Le tri des informations dans un tableau les organise de manière logique, mais vous avez toujours la table entière à traiter. Pour localiser uniquement les enregistrements contenant (ou ne contenant pas) d’informations spécifiques, le filtrage est plus efficace que le tri. Par exemple, vous pouvez créer rapidement un filtre pour localiser uniquement les clients résidant à Seattle, uniquement les articles achetés le 13 janvier ou uniquement les commandes qui n’ont pas été expédiées par courrier standard.

Lorsque vous filtrez une table, Access ne supprime pas les enregistrements qui ne correspondent pas au filtre; il les cache simplement. Pour filtrer les informations selon plusieurs critères, vous pouvez appliquer des filtres supplémentaires aux résultats du premier.

Les commandes Filtrer sont disponibles dans le groupe Trier et filtrer de l’onglet Accueil, dans le menu H 4 affiché lorsque vous cliquez sur la flèche à l’extrémité droite d’un nom de champ et dans le menu contextuel affiché lorsque vous cliquez avec le bouton droit n’importe où dans un colonne du champ. Cependant, toutes les commandes de filtrage ne sont pas disponibles dans tous ces emplacements.

CONSEIL Vous pouvez filtrer les enregistrements tout en les affichant dans un formulaire en utilisant les mêmes commandes que vous le faites pour filtrer les enregistrements dans une table.

Dans cet exercice, vous allez filtrer les enregistrements en utilisant un seul critère, puis en utilisant plusieurs critères.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données Si nécessaire, ouvrez la base de données. Suivez ensuite les étapes.

1 Dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, double-cliquez sur Clients pour ouvrir la table Clients en mode Feuille de données.

2 Dans le champ Ville, cliquez sur n’importe quelle instance de Vancouver.

3 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Sélection, puis dans  la liste, cliquez sur Equals “Vancouver”. Notez qu’une petite icône de filtre en forme d’entonnoir apparaît à l’extrémité droite du nom du champ Ville pour indiquer que la table est filtrée par ce champ. La barre de navigation des enregistrements au bas du tableau devient 1 sur 6 car seuls six enregistrements ont la valeur Vancouver dans le champ Ville. Également dans la barre de navigation des enregistrements, l’état du filtre passe à Filtré.

Seuls les six enregistrements des clients résidant à Vancouver sont affichés dans le tableau.

Dans le groupe Trier et filtrer de l’onglet Accueil, le bouton Basculer le filtre est maintenant actif. Ce bouton est dynamique; il s’appelle Appliquer le filtre et est inactif lorsqu’aucun filtre n’est appliqué, et il s’appelle Supprimer le filtre et est actif lorsqu’un filtre est appliqué. Utilisons ce bouton pour désactiver rapidement le filtre appliqué.

4 Dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Supprimer le filtre pour désactiver le filtre et afficher tous les enregistrements.

CONSEIL Si vous cliquez à nouveau sur le bouton Basculer le filtre, le filtre actuel sera réappliqué. Maintenant, affichons une liste de tous les clients avec des codes postaux commençant par 880.

5 Cliquez sur la flèche à droite du nom du champ Code postal et pointez sur Filtres de texte pour afficher une liste de critères.

Vous commencez à spécifier des critères de filtrage pour le texte que vous recherchez en sélectionnant une option dans la liste Filtres de texte.

CONSEIL Les options de tri et de filtrage affichées lorsque vous cliquez sur la flèche à droite d’un nom de champ (ou lorsque vous cliquez sur le bouton Filtrer dans le groupe Trier et filtrer) sont déterminées par le type de données du champ. Le champ Code Postale reçoit le type de données Trier Texte pour autoriser les codes ZIP + 4. Si vous affichez la liste de tri et de filtre pour un champ auquel le type de données Nombre est attribué, la liste de tri et de filtrage comprend des filtres de nombre au lieu de filtres de texte, et différentes options sont disponibles.

6 Dans la liste, cliquez sur Commence par  ouvrir la boîte de dialogue Filtre personnalisé.

Le nom de la zone de texte est personnalisé avec le nom du champ et le filtre que vous avez choisi.

Dans la zone Code Postal commence par, entrez 880. Cliquez ensuite sur OK pour filtrer la table et n’afficher que les enregistrements qui correspondent à vos critères.

Seuls les 30 enregistrements pour les clients qui vivent dans des codes postaux commençant par 880 sont affichés dans le tableau.

8 Dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Supprimer le filtre pour désactiver le filtre et afficher tous les enregistrements.

Maintenant, affichons uniquement les enregistrements des clients qui vivent en dehors des États-Unis.

9 Dans le champ Pays, cliquez avec le bouton droit sur n’importe quelle instance des États-Unis, puis cliquez sur Ne correspond pas à «USA» pour afficher les enregistrements de tous les clients de pays autres que les États-Unis (dans ce cas, uniquement le Canada).

10 Désactivez le filtre et fermez le tableau Clients, en cliquant sur Non lorsque vous êtes invité à enregistrer vos changements.

Enfin, filtrons une table différente pour créer une liste de commandes passées auprès d’un employé sélectionné à ou après une date spécifiée.

11 Ouvrez la table Commandes en mode Feuille de données.

12 Dans le champ ID Employé, cliquez avec le bouton droit sur Entin, Michael, puis cliquez sur Equals “Entin, Michael”.

13 Avec 19 enregistrements affichés dans la table filtrée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur 01/02/2012 dans le champ Date de commande, puis cliquez sur Le ou Après le 01/02/2012 pour rechercher les six enregistrements qui répondent à ce critère.

CONSEIL Pour afficher une liste des options disponibles pour les filtres de date, cliquez avec le bouton droit sur n’importe quelle cellule du champ OrderDate, puis pointez sur Filtres de date.