Faire une copie vers et depuis d’autres programmes Office dans Access

Parfois, le moyen le plus rapide et le plus simple d’obtenir des informations dans ou hors d’une base de données consiste simplement à les copier et à les coller où vous le souhaitez. Cette technique fonctionne particulièrement bien pour extraire des données d’une table Access et dans Word ou Excel. Les informations que vous collez dans un document Word deviennent un tableau Word, avec une ligne d’en-tête contenant les légendes de champ comme en-têtes de colonne. Les informations que vous collez dans une feuille de calcul Excel s’affichent au format normal de ligne et de colonne.

Obtenir des données dans une autre table Access à l’aide de cette technique est un peu plus compliqué.

Les données que vous collez doivent répondre à tous les critères de saisie manuelle (masque de saisie, règles de validation, taille de champ, etc.) et vous devez sélectionner les bonnes cellules du tableau lorsque vous utilisez la commande Coller. Si Access rencontre un problème lorsque vous essayez de coller un groupe d’enregistrements, il affiche un message d’erreur et colle les enregistrements de problème dans une table des erreurs de collage. Vous pouvez ensuite résoudre le problème dans ce tableau, corriger ce qui ne va pas et essayer de copier et coller à nouveau. CONSEIL Pour copier une table entière d’une base de données Access vers une autre, ouvrez les deux bases de données, copiez la table de la base de données source dans le Presse-papiers Microsoft Office, puis collez-la dans la base de données de destination. Vous pouvez coller les données du tableau et / ou la structure du tableau en tant que

nouvelle table ou ajoutez les données à une table existante. Dans cet exercice, vous allez copier et coller des enregistrements entre une table de base de données Access, une feuille de calcul Excel et un document Word.

CONFIGURATION

Démarrez Excel et ouvrez un classeur vierge. Ensuite, si nécessaire, ouvrez la base de données GardenCompany10, ouvrez la table Clients en mode Feuille de données et suivez les étapes.

1 Pointez sur le sélecteur de ligne du premier enregistrement du tableau et lorsque le pointeur

se transforme en flèche vers la droite, faites glisser six enregistrements pour les sélectionner.

2 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier.

RACCOURCI DU CLAVIER Appuyez sur Ctrl + C pour copier une sélection dans le Presse-papiers. Pour obtenir une liste des raccourcis clavier, reportez-vous à la section «Raccourcis clavier» à la fin de ce livre.

Les noms de champ Access sont devenus des en-têtes de colonne Excel.

4 Revenez à la base de données Access.

Copions et ne collons maintenant que quelques champs de quelques enregistrements.

5 Dans le champ Prénom, pointez sur la bordure gauche de la valeur Ted, et lorsque le pointeur se transforme en une croix épaisse, faites glisser vers le bas et vers la droite jusqu’à ce que les champs Prénom à Region soient sélectionnés pour six enregistrements.

6 Dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier.

7 Revenez à Excel, cliquez sur la cellule A9, puis dans le groupe Presse-papiers Excel, cliquez sur le bouton Coller pour coller la nouvelle sélection, toujours avec les en-têtes de colonne.

Le titre Clients reflète le nom de la table d’où proviennent ces données.

9 Quittez Word et Excel sans enregistrer vos modifications. Fermez ensuite la table Clients. Copions maintenant les données d’une feuille de calcul Excel et collez-les dans une nouvelle table de la base de données actuelle.

10 Dans l’Explorateur de fichiers ou l’Explorateur Windows, accédez au dossier de fichiers 0 et double-cliquez sur le classeur Excel Shippers.

11 Dans Excel, sélectionnez les cellules A1: H6 de la feuille de calcul active, et sous l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur le bouton Copier.

12 Revenez à Access, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le groupe Tables du volet de navigation et cliquez sur Coller.

13 Lorsque Access vous demande si la première ligne de données contient des en-têtes de colonne, cliquez sur Oui.

14 Cliquez sur OK pour confirmer que le processus d’importation a réussi, puis notez que la nouvelle table Expéditeurs a été ajoutée au groupe Tables du volet de navigation.

15 Double-cliquez sur la table Expéditeurs pour l’ouvrir et vérifiez que tous les enregistrements copié avec succès.

 

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