Supposons que vous souhaitiez créer un formulaire principal qui inclut tous les champs d’une table avec un sous-formulaire qui inclut tous les champs d’une autre table. Tant qu’il n’existe qu’une seule relation un-à-plusieurs entre les tables déjà définies sur la page Relations, le moyen le plus rapide de créer le formulaire et son sous-formulaire consiste à utiliser l’outil Formulaire. Cliquez simplement sur la table principale dans le volet de navigation, puis sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Formulaire. L’outil Formulaire crée et affiche un formulaire principal et un sous-formulaire, chacun contenant tous les champs de sa table source.

Sélection de champs pour les formulaires principaux et les sous-formulaires

Si vous souhaitez créer un formulaire principal et un sous-formulaire qui n’incluent que certains des champs de leurs tables sous-jacentes, utilisez l’assistant de formulaire, comme suit:

1 Assurez-vous qu’il existe une relation entre les tables. Ensuite, sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire.

2 Sur la première page de l’assistant, dans la liste Tables / Requêtes, cliquez sur la table sur laquelle vous souhaitez baser le formulaire.

3 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur les champs que vous souhaitez inclure dans le formulaire principal pour les déplacer vers la liste Champs sélectionnés.

4 Dans la liste Tables / Requêtes, cliquez sur la table sur laquelle vous souhaitez baser le sous-formulaire.

5 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur les champs que vous souhaitez inclure dans le sous-formulaire, puis cliquez sur Suivant.

6 Sur la deuxième page de l’assistant, avec la table principale et le formulaire avec sous-formulaires sélectionnés, cliquez sur Suivant.

7 Sur la troisième page, sélectionnez la mise en page souhaitée, puis cliquez sur Suivant.

8 Sur la dernière page, entrez les titres souhaités pour vos formulaires et, avec Ouvrir le formulaire pour afficher ou saisir les informations sélectionnées, cliquez sur Terminer.

Si vous avez déjà créé un formulaire principal et que vous souhaitez maintenant y ajouter un sous-formulaire, vous pouvez ajouter un contrôle de sous-formulaire / sous-état au formulaire principal.

Dans cet exercice, vous allez ajouter un sous-formulaire à un formulaire existant en mode Création, puis modifier son apparence en mode Mise en page.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données . Si nécessaire, ouvrez la base de données. Ouvrez ensuite le formulaire Catégories en mode Création et suivez les étapes.

1 Agrandissez votre espace de travail en développant la section Détails jusqu’à ce qu’elle soit

3 pouces de hauteur.

2 Dans l’onglet Conception, affichez le menu Contrôles. Si l’icône Utiliser les assistants de contrôle en bas du menu n’est pas active (orange), cliquez sur la commande.

3 Dans la galerie Contrôles, cliquez sur la vignette Sous-formulaire / Sous-rapport. Ensuite, dans la section Détail, sous les contrôles Libellé Description et Zone de texte, faites glisser un contrôle, ce qui démarre l’assistant Sous-formulaire.

Sur la première page de l’assistant de sous-formulaire, vous sélectionnez la source des données de sous-formulaire.

4 Lorsque l’option Utiliser les tables et requêtes existantes est sélectionnée, cliquez sur Suivant.

5 Affichez la liste Tables / Requêtes et cliquez sur Table: Produits.

6 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Nom du produit, ID de catégorie, quantité par unité, prix unitaire et unités en champions de stock  pour les ajouter à la liste Champs sélectionnés. Cliquez ensuite sur Suivant.

Sur la troisième page de l’assistant Sous-formulaire, vous spécifiez la manière dont le formulaire principal et le sous-formulaire sont liés.

7 Avec Choisir dans une liste sélectionnée, cliquez sur Suivant, puis sur Terminer pour accepter le nom suggéré pour le sous-formulaire et l’intégrer dans le formulaire Catégories.

Le contrôle de sous-formulaire a ses propres sections En-tête de formulaire, Détails et Pied de page de formulaire et peut être fait défiler indépendamment du formulaire principal.

  8 Au-dessus du coin supérieur gauche du contrôle de sous-formulaire, cliquez sur le sous-formulaire Produits libellé et appuyez sur Supprimer.

Explorons le sous-formulaire dans différentes vues.

  9 Passez en mode Formulaire, où, par défaut, le sous-formulaire ressemble à une feuille de données.

Le sous-formulaire a ses propres barres de défilement et barre de navigation d’enregistrement.

CONSEIL Ce formulaire principal et ce sous-formulaire sont idéaux pour vérifier quels produits sont affectés à quelles catégories et pour rechercher des informations sur les produits d’une catégorie. Mais si vous souhaitez créer un formulaire dont l’objectif principal est la saisie de données, assurez-vous d’inclure tous les champs dans lesquels l’utilisateur de la base de données devra saisir des informations.

10 Cliquez avec le bouton droit sur le sous-formulaire, pointez sur Sous-formulaire, puis cliquez sur Formulaire. Notez que lorsque le sous-formulaire est en mode Formulaire, il reflète sa disposition en mode Création.

La mise en page du formulaire n’est pas aussi utile que la mise en page de la feuille de données.

11 Revenez au sous-formulaire en mode Feuille de données.

Modifions la disposition du sous-formulaire.

12 Basculez vers la vue Mise en page. Cliquez ensuite sur n’importe quel champ du sous-formulaire et sous l’onglet Accueil, dans le groupe Mise en forme du texte, modifiez la taille de la police sur 9.

13 Double-cliquez sur la bordure droite de chaque nom de champ pour ajuster la colonne à son entrée la plus large.

14 Élargissez le sous-formulaire afin que les unités en stock soient visibles, en faisant glisser la bordure droite du sous-formulaire vers la droite.

L’ajustement de la largeur des champs est souvent plus facile en mode Mise en page, où les données sous-jacentes du tableau sont visibles.

Testons le sous-formulaire.

15 Basculez en mode formulaire. Utilisez ensuite la barre de navigation des enregistrements du formulaire principal pour afficher chaque catégorie tour à tour, en vérifiant que les produits de cette catégorie sont répertoriés dans la feuille de données du sous-formulaire.

16 Cliquez sur le bouton Premier enregistrement pour revenir à la première catégorie (Ampoules). Ensuite, dans le sous-formulaire, cliquez sur Ampoules dans la colonne Catégorie à droite du premier produit (Magic Lily).

CONSEIL Le champ Catégorie étant un contrôle de zone de liste déroulante, une flèche apparaît à l’extrémité droite du champ pour indiquer que vous pouvez sélectionner une valeur de champ dans une liste.

17 Cliquez sur la flèche du champ pour afficher la liste des catégories, puis changez la catégorie en Cactus.

18 Dans la barre de navigation des enregistrements du formulaire principal, cliquez sur le bouton Enregistrement suivant pour passer à la catégorie Cactus. Notez que le sous-formulaire inclut désormais l’enregistrement Magic Lily.

19 Affichez la liste des catégories de l’enregistrement Magic Lily et replacez-la dans la catégorie Buibs.

Supprimons la catégorie de produit du sous-formulaire pour nous assurer qu’elle ne peut pas être modifiée.

20 Basculez en mode Création et cliquez sur Oui lorsque vous êtes invité à enregistrer le formulaire et le sous-formulaire.

21 Dans le sous-formulaire, cliquez sur le contrôle de zone de liste déroulante CategoryID, puis appuyez sur Supprimer.

22 Enregistrez le formulaire, revenez en mode Mise en page, puis ajustez la largeur du sous-formulaire, en laissant de l’espace pour la barre de défilement.

23 Basculez en mode Formulaire et faites défiler les principales catégories de formulaires pour afficher les résultats.

Vous pouvez facilement utiliser ce formulaire pour vérifier les affectations de produits aux catégories.