Créer des rapports manuellement dans Access

Lorsqu’un rapport inclut des contrôles liés à des champs spécifiques dans une ou plusieurs tables, le moyen le plus efficace de créer le rapport consiste généralement à utiliser l’Assistant Rapport. Lorsque vous incluez plusieurs tables dans un rapport, l’assistant évalue les relations entre les tables et propose de regrouper les enregistrements de toute manière logique disponible. Comme pour les formulaires multitables, si vous n’avez pas encore établi les relations entre les tables, vous devez annuler l’assistant et les établir avant de continuer.

CONSEIL Si vous utilisez plus de deux tables dans un rapport, ou si vous comptez utiliser la même combinaison de tables dans plusieurs rapports ou formulaires, vous pouvez gagner du temps en créant une requête basée sur ces tables, puis en utilisant les résultats de cette requête comme base du rapport ou du formulaire. Pour plus d’informations sur les requêtes, reportez-vous au chapitre 7, “Créer des requêtes”.

Lorsqu’un rapport comprend principalement des contrôles indépendants, qui ne tirent pas d’informations des tables sous-jacentes, il est plus facile de créer le rapport manuellement en mode Création. Dans cette vue, la structure du rapport est disposée sur une grille de création, à peu près de la même disposition qu’un formulaire en mode Création.

Les rapports comportent cinq sections principales et peuvent inclure des sections de regroupement supplémentaires.

La grille de conception du rapport est divisée en cinq sections principales:

■ En-tête de rapport Contient des informations à afficher en haut de la première page du rapport, telles que le titre du rapport.

■ En-tête de page Contient des informations à afficher en haut de chaque page du rapport, comme l’en-tête d’un document Microsoft Word.

■ Détail Contient généralement les commandes qui constituent le corps principal du rapport.

■ Pied de page Contient des informations à afficher au bas de chaque page, comme un numéro de page.

■ Pied de page du rapport Contient des informations à afficher au bas de la dernière page du rapport.

Par défaut, les sections En-tête de rapport et Pied de page de rapport ne sont pas présentes dans le rapport.

Vous pouvez masquer et afficher les sections En-tête de rapport, Pied de page, En-tête de page ou Pied de page en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la grille de création, puis en cliquant sur la commande correspondante. Vous pouvez également fermer une section sans la supprimer en définissant la propriété Hauteur dans son volet Feuille de propriétés sur 0 “. (Cette technique peut être utile si vous souhaitez vous concentrer sur une section sans être distrait par une autre.)

Pour organiser un rapport, vous pouvez grouper et trier son contenu. Lorsque vous regroupez des informations, telles que le regroupement de tous les clients par région ou de tous les produits par catégorie, une section d’en-tête de groupe est ajoutée au rapport pour chaque niveau de regroupement que vous spécifiez. Les en-têtes de groupe sont identifiés par le nom du champ dans leurs barres de section.

Comme avec les formulaires, vous pouvez utiliser les rapports en mode Création de l’une des manières suivantes:

■ Appliquez un thème.

■ Ajustez la taille des sections.

■ Ajouter, dimensionner et organiser des contrôles.

■ Ajustez les propriétés des éléments de rapport dans le volet Feuille de propriétés.

Ajout d’hyperliens, de graphiques et de boutons

Divers contrôles supplémentaires sont disponibles pour améliorer l’utilité des rapports et des formulaires, tels que les suivants:

■ Lien hypertexte Cliquez sur le bouton Lien hypertexte dans la galerie Contrôles pour afficher la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte. Vous pouvez insérer un lien statique vers un fichier, une page Web, un autre objet de la base de données ou une fenêtre de message électronique en utilisant les mêmes techniques que vous utiliseriez pour insérer un lien hypertexte dans d’autres programmes Microsoft Office 2013. Par exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter un lien vers le site Web de votre organisation.

CONSEIL Dans les formulaires, vous pouvez utiliser un contrôle Navigateur Web pour insérer un lien hypertexte dynamique qui change en fonction des données affichées. Pour configurer des liens dynamiques, cliquez sur Générateur de lien hypertexte dans la barre Lien vers de la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte pour séparer l’adresse cible en ses composants. Pour plus d’informations sur le contrôle Navigateur Web, recherchez Ajouter la navigation Web à un formulaire dans l’aide d’Access.

■ Graphique Vous pouvez utiliser l’assistant Graphique pour tracer les données dans une table ou une requête existante (ou les deux). Dans la galerie Contrôles, cliquez sur le bouton Graphique, puis faites glisser pour créer le contrôle qui contiendra le graphique et démarrera l’Assistant Graphique. Suivez les instructions de l’assistant pour sélectionner les données qui seront tracées, le type de graphique et la mise en page. Lorsque vous cliquez sur Terminer, le graphique apparaît dans le contrôle, que vous pouvez déplacer et dimensionner comme n’importe quel autre contrôle.

■ Bouton Vous pouvez créer un bouton qui exécute une tâche spécifique, telle que l’affichage de la boîte de dialogue Imprimer. Pour ajouter un bouton à un rapport, cliquez sur le bouton Button, puis cliquez pour créer le contrôle de bouton. Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle, puis cliquez sur Créer un événement. Double-cliquez sur Générateur de macros et dans la zone Actions du volet Catalogue d’actions, développez le type d’action souhaité. Double-cliquez sur l’action pour ouvrir une page sur laquelle vous pouvez ajouter toutes les informations dont la macro a besoin, puis fermez la page. Vous pouvez attribuer un nom et une image au bouton sur la page Format de son volet Feuille de propriétés.

CONSEIL L’ajout d’un bouton à un formulaire est beaucoup plus simple que l’ajout d’un bouton à un rapport. Dans la galerie contrôles, cliquez sur le bouton bouton, puis cliquez pour créer le contrôle bouton et démarrer l’assistant bouton de commande. Suivez les instructions de l’assistant pour sélectionner l’action, l’icône et le nom du bouton. Cliquez sur Terminer pour insérer le bouton à l’emplacement sur lequel vous avez cliqué. Vous pouvez ensuite le déplacer et le dimensionner comme n’importe quel autre contrôle. Dans les coulisses, l’Assistant incorpore une macro dans la propriété Au clic du contrôle. Pour afficher la macro, affichez la page Événement du volet Feuille de propriétés du bouton, puis cliquez sur le bouton Points de suspension pour ouvrir la page contenant la macro.

Dans cet exercice, vous allez créer manuellement un rapport shell contenant une section d’en-tête de rapport, une section de pied de page et une section dans laquelle vous ajouterez des données groupées dans un exercice ultérieur.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données . Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original. Puis suivez les étapes

1 Sans sélectionner de table ou de requête dans le volet de navigation, sous l’onglet Créer, dans le groupe Rapports, cliquez sur la conception de rapport   pour afficher une grille de création de rapport vierge contenant les sections par défaut d’un nouveau rapport: En-tête de page, Détails et Pied de page.

2 Cliquez avec le bouton droit n’importe où dans la grille de création, puis cliquez sur En-tête / pied de page du rapport pour encadrer les sections par défaut avec les sections En-tête de rapport et Pied de page de rapport.

Ajoutons maintenant le nom de la catégorie du tableau Catégories à ce formulaire.

3 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants pour ouvrir le volet Liste des champs, qui est actuellement vide car aucune table ou requête source n’est sélectionnée dans le volet de navigation.

4 Dans le volet Liste des champs, cliquez sur Afficher toutes les tables

RACCOURCI DU CLAVIER Appuyez sur Alt + F8 pour ouvrir et fermer le volet Liste des champs.

Le volet Liste des champs affiche une liste de toutes les tables dont vous pouvez ajouter des champs au rapport.

5 Dans le volet Liste des champs, développez le tableau Catégories en cliquant sur le signe plus adjacent.

6 Double-cliquez sur le champ Nom de catégorie pour ajouter des contrôles d’étiquette et de zone de texte pour ce champ dans la section Détails de la grille de création de rapport.

7 Fermez le volet Liste des champs et redimensionnez la section Détails du rapport jusqu’à ce que toutes les sections soient visibles.

Regroupons les enregistrements du rapport par catégorie.

8 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Regrouper et trier pour ouvrir le volet Grouper, Trier et Total au bas de la page du rapport.

9 Dans le volet Groupe, tri et total, cliquez sur Ajouter un groupe pour ajouter un groupe dans la barre avec la liste des champs de sélection affichée.

10 Dans la liste des champs de sélection, cliquez sur Nom Catégorie pour ajouter une section d’en-tête Nom Catégorie au rapport.

11 Fermez le volet Group, Sort et Total.

12 Enregistrez le rapport sous le nom Ventes par catégorie.

Apportons quelques modifications à la mise en page du rapport.

13 Pointez sur la bordure du contrôle de zone de texte Nom Catégorie (pas sur la poignée grise), et faites glisser le contrôle dans la section Nom de catégorie Header, qui déplace également le contrôle d’étiquette associé.

14 Dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de propriétés.

RACCOURCIS CLAVIER Appuyez sur F4 pour ouvrir et fermer le volet Feuille de propriétés.

15 Cliquez sur la barre de section En-tête de rapport, puis sur la page Format du volet Feuille de propriétés, définissez la propriété Hauteur sur 1 “.

CONSEIL Vous terminez le paramétrage d’une propriété en cliquant sur une autre propriété ou en appuyant sur Entrée.

16 Répétez l’étape 15 pour définir la propriété Hauteur pour les autres sections du rapport comme suit:

Dans le rapport final, les enregistrements seront regroupés par catégorie dont le nom apparaît dans la section En-tête Nom de catégorie.

11 Fermez le volet Group, Sort et Total.

12 Enregistrez le rapport sous le nom Ventes par catégorie.

Apportons quelques modifications à la mise en page du rapport.

13 Pointez sur la bordure du contrôle de zone de texte Nom Catégorie (pas sur la poignée grise) et faites glisser le contrôle dans la section En-tête Nom Catégorie, qui déplace également le contrôle d’étiquette associé.

14 Dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de propriétés.

RACCOURCIS CLAVIER Appuyez sur F4 pour ouvrir et fermer le volet Feuille de propriétés.

15 Cliquez sur la barre de section En-tête de rapport, puis sur la page Format du volet Feuille de propriétés, définissez la propriété Hauteur sur 1 ”.

CONSEIL Vous terminez le paramétrage d’une propriété en cliquant sur une autre propriété ou en appuyant sur Entrée.

16 Répétez l’étape 15 pour définir la propriété Height pour les autres sections du rapport comme suit:

En-tête de page 0 “(ferme la section)

Nom de catégorie en-tête 2 .2 “

Détail 0 “(ferme la section)

Pied de page 0 .2 “

Pied de page du rapport 0 “(ferme la section)

CONSEIL Vous pouvez définir manuellement la hauteur d’une section en faisant glisser son bord inférieur vers le haut ou vers le bas.

17 Fermez le volet Feuille de propriétés.

Seules les sections En-tête de rapport, En-tête Nom de catégorie et Pied de page sont désormais ouvertes.

18 Basculez vers Aperçu avant impression pour afficher les résultats de votre travail.

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