Comment incorporer et mettre à jour des feuilles de calcul Excel dans PowerPoint

Les capacités de tableau de PowerPoint sont parfaitement adaptées à l’affichage d’informations simples qui sont peu susceptibles de changer pendant la durée de vie utile de la présentation. Cependant, si vos données impliquent des calculs ou sont susceptibles de nécessiter une mise à jour, vous souhaiterez probablement conserver les informations dans une feuille de calcul Excel. Vous pouvez ensuite incorporer la feuille de calcul dans une diapositive ou lier la diapositive à la feuille de calcul.

Les objets incorporés et les objets liés diffèrent des manières suivantes:

■ Un objet incorporé maintient une connexion directe à son programme d’origine, appelé programme source. Après avoir inséré un objet incorporé, vous pouvez facilement le modifier en double-cliquant dessus, ce qui ouvre le programme dans lequel il a été créé à l’origine.

Sachez que l’incorporation d’un objet augmente la taille du fichier de la présentation, car PowerPoint doit stocker non seulement les données elles-mêmes, mais également des informations sur la façon d’afficher les données.

■ Un objet lié est une représentation sur une diapositive d’informations qui sont toujours stockées dans le document d’origine, appelé document source. Si vous modifiez le document source dans le programme source après avoir inséré un objet lié, PowerPoint met à jour la représentation de l’objet dans la diapositive. Étant donné que PowerPoint stocke uniquement les données nécessaires pour afficher les informations, la liaison entraîne une taille de fichier plus petite que l’incorporation.

CONSEIL Apportez toujours des modifications au document source et non à l’objet lié sur la diapositive. Toutes les modifications que vous apportez à l’objet lié seront remplacées la prochaine fois que vous ouvrirez la présentation, car PowerPoint mettra à jour l’objet lié pour refléter les informations dans le document source.

Par exemple, supposons qu’un directeur des ventes stocke les informations sur les ventes passées et les projections de ventes futures dans des feuilles de calcul Excel. Sur une diapositive d’une présentation, elle peut intégrer les informations sur les ventes passées, car il est peu probable qu’elles changent. Sur une autre diapositive, elle pourrait relier les projections de ventes futures, car elle est toujours en train de les affiner. À mesure qu’elle met à jour la feuille de calcul des projections de ventes, la table liée de la présentation PowerPoint est également mise à jour automatiquement.

Dans cet exercice, vous allez incorporer une feuille de calcul Excel, puis mettre à jour et formater le contenu de l’objet incorporé.

CONFIGURATION Vous avez besoin d’une présentation. Ouvrez la présentation, puis suivez les étapes.

1 Affichez la diapositive 9, puis sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur le bouton Objet pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un objet.

Vous pouvez créer l’un des objets de la liste Type d’objet à partir de PowerPoint.

2 Cliquez sur Créer à partir d’un fichier, puis sur Parcourir pour ouvrir la boîte de dialogue Parcourir, similaire à la boîte de dialogue Ouvrir.

3 Accédez au dossier du fichier d’exercices pratiques Chapter07 et double-cliquez sur le classeur NewEquipment pour revenir à la boîte de dialogue Insérer un objet.

Pour lier plutôt qu’incorporer le classeur, cochez la case Lien.

 

4 Pour incorporer les données de la première feuille de calcul du classeur spécifié dans la diapositive active, cliquez sur OK.

L’objet de feuille de calcul Excel est inséré au centre de la diapositive.

 

5 Double-cliquez sur l’objet de feuille de calcul pour l’ouvrir dans une fenêtre Excel dans PowerPoint.

Lorsque vous double-cliquez sur une feuille de calcul incorporée, le ruban Excel remplace le ruban PowerPoint et une barre de formule apparaît au-dessus des volets miniatures et diapositives.

Excluons les lignes et les colonnes vides de l’objet, agrandissons l’objet et centrons-le sur la diapositive.

6 Faites glisser les poignées noires au milieu des côtés inférieur et droit du cadre autour de la feuille de calcul Excel jusqu’à ce que la fenêtre de l’objet soit juste assez grande pour contenir la partie active de la feuille de calcul.

Le cadre correspond juste aux données.

 

7 Cliquez en dehors de la fenêtre de l’objet pour revenir à PowerPoint. Puis pointez sur le coin inférieur droit de l’objet et faites-le glisser vers le bas et vers la droite pour l’agrandir.

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES Assurez-vous de pointer vers le coin afin de faire glisser la poignée de dimensionnement, même si la poignée de dimensionnement n’est pas visible. Si vous faites glisser le cadre, vous déplacerez l’objet au lieu de le dimensionner. Si cela se produit, cliquez sur le bouton Annuler et réessayez.

8 Pointez sur le cadre (pas sur une poignée) et faites glisser l’objet de feuille de calcul vers le bas et vers la gauche pour qu’il soit centré horizontalement sur la diapositive.

Essayons maintenant de mettre à jour les données de l’objet.

9 Double-cliquez sur l’objet de feuille de calcul pour l’afficher dans une fenêtre Excel.

L’objet de feuille de calcul contient deux colonnes intitulées A et B et huit lignes numérotées

 

Vous pouvez référencer chaque cellule par sa lettre de colonne suivie de son numéro de ligne (par exemple, A1). Vous pouvez référencer un bloc de cellules par la cellule dans son coin supérieur gauche et la cellule dans son coin inférieur droit, séparés par deux points (par exemple, A1: C3).

10 Cliquez sur la cellule B2 et notez dans le groupe Nombre que le contenu de la cellule est formaté en pourcentage.

11 Cliquez à tour de rôle sur chacune des autres cellules de la colonne B et notez le contenu de la barre de formule (la case à droite de fx au-dessus de la diapositive) et le format dans le groupe Nombre.

12 Cliquez sur la cellule B2, entrez 6, puis appuyez sur la touche Entrée. Notez qu’Excel utilise des formules dans les cellules B5, B6 et B8 pour calculer le nouveau coût du prêt d’équipement. Le montant de la cellule B5 est passé à 17 208 USD, le montant de B6 à 619 494 USD et le montant de la cellule B8 à 1 180 506 USD. Ces modifications affectent uniquement l’objet de la diapositive; les données de la feuille de calcul Excel d’origine n’ont pas changé.

Formalisons quelques cellules pour faciliter la lecture des données.

13 Sélectionnez la cellule A1, qui est fusionnée avec la cellule B1, puis sous l’onglet Accueil Excel, dans le groupe Police, cliquez sur la flèche Couleur de remplissage. Ensuite, dans la palette Couleurs du thème, cliquez sur le troisième échantillon dans la colonne verte (Vert olive, Accent 3, Plus clair 60%).

14 Pointez sur la cellule A2 et faites glisser vers le bas jusqu’à la cellule A8. Cliquez ensuite sur le bouton Couleur de remplissage pour ombrer les cellules sélectionnées avec la couleur active.

15 Cliquez sur une zone vide de la diapositive pour fermer Excel et réafficher l’objet sur la diapositive dans PowerPoint.

16 Cliquez à nouveau sur la zone vide pour désactiver l’objet.

Dans la feuille de calcul intégrée, le taux d’intérêt est maintenant de 6% et la ligne du haut et la première colonne sont ombrées pour les faire ressortir.

NETTOYER Fermez la présentation MayMeeting et enregistrez vos modifications si vous le souhaitez.

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