Bien que vous puissiez créer la structure d’une base de données en mode Feuille de données, certaines améliorations structurelles ne peuvent être effectuées qu’en mode Création. Lorsque vous êtes familiarisé avec les tables, vous pouvez même créer vos tables à partir de zéro en mode Création, où vous avez plus de contrôle sur les champs. Vous pouvez ouvrir une nouvelle table en mode Création en cliquant sur le bouton Création de table dans le groupe Tables de l’onglet Créer.
Lorsque vous affichez une table existante en mode Création, la page affiche la structure sous-jacente de la table.
La page de conception de table se compose de deux parties: une grille de définition de champ et une zone de propriétés de champ.
La partie supérieure de la page de conception de table comprend les éléments suivants:
■ Sélecteur de champ Identifie le champ actif avec une flèche dans la case ombrée à l’extrémité gauche d’une ligne. Cliquez sur n’importe quel sélecteur de champ pour sélectionner le champ entier. Vous pouvez ensuite insérer une ligne au-dessus de celle sélectionnée, supprimer la ligne (supprimant ainsi le champ) ou faire glisser la ligne vers le haut ou vers le bas pour repositionner son champ dans le tableau.
Le sélecteur de champ identifie également le champ de clé primaire de la table en affichant l’icône de clé primaire (une clé avec une flèche pointant vers la droite).
■ Colonne Nom de champ Contient les noms que vous avez spécifiés lors de la création de la table. Vous pouvez modifier les noms à l’aide des techniques d’édition de texte classiques. Vous pouvez ajouter un nouveau champ en entrant son nom dans la première cellule vide de cette colonne.
■ Colonne Type de données Spécifie le type de données que le champ peut contenir. Par défaut, le champ ID dans une nouvelle table reçoit le type de données Numéro Auto et si vous ajoutez un nouveau champ en mode Création, le type de données Texte court lui est attribué. (Si vous ajoutez un nouveau champ en mode Feuille de données, il reçoit le type de données qui correspond le plus au type de données que vous entrez dans le champ.) À l’exception des champs avec les types de données Objet OLE et Pièce jointe, vous pouvez modifier le type de n’importe quel champ en cliquant sur son entrée Type de données, en cliquant sur la flèche qui apparaît et en cliquant sur un nouveau type de données dans la liste.
Cliquez sur une entrée dans la colonne Type de données pour afficher une liste des types de données disponibles.
■ Colonne Description Contient une description facultative du champ.
La zone Propriétés du champ dans la partie inférieure de la page de conception de table affiche les propriétés du champ sélectionné dans la partie supérieure. Différentes propriétés sont associées à différents types de données. Ils déterminent des attributs tels que le nombre de caractères autorisés dans un champ, la valeur insérée si l’utilisateur n’entre rien et si une entrée est requise. Les propriétés peuvent également évaluer si une entrée est valide et peuvent forcer l’utilisateur à sélectionner dans une liste de valeurs plutôt que de les saisir manuellement (avec le risque inhérent d’erreurs).
Tous les champs, quel que soit leur type de données, peuvent se voir attribuer une propriété Caption qui apparaît à la place du nom de champ dans les tables ou dans d’autres objets de base de données. Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser des légendes pour afficher des espaces dans les noms de champs, tels que Prénom pour le champ Prénom.
Dans cet exercice, vous allez ouvrir une table en mode Création, ajouter et supprimer des champs, modifier un type de données, définir des tailles de champ et ajouter une légende.
CONFIGURATION
Vous avez besoin de la base de données MesTables avec laquelle vous avez travaillé dans l’exercice précédent pour effectuer cet exercice. Si nécessaire, ouvrez la base de données. Suivez ensuite les étapes.
1 Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table Employés, puis cliquez sur Mode Création.
Cette table a été créée en copiant la table Clients. Apportons quelques modifications aux champs.
2 Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez ID Client, entrez ID Employé, puis appuyez deux fois sur la touche Tab.
3 Dans la colonne Description, saisissez Numéro d’identification unique.
4 Cliquez sur le sélecteur du champ Pays, puis sous l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Supprimer les lignes.
5 Dans la ligne vide sous le champ Téléphone, cliquez sur la cellule Nom du champ et entrez Date de naissance. Cliquez ensuite sur la cellule Type de données, qui indique que le texte court par défaut le type de données est affecté au nouveau champ.
6 Cliquez sur la flèche à l’extrémité droite de la cellule Type de données et dans la liste, cliquez sur Date / Heure.
Répétez les étapes 5 et 6 pour ajouter un autre champ Date / Heure nommé DateHeure.
8 Sélectionnez le nom du champ ZIP, changez-le en Code Postal, puis changez son type de données en Texte court.
La zone Propriétés du champ affiche les propriétés que vous pouvez définir pour le type de données Texte court.
CONSEIL: Si vous n’utilisez que des codes ZI P à cinq chiffres, le type de données Nombre convient. Mais en le définissant sur Texte court, vous pouvez entrer les codes ZIP + 4 ou les codes postaux à lettres utilisés dans
Canada et quelques autres pays.
Modifions maintenant certaines des propriétés du champ Code Postal.
9 Dans la zone à droite de Taille du champ, double-cliquez sur 255 et entrez 10 pour limiter l’entrées dans ce champ à 10 caractères.
10 Modifiez la propriété Taille du champ des champs suivants comme indiqué :
Prénom 50 Ville 50 Téléphone 30
Nom 50 État 20
11 Cliquez sur le champ État. Ensuite, dans la zone Propriétés du champ, cliquez sur la zone Légende et entrez État ou Région.
12 Notez que dans la partie supérieure de la page de conception, l’entrée dans la colonne Nom du champ reste État. Passez ensuite en mode Feuille de données.
13 Lorsqu’Access vous indique que vous devez enregistrer la table avant de quitter le mode Création, cliquez sur Oui pour enregistrer la table.
14 Si nécessaire, élargissez le champ État et notez que dans cette vue, le nom du champ est remplacé par la propriété de légende État ou Région.
Pendant que le tableau est affiché en mode Feuille de données, ajoutons un autre champ.
15 Cliquez sur le nom du champ Nom. Ensuite, sous l’onglet outil Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Texte court pour ajouter un nouveau Champ1 qui a le type de données spécifié.
CONSEIL Vous pouvez également cliquer sur l’étiquette Cliquer pour ajouter à droite du dernier champ dans la ligne de nom de champ, puis dans la liste qui apparaît, cliquer sur le type de données souhaité.
16 Avec Champ1 sélectionné, entrez Titre, puis appuyez sur la touche Entrée.
17 Cliquez sur le nom du champ Titre. Ensuite, dans l’onglet outil Champs, dans le groupe Propriétés, cliquez sur 255 dans la zone Taille du champ pour le sélectionner, entrez 50 et appuyez sur la touche Entrée.
18 Entrez les informations suivantes dans le premier enregistrement, en appuyant sur la touche Tab après chaque entrée:
Prénom Karen
Nom Berg
Propriétaire du titre
La table Employés est maintenant prête pour que vous puissiez saisir d’autres enregistrements d’employés.
19 Fermez le tableau Employés, en cliquant sur Oui pour enregistrer les modifications apportées à la mise en page lorsque vous y êtes invité.
Affiner la structure de la table dans Microsoft Access
Bien que vous puissiez créer la structure d’une base de données en mode Feuille de données, certaines améliorations structurelles ne peuvent être effectuées qu’en mode Création. Lorsque vous êtes familiarisé avec les tables, vous pouvez même créer vos tables à partir de zéro en mode Création, où vous avez plus de contrôle sur les champs. Vous pouvez ouvrir une nouvelle table en mode Création en cliquant sur le bouton Création de table dans le groupe Tables de l’onglet Créer.
Lorsque vous affichez une table existante en mode Création, la page affiche la structure sous-jacente de la table.
La page de conception de table se compose de deux parties: une grille de définition de champ et une zone de propriétés de champ.
La partie supérieure de la page de conception de table comprend les éléments suivants:
■ Sélecteur de champ Identifie le champ actif avec une flèche dans la case ombrée à l’extrémité gauche d’une ligne. Cliquez sur n’importe quel sélecteur de champ pour sélectionner le champ entier. Vous pouvez ensuite insérer une ligne au-dessus de celle sélectionnée, supprimer la ligne (supprimant ainsi le champ) ou faire glisser la ligne vers le haut ou vers le bas pour repositionner son champ dans le tableau.
Le sélecteur de champ identifie également le champ de clé primaire de la table en affichant l’icône de clé primaire (une clé avec une flèche pointant vers la droite).
■ Colonne Nom de champ Contient les noms que vous avez spécifiés lors de la création de la table. Vous pouvez modifier les noms à l’aide des techniques d’édition de texte classiques. Vous pouvez ajouter un nouveau champ en entrant son nom dans la première cellule vide de cette colonne.
■ Colonne Type de données Spécifie le type de données que le champ peut contenir. Par défaut, le champ ID dans une nouvelle table reçoit le type de données Numéro Auto et si vous ajoutez un nouveau champ en mode Création, le type de données Texte court lui est attribué. (Si vous ajoutez un nouveau champ en mode Feuille de données, il reçoit le type de données qui correspond le plus au type de données que vous entrez dans le champ.) À l’exception des champs avec les types de données Objet OLE et Pièce jointe, vous pouvez modifier le type de n’importe quel champ en cliquant sur son entrée Type de données, en cliquant sur la flèche qui apparaît et en cliquant sur un nouveau type de données dans la liste.
Cliquez sur une entrée dans la colonne Type de données pour afficher une liste des types de données disponibles.
■ Colonne Description Contient une description facultative du champ.
La zone Propriétés du champ dans la partie inférieure de la page de conception de table affiche les propriétés du champ sélectionné dans la partie supérieure. Différentes propriétés sont associées à différents types de données. Ils déterminent des attributs tels que le nombre de caractères autorisés dans un champ, la valeur insérée si l’utilisateur n’entre rien et si une entrée est requise. Les propriétés peuvent également évaluer si une entrée est valide et peuvent forcer l’utilisateur à sélectionner dans une liste de valeurs plutôt que de les saisir manuellement (avec le risque inhérent d’erreurs).
Tous les champs, quel que soit leur type de données, peuvent se voir attribuer une propriété Caption qui apparaît à la place du nom de champ dans les tables ou dans d’autres objets de base de données. Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser des légendes pour afficher des espaces dans les noms de champs, tels que Prénom pour le champ Prénom.
Dans cet exercice, vous allez ouvrir une table en mode Création, ajouter et supprimer des champs, modifier un type de données, définir des tailles de champ et ajouter une légende.
CONFIGURATION
Vous avez besoin de la base de données MesTables avec laquelle vous avez travaillé dans l’exercice précédent pour effectuer cet exercice. Si nécessaire, ouvrez la base de données. Suivez ensuite les étapes.
1 Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table Employés, puis cliquez sur Mode Création.
Cette table a été créée en copiant la table Clients. Apportons quelques modifications aux champs.
2 Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez ID Client, entrez ID Employé, puis appuyez deux fois sur la touche Tab.
3 Dans la colonne Description, saisissez Numéro d’identification unique.
4 Cliquez sur le sélecteur du champ Pays, puis sous l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Supprimer les lignes.
5 Dans la ligne vide sous le champ Téléphone, cliquez sur la cellule Nom du champ et entrez Date de naissance. Cliquez ensuite sur la cellule Type de données, qui indique que le texte court par défaut le type de données est affecté au nouveau champ.
6 Cliquez sur la flèche à l’extrémité droite de la cellule Type de données et dans la liste, cliquez sur Date / Heure.
Répétez les étapes 5 et 6 pour ajouter un autre champ Date / Heure nommé DateHeure.
8 Sélectionnez le nom du champ ZIP, changez-le en Code Postal, puis changez son type de données en Texte court.
La zone Propriétés du champ affiche les propriétés que vous pouvez définir pour le type de données Texte court.
CONSEIL: Si vous n’utilisez que des codes ZI P à cinq chiffres, le type de données Nombre convient. Mais en le définissant sur Texte court, vous pouvez entrer les codes ZIP + 4 ou les codes postaux à lettres utilisés dans
Canada et quelques autres pays.
Modifions maintenant certaines des propriétés du champ Code Postal.
9 Dans la zone à droite de Taille du champ, double-cliquez sur 255 et entrez 10 pour limiter l’entrées dans ce champ à 10 caractères.
10 Modifiez la propriété Taille du champ des champs suivants comme indiqué :
Prénom 50 Ville 50 Téléphone 30
Nom 50 État 20
11 Cliquez sur le champ État. Ensuite, dans la zone Propriétés du champ, cliquez sur la zone Légende et entrez État ou Région.
12 Notez que dans la partie supérieure de la page de conception, l’entrée dans la colonne Nom du champ reste État. Passez ensuite en mode Feuille de données.
13 Lorsqu’Access vous indique que vous devez enregistrer la table avant de quitter le mode Création, cliquez sur Oui pour enregistrer la table.
14 Si nécessaire, élargissez le champ État et notez que dans cette vue, le nom du champ est remplacé par la propriété de légende État ou Région.
Pendant que le tableau est affiché en mode Feuille de données, ajoutons un autre champ.
15 Cliquez sur le nom du champ Nom. Ensuite, sous l’onglet outil Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Texte court pour ajouter un nouveau Champ1 qui a le type de données spécifié.
CONSEIL Vous pouvez également cliquer sur l’étiquette Cliquer pour ajouter à droite du dernier champ dans la ligne de nom de champ, puis dans la liste qui apparaît, cliquer sur le type de données souhaité.
16 Avec Champ1 sélectionné, entrez Titre, puis appuyez sur la touche Entrée.
17 Cliquez sur le nom du champ Titre. Ensuite, dans l’onglet outil Champs, dans le groupe Propriétés, cliquez sur 255 dans la zone Taille du champ pour le sélectionner, entrez 50 et appuyez sur la touche Entrée.
18 Entrez les informations suivantes dans le premier enregistrement, en appuyant sur la touche Tab après chaque entrée:
Prénom Karen
Nom Berg
Propriétaire du titre
La table Employés est maintenant prête pour que vous puissiez saisir d’autres enregistrements d’employés.
19 Fermez le tableau Employés, en cliquant sur Oui pour enregistrer les modifications apportées à la mise en page lorsque vous y êtes invité.
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