Autoriser uniquement les valeurs dans les listes dans Microsoft Access

Il est intéressant de voir combien de façons différentes les gens peuvent trouver pour entrer les mêmes éléments d’information dans une base de données. Lorsqu’on leur demande d’entrer le nom de leur État d’origine, par exemple, les résidents de l’État de Washington entreront dans Washington, Wash ou WA, ainsi que diverses erreurs typographiques et fautes d’orthographe.

Des incohérences mineures dans la façon dont les données sont saisies peuvent ne pas être vraiment importantes pour quelqu’un qui lit plus tard les informations et prend des décisions. Par exemple, Arizona et AZ font référence au même état. Mais un ordinateur est très littéral, et si vous lui dites de créer une liste afin que vous puissiez envoyer des catalogues à tout le monde vivant en AZ, l’ordinateur n’inclura personne dont l’état est répertorié dans la base de données comme Arizona.

Vous pouvez limiter les options de saisie d’informations dans une base de données de plusieurs manières:

■ Si une entrée est plus probable qu’une autre, vous pouvez définir la propriété Valeur par défaut du champ sur cette entrée. Les utilisateurs peuvent ensuite appuyer sur Tab pour ignorer ce champ, en laissant l’entrée par défaut intacte. Même si les utilisateurs entrent autre chose, le format de l’entrée par défaut peut les guider lors du choix du format de leur entrée.

■ Pour deux options seulement, vous pouvez utiliser un champ Oui / Non représenté par une case à cocher. Une case à cocher sélectionnée indique un choix et une case à cocher désactivée indique l’autre choix.

■ Pour une courte liste de choix qui ne changeront pas souvent, vous pouvez utiliser une zone de liste déroulante. Cliquez sur la flèche à l’extrémité droite de la zone de liste déroulante pour afficher la liste des choix que vous fournissez sous forme de liste de recherche. En fonction des propriétés associées à la zone de liste déroulante, les utilisateurs de la base de données pourront peut-être entrer autre chose ou ajouter des entrées à la liste de recherche affichée ultérieurement. Bien que vous puissiez créer une liste de recherche à la main, il est beaucoup plus facile d’utiliser l’assistant de recherche.

TIP Access est fourni avec trois listes de recherche de démarrage rapide qui sont couramment utilisées dans les entreprises: Type de paiement, Priorité et Statut. Vous pouvez ajouter efficacement l’une de ces listes de recherche prêtes à l’emploi à une table en cliquant sur le bouton Plus de champs dans le groupe Ajouter et supprimer sous l’onglet d’outils Champs, puis en cliquant sur le champ souhaité.

Dans cet exercice, vous allez utiliser l’assistant de recherche pour créer une liste d’états et de provinces parmi lesquels les utilisateurs peuvent choisir.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données . Si nécessaire, ouvrez la base de données. Ensuite, affichez la table Test en mode feuille de données et suivez les étapes.

1 À l’extrémité droite du premier enregistrement du tableau, cliquez sur le champ Cliquer pour ajouter. Sous l’onglet outil Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Autres champs, puis dans la zone Types de base, cliquez sur Recherche et relations pour démarrer l’Assistant Recherche.

Vous pouvez spécifier que les valeurs de la liste existent déjà dans une autre table ou que vous les saisirez manuellement.

2 Cliquez sur Je vais taper les valeurs souhaitées, puis cliquez sur Suivant.

3 Laissez le nombre de colonnes défini sur 1 et cliquez dans la première cellule de la colonne Col1.

4 Entrez les abréviations d’état et de province suivantes, en appuyant sur Tab (et non sur Entrée) après chacune pour passer à une nouvelle ligne.

BC

CA

ID

MT

OR

WA

5 Cliquez sur Suivant.

Vous attribuez un nom au nouveau champ sur cette page.

6 Entrez Recherche comme nom du champ et cochez la case Limiter à la liste. Cliquez ensuite sur Terminer.

7 Enregistrez le tableau et passez en mode Création.

8 Cliquez n’importe où dans le champ Recherche, puis dans la zone Propriétés du champ, cliquez sur l’onglet Recherche pour afficher les propriétés qui contrôlent la liste de recherche.

La liste que vous avez entrée est stockée dans la propriété Source de la ligne.

Définissons une valeur par défaut pour le champ Recherche.

9 Dans la zone Propriétés du champ, cliquez sur l’onglet Général. Cliquez ensuite n’importe où dans la valeur par défaut Value, entrez WA et appuyez sur Entrée.

Testons maintenant le fonctionnement de la liste de recherche.

10 Passez en mode Feuille de données, en cliquant sur Oui pour enregistrer vos modifications dans la table. Notez que WA apparaît dans le champ Recherche du nouvel enregistrement.

11 Cliquez dans le champ Recherche du premier enregistrement, puis cliquez sur la flèche à l’extrémité droite du champ pour afficher la liste des entrées possibles.

La liste reflète les entrées que vous avez entrées sur la deuxième page de l’assistant.

CONSEIL Cliquez sur le bouton qui apparaît sous la liste d’options pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier les éléments de la liste. Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent modifier la liste, vous pouvez désactiver cette propriété, comme nous le ferons plus loin dans cet exercice.

12 Cliquez sur MT pour saisir l’abréviation de Montana dans le champ.

13 Avec MT sélectionné, entrez b.

14 Une fois qu’Access a terminé l’entrée en affichant C, cliquez sur l’enregistrement en dessous et regardez comme Access convertit bC en BC.

15 Sélectionnez BC, entrez Utah et appuyez sur Tab. Lorsqu’Access vous indique que l’entrée ne figure pas dans la liste et vous demande si vous souhaitez modifier la liste, cliquez sur Oui pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier les éléments de la liste. Notez que l’Utah a été ajouté au bas de la liste de recherche.

16 Cliquez sur Annuler, puis sur BC dans la liste.

17 Basculez en mode Création et dans la zone Propriétés du champ, cliquez sur l’onglet Recherche. Remarquez sur la page de recherche du champ Recherche que la propriété Limiter à la liste est définie sur Oui, mais que la propriété Autoriser les modifications de la liste de valeurs est également définie sur Oui, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent modifier la liste.

Assurons-nous que les utilisateurs peuvent sélectionner des valeurs dans la liste mais ne peuvent pas la modifier.

18 Cliquez sur la propriété Autoriser les modifications de la liste de valeurs, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Non.

19 Enregistrez la table et passez en mode Feuille de données. Entrez ensuite Utah dans le champ Recherche du premier enregistrement et appuyez sur Tab. Notez que le message qui apparaît maintenant n’a aucune option pour modifier la liste.

Access n’acceptera pas votre entrée et ne vous permettra pas de modifier la liste de recherche.

20 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de message. Cliquez ensuite sur BC dans la liste et appuyez sur Tab.

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