«Explorer Microsoft Access », nous vous avons montré comment ajuster rapidement la largeur des colonnes d’un tableau pour afficher efficacement leurs données. En plus d’ajuster la largeur des colonnes, vous pouvez parfois souhaiter réorganiser les colonnes d’un tableau pour obtenir une meilleure vue des données. Par exemple, si vous souhaitez rechercher un numéro de téléphone mais que les noms et les numéros de téléphone sont séparés de plusieurs colonnes, vous devrez faire défiler le tableau pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Vous voudrez peut-être réorganiser ou masquer quelques colonnes pour pouvoir afficher simultanément tous les champs qui vous intéressent.

Vous pouvez manipuler les colonnes et les lignes d’une table Access sans affecter les données sous-jacentes de quelque manière que ce soit. Vous pouvez dimensionner les lignes et dimensionner, masquer, déplacer et figer les colonnes. Vous pouvez enregistrer la mise en forme de votre tableau afin que le tableau ait la même apparence la prochaine fois que vous l’ouvrirez, ou vous pouvez annuler vos modifications sans les enregistrer.

Dans cet exercice, vous allez ouvrir un tableau et manipuler ses colonnes et ses lignes.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de données MesTables avec laquelle vous avez travaillé dans l’exercice précédent pour compléter cet exercice. Si nécessaire, ouvrez la base de données. Suivez ensuite les étapes.

1 Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table Clients pour l’ouvrir en mode Feuille de données.

2 Dans la ligne du nom de champ, pointez sur la bordure droite de la colonne Rue, et lorsque le pointeur se transforme en une flèche à deux pointes, faites glisser vers la droite jusqu’à ce que toutes les adresses de rue soient visibles.

3 Double-cliquez sur la bordure droite de toute colonne qui semble trop large ou trop étroite pour ajuster la colonne à son contenu.

CONSEIL: Cette technique est particulièrement utile dans une grande table dans laquelle vous ne pouvez pas facilement déterminer la longueur de l’entrée la plus longue d’un champ.

Ajustez maintenant la hauteur des lignes du tableau.

4 Augmentez la hauteur de toutes les lignes du tableau en pointant vers la bordure entre deux sélecteurs d’enregistrement et en faisant glisser vers le bas.

Vous ne pouvez pas régler la hauteur d’une seule ligne.

5 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, puis sur Hauteur de ligne pour ouvrir la boîte de dialogue Hauteur de ligne.

Vous pouvez définir les lignes à la hauteur que vous souhaitez.

6 Dans la boîte de dialogue Hauteur de ligne, cochez la case Hauteur standard, puis cliquez sur OK pour réinitialiser la hauteur des lignes au paramètre par défaut.

Essayons ensuite de masquer des colonnes.

7 Cliquez n’importe où dans la colonne Prénom. Ensuite, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, puis sur Masquer les champs.

CONSEIL: Si vous sélectionnez plusieurs colonnes avant de cliquer sur Masquer les champs, elles disparaissent toutes. Vous pouvez sélectionner des colonnes adjacentes en cliquant sur le nom de champ de la première, en maintenant la touche Maj enfoncée, puis en cliquant sur le nom de champ de la dernière. Les deux colonnes et toutes les colonnes intermédiaires sont sélectionnées.

8 Pour restaurer la colonne masquée, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur le bouton Plus, puis sur Afficher les champs pour ouvrir la boîte de dialogue Afficher les colonnes.

Vous pouvez sélectionner et désactiver les cases à cocher pour contrôler les champs visibles

CONSEIL: Si vous souhaitez masquer plusieurs colonnes qui ne sont pas adjacentes, affichez la boîte de dialogue Afficher les colonnes et décochez leurs cases.

9 Dans la boîte de dialogue Afficher les colonnes, cochez la case Prénom, puis cliquez sur Fermer.

Faisons un gel des trois premières colonnes afin qu’elles restent visibles lorsque vous faites défiler le tableau.

10 Pour les besoins de cet exercice, si tous les champs du tableau sont affichés, ajustez la taille de la fenêtre du programme jusqu’à ce que certains des champs ne soient plus visibles.

11 Pointez sur le nom du champ ID du client et faites glisser les noms de champs Prénoms et Noms. Avec ces trois colonnes sélectionnées, cliquez sur le bouton Plus dans le groupe Enregistrements, puis sur Figer les champs.

12 Faites défiler la page vers la droite, en remarquant que les trois premières colonnes restent visibles lorsque vous faites défiler.

13 Lorsque le champ Téléphone est adjacent au champ Noms, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Plus, puis sur Libérer tous les champs pour restaurer les champs à leur état normal.

CONSEIL :Les commandes permettant de masquer, d’afficher, de figer et de dégeler des colonnes sont également disponibles dans le menu contextuel qui apparaît lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un nom de champ.

Supposons que nous souhaitons toujours afficher le numéro de téléphone du client à côté de son nom. Déplaçons la colonne Téléphone.

14 Cliquez sur le nom du champ Téléphone pour sélectionner ce champ. Faites ensuite glisser le champ vers la gauche, en relâchant le bouton de la souris lorsque la ligne noire épaisse apparaît à droite du champ Noms.

15 Fermez le tableau Clients, en cliquant sur Oui pour enregistrer les modifications que vous avez apportées aux largeurs de colonne et à l’ordre des champs. Si une boîte de message apparaît, vous avertissant que cette action effacera le Presse-papiers, cliquez sur Oui.