Vous pouvez localiser des informations spécifiques stockées dans une table, ou dans plusieurs tables, en créant une requête qui spécifie les critères auxquels vous souhaitez faire correspondre. Les requêtes peuvent être assez simples. Par exemple, vous pouvez souhaiter une liste de tous les produits d’une catégorie spécifique qui coûtent moins de 10 $. Ils peuvent également être assez complexes – par exemple, vous pourriez vouloir localiser tous les clients hors de l’État qui ont acheté des gants au cours des trois derniers mois. Pour le premier exemple, vous pourrez peut-être trier et filtrer les données du tableau Produits assez rapidement pour créer une liste. Pour le deuxième exemple, le tri et le filtrage seraient très fastidieux.

Il serait beaucoup plus simple de créer une requête qui extrait tous les enregistrements de la table Clients dont les adresses de facturation ne sont pas dans votre état et dont les ID client correspondent aux enregistrements qui apparaissent dans la table Commandes au cours des trois derniers mois et dont les ID d’article correspondent aux enregistrements classés comme gants dans le tableau Produits.

Vous pouvez créer des requêtes à l’aide d’un Assistant Requête et vous pouvez également les créer à partir de zéro. Le type le plus courant est la requête de sélection, qui extrait les enregistrements correspondants d’une ou de plusieurs tables. Les requêtes qui exécutent des types d’actions spécifiques sont moins courantes.

Le traitement d’une requête, généralement appelé exécution d’une requête ou interrogation de la base de données, affiche une feuille de données contenant uniquement les enregistrements correspondant à vos critères de recherche. Vous pouvez utiliser les résultats de la requête comme base pour une analyse plus approfondie, créer d’autres objets de base de données (tels que des rapports) à partir des résultats ou exporter les résultats dans un autre format, tel qu’une feuille de calcul Excel.

Si vous créez une requête que vous souhaiterez probablement exécuter plusieurs fois, vous pouvez l’enregistrer. Il fait alors partie de la base de données et apparaît dans la liste lorsque vous affichez le groupe Requêtes dans le volet de navigation. Pour exécuter la requête à tout moment, il vous suffit de double-cliquer dessus dans le volet de navigation. Chaque fois que vous exécutez la requête, Access évalue les enregistrements dans la ou les tables spécifiées et affiche en mode Feuille de données le sous-ensemble actuel d’enregistrements qui correspondent aux critères définis dans la requête.

Pour configurer une requête, vous travaillez en mode Création. Le passage à cette vue affiche le Concepteur de requêtes, qui comprend deux composants:

■ Le volet supérieur affiche des boîtes répertoriant les champs des tables avec lesquelles la requête est conçue pour fonctionner. Chaque case représente une table. Dans une requête qui fonctionne avec plus d’une table, les lignes entre les cases indiquent qu’avant la création de la requête, des relations étaient établies entre les tables sur la base de champs communs. Les relations permettent à la requête de tirer des informations des tables.

■ Le volet inférieur affiche la grille de création, dans laquelle les critères de recherche de la requête sont définis. Chaque colonne de la grille fait référence à un champ de l’une des tables du volet supérieur. Chaque ligne définit un aspect différent de la requête.

Ne vous inquiétez pas si tout cela semble un peu compliqué pour le moment. Lorsque vous abordez les requêtes de manière logique, elles commencent rapidement à prendre tout leur sens.

Dans cet exercice, vous explorerez deux requêtes existantes.

CONFIGURATION

Vous avez besoin d’une base de données  avec laquelle vous avez travaillé pour effectuer cet exercice. Si nécessaire, ouvrez la base de données, puis suivez les étapes:

1 Dans le volet de navigation, affichez le groupe Requêtes, qui comprend toutes les requêtes qui ont été enregistrées dans cette base de données.

2 Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête Supprimer les produits abandonnés, puis cliquez sur Propriétés de l’objet pour afficher les propriétés de la requête, y compris une description de son objectif.

L’icône en haut de l’onglet Général indique qu’il s’agit d’une requête de sélection.

3 Dans la boîte de dialogue Propriétés de Supprimer les produits abandonnés, cliquez sur Annuler.

Lançons une requête.

4 Cliquez avec le bouton droit sur la requête Produits par catégorie, puis cliquez sur Ouvrir pour exécuter la requête et afficher ses résultats dans une feuille de données. Si nécessaire, fermez le volet de navigation pour voir tous les résultats.

La barre de navigation des enregistrements indique que 171 enregistrements répondent aux critères de la requête Produits par catégorie.

La table Produit contient 189 enregistrements. Pour découvrir pourquoi 18 des enregistrements manquent dans les résultats de la requête, examinons cette requête en mode Création.

5 Dans la barre d’outils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton Vue de conception pour afficher la requête dans le Concepteur de requêtes.

Vous utilisez le Concepteur de requêtes pour indiquer les tables que vous souhaitez utiliser et les critères auxquels vous souhaitez faire correspondre.

Les deux zones du volet supérieur du Concepteur de requêtes répertorient les champs des tables Catégories et Produits. La ligne entre les cases indique une relation basée sur leur champ CategoryID commun. La grille de création dans le volet inférieur définit une requête qui correspond aux informations des deux tables. Étant donné que <> Oui (différent de Oui) est entré dans la ligne Critères pour le champ Discontinu, cette requête trouve tous les enregistrements qui n’ont pas la valeur Oui dans ce champ (en d’autres termes, tous les enregistrements qui n’ont pas été interrompus) et les affiche par catégorie.

À titre expérimental, apportons une petite modification à la conception de la requête.

6 Dans la ligne Critères du champ Discontinué, remplacez <> par =. Ensuite, sous l’onglet Outil de conception, dans le groupe Résultats, cliquez sur le bouton Exécuter pour rechercher tous les enregistrements qui ont été interrompus.

Les 18 produits abandonnés expliquent la différence entre le nombre d’enregistrements dans la table Produits et le nombre d’enregistrements affichés par la requête d’origine.

CONSEIL Vous pouvez également exécuter une requête en passant en mode Feuille de données.

7 Fermez la requête Produits par catégorie. Lorsqu’un message vous demande si vous souhaitez enregistrer vos modifications dans la requête, cliquez sur Non.