Exporter des informations dans Access

Vous pouvez exporter des objets de base de données Access dans tous les formats de fichier à partir desquels vous pouvez importer des données. Vous pouvez également exporter des informations au format PDF (Portable Document Format) et XML Paper Specification (XPS).

Les formats spécifiques disponibles dépendent de l’objet que vous exportez, comme indiqué dans le tableau suivant.

CONSEIL Pour afficher une liste des formats de fichier d’exportation disponibles pour un objet Access spécifique, cliquez avec le bouton droit sur l’objet dans le volet de navigation, puis pointez sur Exporter.

À l’instar du processus d’importation, le processus d’exportation de la plupart des types de fichiers est orchestré par un assistant facile à suivre à l’aide de ces étapes standard:

1 Dans le volet de navigation, sélectionnez l’objet que vous souhaitez exporter.

2 Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur le bouton du programme ou

type de fichier que vous souhaitez créer, qui démarre l’assistant d’exportation.

3 Sur la première page de l’assistant, selon le format d’exportation, spécifiez un ou tous les

Suivant:

■ L’emplacement et le format du fichier de destination

■ Exporter uniquement des données ou des données avec mise en forme

■ S’il faut ouvrir le fichier une fois le processus d’exportation terminé

■ Exportation ou non des enregistrements sélectionnés

Cliquez sur OK.

Une fois le processus d’exportation terminé, vous revenez à l’assistant d’exportation, qui vous donne la possibilité d’enregistrer les étapes d’exportation afin que vous n’ayez pas à les répéter pour les futurs processus d’exportation similaires. Le processus d’enregistrement des étapes d’exportation est presque identique au processus d’enregistrement des étapes d’importation.

Les étapes d’exportation des objets de la base de données Access au format PDF ou XPS ou en tant que pièces jointes à un e-mail sont légèrement différentes, mais restent assez automatisées. Vous pouvez également utiliser une table ou une requête Access comme source de données pour le processus de publipostage Word ; ce processus n’est pas traité dans cette rubrique, mais si vous êtes familiarisé avec le publipostage dans Word, il est relativement simple.

Dans les sections qui suivent, nous abordons certains des problèmes à garder à l’esprit lors de l’exportation de données vers un type de fichier spécifique.

Exportation vers d’autres bases de données Access

Il est très simple d’exporter un objet unique d’une base de données Access 2013 vers une autre base de données Access  ou vers une base de données dans une version antérieure d’Access. Cependant, vous ne pouvez pas exporter plusieurs objets en une seule opération.

Exportation vers des feuilles de calcul Excel

Vous pouvez exporter une seule table, formulaire, rapport ou requête d’une base de données Access  vers un classeur Excel  ou vers un classeur pouvant être ouvert par des versions antérieures d’Excel.

Lorsque vous exportez une table qui contient une sous-feuille de données ou un formulaire qui contient un sous-formulaire, Access exporte uniquement la feuille de données ou le formulaire principal. Pour exporter une sous-feuille de données ou un sous-formulaire, vous devez effectuer une autre opération d’exportation sur cet objet.

Pour combiner plusieurs objets Access dans un seul classeur Excel, exportez d’abord les objets individuels vers différents classeurs. Ensuite, fusionnez toutes les feuilles de calcul dans Excel.

Exportation vers des documents Word

Si vous devez déplacer une table ou les résultats d’une requête vers un document Word existant, il est souvent plus simple de simplement copier et coller les enregistrements de la feuille de données. Mais si vous souhaitez travailler avec le contenu d’un rapport dans Word, vous devez exporter le rapport.

Lorsque vous exportez des informations d’Access  vers Word, Access crée un document RTF (Rich Text Format), qui peut être ouvert par Word et plusieurs autres applications.

Exportation vers des fichiers texte

Les fichiers texte sont le format de fichier du plus petit dénominateur commun. La plupart des applications peuvent ouvrir, afficher et enregistrer des informations au format texte. L’inconvénient des fichiers texte est qu’ils ne contiennent aucune information de mise en forme, de sorte qu’ils semblent toujours clairs dans toutes les applications.

Selon le type de contenu que vous essayez d’exporter à partir d’une base de données, vous pouvez avoir la possibilité d’exporter la mise en page avec les données. Si vous sélectionnez cette option, le texte non mat sera organisé dans le fichier texte comme dans l’objet Access. Si vous ne choisissez pas cette option, les informations seront enregistrées dans des lignes délimitées ou de longueur fixe.

Exportation vers des fichiers .pdf et .xps

Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent afficher un objet de base de données sans le modifier, enregistrez l’objet au format PDF (Portable Document Format) ou au format XML Paper Specification (XPS). Les formats PDF et XPS sont tous deux conçus pour fournir des objets sous forme de représentations électroniques de leur apparence lorsqu’ils sont imprimés. Les données des fichiers .pdf et .xps sont essentiellement statiques et le contenu ne peut pas être facilement édité, ces formats sont donc idéaux pour les objets qui feront partie de documents juridiques. Les deux types de fichiers peuvent facilement être envoyés par e-mail à de nombreux destinataires et peuvent être mis à disposition sur une page Web pour téléchargement par quiconque le souhaite. Toutefois, les fichiers .xps ne peuvent pas être ouverts, affichés ou modifiés dans les programmes Office 

Lorsque vous indiquez que vous souhaitez exporter un objet de base de données au format PDF ou XPS en cliquant sur le bouton PDF ou XPS dans le groupe Exporter de l’onglet Données externes, la boîte de dialogue Publier au format PDF ou XPS s’ouvre afin que vous puissiez sélectionner le l’emplacement et le format de destination, attribuez un nom et optimisez la taille du fichier pour votre méthode de distribution prévue. Cliquez sur Options pour afficher une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez spécifier les enregistrements ou les pages à inclure dans la version PDF ou XPS de l’objet et s’il faut inclure ou exclure les balises de structure d’accessibilité. Lorsque vous cliquez sur Publier, l’objet est enregistré avec vos spécifications et l’assistant d’exportation vous donne l’opportunité pour enregistrer les étapes d’exportation.

CONSEIL Une autre façon de créer un fichier .pdf ou .xps consiste à afficher la page Enregistrer sous de la vue Backstage et dans le volet Types de fichiers, cliquez sur Enregistrer l’objet sous pour afficher les formats disponibles dans le volet droit. Cliquez sur PDF ou XPS puis sur le bouton Enregistrer sous pour afficher la boîte de dialogue Publier au format PDF ou XPS, dans laquelle vous pouvez enregistrer le fichier de la manière habituelle.

Exportation vers des listes SharePoint

Si vous êtes autorisé à créer du contenu sur un site SharePoint, vous pouvez exporter une table ou un objet de base de données de requête vers le site en tant que liste SharePoint. Le contenu de la liste est statique et ne reflétera pas les modifications apportées à la table source ou à la requête après l’opération d’exportation. Vous ne pouvez pas écraser ou ajouter des données à une liste existante.

CONSEIL Vous ne pouvez exporter qu’un seul objet à la fois vers une liste SharePoint. Cependant, lorsque Access exporte une table, il exporte également toutes les tables associées.

Exportation vers des fichiers .html

De nombreuses organisations qui stockent la comptabilité, la fabrication, le marketing, les ventes et d’autres informations sur leurs ordinateurs ont découvert les avantages de partager ces informations au sein de l’entreprise ou avec le reste du monde via un site Web. Avec Access, vous pouvez exporter des tables, des requêtes, des formulaires et des rapports sous forme de fichiers .html prêts pour le Web. Vous pouvez ensuite afficher les objets dans un navigateur Web, tel que Windows Internet Explorer.

Lorsque vous exportez une table, une requête ou un formulaire, Access le convertit en table HTML. Lorsque vous exportez un rapport, Access le convertit en une série de fichiers .html liés (un pour chaque page du rapport).

CONSEIL Pour afficher les balises HTML qui définissent la structure du fichier, vous pouvez soit afficher le fichier dans un navigateur Web, soit l’ouvrir dans un éditeur de texte.

Exportation vers des fichiers .xml

Vous pouvez exporter des tables, des requêtes, des formulaires et des rapports à partir d’Access dans un format XML qui

être utilisé par d’autres applications. Pour exporter vers un fichier .xml:

1 Dans le groupe Exporter de l’onglet Données externes, cliquez sur le bouton Fichier XML pour démarrer l’assistant d’exportation, dans lequel vous spécifiez l’emplacement de destination et attribuez un nom.

2 Cliquez sur OK pour ouvrir la boîte de dialogue Exporter XML, dans laquelle vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes:

■ Cochez la case Données (XML) pour exporter les données.

■ Cochez la case Schéma des données (XSD) pour créer un schéma .xsd distinct

qui contient la structure des données XML.

■ Cochez la case Présentation de vos données (XSL) pour exporter une feuille de style .xls qui décrit comment afficher les données XML.

CONSEIL Pour exporter une table en tant que fichier combiné de données / schéma, dans la boîte de dialogue Exporter XML, cliquez sur Plus d’options, sur l’onglet Schéma, sur Incorporer le schéma dans le document de données XML exporté, puis sur OK.

3 Cliquez sur OK pour enregistrer l’objet avec vos spécifications. L’assistant d’exportation vous donne alors la possibilité d’enregistrer les étapes d’exportation.

Vous pouvez afficher le fichier .xml balisé dans Internet Explorer et le fichier .xsd dans n’importe quel éditeur de texte.

Dans cet exercice, vous allez exporter une table Access vers une autre base de données Access et vers un classeur Excel. Ensuite, vous exporterez le tableau sous forme de fichier texte formaté et non formaté.

CONFIGURATION

Créez une base de données de bureau vide nommée Exportée dans le dossier de fichiers d’exercices et fermez la table ouverte. Ensuite, si nécessaire, ouvrez la base de données GardenCompanylO et suivez les étapes.

1 Dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, cliquez sur Fournisseurs.

CONSEIL Lorsque vous exportez une table entière, il n’est pas nécessaire de l’ouvrir au préalable.

2 Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur le bouton Accéder pour démarrer l’assistant Exporter – Accéder à la base de données.

3 Sur la première page de l’assistant, cliquez sur Parcourir.

4 Dans la boîte de dialogue Enregistrer le fichier, accédez au dossier du fichier d’exercices ChapterlO, cliquez sur Exporté, puis cliquez sur Enregistrer.

5 Dans l’assistant Exporter – Accéder à la base de données, cliquez sur OK, ce qui ouvre la fenêtre d’exportation boite de dialogue.

Vous pouvez exporter la structure et les données de la table ou uniquement la structure.

6 Avec les fournisseurs affichés dans la zone Exporter les fournisseurs vers et la définition et les données

sélectionné dans la zone Export Tables, cliquez sur OK pour exporter le tableau sélectionné.

7 Sur la page Enregistrer les étapes d’exportation, cliquez sur Fermer.

Vérifions que l’exportation a réussi.

8 Affichez la base de données exportée dans une instance distincte d’Access.

CONSEIL Vous ne pouvez ouvrir qu’une seule base de données à la fois dans une seule instance d’Access. Si vous ouvrez une deuxième base de données sans d’abord fermer celle dans laquelle vous travaillez, Access vous invite à enregistrer les modifications récentes, puis ferme la première base de données avant d’ouvrir la seconde. Pour ouvrir deux bases de données en même temps, démarrez une deuxième instance d’Access à partir de l’écran de démarrage (Windows 8) ou du menu Démarrer (Windows 7), puis ouvrez la deuxième base de données à partir de la vue Backstage. Vous pouvez également double-cliquer sur le fichier de base de données dans l’Explorateur de fichiers (Windows 8) ou l’Explorateur Windows (Windows 7).

9 Dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, double-cliquez sur Fournisseurs, vérifiez que la table a été correctement exportée, puis fermez la base de données exportée. Supposons maintenant que nous devions fournir les informations du tableau Fournisseurs à une personne qui n’a pas installé Access sur son ordinateur. Exportons le même tableau en tant que classeur Excel.

10 Dans la base de données GardenCompany10, ouvrez la table Fournisseurs en mode Feuille de données.

Puis sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur le bouton Excel pour démarrer l’assistant d’exportation – Feuille de calcul Excel.

11 Sur la première page de l’assistant, cliquez sur le bouton Parcourir. Vérifiez ensuite que le dossier des fichiers d’exercices pratiques  est sélectionné dans la boîte de dialogue Enregistrer le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Par défaut, la feuille de calcul porte le même nom que la table sur laquelle elle est basée et sera enregistrée au format Classeur Excel (* .xlsx).

CONSEIL Vous pouvez modifier le nom et le format dans la boîte de dialogue Enregistrer le fichier, ou vous pouvez modifier le nom et sélectionner un format différent dans l’assistant.

12 Cochez la case Exporter les données avec formatage et mise en page et la case Ouvrir le fichier de destination une fois l’exportation terminée. Cliquez ensuite sur OK, ce qui démarre Excel et ouvre le classeur exporté.

La table Fournisseurs a été exportée vers la feuille Fournisseurs du classeur.

13 Fermez le classeur et Excel, puis sur la page Enregistrer les étapes d’exportation du

Exporter – Assistant de feuille de calcul Excel, cliquez sur Fermer.

CONSEIL Si vous souhaitez rendre les données d’un tableau disponibles dans Outlook, vous pouvez exporter le tableau en tant que pièce jointe à un e-mail en cliquant sur le bouton E-mail dans le groupe Exporter.

Exportons maintenant les données d’Access vers un fichier texte.

14 La table Fournisseurs étant ouverte en mode Feuille de données, sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur le bouton Fichier texte pour démarrer l’assistant Exporter – Fichier texte.

15 Le chemin d’accès au dossier de fichiers  étant affiché dans la zone Nom de fichier, changez le nom de fichier par défaut de Fournisseurs .txt en Suppliers_fixed.txt.

16 Cochez les cases Exporter les données avec formatage et mise en page et Ouvrir le fichier de destination une fois l’opération d’exportation terminée. Cliquez ensuite sur OK, ce qui ouvre la boîte de dialogue Encoder “Fournisseurs” en tant que.

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez sélectionner les options de format d’encodage souhaitées.

17 Avec Windows (par défaut) sélectionné, cliquez sur OK pour démarrer votre éditeur de texte par défaut et ouvrir le fichier texte exporté.

Dans le Bloc-notes, les lignes et les colonnes du tableau sont séparées par des tirets et des barres verticales.

18 Fermez le fichier texte, puis fermez l’assistant sans enregistrer les étapes d’exportation.

19 Répétez les étapes 14 à 18 pour exporter à nouveau la table, mais cette fois changez le nom en Suppliers_delim .txt et ne cochez pas les cases Exporter les données avec mise en forme et mise en page et Ouvrir le fichier de destination une fois l’opération d’exportation terminée.

Étant donné que vous n’avez pas sélectionné l’option de mise en forme et de mise en page sur la première page de l’assistant, vous pouvez affiner les résultats de l’exportation.

CONSEIL Vous pouvez expérimenter différentes options de l’assistant, en vous déplaçant jusqu’à la dernière page, puis en effectuant une sauvegarde pour essayer une approche différente. À tout moment, vous pouvez cliquer sur Terminer pour accepter les paramètres par défaut de toutes les options restantes de l’assistant.

20 Basculez entre les options Délimité et Largeur fixe, en notant la différence dans les données dans la zone Format d’exportation de l’échantillon.

Dans le Bloc-notes, les champs du tableau sont séparés par des virgules.

  NETTOYER Fermez le fichier texte et le tableau Fournisseurs. Gardez la base de données GardenCompany10 ouverte pour une utilisation dans le dernier exercice.

 

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