Comment démarrer et sauvegarder des présentations dans PowerPoint

Pour travailler efficacement avec PowerPoint , vous devez connaître la meilleure façon de démarrer une présentation. L’écran affiché au démarrage du programme propose les options suivantes pour démarrer une nouvelle présentation:

■ Présentation vierge Si vous connaissez votre contenu et votre conception et que vous souhaitez créer la présentation à partir de zéro, vous pouvez commencer par une présentation basée sur le modèle de présentation vierge. Lorsque vous aurez fini de lire ce livre et de travailler sur ses exercices, vous serez en mesure de créer en toute confiance vos propres présentations puissantes. En attendant, vous voudrez probablement utiliser les autres options disponibles sur l’écran de démarrage.

■ Modèle de conception La création de présentations attrayantes à partir de zéro prend du temps et nécessite un peu de compétences et de connaissances sur PowerPoint. Vous pouvez gagner du temps en basant votre présentation sur l’un des nombreux modèles de conception fournis avec PowerPoint. Un modèle de conception est une présentation vierge avec un thème, et parfois des graphiques, déjà appliqués. Certains modèles ne fournissent qu’une diapositive de titre et vous laissent le soin d’ajouter les autres diapositives dont vous avez besoin; d’autres modèles fournissent un exemple de chacune des dispositions de diapositives disponibles.

■ Modèle de contenu À partir de l’écran de démarrage de PowerPoint, vous pouvez prévisualiser et télécharger des modèles de présentation disponibles sur le site Web Office. Ces modèles fournissent non seulement la conception, mais également des suggestions de contenu qui conviennent à différents types de présentations, telles que des rapports ou des lancements de produits. Après avoir téléchargé le modèle, vous personnalisez simplement le contenu fourni dans le modèle pour répondre à vos besoins.

CONSEIL Si vous travaillez déjà dans PowerPoint, vous pouvez démarrer une nouvelle présentation en affichant le mode Backstage, en cliquant sur Nouveau, puis en choisissant la présentation souhaitée.

Pour démarrer une nouvelle présentation avec la conception affichée sur une miniature de modèle, double-cliquez sur la miniature. Vous pouvez également cliquer sur la vignette, puis sélectionner une variante de couleur du dessin. Quoi qu’il en soit, vous n’ouvrez pas le modèle; à la place, vous créez un nouveau fichier contenant tout le contenu et la mise en forme du modèle. Et de toute façon, le fichier n’existe que dans la mémoire de votre ordinateur jusqu’à ce que vous le sauvegardiez.

Vous enregistrez une présentation la première fois en cliquant sur le bouton Enregistrer dans la barre d’outils d’accès rapide ou en affichant la vue Backstage, puis en cliquant sur Enregistrer sous. Les deux actions ouvrent la page Enregistrer sous, dans laquelle vous pouvez sélectionner un emplacement de stockage.

À partir de la page Enregistrer sous de la vue Backstage, vous pouvez choisir un emplacement de stockage dans lequel enregistrer votre présentation

CONSEIL De nombreux pays ont des lois qui exigent que certains types de contenu numérique soient accessibles aux personnes souffrant de divers handicaps. Si votre présentation doit être compatible avec les technologies d’assistance, vous devez connaître le (s) format (s) de fichier final de votre présentation avant de la créer et de commencer à ajouter du contenu. Certains types de contenu sont visibles dans un fichier PowerPoint en mode Normal, mais pas dans d’autres formats de fichier accessibles tels que les PDF balisés. Avant de baser une présentation sur un modèle que vous n’avez pas utilisé auparavant, testez-la pour l’accessibilité.

Vous pouvez enregistrer la présentation dans un dossier sur votre ordinateur ou, si vous disposez d’une connexion Internet, dans un dossier sur votre Microsoft SkyDrive. Si votre entreprise exécute Microsoft SharePoint, vous pouvez ajouter votre SharePoint SkyDrive ou un autre emplacement SharePoint afin qu’il soit disponible dans le volet Lieux de la page Enregistrer sous, comme n’importe quel autre dossier.

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur SkyDrive, reportez-vous à la barre latérale «Enregistrement de fichiers sur SkyDrive» plus loin dans ce chapitre.

Lorsque Ordinateur est sélectionné comme emplacement d’enregistrement, cliquez sur Parcourir dans le volet droit pour afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans laquelle vous attribuez un nom au fichier.

Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous pouvez utiliser les techniques Windows standard dans la barre d’adresses ou dans le volet de navigation pour accéder au dossier souhaité.

CONSEIL Si vous souhaitez créer un nouveau dossier dans lequel stocker le fichier, cliquez sur le bouton Nouveau dossier dans la barre d’outils de la boîte de dialogue.

Après avoir enregistré une présentation pour la première fois, vous pouvez enregistrer les modifications simplement en cliquant sur le bouton Enregistrer dans la barre d’outils d’accès rapide. La nouvelle version de la présentation écrase alors la version précédente.

Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer une présentation existante. Si vous n’avez pas encore enregistré la présentation, appuyez sur Ctrl + S pour afficher la page Enregistrer sous de la vue Backstage.

Pour une liste complète des raccourcis clavier, reportez-vous à la section «Raccourcis clavier» à la fin de ce livre.

Si vous souhaitez conserver à la fois la nouvelle version et la version précédente, affichez la page Enregistrer sous, puis enregistrez une nouvelle version avec un nom différent au même emplacement ou avec le même nom dans un emplacement différent. (Vous ne pouvez pas avoir deux fichiers portant le même nom dans le même dossier.)

CONSEIL Par défaut, PowerPoint enregistre périodiquement la présentation sur laquelle vous travaillez. Pour régler l’intervalle de temps entre les enregistrements, affichez la vue Backstage et cliquez sur Options. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options PowerPoint, cliquez sur Enregistrer, puis spécifiez la période de temps dans la zone à droite de Enregistrer les informations de récupération automatique.

Dans cet exercice, vous allez démarrer et enregistrer quelques présentations basées sur des modèles.

CONFIGURATION Vous n’avez besoin d’aucun fichier pratique pour effectuer cet exercice. Démarrez PowerPoint, puis à partir de l’écran de démarrage, suivez les étapes.

1 Appuyez sur la touche Echap pour démarrer une nouvelle présentation basée sur le modèle de présentation vierge.

CONSEIL Par défaut, les diapositives des présentations que vous créez basées sur le modèle de présentation vierge et les modèles de conception fournis avec PowerPoint sont définis sur la taille de l’écran large. Avant de commencer à ajouter du contenu à une nouvelle présentation, vous devez réfléchir à la manière dont la présentation sera affichée. 

Commençons maintenant une présentation basée sur un modèle de conception.

2 Affichez la vue Backstage, puis cliquez sur Nouveau.

3 Sur la page Nouveau, faites défiler le volet pour afficher les conceptions de présentation prêtes à l’emploi fournies avec PowerPoint.

4 Cliquez sur la vignette Intégral pour ouvrir une zone de prévisualisation qui affiche la diapositive de titre de la conception intégrale avec quatre combinaisons de couleurs et arrière-plans graphiques alternatifs.

Vous pouvez pré visualiser les mises en page des diapositives qui font partie du modèle dans chacune des variantes disponibles.

5 Dans la zone d’aperçu, cliquez plusieurs fois sur la flèche droite Plus d’images pour afficher les autres dispositions de diapositives de ce modèle.

6 À droite de la zone d’aperçu, cliquez plusieurs fois sur le bouton fléché pour afficher un aperçu des autres modèles de conception fournis avec PowerPoint. Ensuite, lorsque vous avez terminé l’exploration, cliquez sur le bouton Fermer dans le coin supérieur droit de la zone d’aperçu.

Sur la nouvelle page, cliquez sur la zone de recherche en haut du volet, entrez monde et cliquez sur le bouton Démarrer la recherche. Faites ensuite défiler les résultats et double-cliquez sur la vignette de la série Cartes du monde, modèle de présentation du monde.

8 Dans la barre d’outils d’accès rapide, cliquez sur le bouton Enregistrer pour afficher la page Enregistrer sous de la vue Backstage.

9 Cliquez sur Ordinateur, puis dans le volet droit, cliquez sur Parcourir pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous.

CONSEIL La boîte de dialogue affiche le contenu du dossier dans lequel vous avez enregistré ou ouvert un fichier pour la dernière fois à partir du programme. Si le volet de navigation et la barre d’outils ne sont pas affichés, cliquez sur Parcourir les dossiers dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue.

10 Utilisez les techniques Windows standard pour accéder au dossier des fichiers d’exercices pratiques de Chapter02.

11 Dans la zone Nom de fichier, entrez Ma présentation, puis cliquez sur Enregistrer pour stocker le fichier dans le dossier des fichiers d’exercices pratiques de Chapter02.

12 CONSEIL Les programmes qui s’exécutent sous Windows utilisent des extensions de nom de fichier pour identifier différents types de fichiers. Par exemple, l’extension .pptx identifie les présentations PowerPoint 2013, 2010 et 2007. Les programmes Windows n’affichent pas ces extensions par défaut et vous ne devez pas les saisir dans la zone Nom de fichier. Lorsque vous enregistrez un fichier, PowerPoint ajoute automatiquement toute extension associée au type de fichier sélectionné dans la zone Type de fichier.

Commençons ensuite une présentation basée sur un modèle de contenu.

Sur la nouvelle page de la vue Backstage, sous la zone de recherche, cliquez sur entreprise pour afficher les miniatures de tous les modèles de présentation commerciale prêts à l’emploi disponibles sur le site Web Office. Dans le volet Catégorie à droite, notez la liste des catégories, avec le nombre de modèles disponibles dans chacune.

À partir de la page Nouveau, vous pouvez choisir un modèle dans une catégorie spécifique. Le modèle sélectionné est indiqué par un fond rose.

DEPANNAGE Ne vous inquiétez pas si votre liste de modèles de présentation est différente de la nôtre. De nouveaux modèles sont continuellement ajoutés. En fait, il vaut la peine de consulter fréquemment le site Web de l’Office, juste pour découvrir les nouveautés.

13 Faites défiler le volet central pour remarquer la grande variété de modèles disponibles.

14 Faites défiler le volet Catégorie et cliquez sur Projet pour afficher uniquement les modèles liés au projet. Entrez ensuite l’état du projet dans la zone de recherche, puis cliquez sur le bouton Lancer la recherche.

15 Dans le volet central, cliquez sur la miniature de présentation du rapport d’état du projet. Ensuite, lorsque la zone d’aperçu apparaît, cliquez plusieurs fois sur la flèche vers la droite Plus d’images pour pré visualiser chaque diapositive du modèle.

16 Cliquez sur Créer pour démarrer une nouvelle présentation basée sur le modèle sélectionné.

Vous pouvez utiliser les suggestions de la nouvelle présentation du rapport d’état pour développer le contenu de la présentation.

17 Dans le volet Miniatures, cliquez sur la miniature de la diapositive 2. Continuez ensuite à cliquer sur les vignettes pour afficher tour à tour chaque diapositive de la présentation.

Les diapositives contiennent des instructions génériques sur le type d’informations que vous souhaiterez peut-être inclure dans une présentation pour un rapport d’état de projet. Vous pouvez remplacer ces instructions par votre propre texte. Pour l’instant, sauvegardons simplement la nouvelle présentation.

18 Affichez la page Enregistrer sous, et avec Ordinateur sélectionné, cliquez  la liste Dossiers récents pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous avec ce dossier affiché.

19 Dans la barre d’outils de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Nouveau dossier pour créer un dossier nommé Nouveau dossier, avec le nom sélectionné pour l’édition.

20 Entrez Mes rapports, appuyez sur Entrée, puis double-cliquez sur le nouveau dossier Mes rapports pour en faire le dossier actuel.

21 Dans la zone Nom de fichier, cliquez sur l’entrée existante, entrez Ma présentation, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous avez maintenant enregistré deux présentations avec le même nom, mais dans des dossiers différents. NETTOYER Fermez la présentation Ma présentation.

 

Compatibilité avec les versions antérieures

Les programmes Microsoft Office utilisent des formats de fichiers basés sur XML. Par défaut, les fichiers PowerPoint  sont enregistrés au format .pptx.

Vous pouvez ouvrir un fichier .ppt créé avec une version antérieure de PowerPoint dans PowerPoint 2013, mais les nouvelles fonctionnalités de PowerPoint ne sont pas disponibles. Le nom de la présentation apparaît dans la barre de titre avec [Mode de compatibilité] à sa droite. Vous pouvez travailler dans ce mode ou convertir la présentation au format actuel en cliquant sur le bouton Convertir sur la page d’informations de la vue Backstage ou en enregistrant la présentation sous un autre fichier au format de présentation PowerPoint.

Si vous travaillez avec des personnes qui utilisent une version de PowerPoint antérieure à 2007, vous pouvez enregistrer vos présentations dans un format qu’elles pourront utiliser en modifiant le paramètre Enregistrer sous le type dans la boîte de dialogue Enregistrer sous en Présentation PowerPoint 97-2003 .

 

Enregistrement de fichiers sur SkyDrive

Que vous travailliez dans un environnement d’entreprise ou à domicile, vous avez la possibilité d’enregistrer des fichiers sur Microsoft SkyDrive. L’emplacement SkyDrive dans lequel vous enregistrez peut faire partie de l’environnement Microsoft SharePoint de votre entreprise, ou il peut s’agir d’un emplacement de stockage cloud associé à votre compte Microsoft. L’enregistrement d’un fichier dans l’un ou l’autre type d’emplacement SkyDrive offre la possibilité de partager le fichier avec d’autres personnes.

Pour enregistrer une présentation sur SkyDrive, affichez la page Enregistrer sous de la vue Backstage, cliquez sur votre SkyDrive, puis spécifiez le dossier SkyDrive dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. Si votre SkyDrive n’apparaît pas déjà dans la liste des emplacements, cliquez sur Ajouter un lieu, cliquez sur SkyDrive, puis entrez les informations d’identification associées au SkyDrive auquel vous souhaitez accéder.

Lorsque vous enregistrez une présentation PowerPoint sur SkyDrive, vous et les autres personnes avec lesquelles vous partagez la présentation pouvez travailler dessus en utilisant une installation locale de PowerPoint ou en utilisant PowerPoint Web App, qui est disponible dans l’environnement SkyDrive.

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur PowerPoint Web App, consultez le chapitre 1, «Explorer Microsoft PowerPoint 2013».

Microsoft fournit 7 gigaoctets (Go) de stockage SkyDrive gratuit aux titulaires de comptes Microsoft. Si vous avez déjà un compte Microsoft, vous pouvez accéder à votre SkyDrive directement depuis n’importe quel programme Office, ou depuis skydrive.live.com. Si vous n’avez pas encore de compte Microsoft, vous pouvez configurer n’importe quel compte de messagerie existant en tant que compte Microsoft sur signup.live.com. (Si vous ne disposez pas encore d’un compte de messagerie que vous souhaitez configurer à cet effet, vous pouvez également y créer un nouveau compte.)

SkyDrive Pro est disponible dans le cadre d’un environnement SharePoint 2013, et votre stockage y sera géré par votre entreprise ou votre fournisseur SharePoint.

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