Si votre présentation contient des informations qui existent déjà dans un document créé dans Microsoft Word ou un autre programme de traitement de texte, vous pouvez modifier ces informations au format plan, l’enregistrer sous forme de fichier Word ou .rtf, puis importer le plan dans un Présentation Powerpoint.

Pour que le processus d’importation fonctionne aussi bien que possible, le document doit être formaté avec des styles d’en-tête. PowerPoint traduit les styles d’en-tête 1 en titres de diapositives, les styles d’en-tête 2 en puces et les styles d’en-tête 3 en sous-points.

Si vous incluez souvent une diapositive qui fournit les mêmes informations de base dans vos présentations, vous n’avez pas à recréer la diapositive pour chaque présentation. Par exemple, si vous créez une diapositive qui montre le cycle de développement de produit de votre entreprise pour une nouvelle présentation de produit, vous souhaiterez peut-être utiliser des variantes de cette même diapositive dans toutes les nouvelles présentations de produit. Vous pouvez facilement indiquer à PowerPoint de réutiliser une diapositive d’une présentation dans une autre présentation. La diapositive assume la mise en forme de sa nouvelle présentation, sauf indication contraire de votre part.

Dans une présentation, vous pouvez dupliquer une diapositive existante pour la réutiliser comme base pour une nouvelle diapositive. Vous pouvez ensuite personnaliser la diapositive dupliquée au lieu d’avoir à la créer à partir de zéro.

Dans cet exercice, vous allez ajouter des diapositives en important un plan Word. Ensuite, vous réutiliserez une diapositive d’une présentation existante. Enfin, vous dupliquerez une diapositive existante.

CONFIGURATION Vous avez besoin des présentations ServiceB et ProjectProcess et du document ServiceOutline situé dans le dossier des fichiers pratiques de Chapter02 pour compléter cet exercice. Ouvrez la présentation ServiceB, fermez le volet Notes, puis suivez les étapes.

1 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Diapositives, cliquez sur la flèche Nouvelle diapositive. Ensuite, sous la galerie dans le menu, cliquez sur Diapositives à partir du plan pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un plan, qui ressemble à la boîte de dialogue Ouvrir.

2 Avec le contenu du dossier du fichier d’exercices Chapter02 affiché, double-cliquez sur le fichier ServiceOutline pour convertir le plan en 12 diapositives.

Basculez vers la vue Plan.

3 Dans la présentation, chaque style Titre 1 est un titre de diapositive, chaque style Titre 2 est une puce et chaque style Titre 3 est un sous-point.

CONSEIL Vous pouvez démarrer une nouvelle présentation directement à partir d’un document de plan. Dans la page Ouvrir de la vue Backstage, affichez la boîte de dialogue Ouvrir et dans la liste des types de fichiers, cliquez sur Tous les fichiers. Recherchez ensuite et double-cliquez sur le document de plan que vous souhaitez utiliser.

Réutilisons maintenant une diapositive d’une autre présentation.

4 Dans le volet Plan, cliquez sur la diapositive vide 1.

5 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Diapositives, cliquez sur la flèche Nouvelle diapositive. Ensuite, sous la galerie dans le menu, cliquez sur Réutiliser les diapositives pour ouvrir le volet Réutiliser les diapositives sur le côté droit de l’écran.

6 Dans le volet Réutiliser les diapositives, cliquez sur Parcourir. Ensuite, dans la liste, cliquez sur Parcourir le fichier pour ouvrir la boîte de dialogue Parcourir, qui ressemble à la boîte de dialogue Ouvrir.

CONSEIL Si votre organisation utilise SharePoint, vous et vos collègues pouvez stocker des diapositives individuelles ou même des présentations entières dans une bibliothèque de diapositives afin qu’elles soient utilisables dans n’importe quelle présentation. Pour stocker une diapositive dans une bibliothèque de diapositives, publiez les diapositives sur l’URL de la bibliothèque à partir de la page Partager en mode Backstage. Pour insérer une diapositive d’une bibliothèque de diapositives dans une présentation existante, saisissez l’URL de la bibliothèque dans la zone Insérer une diapositive à partir du volet Réutiliser les diapositives.

7 Si le contenu du dossier du fichier  n’est pas affiché, accédez à ce dossier. Ensuite, double-cliquez sur ProjectProcess pour afficher les miniatures de toutes les diapositives de cette présentation dans le volet Réutiliser les diapositives.

Le volet Réutiliser les diapositives affichant les miniatures des diapositives de la présentation ProjectProcess, qui affichent une série de diagrammes liés à un flux de travail de projet.

8 Faites défiler vers le bas du volet Réutiliser les diapositives pour afficher toutes les diapositives disponibles.

9 Revenez en haut du volet et cliquez sur la première miniature pour insérer cette diapositive en tant que diapositive 2 dans la présentation du ServiceB.

La diapositive 2 de la présentation de ServiceB affiche maintenant un diagramme de la présentation des projets.

CONSEIL La diapositive réutilisée reprend le design de la présentation dans laquelle elle est insérée. Si vous souhaitez que la diapositive conserve la mise en forme de la présentation source à la place, cochez la case Conserver la mise en forme de la source en bas du volet Réutiliser les diapositives.

10 Fermez le volet Réutiliser les diapositives.

Copions la diapositive que vous venez d’insérer.

11 Avec la diapositive 2 sélectionnée dans le volet Plan, affichez la galerie Nouvelle diapositive. Cliquez ensuite sur Dupliquer les diapositives sélectionnées pour insérer une nouvelle diapositive 3 identique à la diapositive 2.

CONSEIL En mode Normal, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur la diapositive sélectionnée, puis cliquer sur Dupliquer la diapositive.

Vous pouvez désormais modifier le contenu de la diapositive existant au lieu de le créer à partir de zéro. NETTOYER Fermez la présentation ServiceB et enregistrez vos modifications si vous le souhaitez.