identifié par un nom unique afin que vous puissiez extraire les données du champ dans le document de départ. Dans Excel, les noms de champ sont les en-têtes de tableau ou les en-têtes de colonne.

La boîte de dialogue Destinataires du publipostage affiche tous les enregistrements de la source de données

Sélectionnez une source de données existante

La liste complète des types de fichiers de source de données acceptables est longue. Les sources de données typiques incluent les feuilles de calcul Excel et les fichiers texte délimités, mais vous pouvez également extraire des données de tables dans Microsoft Word, Access ou SQL Server; à partir d’une liste de contacts Microsoft Outlook; ou à partir de diverses autres sources moins courantes.

Tous les types de fichiers acceptés comme sources de données

ASTUCE

Si votre entreprise ou organisation utilise un autre système de gestion des contacts, vous pouvez probablement exporter des informations dans l’un de ces formats. Les fichiers texte délimités sont le format le plus basique de stockage d’informations structurées et devraient être une option d’exportation à partir de tout autre système de stockage d’informations.

La source de données n’a pas besoin d’être stockée sur votre ordinateur; l’assistant peut les lier vers des données stockées à distance. Si la source de données est stockée sur un serveur qui vous oblige à vous connecter, vous pouvez fournir vos informations d’identification et, éventuellement, stockez votre mot de passe.

ASTUCE

Il n’est pas nécessaire que le fichier de source de données soit fermé pendant l’opération d’importation; vous pouvez importer des enregistrements à partir d’un fichier ouvert, modifier et enregistrer le fichier et actualiser la liste avec les modifications.

Si vous utilisez Outlook pour gérer votre courrier électronique, vos contacts et les informations de calendrier stockées dans Microsoft Exchange ou Exchange Online, vous pouvez importer des données à partir d’un dossier de contacts de compte Exchange à utiliser comme source de données de fusion et publipostage. L’Assistant Fusion et publipostage interroge vos dossiers de données Outlook et fournit une liste de dossiers de contacts que vous pouvez utiliser. Lorsque vous choisissez un dossier de contacts, l’assistant importe la liste de contacts.

Il est probable que votre liste de contacts contienne une variété de contacts: clients, employés, amis, parents et autres personnes avec lesquelles vous avez correspondu.

Beaucoup de ces contacts peuvent ne pas être à jour, et nombre d’entre eux ne sont peut-être pas des personnes à qui vous souhaitez adresser la lettre type ou le message électronique que vous créez. Mais ce n’est pas un problème: vous pouvez importer toute la liste de contacts, puis utiliser la fonction de filtrage de la boîte de dialogue Destinataires du publipostage pour identifier uniquement les personnes que vous souhaitez inclure dans votre projet de publipostage actuel.

Une case à cocher activée indique qu’un enregistrement sera inclus dans le publipostage

Pour sélectionner une source de données existante

  1. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer le publipostage, cliquez sur le bouton Sélectionner les destinataires pour afficher les options de source de données.

Vous devez choisir ou créer un fichier de source de données

  1. Dans le menu Sélectionner les destinataires, effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Cliquez sur Utiliser une liste existante. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, recherchez et sélectionnez le fichier de source de données, puis cliquez sur Ouvrir.
  • Cliquez sur Choisir parmi les contacts Outlook. Si la boîte de dialogue Sélectionner des contacts s’ouvre, sélectionnez le dossier de contacts que vous souhaitez importer et cliquez sur OK.

Créer une nouvelle source de données

Si les informations que vous souhaitez inclure dans votre source de données ne sont pas déjà stockées dans un fichier ou une liste d’adresses, vous pouvez créer une «Liste d’adresses Microsoft Office» tout en travaillant dans l’assistant de publipostage; l’assistant enregistre votre liste sous forme de table dans un fichier de base de données Access (.mdb) dans le sous-dossier Mes sources de données de votre dossier Documents.

Le processus de saisie d’informations via l’interface Liste d’adresses est quelque peu fastidieux, car vous devez remplir manuellement chaque champ. Ainsi, si vous avez beaucoup d’enregistrements, il est plus facile de saisir vos données dans une feuille de calcul Excel. Cependant, cela convient parfaitement pour un processus de publipostage impromptu, tel que la création d’un ensemble de tags de nom pour une réunion.

Créer une liste simple via l’assistant

Vous n’êtes pas limité à la collecte d’informations de contact; vous pouvez ajouter, supprimer et réorganiser les champs pour stocker le type de données pertinent pour votre processus de publipostage.

Pour créer une source de données à partir de l’onglet Mailings

  1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer le publipostage, cliquez sur le bouton Sélectionner les destinataires, puis sur Tapez une nouvelle liste.
  2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses, procédez comme suit:
  3. Cliquez sur Personnaliser les colonnes. Ajoutez tous les champs à la liste de colonnes que vous prévoyez d’inclure dans l’opération de publipostage. Pour garder les choses en ordre, vous pouvez supprimer les champs que vous ne prévoyez pas d’utiliser.
  4. Entrez les informations pour chaque enregistrement, en cliquant sur Nouvelle entrée pour en créer une autre.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
  6. Dans la boîte de dialogue Enregistrer la liste d’adresses, indiquez un nom pour le fichier de base de données, puis cliquez sur Enregistrer.

Affiner les enregistrements de la source de données

La source de données que vous choisissez n’a pas besoin d’être spécifique à l’élément que vous créez. Par exemple, vous pouvez créer des cartes postales annonçant une vente en magasin uniquement pour les clients qui vivent dans cette région ou créer des chèques-cadeaux uniquement pour les personnes qui ont des anniversaires le mois suivant.

Si vous ne souhaitez pas inclure tous les enregistrements de source de données dans votre opération de publipostage, vous pouvez maintenant réduire la liste à ceux que vous souhaitez. Vous pouvez utiliser les processus suivants pour supprimer un enregistrement de la liste des destinataires:

  • Filtrer la liste sur un ou plusieurs champs Vous pouvez filtrer la liste pour n’afficher que les enregistrements que vous souhaitez inclure ou pour localiser (puis supprimer) les enregistrements que vous souhaitez exclure.
  • Supprimer les doublons L’assistant peut vous aider à identifier les entrées qui pourraient être des doublons. Vous pouvez soit désactiver les cases à cocher des versions dupliquées que vous ne souhaitez pas utiliser, soit supprimer les entrées du fichier de source de données, enregistrer le fichier et actualiser la liste des destinataires.
  • Exclure manuellement les enregistrements Chaque enregistrement a une case à cocher. La désactivation de la case à cocher supprime l’enregistrement de l’opération de publipostage.

L’exclusion d’enregistrements de l’opération de publipostage ne les supprime pas de la liste Destinataires du publipostage ou du fichier de source de données d’origine.

Ils seront toujours disponibles pour que vous les utilisiez dans cette opération ou dans une autre opération de publipostage.

En plus de limiter l’ensemble des informations utilisées dans un publipostage, vous pouvez également trier les enregistrements pour spécifier l’ordre dans lequel ils apparaissent dans le document de publipostage, par exemple, dans l’ordre des codes postaux pour un envoi groupé.

IMPORTANT

La liste Affiner la liste des destinataires de la boîte de dialogue Destinataires du publipostage comprend un lien Valider les adresses. Au moment d’écrire ces lignes, cliquer sur le lien affiche un message indiquant qu’un complément de validation d’adresse est requis. Cliquer sur le lien pour localiser le complément renvoie une erreur. Cette fonctionnalité pourrait être corrigée au moment où vous lirez ce livre; lorsque c’est le cas, vous pouvez valider les adresses postales par rapport aux normes pour filtrer les destinataires dont les adresses postales ne semblent pas être valides selon les réglementations postales.

Pour afficher la liste des destinataires du publipostage

  1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer le publipostage, cliquez sur Modifier

Liste des destinataires.

Pour filtrer la liste des destinataires pour afficher uniquement les enregistrements que vous souhaitez inclure

  1. Affichez la liste des destinataires du publipostage.
  2. Dans la zone Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Filtre pour afficher le filtre

Onglet Enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier.

  1. Dans la liste Champ, cliquez sur le champ sur lequel vous souhaitez filtrer.
  2. Dans la liste Comparaison, cliquez sur l’une des options suivantes:
  • Égal à
  • Pas égal à
  • Moins que
  • Plus grand que
  • Inférieur ou égal
  • Meilleur que ou égal
  • Est vide
  • N’est pas vide
  • Contient
  • Ne contient pas
  1. Dans la liste Comparer à, entrez le critère du filtre de champ.
  2. Pour appliquer plusieurs critères, cliquez sur Et ou Ou dans la liste la plus à gauche, puis entrez les critères supplémentaires.

Une opération multi-filtres qui renvoie uniquement des souscripteurs de polices d’assurance spécifiques

  1. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, cliquez sur OK. Les enregistrements qui ne sont pas affichés dans la liste filtrée ne sont pas inclus dans l’opération de publipostage.

Pour filtrer les enregistrements de la liste des destinataires

  1. En suivant les instructions de la procédure précédente, filtrez la liste Destinataires du publipostage pour afficher les enregistrements que vous souhaitez exclure.
  2. Cliquez sur la case à cocher dans la zone d’en-tête de colonne (deux fois si nécessaire) pour désactiver les cases à cocher de tous les enregistrements renvoyés par l’opération de filtrage.

La désactivation d’une case à cocher supprime un enregistrement de la liste des destinataires mais pas de la source de données

  1. Dans la zone Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Filtrer pour afficher à nouveau l’onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier.
  2. Sous l’onglet Filtrer les enregistrements, cliquez sur le bouton Effacer tout et puis cliquez sur OK pour supprimer le filtre. Les enregistrements que vous avez exclus lors de l’application du filtre sont toujours exclus.

Pour supprimer les enregistrements en double de la liste des destinataires

  1. Affichez la liste des destinataires du publipostage.
  2. Dans la zone Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Rechercher les doublons pour afficher les enregistrements qui ont des entrées de champ similaires.

Examiner les doublons possibles

  1. Dans la boîte de dialogue Rechercher les doublons, désactivez les cases à cocher de tous les enregistrements que vous souhaitez exclure de l’opération de publipostage. Cliquez ensuite sur OK.

Pour trier les enregistrements dans une source de données

  1. Affichez la liste des destinataires du publipostage.
  2. Pour trier les enregistrements par un champ, cliquez sur le nom du champ (l’en-tête de colonne) du champ par lequel vous souhaitez trier. (Cliquez à nouveau sur le nom du champ pour trier dans l’ordre inverse.)

Ou

Pour trier les enregistrements selon plusieurs champs, procédez comme suit:

  1. Dans la zone Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Trier pour afficher l’onglet Trier les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier.

Vous pouvez trier jusqu’à trois champs

Ou

Pour trier les enregistrements selon plusieurs champs, procédez comme suit:

  1. Dans la zone Affiner la liste des destinataires, cliquez sur Trier pour afficher le tri Onglet Enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier.

Vous pouvez trier jusqu’à trois champs

  1. Dans la liste Trier par, cliquez sur le premier champ selon lequel vous souhaitez trier. Cliquez ensuite sur l’option adjacente Croissant ou Décroissant pour spécifier l’ordre de tri.
  2. Dans la première liste Puis par, cliquez sur le deuxième champ selon lequel vous souhaitez trier et sur l’option adjacente Croissant ou Décroissant.
  3. Dans la deuxième liste Puis par, spécifiez le troisième champ de tri et l’ordre, ou cliquez sur (Aucun).
  4. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier, cliquez sur OK.

Pour exclure manuellement des enregistrements de la liste des destinataires

  1. Affichez la liste des destinataires du publipostage.
  2. Si nécessaire, triez ou filtrez la liste pour localiser les enregistrements.
  3. Désactivez les cases à cocher de tous les enregistrements que vous souhaitez exclure de l’opération de publipostage.

Actualiser les données

Vous pouvez enregistrer et fermer le document à tout moment du processus de publipostage. Lorsque vous rouvrez le document, si vous êtes déjà connecté à la source de données et inséré des champs de fusion, Word vous invite à actualiser la connexion de données.

La liste des destinataires reflète les modifications apportées aux données source lorsque vous rouvrez le document

Vous pouvez également actualiser manuellement les données à tout moment à partir du document en cliquant sur le bouton Actualiser dans la zone Source de données de la boîte de dialogue Destinataires du publipostage.

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