Créer des requêtes manuellement dans Access

Les assistants de requête vous guident tout au long de la création de requêtes courantes, mais vous créez des requêtes moins courantes manuellement dans le Concepteur de requêtes.

Cette requête a été créée manuellement dans le Concepteur de requêtes. Passons en revue les fonctionnalités du concepteur de requêtes:

■ Le volet supérieur contient des listes de champs pour les tables pouvant être incluses dans la requête.

■ Les lignes reliant les listes de champs indiquent que les tables sont liées par des champs communs.

■ Le champ de clé primaire d’une table est indiqué dans sa liste de champs par une icône de clé.

■ La ligne Champ de la grille de création contient les noms des champs réellement inclus dans la requête.

■ La ligne Table indique à quelle table appartient chaque champ.

■ La ligne Trier indique sur quel (s) champ (s) les résultats de la requête seront triés, le cas échéant.

■ Une case à cocher cochée dans la ligne Afficher signifie que le champ sera affiché dans la feuille de données des résultats. (Si la case n’est pas cochée, le champ peut être utilisé pour déterminer les résultats de la requête, mais il ne sera pas affiché.)

■ La ligne Critères peut contenir des critères qui déterminent quels enregistrements seront affichés.

■ La ligne Ou définit d’autres critères.

Lorsque vous créez une requête manuellement, vous ajoutez des listes de champs pour les tables que vous souhaitez utiliser dans le volet supérieur du Concepteur de requêtes et double-cliquez ou faites glisser les champs des listes vers les colonnes consécutives de la grille de création. Vous indiquez ensuite le champ sur lequel trier les enregistrements correspondants et les valeurs de champ à afficher dans la feuille de données des résultats. Comme pour les filtres, la puissance des requêtes réside dans les critères que vous définissez dans les lignes Critères et Ou. C’est ici que vous spécifiez précisément les informations que vous souhaitez extraire.

Si vous souhaitez exécuter une requête existante avec une variante des mêmes critères de base, vous pouvez afficher la requête existante en mode Création, modifier les critères, puis réexécuter la requête. Cependant, il serait fastidieux de le faire plusieurs fois. Si vous savez que vous exécuterez souvent des variantes de la même requête, vous pouvez la configurer en tant que requête de paramètre. Les requêtes de paramètres affichent une boîte de dialogue pour demander les informations à utiliser dans la requête. Par exemple, supposons que vous savez que le stock d’un article est bas et que vous devez passer une commande pour plus de ce produit auprès du fournisseur. Vous pouvez utiliser une requête de paramètre pour demander le nom d’un fournisseur afin de pouvoir identifier les autres produits que vous achetez auprès de ce fournisseur avant de passer la commande. Ce type de requête est particulièrement utile lorsqu’il est utilisé comme base d’un rapport que vous exécutez périodiquement.

Dans cet exercice, vous allez créer une requête en la configurant manuellement dans le Concepteur de requêtes. Vous allez ajouter des critères pour extraire les enregistrements pour des dates spécifiques, puis convertir la requête en une requête de paramètre qui demande les dates à extraire au moment de l’exécution.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données. Si nécessaire, ouvrez la base de données. Suivez ensuite les étapes.

1 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur le bouton Conception de requête pour afficher un concepteur de requêtes vide et ouvrir la boîte de dialogue Afficher la table.

Vous sélectionnez les tables avec lesquelles vous souhaitez travailler sur la page Tables. Vous pouvez également utiliser des requêtes existantes ou une combinaison de tables et de requêtes comme base d’une nouvelle requête.

Recréons manuellement la requête Commandes client de l’exercice précédent.

2 Dans la boîte de dialogue, double-cliquez sur Clients, double-cliquez sur Commandes, puis cliquez sur Fermer.

CONSEIL Pour ajouter la liste de champs d’une autre table à une requête existante, affichez la boîte de dialogue Afficher la table à tout moment en cliquant sur le bouton Afficher la table dans le groupe Configuration de la requête de l’onglet Outil de conception. Vous pouvez également faire glisser la table du volet de navigation vers le volet supérieur du concepteur de requêtes. Pour supprimer une table d’une requête, cliquez avec le bouton droit sur la liste des champs de la table, puis cliquez sur Supprimer la table.

3 Double-cliquez sur le titre de la liste des champs Clients pour sélectionner tous les champs de la liste.

Puis pointez sur la sélection et faites glisser vers le bas jusqu’à la ligne Champ de la première colonne de la grille de création. Notez que les champs occupent des colonnes consécutives et que la ligne Table de chaque colonne désigne la table Clients comme source du champ.

CONSEIL L’astérisque en haut de chaque liste de champs représente tous les champs du tableau. Faire glisser l’astérisque sur une colonne de la ligne Champ insère un champ unique qui représente tous les champs, ce qui signifie que vous ne pouvez pas manipuler les champs individuellement.

4 Faites défiler la grille vers la droite et cliquez sur la ligne Champ de la colonne vide suivante. Ensuite, dans la liste des champs Commandes, double-cliquez à son tour sur les champs ID Commande, Date Commande, Date d’expédition et Date de commande pour ajouter ces champs aux quatre colonnes suivantes.

Vous avez ajouté des champs de deux tables à la grille de création.

5 Pointez sur le sélecteur de champ gris au-dessus du champ Numéro de téléphone, et lorsque le pointeur se transforme en flèche noire vers le bas, cliquez pour sélectionner la colonne. Ensuite, dans le groupe Configuration de la requête, cliquez sur le bouton Supprimer les colonnes.

6 Dans la ligne Afficher, décochez les cases des champs lD Commande , Pays, Addresse et lD Client.

7 Dans la ligne Trier, définissez le champ Code postal sur Croissant.

8 Dans le groupe Résultats, cliquez sur le bouton Exécuter. Consultez la fiche technique pour vous assurer que la requête produit les résultats corrects.

Faisons en sorte que cette requête renvoie les enregistrements pour une plage de dates spécifique.

9 Basculez en mode Création. Dans la ligne Critères du champ Date Commande, entrez ce qui suit, puis appuyez sur la touche Entrée:

Entre le 01/01/2012 et le 08/01/2012

CONSEIL Lorsque vous entrez le A de Et, Access affiche une liste d’opérateurs que vous avez peut-être l’intention d’utiliser. Vous pouvez cliquer sur une option de la liste pour vous enregistrer quelques frappes. Dans ce cas, ignorez la liste et elle disparaîtra.

10 Élargissez le champ Date Commande pour l’adapter à son contenu, afin que l’intégralité du critère soit visible dans ce champ.

Access a ajouté # signes pour désigner un format de date.

11 Exécutez la requête pour extraire les enregistrements correspondants.

Seules cinq commandes ont été passées dans la période demandée.

Maintenant, la requête demande la plage de dates à chaque fois que vous l’exécutez.

12 Passez en mode Création. Dans la ligne Critères du champ Date Commande, remplacez le critère existant par le suivant, en entrant ce critère exactement comme indiqué, puis en appuyant sur la touche Entrée:

Entre [Entrez la date de début:] Et [Entrez la date de fin:]

13 Exécutez la requête, qui ouvre la boîte de dialogue Entrer la valeur du paramètre.

La première boîte de dialogue Entrer la valeur du paramètre demande la date de début de la plage.

14 Dans la zone de texte, entrez 1/8/12 et cliquez sur OK.

15 Dans la deuxième boîte de dialogue Entrer la valeur du paramètre, entrez 1/15/12 et cliquez sur OK. Notez que la feuille de données des résultats répertorie uniquement les neuf commandes passées entre les dates spécifiées.

 16 Enregistrez la requête sous Commandes par date.

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