Comment finaliser des présentations dans PowerPoint

De nos jours, de nombreuses présentations sont livrées par voie électronique sous forme de pièces jointes à un courriel ou à partir d’un site Web. Au fur et à mesure que vous développez une présentation, elle peut accumuler des informations dont vous ne voudrez peut-être pas dans la version finale, telles que les noms des personnes qui ont travaillé sur la présentation, les commentaires que les réviseurs ont ajoutés au fichier ou le texte masqué sur l’état et les hypothèses. . Si votre fichier de présentation ne quittera jamais votre ordinateur, vous n’avez pas à craindre qu’il contienne quelque chose qui ne devrait pas être disponible pour d’autres personnes. Cependant, si le fichier de présentation doit être partagé avec d’autres personnes, vous souhaiterez supprimer ces informations d’identification et de suivi avant de distribuer la présentation.

Pour examiner certaines des informations attachées à une présentation, affichez les propriétés de la présentation sur la page Info du mode Backstage. Vous pouvez modifier ou supprimer certaines propriétés dans le volet Propriétés, ou vous pouvez ouvrir le Panneau de document ou la boîte de dialogue Propriétés en cliquant sur Propriétés en haut du volet et en cliquant sur l’option souhaitée. Cependant, pour automatiser le processus de recherche et de suppression de toutes les informations superflues et confidentielles, PowerPoint fournit un outil appelé Inspecteur de document.

Vous pouvez utiliser l’inspecteur de document pour identifier et supprimer six types d’informations.

CONSEIL Lorsque vous réorganisez les objets sur une diapositive, vous pouvez faire glisser un objet d’un côté pendant que vous décidez de l’inclure ou non. L’option Contenu hors diapositive de la boîte de dialogue Inspecteur de document détecte tout contenu parasite que vous avez peut-être oublié. L’inspecteur de document recherche également le contenu invisible sur la diapositive. Il s’agit du contenu que vous avez peut-être masqué en affichant le volet Sélection, puis en décochant la case de l’objet. (Pour afficher ce volet, cliquez sur le bouton Sélectionner dans le groupe Modification de l’onglet Accueil, puis sur Volet de sélection.)

Après avoir exécuté l’inspecteur de document, un résumé de ses résultats de recherche s’affiche et vous avez la possibilité de supprimer tous les éléments trouvés dans chaque catégorie.

PowerPoint comprend également deux autres outils de finalisation:

■ Vérifier l’accessibilité Cet outil vérifie les éléments de présentation et la mise en forme qui peuvent être difficiles à visualiser pour les personnes souffrant de certains types de handicaps ou qui peuvent ne pas être compatibles avec les technologies d’assistance. Il rend compte de ses conclusions et propose des suggestions pour résoudre les problèmes potentiels.

■ Vérifier la compatibilité Cet outil vérifie l’utilisation de fonctionnalités non prises en charge dans les versions antérieures de PowerPoint. Il présente une liste des fonctionnalités qui peuvent être perdues ou dégradées si vous enregistrez la présentation dans un format de fichier PowerPoint antérieur.

Une fois que vous avez traité les informations superflues et les problèmes d’accessibilité et de compatibilité, vous pouvez marquer une présentation comme finale et rendre son fichier en lecture seule afin que d’autres personnes sachent qu’elles ne doivent pas apporter de modifications à cette présentation publiée. Ce processus ne verrouille cependant pas la présentation; si vous souhaitez apporter des modifications supplémentaires à la présentation, vous pouvez facilement désactiver l’état final.

Dans cet exercice, vous allez examiner les propriétés associées à une présentation, supprimer les informations personnelles du fichier, puis marquer la présentation comme finale.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la présentation MeetingA située dans le dossier des fichiers d’exercices pratiques du Chapitre06 pour terminer cet exercice. Ouvrez la présentation et suivez les étapes.

1 Affichez la page Info de la vue Backstage et, dans la zone Propriétés du volet droit, examinez les propriétés standard associées à cette présentation.

PowerPoint Contrôle certaines des propriétés, telles que la taille et les dates; vous pouvez en ajouter et en modifier d’autres, comme les catégories et les auteurs attribués.

2 Au bas du volet Propriétés, cliquez sur Afficher toutes les propriétés pour développer le volet. Modifions certaines de ces propriétés.

3 À droite de Statut, cliquez sur Ajouter du texte et entrez Terminé.

4 En haut du volet, cliquez sur Propriétés et dans la liste, cliquez sur Propriétés avancées. Ensuite, dans la boîte de dialogue Propriétés de MeetingA, cliquez sur l’onglet Résumé.

La page Résumé de la boîte de dialogue Propriétés comprend dans un format pratique certaines des propriétés que vous souhaiterez peut-être modifier.

5 Cliquez dans la zone Objet, entrez Evénement de moral, puis cliquez sur OK.

6 Enregistrez vos modifications dans la présentation.

Vérifions maintenant si la présentation contient des informations personnelles ou confidentielles.

7 Affichez la page d’informations de la vue Backstage et, à gauche de Inspecter la présentation, cliquez sur Rechercher les problèmes. Dans la liste des outils d’inspection, cliquez sur Inspecter le document pour ouvrir l’inspecteur de document.

8 Décochez les cases Applications du volet des tâches et Données XML personnalisées. Ensuite, avec les cases à cocher Commentaires et annotations, Propriétés du document et informations personnelles, Contenu invisible sur la diapositive et Notes de présentation cochées, cliquez sur Inspecter.

L’inspecteur de document signale que cette présentation inclut des propriétés que vous ne souhaitez peut-être pas que d’autres personnes puissent afficher.

 

9 À droite des propriétés du document et des informations personnelles, cliquez sur Supprimer tout.

10 Fermez l’inspecteur de document et notez que toutes les propriétés ont été effacées du volet Propriétés.

Maintenant, finalisons la présentation.

11 Sur la page Info, cliquez sur Protéger la présentation, puis sur Marquer comme final.

12 Lorsqu’un message vous indique que la présentation sera marquée comme finale puis enregistrée, cliquez sur OK dans la boîte de message. Cliquez ensuite sur OK dans la boîte de confirmation.

13 Notez que la barre de titre indique que la présentation est en lecture seule, que le ruban est réduit pour masquer ses boutons et que la barre d’informations sous le ruban indique que la présentation est définitive.

Marquer une présentation comme finale décourage mais n’empêche pas l’édition.

14 Cliquez sur l’onglet Accueil pour afficher ses commandes, dont la plupart sont inactives. Cliquez ensuite en dehors du ruban pour masquer à nouveau ses boutons.

15 Sur la diapositive de titre, cliquez sur le titre, double-cliquez sur le mot Société, puis appuyez sur la touche Suppr.

Il ne se passe rien. Vous ne pouvez modifier aucun des objets sur les diapositives, sauf si vous cliquez sur le bouton Modifier quand même dans la barre d’informations pour supprimer l’état final de la présentation.

NETTOYER Fermer la présentation de la réunion

 

Configurer la vue Présentateur

Si votre ordinateur peut prendre en charge deux moniteurs, ou si vous allez présenter un diaporama à partir de votre ordinateur via un projecteur, vous souhaiterez peut-être consulter la vue Présentateur.

Dans cette vue, vous pouvez contrôler la présentation sur un moniteur pendant que le public visualise les diapositives en mode Diaporama sur le moniteur de diffusion ou sur l’écran du projecteur.

Pour présenter une présentation sur un moniteur et utiliser la vue Présentateur sur un autre:

1 Ouvrez la présentation que vous souhaitez configurer.

2 Dans l’onglet Diaporama, dans le groupe Configurer, cliquez sur Configurer le diaporama pour ouvrir la boîte de dialogue Configurer le diaporama.

3 Dans la zone Moniteurs multiples, cliquez sur la flèche Moniteur du diaporama, puis dans la liste, cliquez sur le nom du moniteur que vous souhaitez utiliser pour montrer les diapositives à votre public.

DÉPANNAGE Les paramètres de la zone Moniteurs multiples ne sont actifs que si votre ordinateur est configuré pour utiliser plusieurs moniteurs.

4 Cochez la case Utiliser la vue du présentateur, puis cliquez sur OK.

5 Dans l’onglet Diaporama, dans le groupe Démarrer le diaporama, cliquez sur le

bouton.

La diapositive de titre s’affiche en plein écran sur le moniteur de diffusion et la vue Présentateur est affichée sur le moniteur de contrôle. En tant que présentateur, vous pouvez afficher les détails de la prochaine diapositive ou puce à venir, consulter les notes de votre conférencier, accéder directement à n’importe quelle diapositive, masquer l’écran pendant une pause dans la présentation et suivre l’heure.

6 Sur le moniteur de contrôle, utilisez les outils d’affichage Présentateur pour contrôler la présentation.

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