Que vous travailliez pour une grande organisation ou une petite entreprise, vous devrez peut-être collaborer avec d’autres personnes à l’élaboration d’un document.

Quelles que soient les circonstances, il peut être difficile de suivre les différentes versions d’un document produites par différentes personnes. Si vous stockez un document dans un emplacement partagé tel qu’une bibliothèque de documents SharePoint ou un dossier Microsoft OneDrive, plusieurs personnes peuvent modifier le document simultanément.

Après avoir enregistré un document dans un emplacement partagé, vous pouvez ouvrir et modifier le document qui est stocké sur le site comme vous le feriez s’il était stocké sur votre ordinateur. D’autres personnes peuvent également ouvrir et modifier le document en y accédant ou à partir d’une invitation que vous envoyez. Cela facilite une collaboration efficace entre les personnes indépendamment de l’emplacement, de l’horaire ou du fuseau horaire.

Lorsque d’autres personnes ouvrent un fichier partagé pour modification, Word vous alerte en mettant à jour l’étiquette du bouton Partager sur le ruban et dans le volet Partager.

Des dizaines de personnes peuvent travailler dans un document en même temps.

Word assure le suivi du contenu que les utilisateurs modifient et verrouille les paragraphes jusqu’à ce que les modifications soient partagées avec d’autres éditeurs. Vous pouvez choisir de partager automatiquement vos modifications ou de les partager uniquement lorsque vous enregistrez le document.

Word indique les zones du document en cours de modification

Si chaque personne travaillant dans le document suit ses modifications, les modifications suivies restent disponibles afin que le propriétaire du document puisse accepter ou rejeter les modifications lorsque l’équipe a terminé de travailler sur le document.

Pour rendre un document disponible pour la co-création

1. Enregistrez le document dans une bibliothèque de documents SharePoint ou un dossier OneDrive.

Pour commencer la co-création d’un document

1. Si le document est stocké dans une bibliothèque de documents SharePoint, NE le retirez PAS.
2. Ouvrez le document directement à partir de la bibliothèque de documents ou du dossier OneDrive.
3. Modifiez le document comme vous le feriez normalement.

Pour afficher le volet Partager

1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Cliquez sur le bouton Partager situé à l’extrémité droite du ruban.
• Sur la page Partager de la vue Backstage, cliquez sur le bouton Partager avec des personnes.

Pour inviter d’autres personnes à modifier un document partagé

1. Affichez le volet Partager.
2. Dans la zone Inviter des personnes, saisissez les noms ou adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer un lien vers un document.
3. Dans la boîte de message, entrez tout message spécifique que vous souhaitez inclure dans l’invitation de partage.
4. Cliquez sur le bouton Partager pour envoyer un message électronique contenant un lien vers le document.

Pour identifier les zones verrouillées par d’autres réviseurs

1. Affichez le volet de navigation.
2. Recherchez les icônes dans le volet de navigation.

Ou

1. Parcourez la marge gauche du document pour les étiquettes de nom et les crochets de sélection de paragraphe.

Pour afficher les modifications apportées par les coauteurs

1. Effectuez l’une des opérations suivantes:

• Enregistrez le document.
• Dans la barre d’état, cliquez sur le bouton Mises à jour disponibles.

Le bouton Mises à jour disponibles apparaît dans la barre d’état lorsque d’autres éditeurs enregistrent les modifications

Pour configurer Word pour rendre rapidement vos modifications disponibles aux coauteurs

1. Affichez le volet Partager.
2. Dans la liste Partager automatiquement les modifications, cliquez sur Toujours.

Ou

1. Affichez la page Général de la boîte de dialogue Options Word.
2. Dans la zone Options de collaboration en temps réel, dans la liste Lorsque vous travaillez avec d’autres, cliquez sur Toujours.
3. Dans la boîte de dialogue Options Word, cliquez sur OK.