Autoriser uniquement les valeurs des autres tables dans Access

Listes de recherche multicolonnes

Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent sélectionner un nom convivial dans une liste, mais que vous souhaitez que la base de données stocke un nom différent ou même un numéro, créez une liste de recherche à deux colonnes qui associe les deux types d’entrées. Par exemple, vous pouvez associer les prénoms ou surnoms des employés à leurs numéros d’identification d’employés.

Pour configurer une liste de recherche à plusieurs colonnes:

1 Créez un nouveau champ de recherche et indiquez sur la première page de l’assistant de recherche que vous souhaitez saisir les valeurs.

2 Sur la deuxième page, définissez le paramètre Nombre de colonnes sur 2. Saisissez ensuite

les données que vous voulez qu’Access stocke dans Coll et le nom convivial dans Col2, et

cliquez sur Suivant.

3 Sur la troisième page, désignez la colonne dans laquelle se trouvent les données à stocker (dans ce cas, Coll), puis cliquez sur Suivant.

4 Sur la dernière page, attribuez un nom au champ, cochez la case Limiter à la liste le cas échéant, puis cliquez sur Terminer.

Cliquez sur la flèche du champ pour afficher une liste à deux colonnes dans laquelle l’utilisateur peut sélectionner une entrée. La valeur enregistrée sera affichée dans le champ.

Pour afficher uniquement le nom convivial dans la liste et dans le tableau:

1 Passez en mode Conception.

2 Dans la zone Propriétés du champ, dans l’onglet Recherche du champ multicolonne, modifiez

la propriété Largeur des colonnes de 1 “; 1” à 0; 1 “.

3 Enregistrez la table.

Autoriser uniquement les valeurs des autres tables

Si vous demandez à une douzaine de vendeurs d’inscrire le nom d’un client, d’un produit et d’un expéditeur spécifiques sur une facture, il est peu probable qu’ils entrent tous la même chose. Dans des cas comme celui-ci, dans lesquels le nombre de choix corrects est limité (au client réel, au produit réel et à l’expéditeur réel), fournir les moyens de choisir les informations correctes à partir d’une liste dérivée du tableau Clients, du tableau Produits et du La table des expéditeurs améliorera la précision et la cohérence de votre base de données.

L’une des principales préoccupations lors de la recherche d’informations dans un autre tableau est l’efficacité du processus. La recherche d’un employé dans une table Employés avec 9 enregistrements n’est pas très difficile. La recherche d’un client dans une table Clients avec 200 enregistrements peut cependant être assez fastidieuse. Si vous utilisez un ID Clients intuitif au lieu de vous fier à un numéro généré automatiquement comme clé primaire de la table Clients, les utilisateurs de la base de données peuvent entrer le ID Clients , puis le vérifier dans la liste. Par exemple, l’utilisation des trois premières lettres du nom de famille d’un client plus les deux premières de son prénom entraînera presque certainement des valeurs ID Clients uniques. Ces valeurs serviront non seulement de clé primaire pour la table Clients, mais seront faciles à comprendre pour les utilisateurs lorsqu’ils travailleront dans d’autres tables liées à la table Clients.

Dans cet exercice, vous allez utiliser l’assistant de recherche pour créer une liste de valeurs de champ possibles à partir des entrées d’un champ dans une table associée. Vous allez également modifier la clé primaire dans une table pour faciliter le processus de recherche.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de données . Si nécessaire, ouvrez la base de données. Suivez ensuite les étapes.

1 Dans l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Relations, cliquez sur le lien Relations bouton. Sur la page Relations, notez qu’il existe des relations entre les tables Clients et Commandes et entre les tables Employés et Commandes.

Nous voulons créer des champs de recherche Client et Employé dans la table Commandes, supprimons donc d’abord les relations et les champs existants.

2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la partie diagonale de la ligne entre les tables Clients et Commandes, et cliquez sur Supprimer, cliquez sur Oui pour confirmer la suppression. Répétez cette étape pour la ligne entre les tables Employés et Commandes. Fermez ensuite la page Relations.

CONSEIL Si vous souhaitez supprimer la zone d’un tableau de la page Relations, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone et cliquez sur Masquer le tableau. Si vous souhaitez supprimer toutes les zones, cliquez sur le bouton Effacer la mise en page dans le groupe Outils sous l’onglet Outil de conception.

3 Ouvrez la table Commandes et faites glisser les noms de champs ID Client et ID Employee pour sélectionner ces champs. Dans l’onglet outil Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Supprimer. Cliquez ensuite sur Oui pour supprimer définitivement les champs et sur Oui pour supprimer leurs index.

Ajoutons maintenant un nouveau champ de recherche d’employé.

4 À l’extrémité droite du tableau, cliquez sur le champ Cliquer pour ajouter. Sous l’onglet outil Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Autres champs, puis sur Recherche et relations pour démarrer l’Assistant Recherche.

5 Avec Je veux que le champ de recherche récupère les valeurs d’une autre table ou requête

sélectionné, cliquez sur Suivant.

6 Identifier Si la table sur laquelle le champ de recherche sera basé, cliquez sur Table: Employés dans la liste. Cliquez ensuite sur Suivant.

7 Sur la troisième page, dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Employe ID, puis sur Prénom et enfin sur Noms pour transférer ces champs vers la liste Champs sélectionnés. Cliquez ensuite sur Suivant.

8 Sur la quatrième page, cliquez sur la flèche de la première zone de tri, puis sur Noms dans la liste. Cliquez ensuite sur Suivant. Remarquez sur la cinquième page de l’assistant que par défaut, le champ Employe  ID (la colonne clé) est masqué.

Vous pouvez ajuster les largeurs de colonne pour qu’elles correspondent aux valeurs de la même manière que vous ajusteriez les largeurs de champ.

9 Cliquez sur Suivant. Sur la dernière page de l’assistant, entrez Employé comme nom du champ, et cochez la case Activer l’intégrité des données. Cliquez ensuite sur Terminer.

Testons la liste.

10 Cliquez dans le champ Employé du premier enregistrement, puis cliquez sur la flèche à droite fin du champ pour afficher une liste d’entrées possibles.

La liste est classée par ordre alphabétique de nom de famille.

11 Cliquez sur Nancy Anderson pour saisir le nom Nancy en tant que vendeur pour cette commande.

Modifions ensuite le champ CustomerID de la table Clients afin qu’il accepte les ID intuitifs saisis manuellement.

12 Ouvrez la table Clients en mode Création. Ensuite, sous l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Clé primaire pour le désactiver.

13 Modifiez le paramètre Type de données du champ ID client sur Texte court.

14 Remplacez la propriété  Taille par 5 et entrez une propriété Input Mask de> LLLLL ;; pour forcer Access à afficher la valeur ID Client en majuscules (majuscules), quelle que soit la manière dont elle est saisie.

15 Cliquez sur le champ ID Client dans la colonne Nom du champ et dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Clé primaire. Ensuite, enregistrez la table.

Testons le nouveau champ.

16 Basculez en mode feuille de données. Pour chaque client, attribuez un ID Client composé des trois premières lettres du nom de famille et des deux premières lettres du prénom. Essayez de saisir un identifiant dans toutes les lettres minuscules et notez qu’Access les affiche en majuscules.

17 Triez le tableau par ordre croissant dans le champ ID Client, puis fermez-le en cliquant sur Oui pour enregistrer vos modifications.

Créons maintenant un nouveau champ de recherche dans la table Commandes.

18 Dans la table Commandes, utilisez l’assistant de recherche pour créer un nouveau champ de recherche basé sur les champs ID Client, Prénoms et Noms de la table Clients. Triez la liste de recherche sur Noms, puis cliquez sur Suivant.

19 Sur la page qui vous demande d’ajuster la largeur des colonnes dans le champ de recherche, pointez sur la bordure droite du nom du champ Prénoms, et lorsque le pointeur se transforme en une double flèche, faites-le glisser complètement vers la gauche pour cachez cette colonne. Cliquez sur Suivant.

20 Nommez le champ Client et cochez la case Activer l’intégrité des données. Cliquez ensuite sur Terminer.

Testons le nouveau domaine en entrant une commande pour Pilar Ackerman.

21 Dans le champ Client du premier enregistrement, saisissez ack. Notez que, comme Ackerman est la seule valeur Prénoms commençant par ces lettres, Access complète l’entrée pour vous.

22 Cliquez sur le champ de l’enregistrement en dessous pour saisir le nom Ackerman tel qu’il apparaît dans le tableau Clients.

23 Dans l’enregistrement actif, entrez c, qu’Access complète en campbell, la première valeur Prénoms commençant par c dans la table Clients.

24 Ce n’est pas le client que nous voulons, alors cliquez sur la flèche à l’extrémité droite du champ pour afficher la liste des valeurs possibles avec Campbell en surbrillance.

Étant donné qu’Access a fait défiler la liste jusqu’à l’entrée Campbell, il est facile de sélectionner le nom souhaité.

25 Cliquez sur Cox et appuyez sur Tab. Fermez ensuite la table Commandes.

Examinons les relations un-à-plusieurs entre les tables Clients et Commandes et entre les tables Employés et Commandes qui rendent les listes de recherche possibles.

26 Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Relations, cliquez sur le bouton Relations.

Access a créé ces relations pour prendre en charge les champs de recherche dans la table Commandes.

 

 

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