Importer des informations dans Access

Si les informations que vous souhaitez stocker dans une base de données Access existent déjà dans presque tous les autres documents électroniques, il est fort probable que vous puissiez les déplacer dans Access sans les saisir à nouveau, à l’aide de l’assistant Obtenir des données externes.

Avec cet assistant, les étapes standard d’importation de données dans une base de données Access  sont les suivantes:

1 Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton du type de fichier source que vous souhaitez importer, ce qui démarre l’assistant Obtenir des données externes.

2 Sur la première page de l’assistant, spécifiez l’emplacement du fichier source. En fonction du type de source, spécifiez également si vous souhaitez importer le fichier source en tant que nouvelle table, ajouter les données du fichier source à une table existante ou créer une table liée. Cliquez ensuite sur OK pour ouvrir l’assistant d’importation approprié ou ouvrez la boîte de dialogue nécessaire pour terminer l’étape suivante.

CONSEIL Si vous souhaitez importer des données dans une table existante mais que la structure des données n’est pas la même que la structure de la table, il est souvent plus facile d’importer les données dans Excel, de les manipuler là-bas, puis de les importer dans Access.

3 Suivez les instructions pour sélectionner des données dans le fichier source, formater les données, choisir une clé primaire et nommer l’objet cible. Cliquez ensuite sur Terminer.

Une fois le processus d’importation terminé, vous revenez à l’assistant Obtenir des données externes, qui vous donne la possibilité d’enregistrer les étapes d’importation afin que vous n’ayez pas à les répéter pour d’autres processus d’importation similaires. Pour enregistrer les étapes d’importation:

1 Dans l’assistant Obtenir des données externes, cochez la case Enregistrer les étapes d’importation pour afficher les paramètres nécessaires à l’enregistrement du processus.

2 Nommez le processus d’importation enregistré et entrez une description (facultatif).

3 Si vous utilisez Microsoft Outlook et souhaitez créer une tâche Outlook pour vous rappeler d’exécuter le processus d’importation à un moment précis dans le futur, cochez la case Créer une tâche Outlook.

4 Cliquez sur Enregistrer l’importation.

CONSEIL Si vous avez choisi de créer une tâche Outlook, Outlook ouvre une fenêtre de tâche qui contient déjà des informations sur la tâche. Vous définissez simplement une date d’échéance, apportez les autres ajustements nécessaires aux paramètres et cliquez sur Enregistrer et fermer dans le groupe Actions de l’onglet Tâche.

Pour exécuter une opération d’importation enregistrée:

1 Dans le groupe Importer et lier de l’onglet Données externes, cliquez sur Importations enregistrées bouton.

2 Cliquez sur l’importation que vous souhaitez exécuter, puis sur Exécuter.

CONSEIL Si vous avez créé une tâche Outlook pour le processus d’importation, vous pouvez cliquer sur Exécuter l’importation dans le groupe Microsoft Access sous l’onglet Tâche de la fenêtre des tâches.

Dans les sections qui suivent, nous abordons certains des problèmes à garder à l’esprit lors de l’importation de données à partir d’une source spécifique.

Importation à partir d’autres bases de données Access

Supposons que vous ayez une base de données Access qui inclut des tables d’informations sur les produits et les commandes et une autre qui inclut les informations de contact client. Vous voulez une seule base de données contenant toutes les informations. Vous pouvez gagner du temps en important les informations sur le produit et la commande dans la base de données des contacts (ou vice versa), plutôt que de tout recréer.

Vous pouvez facilement importer n’importe lequel des objets Access standard: tables, requêtes, formulaires et rapports. (Les macros et modules peuvent également être importés, mais ils sortent du cadre de ce livre.) Lorsque vous importez une table, vous avez la possibilité d’importer uniquement la définition de table (la structure affichée en mode Création), ou les deux définition et les données. Lorsque vous importez une requête, vous pouvez l’importer en tant que requête ou vous pouvez importer les résultats de la requête sous forme de tableau.

CONSEIL Si vous n’avez besoin que de certains champs ou enregistrements d’une table dans une autre base de données, vous pouvez créer une requête dans l’autre base de données pour sélectionner uniquement les informations dont vous avez besoin, puis importer les résultats de la requête sous forme de table. Vous pouvez également importer la table et la modifier en mode Création ou la nettoyer à l’aide de requêtes.

Lorsque vous importez un objet Access, l’objet entier est importé en tant qu’objet du même nom dans la base de données active. Vous ne pouvez pas importer uniquement les champs ou enregistrements sélectionnés. Si la base de données active possède déjà un objet du même nom, Access importe le nouvel objet avec un numéro ajouté à la fin du nom.

Importation à partir de feuilles de calcul Excel

Access fonctionne de manière transparente avec Excel. Vous pouvez importer une feuille de calcul entière ou une plage nommée d’une feuille de calcul dans une nouvelle table (créée lors du processus d’importation) ou dans une table existante. Vous pouvez également importer des champs spécifiques à partir d’une feuille de calcul ou d’une plage.

Excel est un bon format intermédiaire à utiliser lors de l’importation d’informations qui ne sont pas configurées pour être importées directement dans Access. Par exemple, si vous souhaitez ajouter ou supprimer des champs, combiner ou fractionner des champs ou utiliser des fonctions mathématiques complexes pour manipuler des données avant de les importer dans Access, Excel est un excellent endroit pour le faire.

Importation à partir de fichiers texte

Les fichiers texte sont le dénominateur commun de tous les types de documents. Presque tous les programmes qui fonctionnent avec des mots et des nombres peuvent générer une sorte de fichier texte. Access peut importer des données tabulaires (tables et listes) à partir de fichiers texte contenant des données structurées de deux manières:

■ Fichier texte délimité Chaque enregistrement se termine par une marque de paragraphe et chaque champ de la table ou de la liste est séparé du suivant par une virgule ou un autre caractère spécial, appelé délimiteur. Si les données d’un champ incluent le caractère spécial de délimitation, le champ entier doit être placé entre guillemets. (Certaines personnes mettent tous les champs entre guillemets pour éviter d’avoir à localiser ceux contenant le caractère spécial.)

■ Fichier texte à largeur fixe Dans chaque enregistrement, les données d’un champ particulier incluent le même nombre de caractères. Si les données réelles ne remplissent pas le champ, le champ est rempli d’espaces afin que le point de départ des données dans le champ suivant soit le même nombre de caractères depuis le début de chaque enregistrement. Par exemple, si le premier champ contient 12 caractères, le deuxième champ commence toujours 13 caractères à partir du début de l’enregistrement, même si les données réelles du premier champ ne comportent que 4 caractères.

Auparavant, les fichiers texte à largeur fixe étaient difficiles à importer dans les bases de données car vous deviez compter soigneusement le nombre de caractères dans chaque champ, puis spécifier les tailles de champ dans la base de données ou dans le programme d’importation. Si la longueur de n’importe quel champ était ne serait-ce qu’un caractère, tous les enregistrements à partir de ce point seraient mélangés. Ce n’est plus un problème avec Access, car l’assistant d’importation de texte simplifie l’importation d’un fichier texte à largeur fixe.

Importation à partir d’autres programmes de base de données

L’importation d’informations à partir de bases de données créées dans des programmes autres qu’Access est généralement une situation de tout ou rien et, bien souvent, ce que vous obtenez n’est pas dans le format exact dont vous avez besoin.

Par exemple, vous pouvez constater que les enregistrements de transaction incluent des informations redondantes, telles que le nom du produit ou de l’acheteur, dans chaque enregistrement. Une base de données contenant des informations sur les personnes peut inclure le nom complet et l’adresse dans un seul champ, alors que vous préférez avoir des champs séparés pour le prénom, le nom, l’adresse postale, etc. Vous pouvez choisir d’importer les informations telles quelles et de les manipuler dans Access, ou vous pouvez les déplacer dans un programme tel qu’Excel ou Word et les manipuler ici avant de les importer dans Access.

CONSEIL La seule façon d’importer les données de certains programmes de base de données plus anciens consiste à exporter les données de ce programme vers un fichier texte à largeur fixe, puis à importer ce fichier dans Access.

Importation à partir de dossiers Outlook

Vous pouvez importer des carnets d’adresses et d’autres dossiers d’Outlook dans une base de données Access. Cela peut être particulièrement utile si vous souhaitez importer des informations de contact.

Importation à partir de listes SharePoint

Si votre organisation utilise un site Microsoft SharePoint, vous pouvez importer du contenu à partir de listes SharePoint dans Access de deux manières:

■ Importation Crée une copie de la liste dans la base de données Access. Lors de l’importation, vous sélectionnez les listes que vous souhaitez copier, et pour chaque liste sélectionnée, vous indiquez si vous souhaitez importer  il liste entière ou seulement une vue spécifique. L’opération d’importation crée une table dans Access, puis copie la liste source (ou vue) dans cette table en tant que champs et enregistrements. Les modifications apportées aux données importées dans Access ou SharePoint ne sont pas répliquées.

■ Liaison Crée une table dans Access contenant des données liées aux données source. Ce processus est plus efficace que l’importation si vous souhaitez travailler avec des données d’une liste SharePoint dans Access tout en conservant les informations des deux emplacements à jour. Les tables liées sont indiquées dans le volet de navigation d’accès par une flèche bleue pointant vers une table jaune. Les informations que vous mettez à jour dans Access sont reflétées dans la liste SharePoint lorsque vous actualisez la vue et vice versa.

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, avant d’importer une liste SharePoint dans une nouvelle table d’une base de données Access, il est judicieux de procéder comme suit:

1 Notez l’URL du site SharePoint.

2 Sur le site SharePoint, identifiez les listes que vous souhaitez copier dans la base de données, puis décidez si vous voulez la liste entière ou juste une vue particulière.

CONSEIL Vous pouvez importer plusieurs listes en une seule opération d’importation, mais vous ne pouvez importer qu’une seule vue de chaque liste. Si l’une des vues standard ne répond pas à vos besoins, créez une vue personnalisée contenant uniquement les champs et les éléments de liste souhaités avant de poursuivre le processus d’importation.

3 Passez en revue les colonnes de la liste ou de la vue source et identifiez la base de données dans laquelle vous souhaitez importer les listes.

CONSEIL Lorsque vous importez une liste SharePoint, Access crée une table portant le même nom que la liste source. Si ce nom est déjà utilisé, Access ajoute un numéro au nouveau nom de table, par exemple, Contacts! Access n’écrasera pas une table dans la base de données de destination ni n’ajoutera le contenu d’une liste ou d’une vue à une table existante.

Pour importer la ou les listes SharePoint que vous avez identifiées, procédez comme suit:

1 Ouvrez une nouvelle base de données vierge.

2 Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Plus. Cliquez ensuite sur Liste SharePoint pour démarrer l’assistant Obtenir des données externes, qui affiche une liste des sites SharePoint connus. (Vous n’êtes pas limité aux sites de cette liste.)

3 Sur la page Sélectionnez la source et la destination des données, dans la zone Spécifier un site SharePoint, cliquez sur l’adresse du site auquel vous souhaitez vous connecter ou entrez-la dans la zone.

4 Cliquez sur Importer les données source ou Lier à la source de données. Cliquez ensuite sur Suivant.

5 Si vous êtes invité à entrer les informations d’identification de votre site, faites-le.

6 Sur la page Importer les données de la liste, dans la colonne Importer, cochez la case

chaque liste que vous souhaitez importer dans la base de données.

7 Dans la colonne Eléments à importer, pour chacune des listes sélectionnées, sélectionnez la vue (disposition des données) que vous souhaitez importer dans la base de données.

8 Avec la case à cocher Importer les valeurs d’affichage au lieu des ID pour les champs qui recherchent des valeurs stockées dans une autre liste, cliquez sur OK.

DÉPANNAGE Aucune barre de progression n’apparaît pendant qu’Access importe les listes, et ce processus peut prendre un certain temps. Résistez à cliquer plusieurs fois sur le bouton OK.

9 Lorsque la dernière page de l’assistant apparaît, cliquez sur Fermer. Ou choisissez d’enregistrer les étapes d’importation, fournissez les informations nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer l’importation.

Après avoir importé ou lié à une liste, vous devez ouvrir la table résultante en mode Feuille de données pour vérifier que tous les champs et enregistrements ont été importés et qu’il n’y a pas eu d’erreurs. Vous pouvez consulter le type de données et d’autres propriétés de champ en passant en mode Création.

Importation à partir de fichiers .html

Le HTML est utilisé pour créer des pages Web. Il utilise des balises pour contrôler l’apparence et l’alignement du contenu affiché dans un navigateur Web. Pour qu’un tableau s’affiche correctement sur une page Web, les lignes et les cellules du tableau doivent être placées dans des balises HTML appropriées. Par exemple, un simple tableau HTML peut ressembler à ce qui suit.

… <table> <tr> <td>Nom</td><td>Prénom</td> </tr> <td> Anderson </td> <td>Nancy</td> </tr> < / table> …

Dans un fichier .html, les balises <table>, <tr> (table row) et <td> (table data) et leurs balises de fin correspondantes </table>, </tr> et </td> faire ressembler les données à un tableau structuré lorsqu’elles sont affichées dans un navigateur Web.

Tous les programmes Office  peuvent enregistrer un document au format HTML et, dans une certaine mesure, ils peuvent lire ou importer un document qui a été enregistré au format HTML par un autre programme. Lorsque vous importez un fichier .html dans Access, le programme scanne le document et identifie tout ce qui ressemble à des données structurées. Vous pouvez ensuite évaluer ce qu’Access a trouvé et décider de l’importer.

Importation à partir de fichiers .xml

Le format XML est souvent utilisé pour échanger des informations entre programmes, à la fois sur et hors du Web. Le format XML est similaire au format HTML de deux manières: les deux sont du texte brut qui indiquent la mise en forme dans les balises, et les deux utilisent des balises de début et de fin. Cependant, les balises HTML décrivent l’apparence des éléments, tandis que les balises XML spécifient la structure des éléments dans un document. De plus, comme son nom l’indique, le jeu de balises XML est extensible – il existe des moyens d’ajouter vos propres balises. Voici un exemple de fichier .xml simple.

<?xml version=”1.0”?><ORDER>   <CUSTOMER>Michele Martin</CUSTOMER>    <PRODUCT>      <ITEM>Sterilized soil</ITEM>      <PRICE>$8.65</PRICE>     <QUANTITY>1 bag</QUANTITY>   </PRODUCT></ORDER>

Ce fichier simple décrit une commande que Michele Martin (le client) a passée pour un sac (la quantité) de Terre stérilisée (l’article) au coût de 8,65 $ (le prix). Étant donné que XML balise la structure des données plutôt que son apparence, vous pouvez facilement importer les données d’un fichier .xml dans une table de base de données. Un fichier réel créé à cet effet contiendrait une instance du bloc <ORDER> à </ORDER> pour chaque commande.

Un fichier.xml peut stocker à la fois les données et la structure d’une table; ou les données peuvent être stockées dans un fichier .xml pour lequel la structure est définie par un schéma d’accompagnement stocké dans un fichier .xsd. Si la structure est définie par un schéma, assurez-vous que le fichier .xsd du schéma se trouve dans le même dossier que le fichier .xml correspondant; Sinon, Access importera uniquement les données et attribuera des propriétés par défaut à tous les champs.

TIP Access  peut appliquer une transformation aux données XML lorsque vous les importez ou les exportez. Une transformation est un type de modèle utilisé pour convertir des données XML dans d’autres formats. Lorsque vous appliquez une transformation pendant le processus d’importation, les données sont transformées avant d’entrer dans la table, vous pouvez donc adapter un fichier .xml à une structure de table différente.

Dans cet exercice, vous allez remplir une base de données à partir de plusieurs sources. Vous importerez trois tables et un formulaire à partir d’une base de données Access. Ensuite, vous importerez des données d’un fichier texte délimité par des virgules dans une table existante. Enfin, vous importerez des informations d’une feuille de calcul Excel dans un nouveau tableau.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de données GardenCompanylO, du classeur Clients, du fichier texte Employés et de la base de données Produits et fournisseurs située dans le dossier du fichier d’exercices Chapter10 pour effectuer cet exercice. Assurez-vous d’utiliser la base de données des exercices pour ce chapitre plutôt que de continuer avec la base de données d’un chapitre précédent. 

Suivez ensuite les étapes:

1 Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Accéder pour démarrer l’assistant Obtenir des données externes.

La base de données Access apparaît dans la barre de titre car les pages de l’assistant sont spécifiques au processus d’importation que vous avez sélectionné.

2 Sur la page Sélectionnez la source et la destination des données, cliquez sur Parcourir.

3 Dans la boîte de dialogue Ouvrir un fichier, accédez au dossier du fichier pratique ChapterlO, cliquez sur la base de données Produits et fournisseurs, puis sur Ouvrir.

4 Avec Importer des tables, des requêtes, des formulaires, des rapports, des macros et des modules dans la base de données actuelle sélectionnée dans l’assistant, cliquez sur OK pour ouvrir la boîte de dialogue Importer des objets.

Dans la boîte de dialogue Importer des objets, vous sélectionnez les objets Access que vous souhaitez importer.

Dans la page Tables, cliquez sur Sélectionner tout, puis sur Options pour afficher des choix supplémentaires.

Sur la page Tables développée, les paramètres par défaut importeront les relations qui existent entre les tables sélectionnées, leurs données et leur structure.

6 Cliquez sur l’onglet Formulaires, sur Catégories, puis sur OK pour fermer la boîte de dialogue et lancer le processus d’importation.

7 Une fois le processus d’importation terminé, sur la page Enregistrer les étapes d’importation, cliquez sur Fermer.

8 Dans le volet de navigation, ouvrez les tables Catégories, Produits et Fournisseurs, examinez leurs enregistrements pour vérifier que les trois tables ont été importées avec succès dans la base de données, puis fermez-les.

Maintenant, remplissons la table Employés vide.

9 Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Fichier texte pour démarrer l’assistant Obtenir des données externes.

CONSEIL Les fichiers texte ont généralement une extension .txt. Cependant, certains programmes enregistrent des fichiers texte délimités avec une extension .csv ou .tab. Vous trouverez également occasionnellement des fichiers texte avec une extension .asc (pour ASCII). Certains programmes enregistrent des fichiers texte de largeur fixe avec une extension .prn (pour imprimante), qu’Access ne reconnaît pas; vous devrez remplacer cette extension par une extension reconnue par Access. Access traite les fichiers texte avec toutes les extensions acceptables de la même manière.

10 Accédez au dossier du fichier d’exercice , cliquez sur le fichier texte Employés, puis sur Ouvrir.

11 Cliquez sur Ajouter une copie des enregistrements à la table. Affichez la liste adjacente et cliquez sur Employés. Cliquez ensuite sur OK, ce qui démarre l’assistant d’importation de texte et affiche le contenu du fichier texte délimité sélectionné.

Chaque champ est placé entre guillemets et les champs sont séparés par des virgules.

CONSEIL Lorsque des informations sont importées dans une table existante, tous les noms de champs et types de données doivent correspondre exactement; sinon, Access affiche une erreur. Si la structure correspond mais que les données d’un champ sont trop longues ou présentent un autre problème mineur, Access peut importer l’enregistrement contenant le champ dans une table Erreur d’importation, plutôt que dans la table prévue. Vous pouvez résoudre le problème dans la table Erreur d’importation, puis copier et coller l’enregistrement dans la table appropriée.

12 Dans le coin inférieur gauche de la page, cliquez sur Avancé pour ouvrir la boîte de dialogue Spécification d’importation d’employés.

Vous pouvez modifier les paramètres par défaut dans cette boîte de dialogue.

CONSEIL Si vous souhaitez importer plusieurs fichiers en utilisant les mêmes paramètres personnalisés, vous pouvez spécifier les paramètres et les enregistrer. Ensuite, lorsque vous ouvrez chaque fichier, vous pouvez cliquer sur Spécifications dans cette boîte de dialogue pour appliquer les spécifications enregistrées.

13 Dans la boîte de dialogue Spécification d’importation des employés, cliquez sur Annuler. Ensuite, dans l’assistant d’importation de texte, cliquez sur Suivant.

L’assistant sépare le fichier en champs entre virgules.

CONSEIL Si les colonnes sont mélangées, vous pouvez choisir un séparateur différent dans le

  options en haut de la page pour afficher les résultats de ce délimiteur.

14 Cochez la case La première ligne contient les noms de champ, puis cliquez sur Suivant. Cliquez ensuite sur Terminer.

15 Sur la page Enregistrer les étapes d’importation, cliquez sur Fermer.

16 Ouvrez la table Employés pour confirmer qu’Access a correctement importé les enregistrements à partir du fichier texte. Fermez ensuite la table.

Importons maintenant les informations client d’une feuille de calcul Excel dans un nouveau tableau.

17 Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le bouton Excel pour démarrer l’assistant Obtenir des données externes.

18 Accédez au dossier du fichier d’exercices pratiques Chapter10, cliquez sur le classeur Clients, puis sur Ouvrir.

19 Lorsque l’option Importer les données source dans une nouvelle table de la base de données actuelle est sélectionnée, cliquez sur OK, ce qui démarre l’assistant d’importation de feuille de calcul

Les exemples de données de la feuille de calcul sélectionnée ou de la plage nommée apparaissent sous forme de tableau.

20 Après avoir sélectionné Afficher les feuilles de calcul et les clients, cliquez sur Suivant.

21 Cochez la case La première ligne contient les en-têtes de colonne, puis cliquez sur Suivant.

Vous pouvez définir le type de données et les propriétés indexées de chaque champ. Vous pouvez également exclure un champ du processus d’importation.

22 Cliquez sur Suivant.

23 Sur la page qui définit la clé primaire, cliquez sur Choisir ma propre clé primaire. Ensuite, avec le champ ID Clients sélectionné dans la zone adjacente, cliquez sur Terminer.

24 Sur la page Enregistrer les étapes d’importation, cliquez sur Fermer.

25 Ouvrez la table Clients pour confirmer qu’Access a importé correctement les enregistrements client.

Lien vers des informations

Si vos informations sont toujours activement conservées dans un autre programme et que vous souhaitez les importer dans Access pour les analyser, créer des rapports ou les exporter dans un autre format, vous devriez envisager de lier votre base de données Access aux informations existantes dans son programme d’origine plutôt que importer les informations. Bien que travailler avec des données stockées dans votre propre base de données soit plus rapide, plus sûr et plus flexible, la liaison est parfois préférable, surtout s’il est important que les données dans Access soient toujours à jour.

La raison la plus courante de liaison à des données dans une autre base de données Access ou un autre programme est que vous ne possédez pas les données. Peut-être qu’un autre service de votre organisation conserve les données dans une base de données SQL, et ce service est prêt à vous donner l’autorisation de lire les tables et les requêtes, mais pas de les modifier. D’autres raisons sont la sécurité et la facilité de distribution des données.

Vous pouvez généralement créer un lien vers des informations dans n’importe quelle application à partir de laquelle vous pouvez importer des informations. La seule différence dans le processus est que vous sélectionnez l’option Lier à la source de données en créant une table liée sur la page Sélectionner la source et la destination des données de l’assistant Obtenir des données externes. L’accès indique une table liée par une flèche à gauche de l’icône de table.

CONSEIL Si vous créez un lien vers un fichier stocké sur votre réseau, veillez à utiliser un chemin UNC (Universal Naming Convention), plutôt qu’un lecteur réseau mappé, car un chemin UNC est moins susceptible de changer.

 

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