Aperçu et impression des objets de la base de données

Étant donné qu’Access est une application Windows, il interagit avec votre imprimante via des boîtes de dialogue et des pilotes Windows standard. Cela signifie que toute imprimante que vous pouvez utiliser à partir d’autres programmes peut être utilisée à partir d’Access et que toutes les fonctionnalités spéciales de cette imprimante, telles que l’impression couleur ou l’impression recto verso, sont disponibles dans Access.

Les commandes d’impression des objets de base de données sont disponibles à partir de la page Imprimer de la vue Backstage. À partir de cette page, vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

■ Imprimez l’objet actif en utilisant les paramètres par défaut.

■ Affichez la boîte de dialogue Imprimer, dans laquelle vous pouvez sélectionner l’imprimante que vous souhaitez utiliser, en plus d’ajuster divers autres paramètres appropriés à l’objet actif et à la vue actuelle.

■ Affichez l’objet actif dans l’aperçu avant impression.

Dans cet exercice, vous explorerez les options d’impression d’un tableau et d’un formulaire.

CONFIGURATION

Vous avez besoin d’une base de données avec laquelle vous aller travaillé dans l’exercice. Si nécessaire, ouvrez la base de données, puis suivez les étapes

1 Dans le volet de navigation, affichez le groupe Tous les objets d’accès.

2 Dans le groupe Tables, double-cliquez sur la table Employés pour l’ouvrir en mode Feuille de données.

Access n’imprimera pas les données qui ne sont pas visibles à l’écran, nous allons donc d’abord nous assurer que toutes les colonnes affichent toutes leurs données.

3 Ajustez manuellement les largeurs (ne double-cliquez pas entre les colonnes) de tous les

colonnes afin que toutes les valeurs des champs soient visibles. (Ne vous inquiétez pas d’afficher l’en-tête de colonne complet; concentrez-vous simplement sur les valeurs.)

4 Affichez la vue Backstage et dans le volet gauche, cliquez sur Imprimer.

À partir de la page Imprimer de la vue Backstage, vous pouvez imprimer l’objet de base de données actuel avec les paramètres d’impression par défaut, modifier les paramètres et afficher un aperçu de l’objet.

5 Sur la page d’impression, cliquez sur Aperçu avant impression pour afficher un aperçu de la première page de la table Employés.

Par défaut, la table Employés s’affiche en orientation Portrait.

CONSEIL C’est le seul moyen de pré visualiser une table, une feuille de données des résultats de requête ou un formulaire.

Aucune commande Aperçu avant impression n’est disponible lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur l’un de ces objets et il n’y a pas de bouton Aperçu avant impression dans la barre d’outils Afficher les raccourcis ou dans la liste des boutons Afficher, comme c’est le cas pour les rapports.

6 Dans la barre de navigation de page en bas de la fenêtre, cliquez sur le bouton Page suivante. Cliquez ensuite sur le bouton Première page pour revenir à la page 1.

Avec les paramètres actuels, cette feuille de données s’imprimera sous forme de deux pages courtes orientées verticalement. Ajustez les paramètres.

7 Dans l’onglet Aperçu avant impression, dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Paysage pour basculer vers cette orientation. Cliquez ensuite sur le bouton Page suivante. Notez que la feuille de données occupe toujours deux pages, avec un seul champ sur la deuxième page.

8 Dans le groupe Taille de la page, cliquez sur le bouton Marges, puis sur Réduire.

Les boutons de la barre de navigation de page sont désormais gris, indiquant que la table Employés tient sur une seule page.

CONSEIL Vous pouvez définir des marges personnalisées en cliquant sur le bouton Mise en page dans le groupe Mise en page, puis en ajustant les paramètres Haut, Bas, Gauche et Droite sur la page Options d’impression de la boîte de dialogue Mise en page.

9 Dans le groupe Imprimer, cliquez sur le bouton Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue Imprimer.

Dans la boîte de dialogue Imprimer, vous pouvez sélectionner l’imprimante et définir les options d’impression telles que les pages ou les enregistrements à imprimer et le nombre de copies.

10 Cliquez sur Annuler pour fermer la boîte de dialogue Imprimer, puis dans le groupe Fermer l’aperçu, cliquez sur le bouton Fermer l’aperçu avant impression.

Jetons maintenant un œil à un rapport.

11 Dans le volet de navigation, dans le groupe Rapports, double-cliquez sur Liste alphabétique des produits.

12 Dans la barre d’outils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton Aperçu avant impression pour afficher le rapport des informations telles qu’elles seront imprimées.

13 Dans l’onglet Aperçu avant impression, dans le groupe Zoom, cliquez sur le bouton Deux pages pour afficher les deux premières pages du rapport côte à côte.

Vous pouvez pré visualiser plusieurs pages à la fois.

14 Dans la barre d’outils Afficher les raccourcis, cliquez sur le bouton Affichage du rapport pour revenir à cette vue.

NETTOYER Fermez le rapport Liste alphabétique des produits et la table Employés, en enregistrant vos modifications si vous le souhaitez. Fermez ensuite la base de données .

■ L’interface utilisateur Access fournit un accès intuitif à tous les outils dont vous avez besoin pour créer et gérer une base de données.

■ Une base de données est l’équivalent informatique d’une liste organisée d’informations.

■ Les tables sont les objets de base de données de base. Ils organisent les données en colonnes et en lignes, appelées champs et enregistrements.

■ Dans une base de données relationnelle, les tables peuvent être liées en fonction de champs communs, ce qui permet de récupérer des informations à partir de plusieurs tables à la fois.

■ Le but des autres objets de base de données (formulaires, rapports, requêtes, macros et modules) est d’interagir avec une ou plusieurs tables.

■ Chaque objet de base de données a deux vues ou plus. Par exemple, vous affichez les données dans une table en mode Feuille de données et définissez la manière dont les données sont structurées en mode Création.

■ Si vous souhaitez imprimer un objet de base de données, assurez-vous que les informations dont vous avez besoin sont visibles à l’écran avant d’imprimer.

 

 

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