Créer un formulaire à l’aide de l’outil Formulaire dans Microsoft Access

Avant de commencer à créer un formulaire pour une base de données de bureau, vous devez connaître les éléments suivants:

■ Sur quelle table le formulaire doit être basé

■ Comment le formulaire sera-t-il utilisé

Après avoir pris ces décisions, vous pouvez créer un formulaire des manières suivantes:

■ Cliquez sur la table souhaitée dans le volet de navigation, puis cliquez sur le bouton Formulaire dans le groupe Formulaires de l’onglet Créer. Cette méthode crée un formulaire simple qui utilise tous les champs de la table.

■ Utilisez un assistant. Cette méthode vous permet de choisir les champs de la table que vous souhaitez utiliser dans le formulaire.

■ Passez en mode Mise en page, où vous pouvez créer le formulaire manuellement tout en affichant les données sous-jacentes, ou basculez en mode Création, où vous avez plus de contrôle sur les éléments du formulaire.

Vous souhaiterez généralement démarrer le processus de création de formulaires basés sur des tables à l’aide de l’outil Formulaire ou d’un assistant, non pas parce que le processus manuel est particulièrement difficile, mais parce qu’il est simplement plus efficace que l’outil ou un assistant crée le formulaire de base pour vous, puis affinez ce formulaire manuellement.

Dans cet exercice, vous allez utiliser l’outil Formulaire pour créer un formulaire basé sur une table. Vous entrerez ensuite quelques enregistrements à l’aide du nouveau formulaire et actualiserez le tableau pour refléter les nouvelles entrées.

CONFIGURATION

Le fichier d’exercices de cet exercice contient des tableaux qui ressemblent à ceux du fichier de de nos articles déjà traité. Cependant, pour simplifier les étapes, nous avons supprimé les relations entre les tables. Assurez-vous d’utiliser la base de données des exercices pour ce chapitre plutôt que de continuer avec la base de données d’un chapitre précédent. Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original. Suivez ensuite les étapes.

1 Avec Tous les objets d’accès affichés dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, double-cliquez sur Clients pour ouvrir la table Clients en mode Feuille de données

La barre de navigation des enregistrements indique qu’il y a 108 enregistrements dans cette table.

2 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Formulaire pour créer un formulaire simple basé sur la table active et afficher le formulaire en mode Mise en page.

CONSEIL Il n’est pas nécessaire d’ouvrir un tableau pour créer un formulaire basé sur celui-ci. Vous pouvez simplement cliquer sur le tableau dans le volet de navigation pour le sélectionner, puis cliquer sur le bouton Formulaire dans le groupe Formulaires sous l’onglet Créer. Mais il est parfois utile d’avoir la table ouverte derrière le formulaire afin de pouvoir vérifier le contenu du formulaire par rapport au contenu de la table.

Le formulaire affiche le premier enregistrement de la table Clients en mode Mise en page. (Nous avons fermé le volet de navigation pour en afficher davantage sur le formulaire.)

L’outil Formulaire a configuré tous les noms de champ de la table en tant que contrôles d’étiquette et tous les champs en tant que contrôles de zone de texte. Dans l’en-tête en haut du formulaire, le nom du tableau apparaît comme un titre et l’icône du formulaire apparaît à gauche du titre comme un espace réservé pour un logo. Étant donné que le formulaire est affiché en mode Mise en page, les onglets d’outils Conception, Réorganiser et Format apparaissent sur le ruban afin que vous puissiez modifier les contrôles sélectionnés.

Placez le pointeur de la souris sur le formulaire et cliquez sur n’importe quel contrôle d’étiquette ou de zone de texte pour le sélectionner à des fins de manipulation.

Nous n’apporterons aucune modification au formulaire pour le moment. Expérimentons plutôt l’apparence et le comportement du formulaire en mode Formulaire.

4 Basculez en mode formulaire. Déplacez ensuite le pointeur de la souris sur le formulaire et cliquez sur l’étiquette Ville.

5 Dans la barre de navigation des enregistrements en bas du formulaire, cliquez sur le bouton Enregistrement suivant pour afficher le deuxième enregistrement du tableau.

6 Utilisez la barre de navigation des enregistrements pour afficher quelques enregistrements supplémentaires.

CONSEIL Vous pouvez facilement comparer les informations affichées dans le formulaire à celles du tableau en cliquant alternativement sur l’onglet du tableau Clients et sur l’onglet du formulaire Clients pour basculer entre leurs pages.

Utilisons maintenant le formulaire pour entrer quelques nouveaux enregistrements dans le tableau.

7 À l’extrémité droite de la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement (vide) pour afficher un formulaire Clients vierge.

La barre de navigation des enregistrements indique que ce sera l’enregistrement numéro 109.

 

8 Cliquez sur l’étiquette ID Client  pour positionner le curseur dans la zone de texte à droite.

9 Entrez ASHCH, en remarquant que l’icône qui indique qu’un enregistrement reçoit des données (deux points et un crayon) apparaît en haut de la barre à gauche. Appuyez ensuite sur la touche Tab, qui déplace le curseur vers la zone de texte suivante.

10 Entrez les informations suivantes, en appuyant sur Tab après chaque entrée, sauf la dernière pour passer à la zone de texte suivante.

Prénom

Nom de famille

Adresse

Ville

Région

Code postal

De campagne

Numéro de téléphone

Chris

Ashton

89 Chemin Cedar

Redmond

Washington

88052

Etats-Unis

(425) 555-0191

11  Lorsque vous avez terminé d’entrer le numéro de téléphone (la dernière valeur de champ de l’enregistrement), appuyez sur la touche Entrée pour terminer l’enregistrement et afficher un autre formulaire vierge. Notez que la barre de navigation des enregistrements indique que ce sera le numéro d’enregistrement 110 dans le tableau.

N ° de client

Prénom

Nom de famille

Adresse

Ville

Région

Code postal

De campagne

Numéro de téléphone

BASSH

Shai

Bassli

407 voie ensoleillée

Kirkland

FRÈRE

88053

Etats-Unis

(425) 555-0187

13 Une fois la saisie du numéro de téléphone terminée, appuyez sur Entrée. Ensuite, dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton Enregistrement précédent pour annuler le nouvel enregistrement et afficher l’enregistrement que vous venez de créer.

Les informations que vous avez saisies pour l’enregistrement numéro 110.

Vérifions que les deux enregistrements que vous avez saisis dans le formulaire apparaissent également dans le tableau.

14 Cliquez sur l’onglet de table Clients, et dans la barre de navigation des enregistrements, cliquez sur le bouton Dernier enregistrement. Notez que les deux enregistrements que vous avez saisis dans le formulaire n’apparaissent pas au bas du tableau et que la barre du navigateur d’enregistrements indique qu’il n’y a que 108 enregistrements dans le tableau.

15 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Actualiser tout pour synchroniser la table et l’entrée des données du formulaire.

Les deux nouveaux enregistrements ont été ajoutés à la table Clients et apparaissent par ordre alphabétique en fonction de leurs valeurs de champ ID Client.

16 Fermez la table Clients.

17 Dans la barre d’outils d’accès rapide, cliquez sur le bouton Enregistrer. Ensuite, dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur OK pour accepter les clients comme nom de formulaire et ajouter le formulaire au groupe Formulaires dans le volet de navigation.

 

 

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