Créer des rapports à l’aide de l’ assistant dans Access

Vous pouvez diviser le contenu d’un rapport Access en deux catégories générales: les informations dérivées d’enregistrements dans une ou plusieurs tables, et tout le reste. La catégorie Tout le reste comprend le titre, les en-têtes et pieds de page, le texte d’introduction et d’explication, ainsi que tous les logos et autres graphiques.

Tout comme vous pouvez créer un formulaire qui inclut tous les champs d’une table à l’aide de l’outil Formulaire, vous pouvez créer un rapport qui inclut tous les champs à l’aide de l’outil Rapport, qui se trouve dans le groupe Rapports sous l’onglet Créer. Mais un tel rapport n’est qu’une version plus jolie du tableau, et il ne résume pas les données de manière significative. Il est plus probable que vous souhaitiez créer un rapport basé uniquement sur certains des champs de la table, et c’est une tâche de l’assistant de création de rapports.

L’assistant de rapport vous guide à travers une série de questions, puis crée un rapport basé sur vos réponses. La première étape de la création d’un rapport consiste donc à prendre en compte le résultat final souhaité et les informations que vous devez inclure dans le rapport pour obtenir ce résultat. Une fois que vous avez fourni ces informations, l’Assistant crée une mise en page de rapport simple et ajoute un contrôle de zone de texte et son contrôle d’étiquette associé pour chaque champ que vous spécifiez.

Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser un tableau Produits comme base d’un rapport regroupant les produits par catégorie. Lorsque vous donnez l’instruction de regroupement à l’assistant, il trie d’abord le tableau en fonction de la catégorie, puis trie les produits dans chaque catégorie. Dans l’espace en haut de chaque groupe (appelé en-tête de groupe), l’assistant insère le nom de la catégorie.

Dans cet exercice, vous allez utiliser l’assistant de création de rapports pour créer un rapport simple qui affiche une liste alphabétique de produits.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base d’une base de  données  .Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original. Puis suivez les étapes

1 Avec Tous les objets d’accès affichés dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, cliquez (ne double-cliquez pas) sur Catégories.

2 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Rapports, cliquez sur le bouton Rapport pour créer un rapport basé sur tous les champs du tableau Catégories et l’afficher en mode Mise en page.

À l’aide de l’outil Rapport, vous pouvez créer un rapport contenant tous les champs de la table.

1 Ce n’est pas le rapport que nous voulons, fermez donc le rapport Catégories, en cliquant sur Non lorsque vous êtes invité à l’enregistrer.

2 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Rapports, cliquez sur le bouton Assistant de rapport pour démarrer l’assistant.

Étant donné que la table Catégories était toujours sélectionnée dans le volet de navigation, cette table est spécifiée dans la zone Tables / requêtes de l’Assistant et ses champs sont répertoriés dans la zone Champs disponibles. Disons à l’assistant que nous voulons plutôt baser ce rapport sur la table Products.

3 Affichez la liste Tables / Requêtes, puis cliquez sur Table: Produits pour répertorier les champs de cette table dans la zone Champs disponibles.

Sur la première page de l’assistant de création de rapports, vous pouvez spécifier la table avec laquelle vous souhaitez travailler.

6 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur Noms produits, Quantité Par Unité et Unités en Stock pour les déplacer vers la zone Champs sélectionnés.

CONSEIL Les champs apparaissent dans un rapport dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste Champs sélectionnés. Vous pouvez vous épargner l’effort de réorganiser les champs du rapport en les saisissant dans l’ordre souhaité dans l’assistant.

7 Au bas de la page, cliquez sur Suivant.

L’assistant vous demande si vous souhaitez regrouper les enregistrements. Lorsque vous groupez par un champ, le rapport insère un en-tête de groupe en haut de chaque groupe d’enregistrements qui ont la même valeur dans ce champ. Précisons que nous voulons que les produits soient regroupés par la première lettre de leurs noms

8 Dans la liste des champs de gauche, double-cliquez sur Nom produits pour déplacer ce champ dans la zone d’en-tête de groupe de la boîte de droite.

9 Dans le coin inférieur gauche de la page, cliquez sur Options de regroupement pour ouvrir la boîte de dialogue Intervalles de regroupement.

Vous pouvez affiner la spécification de regroupement dans la boîte de dialogue Intervalles de regroupement. Dans la liste Intervalles de regroupement, cliquez sur 1ère lettre, puis sur OK.

Vous pouvez affiner la spécification de regroupement dans la boîte de dialogue Intervalles de regroupement.

10 Dans la liste Intervalles de regroupement, cliquez sur 1ère lettre, puis sur OK.

Les types d’intervalles de regroupement disponibles varient en fonction du type de données du champ par lequel vous regroupez les enregistrements.

11 Cliquez sur Suivant pour accéder à une page sur laquelle vous pouvez trier et résumer les enregistrements groupés.

Vous pouvez trier jusqu’à quatre champs, chacun par ordre croissant ou décroissant.

CONSEIL Pour tout champ contenant des informations numériques, vous pouvez cliquer sur Options de résumé en bas de la page de l’assistant pour afficher la boîte de dialogue Options de résumé, dans laquelle vous pouvez demander à Access d’insérer un pied de page de groupe dans le rapport et d’afficher la somme, la moyenne , valeur minimale ou maximale du champ. Le seul champ numérique de ce rapport est Unités en Stock et il n’est pas approprié de résumer ce champ.

12 Cliquez sur la flèche à droite de la zone 1 pour afficher une liste de champs, puis cliquez sur Noms du produit . Cliquez ensuite sur Suivant.

L’assistant demande laquelle des trois mises en page et quelle orientation vous souhaitez pour ce rapport. Configurons ce rapport au format hiérarchique.

13 Dans la zone Disposition, cliquez successivement sur chaque option pour afficher un aperçu dans la miniature du rapport à gauche.

14 Lorsque vous avez terminé l’exploration, cliquez sur Plan.

L’aperçu sur la gauche montre l’effet des options sur la droite.

15 Avec Portrait sélectionné dans la zone Orientation et la case à cocher Ajuster la largeur du champ afin que tous les champs tiennent sur une page cochée, cliquez sur Suivant.

Par défaut, le rapport aura le même titre que le tableau sur lequel il est basé.

Donnons à ce rapport un titre qui transmet facilement son contenu.

16 Dans la zone de titre, entrez Liste alphabétique des produits, puis avec Aperçu du rapport sélectionné, cliquez sur Terminer pour créer le rapport et l’afficher dans Aperçu avant impression.

Vous pouvez utiliser la barre de défilement et la barre de navigation de page pour pré visualiser le rapport.

17 Parcourez le rapport de neuf pages en remarquant comment il est organisé. Puis fermez-le.

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