Ajouter de sous-rapports dans Access

Lorsque vous souhaitez pouvoir afficher les données de deux tables liées dans un rapport, vous pouvez insérer un sous-rapport dans un rapport principal. Vous créez le rapport principal comme vous le feriez pour tout autre rapport. Ensuite, vous utilisez un assistant pour insérer le sous-rapport lui-même ou un contrôle de sous-rapport dans le rapport principal. Dans les deux cas, le rapport principal et le sous-rapport apparaissent en tant qu’objets dans le groupe Rapports du volet de navigation.

CONSEIL Après avoir établi les relations de table correctes, vous pouvez rapidement insérer un rapport existant en tant que sous-rapport d’un autre en ouvrant le rapport principal en mode Conception, puis en faisant glisser le deuxième rapport du groupe Rapports du volet de navigation vers la section appropriée du rapport principal.

Selon la nature des informations d’un rapport ou d’un sous-rapport, vous pourrez peut-être améliorer l’utilité des deux types de rapports en y effectuant des calculs. Vous pouvez insérer des contrôles indépendants, puis utiliser le générateur d’expressions pour créer des expressions qui indiquent à Access ce qu’il faut calculer et comment, rendant ainsi les informations récapitulatives et les statistiques facilement disponibles dans un seul rapport.

Dans cet exercice, vous allez sélectionner une requête comme source d’enregistrement pour un rapport et insérer un sous-rapport dans un rapport principal pour afficher les ventes par produit et par catégorie. Ensuite, vous afficherez les totaux calculés pour chaque catégorie.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données. Si nécessaire, ouvrez la base de données. Ouvrez ensuite le rapport Ventes par catégorie en mode Création et suivez les étapes.

1 Double-cliquez sur le sélecteur de rapport pour sélectionner le rapport et ouvrir le volet Feuille de propriétés.

2 Sur la page Données, cliquez sur la flèche Source de l’enregistrement, et dans la liste, cliquez sur Ventes par catégorie pour baser le rapport sur les résultats de cette requête existante. Fermez ensuite le volet Feuille de propriétés.

3 Dans l’onglet Outil de conception, affichez le menu contenant la galerie Contrôles et assurez-vous que vous utiliser les assistants de contrôle est actif. Cliquez ensuite sur le bouton Sous-formulaire / Sous-rapport. Cliquez ensuite dans la section En-tête Nom de catégorie environ deux points de grille sous le coin inférieur gauche du contrôle d’étiquette Produit pour insérer un contrôle de sous-état vide et indépendant dans le rapport principal et démarrer l’Assistant Sous-rapport.

La première étape consiste à choisir l’objet sur lequel le sous-rapport sera basé.

Lorsque l’option Utiliser les tables et requêtes existantes est sélectionnée, cliquez sur Suivant.

Dans la liste Tables / Requêtes, cliquez sur Requête: Ventes par catégorie.

Déplacez ID Categorie, ProductName et ProductSales de la liste Champs disponibles vers la liste Champs sélectionnés, puis cliquez sur Suivant.

Avec Choisir dans une liste et Afficher les ventes par catégorie pour chaque enregistrement dans Ventes par catégorie à l’aide de CategoryID sélectionné, cliquez sur Suivant.

CONSEIL L’option sélectionnée dans la zone de liste s’affiche dans son intégralité sous la zone de liste.

Cliquez sur Terminer pour remplacer le contrôle de sous-rapport indépendant par un contrôle nommé sous-rapport Ventes par catégorie.

Ajustez la taille du sous-rapport et supprimons les contrôles dont nous n’avons pas besoin.

Avec l’ensemble du contrôle de sous-rapport sélectionné, ouvrez le volet Feuille de propriétés.

Sur la page Format, définissez la propriété Width sur 6 .6 “et la propriété Height sur 2.0”. Fermez ensuite le volet Feuille de propriétés.

11 Supprimez tous les contrôles de la section En-tête de rapport du sous-rapport.

12 Dans le rapport principal, supprimez la commande d’étiquette de sous-rapport Ventes par catégorie partiellement masquée.

CONSEIL Si vous supprimez accidentellement un contrôle, cliquez sur le bouton Annuler de la barre d’outils d’accès rapide pour annuler la suppression.

13 Dans la section Détail du sous-rapport, supprimez le contrôle de zone de texte ID Categorie.

Les ventes de chaque produit apparaîtront dans la section Détails du sous-rapport.

Modifions maintenant la mise en forme des contrôles dans la section Détail.

14 Sélectionnez le contrôle de zone de texte Nom du produit, affichez la page Format du volet Feuille de propriétés, modifiez la propriété Taille de la police sur 9 et définissez la propriété Largeur sur 2,125 “.

15 En haut du volet Feuille de propriétés, modifiez la sélection de contrôle sur Vente du Produit , modifiez la propriété Taille de la police sur 9, modifiez la propriété Gauche sur 3,5 “et modifiez la propriété Largeur sur 1”.

Vous avez mis en forme les deux contrôles dans la section Détail du sous-rapport.

Créons ensuite une fonction de synthèse qui calculera le total des valeurs Vent du produit dans la section Pied de page du sous-rapport.

16 Dans le volet Feuille de propriétés, modifiez la sélection de contrôle sur Pied de page du rapport, définissez sa propriété Hauteur sur 0,333 “et appuyez sur Entrée. Faites ensuite défiler le sous-rapport jusqu’à ce que toute la section Pied de page du rapport soit visible.

17 Dans l’onglet Outil de conception, affichez la galerie Contrôles, cliquez sur la vignette Zone de texte, puis cliquez au centre de la section Pied de page du rapport pour insérer un contrôle indépendant et son étiquette.

18 Sélectionnez l’étiquette du contrôle indépendant et, dans le volet Feuille de propriétés, définissez les propriétés suivantes:

Total des sous-titres:

Taille de police 9

Épaisseur de la police en gras

19 Dans le sous-rapport, cliquez sur le contrôle indépendant, puis sur la page Données.Dans le volet Feuille de propriétés, dans la propriété Source de contrôle, cliquez sur le bouton Ellipse pour ouvrir la boîte de dialogue Générateur d’expressions.

20 Dans la liste Éléments d’expression, double-cliquez sur Fonctions, puis cliquez sur Intégré

Les fonctions.

21 Dans la liste Expression Values, double-cliquez sur Somme pour afficher Somme (<<expression>>) dans la zone d’expression.

22 Cliquez sur <<expression>>. Dans la liste Éléments d’expression, cliquez sur Ventes par catégorie sous-rapport, puis dans la liste Catégories d’expressions, double-cliquez sur vente du produit.

Vous avez créé une expression qui calcule le total des valeurs ProductSales.

23 Cliquez sur OK pour fermer le générateur d’expressions et entrez le calcul à la fois dans le contrôle indépendant et en tant que propriété Source de contrôle dans le volet Feuille de propriétés.

Faisons en sorte que les deux contrôles de la section Pied de page du rapport correspondent aux emplacements et aux tailles des contrôles de la section Détails.

24 Le contrôle calculé étant toujours sélectionné, sur la page Format, définissez Taille de police sur 9 et Epaisseur de police sur Gras.

25 Définissez la propriété Format sur Devise et modifiez la propriété gauche sur 3,5 “.

26 Cliquez sur le contrôle d’étiquette Total et modifiez sa propriété gauche sur 1,3 “et sa propriété Largeur sur 2,125”.

27 Basculez vers Aperçu avant impression pour examiner les résultats.

Pour chaque catégorie de produits, le rapport affiche le total des ventes par produit et par catégorie.

Pour finir, ajustons la position du contrôle d’étiquette Produit et supprimons la bordure du sous-rapport.

28 Revenez en mode Création, coupez et collez le contrôle Product: label de la section Noms de Categorie Header vers la section Report Header du sous-rapport, puis alignez-le avec le contrôle Nom du Produit  dans la section Detail.

29 Cliquez sur le bord supérieur du sous-rapport pour le sélectionner. Ensuite, sur la page Format du volet Feuille de propriétés, définissez la propriété Style de bordure sur Transparent.

30  Prévisualisez le rapport.

CONSEIL Plusieurs facteurs affectent la présentation du sous-rapport. La largeur du sous-rapport définit la largeur de l’espace disponible pour l’affichage du texte. La hauteur minimale de la zone dans laquelle les valeurs de champ (dans ce cas, les informations sur le produit) sont affichées est la hauteur que vous avez définie pour le sous-rapport (car la propriété Peut réduire pour le sous-rapport est définie sur Non). La hauteur maximale de la zone d’affichage de la valeur de champ correspond à la longueur de la liste (car la propriété Can Grow est définie sur Oui) plus l’espace entre le bas du sous-rapport et le bas de la section Détail. Vous voudrez peut-être expérimenter ces paramètres pour comprendre comment ils interagissent.

 

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