Concevoir des formulaires de navigation dans Access

Un formulaire de navigation apparaît sous la forme d’un ensemble de boutons de navigation sur lesquels l’utilisateur peut cliquer pour afficher et utiliser des formulaires et des rapports. Vous pouvez ajouter un formulaire de navigation à n’importe quelle base de données pour permettre aux utilisateurs qui n’ont pas une connaissance approfondie d’Access de saisir des informations et de trouver exactement ce dont ils ont besoin.

CONSEIL Vous ne pouvez pas travailler avec des tables et des requêtes directement à partir d’un formulaire de navigation. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent afficher une table ou les résultats d’une requête dans un formulaire de navigation, vous devez créer des formulaires de feuille de données basés sur ces objets, puis insérer ces formulaires dans le formulaire de navigation.

Vous pouvez choisir parmi les six présentations de formulaire de navigation suivantes:

■ Onglets horizontaux Attribue chaque objet à un bouton, qui ressemble à un onglet, en haut du formulaire.

■ Onglets verticaux, gauche Attribue chaque objet à un bouton situé sur le côté gauche du formulaire.

■ Onglets verticaux, à droite Attribue chaque objet à un bouton situé sur le côté droit du formulaire.

■ Onglets horizontaux, 2 niveaux Attribue chaque objet principal à un bouton de la première ligne en haut du formulaire et attribue chaque objet secondaire à un bouton de la deuxième ligne. Par exemple, si vous affectez le formulaire Clients à un bouton au premier niveau, vous pouvez affecter le formulaire Nouveau client à un bouton au deuxième niveau. Les utilisateurs peuvent consulter le formulaire Clients pour savoir si un enregistrement client existe déjà. Si ce n’est pas le cas, ils peuvent cliquer sur le bouton du formulaire Nouveau client pour afficher un nouvel enregistrement vierge, dans lequel ils peuvent saisir les informations du client.

■ Onglets horizontaux et onglets verticaux, gauche Affecte chaque objet à un bouton en haut ou en bas du côté gauche du formulaire, selon l’endroit où vous l’insérez. Avec cet agencement, vous pouvez avoir un formulaire de navigation qui répond aux besoins de deux groupes séparés, par exemple, des boutons liés à la commande en haut et des boutons liés à l’inventaire sur le côté.

■ Onglets horizontaux et onglets verticaux, à droite Affecte chaque objet à un bouton en haut ou en bas du côté droit du formulaire, selon l’endroit où vous l’insérez.

La mise en page que vous choisissez dépend du nombre et du type d’objets de base de données que vous souhaitez voir disponibles à partir du formulaire, ainsi que de la manière dont vous souhaitez les organiser.

Lorsque vous créez un formulaire de navigation, il s’affiche en mode Mise en page afin que vous puissiez commencer à le concevoir. La fonctionnalité du formulaire est fournie par un contrôle de navigation qui se compose d’un espace réservé pour un bouton de navigation et un contrôle de sous-formulaire ou de sous-état. Lorsque vous faites glisser un formulaire ou un état du volet de navigation vers l’espace réservé du bouton, la propriété Nom de la cible de navigation de la page Données du volet Feuille de propriétés du bouton est définie sur le nom du formulaire ou de l’état, et ce nom est également affiché dans le bouton. (Vous pouvez modifier le nom du bouton en modifiant sa propriété Caption.) Le formulaire ou l’état lui-même s’affiche dans le sous-formulaire ou le contrôle de sous-état. Un nouveau bouton de navigation d’espace réservé est ajouté à la barre de navigation, prêt à recevoir le prochain formulaire ou rapport que vous insérez.

Contrôle de sous-formulaire

Ce formulaire de navigation a la disposition Onglets horizontaux, trois boutons et un sous-formulaire.

Un formulaire de navigation constitue une “page d’accueil” pratique pour une base de données, surtout si elle est affichée automatiquement lorsque la base de données est ouverte. Fournir une page de démarrage par défaut permet aux utilisateurs de la base de données d’accéder rapidement aux objets de base de données avec lesquels ils sont le plus susceptibles d’avoir besoin de travailler.

Dans cet exercice, vous allez créer un formulaire de fiche technique pour afficher les clients existants et un formulaire pour saisir de nouvelles informations client. Vous créerez un simple formulaire de navigation à deux niveaux pour fournir un accès facile aux informations client, et vous y ajouterez trois formulaires et un rapport.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données. Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original. Ensuite, avec tous les objets d’accès affichés dans le volet de navigation, suivez les étapes.

1 Dans le groupe Tables du volet de navigation, cliquez sur Clients. Ensuite, sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur Plus de formulaires et dans la liste, cliquez sur Feuille de données pour créer un formulaire de feuille de données qui ressemble à la table Clients.

2 Enregistrez le formulaire en tant que liste de clients. Ouvrez ensuite le volet Feuille de propriétés et, sur la page Données, définissez les propriétés Autoriser les ajouts, Autoriser les suppressions et Autoriser les modifications sur Non.

3 Fermez le volet Feuille de propriétés, puis fermez le formulaire en enregistrant vos modifications.

4 Dans le groupe Formulaires du volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur Enregistrements client, puis cliquez sur Copie. Cliquez ensuite avec le bouton droit n’importe où dans le groupe Formulaires et cliquez sur Coller. Dans la boîte de dialogue Coller sous, entrez Nouveau client comme nom du formulaire, puis cliquez sur OK.

5 Ouvrez le formulaire Nouveau client en mode Mise en page, cliquez avec le bouton droit sur le titre du formulaire et cliquez sur Propriétés du formulaire pour ouvrir le volet Feuille de propriétés du formulaire. Sur la page Données, définissez les propriétés Entrée de données, Autoriser les ajouts, Autoriser les suppressions et Autoriser les modifications sur Oui.

6 Fermez le volet Feuille de propriétés, puis fermez le formulaire en enregistrant vos modifications.

Nous avons maintenant créé deux nouveaux formulaires, l’un exclusivement pour la recherche de données et l’autre exclusivement pour la saisie de données. Créons maintenant un formulaire de navigation pour que les nouveaux formulaires sont faciles à identifier et à accéder.

7 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Navigation, puis sur Onglets horizontaux, 2 niveaux. Si Access ouvre le volet Liste des champs, fermez-le.

En mode Mise en page, vous pouvez afficher les deux niveaux de commandes de navigation.

Commençons par personnaliser l’onglet et le titre du formulaire.

8 Affichez le volet Feuille de propriétés du formulaire. Sur la page Format, dans la propriété Caption, entrez Page d’accueil et appuyez sur la touche Entrée. Puis fermez la propriété

Volet de feuille.

9 Dans l’en-tête du formulaire, cliquez sur le titre du formulaire de navigation, cliquez à nouveau dessus pour l’activer pour modification, changez le titre en Formulaires et rapports, puis appuyez sur Entrée. Puis faites le titre

20 points, gras et toute couleur vert foncé.

10 Cliquez dans l’en-tête de formulaire à l’écart du contrôle de titre et de l’espace réservé au logo, puis appliquez la couleur Vert clair, Arrière-plan 2.

11 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe En-tête / pied de page, cliquez sur le bouton Logo et insérez le graphique Logo du dossier de fichiers d’exercices pratiques Chapter11.

Les polices et couleurs disponibles pour la mise en forme du formulaire sont fournies par le thème de l’objet.

12 Enregistrez le formulaire sous le nom Page d’accueil.

Maintenant, remplissons le formulaire de navigation en y ajoutant des formulaires et des rapports. Vous pouvez le faire en affectant les formulaires et les états aux deux lignes de boutons de la barre de navigation au-dessus du contrôle de sous-formulaire.

13 Dans le groupe Formulaires du volet de navigation, cliquez sur Enregistrements client et faites-le glisser vers le bouton d’espace réservé de premier niveau en haut du contrôle de navigation. Notez que le bouton de premier niveau est désormais étiqueté Enregistrements client, et comme le bouton est actif, le formulaire Enregistrements client s’affiche dans le contrôle de sous-formulaire. Notez également que Le bouton Ajouter un nouveau a été ajouté à la barre de navigation de premier niveau.

Le formulaire Enregistrements clients affiche le premier enregistrement de la table Clients.

14 Dans le groupe Formulaires du volet de navigation, cliquez sur Liste des clients et faites-le glisser vers le bouton d’espace réservé de deuxième niveau sous Enregistrements clients. Notez que le bouton de deuxième niveau est désormais intitulé Liste des clients et que le bouton est actif, le formulaire de feuille de données apparaît dans le contrôle de sous-formulaire.

15 Faites glisser le formulaire Nouveau client vers le bouton d’espace réservé de deuxième niveau à droite de la liste des clients. Le bouton Enregistrements client de premier niveau comporte désormais deux boutons de second niveau et un bouton d’espace réservé de second niveau.

16 Dans le groupe Rapports du volet de navigation, faites glisser les commandes client vers le bouton d’espace réservé de premier niveau à droite des enregistrements client. Testons le travail que nous avons réalisé jusqu’à présent.

17 Basculez en mode formulaire.

Les commandes client ont un bouton d’espace réservé de deuxième niveau en mode Mise en page, mais le bouton d’espace réservé n’est pas visible en mode Formulaire.

18 Cliquez sur le bouton Enregistrements clients, puis cliquez à leur tour sur les boutons Liste des clients et Nouveau client, en observant l’effet dans le formulaire.

Formatez maintenant les boutons de navigation pour définir plus clairement la hiérarchie.

19 Revenez en mode Mise en page. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrements clients, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur le bouton Commandes clients.

20 Dans l’onglet outil Format, dans le groupe Contrôler la mise en forme, cliquez sur le bouton Modifier la forme, puis sur la deuxième forme de la deuxième colonne (Rectangle à coins arrondis du même côté).

21 Sans modifier la sélection, dans le groupe Contrôle de la mise en forme, cliquez sur le bouton Styles rapides, puis sur la quatrième vignette dans la colonne la plus à droite (Effet subtil – Orange, Accent 6).

22 Répétez les étapes 20 et 21 pour le premier bouton de deuxième niveau des enregistrements client (Liste des clients), en lui donnant la même forme que les boutons de premier niveau, mais en appliquant la quatrième vignette dans la deuxième colonne (Effet subtil – Vert, Accent 1).

23 Utilisez Format Painter pour copier la mise en forme de la liste des clients vers Nouveau client.

24 Passez en mode Formulaire, où les boutons ressemblent désormais à des onglets colorés. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrements clients.

Vous pouvez utiliser des formes et des couleurs pour classer les formulaires et les rapports.

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