Comment faire l’aperçu et impression de présentations dans PowerPoint

Même si vous prévoyez de livrer votre présentation par voie électronique, vous souhaiterez peut-être imprimer les diapositives pour les vérifier pour les erreurs typographiques et les incohérences stylistiques. Avant d’imprimer, vous pouvez prévisualiser l’apparence des diapositives sur papier. Vous effectuez ce type d’aperçu sur la page d’impression du mode Backstage, où les diapositives de la présentation apparaissent dans le volet droit.

Vous pouvez modifier vos paramètres d’impression à partir de la page Imprimer de la vue Backstage.

Pour vous déplacer parmi les diapositives, cliquez sur le bouton Page suivante ou Page précédente dans le coin inférieur gauche du volet droit. Pour effectuer un zoom avant sur une partie d’une diapositive, cliquez sur le bouton Zoom avant sur le curseur de zoom dans le coin inférieur droit. Cliquez sur le bouton Zoom sur la page pour adapter la diapositive au volet.

Si vous imprimez une présentation couleur sur une imprimante monochrome, vous pouvez prévisualiser en niveaux de gris ou en noir et blanc pour vérifier que le texte est lisible sur l’arrière-plan.

ASTUCE En mode Normal, vous pouvez prévisualiser l’apparence de vos diapositives lorsqu’elles seront imprimées sur une imprimante monochrome ¬ en cliquant sur le bouton Niveaux de gris ou sur le bouton Noir et blanc dans le groupe Couleur / Niveaux de gris de l’onglet Affichage.

Lorsque vous êtes prêt à imprimer, vous n’avez pas à quitter la vue Backstage. Vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Imprimer pour imprimer une copie de chaque diapositive sur l’imprimante par défaut.

Si les paramètres par défaut ne sont pas ceux que vous souhaitez, vous pouvez apporter les modifications suivantes sur la page d’impression:

■ Nombre de copies Cliquez sur les flèches pour ajuster le paramètre Copies.

■ Quelle imprimante Si vous disposez de plusieurs imprimantes, spécifiez l’imprimante que vous souhaitez utiliser et définissez ses propriétés (telles que la source de papier et la compression d’image).

■ Quelles diapositives imprimer Vous pouvez imprimer toutes les diapositives, les diapositives sélectionnées ou la diapositive actuelle. Pour imprimer uniquement des diapositives spécifiques, cliquez sur la case Diapositives, puis entrez les numéros et plages de diapositives séparés par des virgules (sans espaces). Par exemple, entrez 1,5,10-12 pour imprimer les diapositives 1, 5, 10, 11 et 12.

■ Éléments à imprimer Dans la galerie Mise en page, indiquez si vous souhaitez imprimer des diapositives (une par page), des pages de notes (une demi-diapositive par page avec un espace pour les notes) ou un plan. Vous pouvez également imprimer des documents, en spécifiant le nombre de diapositives imprimées sur chaque page (1, 2, 3, 4, 6 ou 9) et leur ordre.

Vous pouvez sélectionner les éléments à imprimer dans la galerie de mise en page.

Encadrement des diapositives Cliquez sur cette option en bas du menu Mise en page pour placer un cadre autour des diapositives sur la page imprimée.

■ Mise à l’échelle des diapositives Si vous n’avez pas défini la taille des diapositives pour qu’elle corresponde à la taille du papier de l’imprimante, cliquez sur Mettre à l’échelle du papier pour que PowerPoint réduise ou augmente automatiquement la taille des diapositives en fonction du papier lorsque vous impression.

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur la définition de la taille des diapositives, reportez-vous à la section «Configuration des présentations pour la livraison» plus haut dans ce chapitre.

■ Qualité d’impression Cliquez sur cette option si vous voulez une sortie imprimée de la plus haute qualité.

■ Imprimer les commentaires et les annotations manuscrites Cliquez sur cette option si des notes électroniques ou manuscrites sont jointes à la présentation et que vous souhaitez les revoir avec les diapositives.

■ Assembler plusieurs copies Si vous imprimez plusieurs copies d’une présentation, spécifiez si les copies complètes doivent être imprimées une par une.

■ Plage de couleurs Spécifiez si la présentation doit être imprimée en couleur (couleur sur une imprimante couleur et niveaux de gris sur une imprimante monochrome), en niveaux de gris (sur une imprimante couleur ou monochrome) ou en noir et blanc pur (pas de gris sur une couleur ou une imprimante monochrome).

■ Modifier l’en-tête ou le pied de page Cliquez sur le lien Modifier l’en-tête et le pied de page pour ouvrir la boîte de dialogue En-tête et pied de page.

VOIR AUSSI Pour plus d’informations sur l’ajout de pieds de page aux diapositives, reportez-vous à la section «Configuration des présentations pour la livraison» plus haut dans ce chapitre.

Dans cet exercice, vous allez prévisualiser une présentation en niveaux de gris, sélectionner une imprimante et imprimer une sélection de diapositives.

CONFIGURATION Vous avez besoin d’une présentation. Ouvrez la présentation et suivez les étapes.

1 Affichez la vue Backstage, puis cliquez sur Imprimer. Notez que le côté droit de la page d’impression affiche la première diapositive telle qu’elle s’imprimera avec les paramètres actuels.

2 Dans la zone Paramètres, cliquez sur Couleur, puis sur Niveaux de gris pour afficher la diapositive prévisualisée en noir, blanc et nuances de gris.

3 Cliquez sur le bouton Page suivante pour parcourir les diapositives jusqu’à ce que la diapositive 12 s’affiche.

Agrandissons la diapositive pour faciliter l’examen de la date dans le pied de page.

4 Sur le curseur de zoom, cliquez plusieurs fois sur le bouton Zoom avant, puis utilisez les barres de défilement qui apparaissent pour faire défiler le coin inférieur gauche dans la vue.

Vous pouvez utiliser le curseur de zoom pour effectuer un zoom avant sur des parties d’une diapositive.

5 Cliquez sur le bouton Zoom sur la page pour revenir au pourcentage de zoom d’origine.

Maintenant, ajustons les paramètres d’impression.

6 Dans le volet central, cliquez sur le paramètre de votre imprimante pour afficher une liste de toutes les imprimantes installées sur votre ordinateur. Ensuite, dans la liste, cliquez sur l’imprimante que vous souhaitez utiliser.

CONSEIL Après avoir choisi une imprimante, vous pouvez personnaliser ses paramètres pour cette opération d’impression particulière en cliquant sur Propriétés de l’imprimante pour ouvrir la boîte de dialogue Propriétés. Par exemple, si l’imprimante que vous avez sélectionnée possède des capacités recto verso, vous pouvez spécifier qu’elle doit imprimer les diapositives des deux côtés de la page.

Dans la zone Paramètres, dans la zone Diapositives, entrez 1-3,5, puis appuyez sur Tabulation. Notez que dans le volet droit, PowerPoint affiche un aperçu de la diapositive 1. Sous l’aperçu, l’indicateur de diapositive prend la valeur 1 sur 4 et vous pouvez désormais prévisualiser uniquement les diapositives sélectionnées.

8 Cliquez sur Diapositives pleine page, et dans le menu Mise en page, cliquez sur Diapositives à cadre.

9 En haut du volet, cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer les diapositives 1, 2, 3 et 5 avec des cadres dans des tons de gris sur l’imprimante sélectionnée.

NETTOYER Fermez la présentation , en enregistrant vos modifications si vous  voulez Préparer les notes et les documents du conférencier

Si vous présentez votre présentation devant un public en direct, vous voudrez probablement que les notes du conférencier vous guident. Chaque diapositive d’une présentation PowerPoint a une page de notes correspondante. Lorsque vous créez une diapositive, vous pouvez ouvrir le volet Notes et saisir des notes qui se rapportent au contenu de la diapositive. Si vous souhaitez inclure autre chose que du texte dans vos notes du conférencier, passez en mode Page de notes en cliquant sur le bouton Page de notes dans le groupe Vues de la présentation de l’onglet Affichage et créez les notes à cet endroit. Lorsque vos notes sont terminées, vous pouvez les imprimer pour vous aider à répéter la livraison de la présentation.

CONSEIL En mode Présentateur, vous pouvez afficher vos notes sur un moniteur pendant que vous affichez les diapositives à votre public sur un autre moniteur. Pour plus d’informations sur la vue Présentateur, consultez la barre latérale «Configuration de la vue Présentateur» plus loin dans ce chapitre.

Par courtoisie pour votre public, vous voudrez peut-être fournir des documents montrant les diapositives de la présentation afin que les gens puissent prendre des notes. L’impression de prospectus nécessite quelques décisions, comme celle des neuf mises en page disponibles que vous souhaitez utiliser et si vous souhaitez ajouter des en-têtes et des pieds de page. Sinon, vous n’avez rien de spécial à faire pour créer des documents simples.

CONSEIL La mise en page des pages de notes et des documents PowerPoint est contrôlée par des modèles appelés le maître des notes et le maître du document. En général, vous constaterez que les masques par défaut sont plus que suffisants, mais si vous souhaitez apporter des modifications, vous le pouvez. 

Dans cet exercice, vous allez saisir les notes du conférencier pour certaines diapositives dans le volet Notes. Vous passerez ensuite en mode Page de notes et insérerez un graphique dans une note et un diagramme dans une autre. Enfin, vous imprimerez à la fois les notes du conférencier et les documents.

CONFIGURATION Vous avez besoin d’ une présentation . Ouvrez la présentation, affichez le volet Notes, puis suivez les étapes.

1 La diapositive 1 étant affichée, faites glisser la bordure entre le volet Diapositive et le volet Notes vers le haut pour agrandir le volet Notes.

2 Cliquez n’importe où dans le volet Notes, entrez Bienvenue et introductions, puis appuyez sur la touche Entrée.

3 Sur des lignes distinctes, entrez Logistique et Établir le niveau de connaissance.

4 Affichez la diapositive 2 et, dans le volet Notes, entrez Parlez des principaux concepts.

5 Affichez la diapositive 3 et, dans le volet Notes, entrez Énergies complémentaires. Puis appuyez Entrez deux fois.

Ajoutons maintenant une image à la note.

6 Dans l’onglet Affichage, dans le groupe Vues de la présentation, cliquez sur le bouton Page de notes pour afficher la diapositive 3 en mode Page de notes, où la page de notes entière tient dans la fenêtre.

7 Dans l’onglet Insertion, dans le groupe Images, cliquez sur le bouton Images.

8 Dans la boîte de dialogue Insérer une image, accédez au dossier de fichiers d’exercices de Chapter06 et puis double-cliquez sur le graphique YinYang.

9 Faites glisser l’image vers le bas sous la note que vous avez entrée à l’étape 5, à l’aide du guide intelligent pour aligner l’image avec la diapositive.

Vous pouvez ajouter des images à vos notes de conférencier pour vous rappeler les concepts que vous souhaitez couvrir pendant que la diapositive est affichée.

Pendant que nous sommes en mode Page de notes, ajoutons un diagramme à la note de la diapositive suivante, montrant visuellement les concepts à souligner lors de la présentation.

10 Au bas de la barre de défilement, cliquez sur le bouton Diapositive suivante pour afficher la diapositive 4. Cliquez ensuite sur la bordure autour de l’espace réservé pour le texte pour le sélectionner, puis appuyez sur Supprimer.

11 Dans l’onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur le bouton SmartArt. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt, cliquez sur Hiérarchie, puis dans le volet central, double-cliquez sur la deuxième miniature de la quatrième ligne (liste hiérarchique).

 

Ne vous inquiétez pas de l’emplacement du diagramme tant qu’il n’a pas toutes ses formes et son texte. Complétons cet aspect de ce diagramme hiérarchique maintenant.

12 Ouvrez le volet Texte et avec le curseur dans le premier espace réservé de la hiérarchie, entrez ce qui suit, en appuyant sur la touche Flèche bas ou sur la touche Entrée comme indiqué pour créer deux ensembles de formes, chacun avec une forme principale et quatre formes subordonnées.

Focus (flèche vers le bas)

Santé (flèche vers le bas)

Créativité (Entrée)

Relations (Entrée)

Communauté (flèche vers le bas)

Suivre (flèche vers le bas)

Connaissance (flèche vers le bas)

Carrière (Enter)

Fame (Entrée)

Fortune

CONSEIL Si vous ne pouvez pas lire les notes à ce pourcentage de zoom, vous pouvez cliquer sur le bouton Zoom avant du curseur de zoom dans le coin inférieur droit de la fenêtre.

13 Fermez le volet Texte, puis déplacez et redimensionnez le diagramme pour qu’il tienne dans l’espace sous la diapositive.

14 Utilisez les options de mise en forme disponibles dans le groupe Styles SmartArt de l’onglet Outil de conception pour mettre en forme le diagramme comme vous le souhaitez. (Nous avons utilisé le style d’effet modéré et le remplissage coloré – Accent 3 couleurs.)

15 Passez en mode Normal et notez que le diagramme de la diapositive 4 n’est pas visible dans le volet Notes de cette vue.

16 Affichez la diapositive 3 et notez que le graphique YinYang n’est pas non plus visible dans cette vue.

Vous avez peut-être remarqué qu’en mode Page Notes, les pages affichent des numéros de page mais aucune autre information d’en-tête ou de pied de page. Ajoutons des en-têtes et des pieds de page aux notes.

17 Basculez en mode Page de notes, puis sous l’onglet Insérer, dans le groupe Texte, cliquez sur le bouton En-tête et pied de page pour ouvrir la boîte de dialogue En-tête et pied de page avec la page Notes et documents affichée.

Sur la page Notes et documents, vous pouvez insérer un en-tête et un pied de page qui apparaîtront en haut ou en bas de vos notes de conférencier.

18 Cochez la case Date et heure, puis cliquez sur Fixe.

19 Cochez la case En-tête, puis dans la zone de texte, saisissez Harmony dans votre maison.

20 Cochez la case Pied de page, puis dans la zone de texte, saisissez Wide World Importers.

Cliquez sur Appliquer à tous.

21 Enfin, imprimons des notes de conférencier pour notre propre usage et des documents pour le public.

22 Passez en mode normal et affichez la page d’impression de la vue Backstage. Ensuite, dans la zone Paramètres, cliquez sur Diapositives pleine page et dans la zone Mise en page, cliquez sur Pages de notes.

23 Si vous souhaitez vérifier les notes du conférencier, cliquez sur la case Diapositives, entrez 1-4, puis cliquez sur le bouton Imprimer.

24 Affichez la diapositive 1 et, si nécessaire, affichez à nouveau la page d’impression de la vue Backstage. Dans la zone Paramètres, cliquez sur Pages de notes et dans la zone Documents de la galerie, cliquez sur 3 diapositives.

Lorsque vous imprimez trois diapositives par page, PowerPoint ajoute des lignes pour les notes à droite de chaque image de diapositive.

25 Si vous le souhaitez, modifiez le paramètre Diapositives sur 1 à 3, puis cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer la première page des documents.

NETTOYAGE Fermez la présentation Harmony et enregistrez vos modifications si vous le souhaitez.

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