Explorer les rapports dans Microsoft Access

Vous pouvez afficher les informations enregistrées dans vos tableaux dans des rapports joliment formatés et facilement accessibles, que ce soit sur votre écran d’ordinateur ou sur papier. Un rapport peut inclure des éléments d’information sélectionnés à partir de plusieurs tables et requêtes, des valeurs calculées à partir des informations de la base de données et des éléments de mise en forme tels que des en-têtes, des pieds de page, des titres et des en-têtes.

Vous pouvez consulter les rapports dans quatre vues:

■ Vue Rapport Dans cette vue, vous pouvez faire défiler les informations du rapport sans être distrait par les sauts de page qui seront insérés lors de son impression.

■ Aperçu avant impression Dans cette vue, Access affiche votre rapport exactement tel qu’il apparaîtra une fois imprimé.

■ Vue Mise en page Cette vue affiche les données du rapport (similaire à l’aperçu avant impression) mais vous permet de modifier la mise en page.

■ Vue de conception Dans cette vue, vous pouvez manipuler la conception d’un rapport de la même manière que vous manipulez un formulaire.

Dans cet exercice, vous allez pré visualiser un rapport tel qu’il apparaîtra une fois imprimé. Vous examinerez également un autre rapport en mode Création.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données GardenCompany01 avec laquelle vous avez travaillé dans l’exercice précédent pour effectuer cet exercice. Si nécessaire, ouvrez la base de données, puis suivez les étapes

1 Dans le volet de navigation, affichez le groupe Rapports, qui comprend tous les rapports qui ont été créés et enregistrés dans le cadre de cette base de données.

2 Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur Étiquettes client, puis cliquez sur Aperçu avant impression pour ouvrir le rapport Étiquettes client dans une vue qui ressemble beaucoup à l’aperçu avant impression dans d’autres programmes Office.

DÉPANNAGE: Si Access vous informe que certaines données peuvent ne pas s’afficher en raison de la largeur et de l’espacement des colonnes, pour les besoins de cet exercice, cliquez simplement sur OK pour continuer.

Le rapport est trop petit pour être lu facilement dans l’aperçu avant impression, nous allons donc ajuster le pourcentage de zoom.

3 Déplacez le pointeur sur le rapport, où il se transforme en loupe. Ensuite, avec le pointeur sur l’étiquette du milieu en haut du rapport, cliquez sur le bouton de la souris pour changer le pourcentage de zoom à 100%.

Ce rapport imprime les noms et adresses des clients dans un format d’étiquette postale

CONSEIL Cliquez sur le bouton Niveau de zoom dans le coin inférieur droit pour basculer entre les niveaux de zoom actuel et précédent. Vous pouvez également régler le pourcentage de zoom en cliquant sur le bouton Zoom avant ou Zoom arrière (le signe plus ou moins) aux extrémités du curseur Zoom ou en faisant glisser le curseur Zoom. Pour définir un pourcentage de zoom spécifique, cliquez sur la flèche Zoom dans le groupe Zoom de l’onglet Aperçu avant impression, puis cliquez sur le pourcentage souhaité.

Regardons maintenant un autre rapport.

Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le rapport Ventes par catégorie, puis cliquez sur Aperçu avant impression. Ce rapport génère plusieurs pages d’informations en combinant les données de la table Catégories et de la table Produits.

Utilisez n’importe quelle méthode pour agrandir la page à 100%.

Dans la barre de navigation de page dans le coin inférieur gauche de la page, cliquez sur le bouton Dernière page pour aller à la fin du rapport.

Dans ce rapport, chaque catégorie apparaît sur sa propre page avec une liste des produits de cette catégorie et leurs prix.

7 Cliquez plusieurs fois sur le bouton Page précédente pour afficher quelques pages supplémentaires du rapport. Examinons la structure de ce rapport en mode Création.

8 Dans la barre d’outils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton Vue de conception. Notez que dans cette vue, le rapport ressemble à un formulaire.

Vous créez des rapports en utilisant les mêmes techniques que vous utilisez pour créer des formulaires.

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