Modifier le contenu du rapport dans Access

Les rapports sont comme des formulaires des manières suivantes:

  ▪ Vous pouvez les créer à l’aide d’assistants, puis les modifier en mode Mise en page ou en mode Création.

  ▪ Vous pouvez afficher les informations d’un ou plusieurs enregistrements d’une ou plusieurs tables ou requêtes.

  ▪ Vous pouvez avoir plusieurs ensembles d’en-têtes et de pieds de page pour regrouper et décrire leur contenu.

changer et planifier le prochain.

Dans cet exercice, vous allez modifier le contenu d’un rapport en insérant un titre et une date dans l’en-tête du rapport et les numéros de page dans le pied de page du rapport. Vous allez également insérer et supprimer des étiquettes et modifier l’apparence du texte.

CONFIGURATION

Vous avez besoin de la base de données . Si nécessaire, ouvrez la base de données. Ouvrez ensuite le rapport Ventes par catégorie en mode Création et suivez les étapes.

1 Dans le coin supérieur gauche du rapport, double-cliquez sur le sélecteur de rapport (la case à la jonction des règles horizontales et verticales), qui sélectionne à la fois le rapport entier et ouvre le volet Feuille de propriétés.

2 Sur la page Format du volet Feuille de propriétés, définissez les propriétés Grille X et Grille Y sur 10 pour agrandir la grille. Fermez ensuite le volet Feuille de propriétés.

CONSEIL Vous pouvez rapidement activer et désactiver la grille ou les règles en cliquant avec le bouton droit sur le rapport, puis en cliquant sur Grille ou Règle.

Faisons quelques changements de formatage.

3 Cliquez sur la barre de section En-tête de rapport et, dans l’onglet Outil Format, dans le groupe Contrôle de la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de la forme. Ensuite, dans la rangée supérieure de la palette Couleurs du thème, cliquez sur la troisième nuance (Vert clair, Arrière-plan 2).

4 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe En-tête / pied de page, cliquez sur le bouton Titre pour insérer un

disposition de contrôle contenant les cellules et contrôles suivants:

■ Dans la cellule de gauche, un espace réservé pour le logo

■ Dans la cellule du centre, une commande d’étiquette contenant le titre du rapport

■ Dans la cellule supérieure droite, un espace réservé de date

■ Dans la cellule inférieure droite, un espace réservé de temps

Les dispositions sont des mécanismes facultatifs pour contraindre l’alignement des contrôles. Par défaut,

Access propose deux formats de mise en page:

■ Tabulaire Insère des contrôles dans des cellules disposées en colonnes et en lignes. Les contrôles d’étiquette sont toujours dans la section au-dessus des contrôles de zone de texte afin qu’ils ressemblent à des en-têtes de colonne. Par défaut, Access utilise la disposition tabulaire pour les rapports créés avec l’outil Rapport et pour les rapports vierges remplis en faisant glisser des champs à partir du volet Liste des champs.

■ Empilé Insère des contrôles dans des cellules disposées en deux colonnes, avec des contrôles d’étiquette dans les cellules de la colonne de gauche et des contrôles de zone de texte dans les cellules de la colonne de droite. Par défaut, Access utilise la disposition Empilée pour les formulaires créés avec l’outil Formulaire et pour les formulaires vierges remplis en faisant glisser des champs à partir du volet Liste des champs.

Pour imposer une mise en page ou passer d’une mise en page à l’autre:

■ Dans l’onglet de l’outil Organiser, dans le groupe Tableau, cliquez sur le bouton de la mise en page souhaitée.

Pour supprimer une disposition afin de pouvoir placer les contrôles là où vous le souhaitez:

■ Sélectionnez toutes les commandes de la mise en page. Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer la mise en page dans le groupe Tableau.

■ Cliquez avec le bouton droit sur la sélection, cliquez sur Mise en page, puis sur Supprimer la mise en page.

Pour ajouter une ligne de contrôles à une mise en page existante:

■ Sélectionnez une cellule adjacente et, dans le groupe Lignes et colonnes, cliquez sur le bouton Insérer au-dessus ou Insérer en dessous.

Pour ajouter une colonne de contrôles à une mise en page existante:

■ Sélectionnez une cellule adjacente et dans le groupe Lignes et colonnes, cliquez sur le bouton Insérer à gauche ou Insérer à droite.

Pour supprimer une ligne ou une colonne d’une mise en page:

■ Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule de la ligne ou de la colonne, puis cliquez sur Supprimer la ligne ou Supprimer la colonne.

■ Sélectionnez la ligne ou la colonne, puis appuyez sur Supprimer.

Pour fusionner deux cellules dans une disposition (afin qu’un contrôle puisse s’étendre sur deux colonnes ou deux lignes):

■ Sélectionnez les cellules et dans le groupe Fusionner / Fractionner, cliquez sur le bouton Fusionner.

Pour diviser une cellule dans une mise en page (afin que deux contrôles puissent tenir dans une colonne ou une ligne):

■ Sélectionnez la cellule et dans le groupe Fusionner / Fractionner, cliquez sur le bouton Diviser horizontalement ou Diviser verticalement.

5 Avec le titre sélectionné, dans l’onglet Outil Format, dans le groupe Police, faites en sorte que le titre 20 points, gras et toute couleur vert foncé.

6 Dans l’onglet de l’outil Organiser, dans le groupe Dimensionnement et ordre, cliquez sur le bouton Taille / Espace, puis sur Ajuster pour que le contrôle d’étiquette corresponde au titre.

Ajoutons maintenant la date.

7 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe En-tête / pied de page, cliquez sur le bouton Date et heure pour ouvrir la boîte de dialogue Date et heure.

Vous pouvez spécifier des options pour les contrôles de date et les contrôles d’heure dans cette boîte de dialogue.

8 Avec la case à cocher Inclure la date et la première option de format de date sélectionnées, décochez la case Inclure l’heure. Cliquez ensuite sur OK pour insérer un contrôle contenant la fonction = Date () dans la cellule supérieure droite de la mise en page dans la section En-tête de rapport.

Étant donné que la disposition construit les contrôles, le contrôle contenant le titre se rétrécit pour faire de la place pour le contrôle contenant la date.

Supprimons la mise en page de la section En-tête de rapport afin que nous ayons plus d’options pour organiser les contrôles.

9 Maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez tous les contrôles et espaces réservés dans le rapport

Section d’en-tête. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur la sélection, cliquez sur Mise en page, puis sur Supprimer la mise en page.

10 Pointez sur le bouton d’alerte qui apparaît et lisez l’avertissement indiquant que les deux commandes de cette section ne sont pas associées l’une à l’autre. Cliquez ensuite sur le bouton et dans la liste, cliquez sur Ignorer l’erreur.

CONSEIL Il est toujours judicieux d’étudier ces alertes, mais dans cet exercice, vous pouvez ignorer toutes les alertes affichées concernant les commandes non associées.

11 Cliquez sur une zone vide de la section pour annuler la sélection. Faites ensuite glisser le contrôle de date sous le contrôle de titre.

CONSEIL Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, le contrôle de la date s’enclenche contre la grille. Vous pouvez empêcher l’accrochage à la grille en cliquant sur le bouton Taille / Espace dans le groupe Dimensionnement et ordre de l’onglet Réorganiser, puis en cliquant sur Aligner sur la grille pour le désactiver. Si vous souhaitez remplacer Aligner sur la grille et positionner un contrôle avec précision, définissez les propriétés Haut et Gauche dans le volet Feuille de propriétés.

12 Cliquez avec le bouton droit sur la commande de titre, cliquez sur Taille, puis sur Ajuster. Utilisez ensuite les propriétés Largeur et gauche pour ajuster la largeur et la position du contrôle de date pour correspondre au contrôle de titre.

13 Centrez le contrôle de date, puis cliquez en dehors du contrôle.

La section En-tête de rapport contient désormais uniquement deux contrôles.

CONSEIL Si vous devez formater ou déplacer plusieurs contrôles dans une section, commencez par les regrouper. Sélectionnez les contrôles, cliquez sur le bouton Taille / Espace dans le groupe Dimensionnement et ordre de l’onglet Outil Réorganiser, puis dans la zone Regroupement de la liste, cliquez sur Groupe. Les commandes groupées peuvent être manipulées comme une unité, mais pas individuellement. Pour modifier un seul des contrôles, vous devez d’abord dissocier tous les contrôles.

Maintenant, tournons notre attention vers la section Nom de catégorie Header.

14 Dans la section En-tête Nom de catégorie, supprimez l’étiquette Nom de la catégorie.

15 Sélectionnez le contrôle de zone de texte Nom Catégorie et définissez-le sur 16 points, en gras et avec le même vert foncé que vous avez utilisé précédemment. Ensuite, ouvrez le volet Feuille de propriétés, définissez la propriété Hauteur sur 0,3 “et la propriété Largeur sur 2. 0” et fermez le volet Feuille de propriétés.

16 Déplacez le contrôle de sorte que son haut se trouve contre le haut de la section et que sa bordure gauche se trouve à deux points de grille à partir du bord gauche de la section.

17 Dans l’onglet Outil de conception, affichez la galerie Contrôles et cliquez sur la vignette Étiquette. Cliquez ensuite directement sous le coin inférieur gauche du contrôle de zone de texte Nom Catégorie.

CONSEIL Pour aligner précisément le bord gauche d’un contrôle sur celui d’un autre, définissez leurs propriétés Gauche sur la même valeur.

18 Dans le contrôle d’étiquette, entrez Produits : (avec les deux points), puis appuyez sur Entrée. Notez que, comme cette étiquette n’est pas associée, un bouton d’alerte apparaît.

19 Cliquez sur le bouton d’alerte, puis dans la liste, cliquez sur Ignorer l’erreur.

20 Mettez l’étiquette sur 12 points, en gras et en italique. Ensuite, si nécessaire, redimensionnez le contrôle en fonction de son contenu.

La section Nom de catégorie Header contient désormais un contrôle de zone de texte et un contrôle d’étiquette.

Ajoutons maintenant un numéro de page à la section Pied de page.

21 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe En-tête / pied de page, cliquez sur le bouton Numéros de page pour ouvrir la boîte de dialogue Numéros de page.

Vous pouvez définir le format, la position et l’alignement des numéros de page dans une seule boîte de dialogue.

22 Dans la zone Format, cliquez sur Page N de M. Dans la zone Position, cliquez sur Bas de page

[Bas de page]. Ensuite, avec Centre comme paramètre d’alignement et la case à cocher Afficher le numéro sur la première page activée, cliquez sur OK. Notez qu’un contrôle contenant “Page” & [Page]

& “sur” & [Pages] apparaît au centre de la section Pied de page.

ASTUCE Dans cette expression, “Page” et “of” sont des chaînes littérales de caractères, & est le

l’opérateur catenate et [Page] et [Pages] sont deux identificateurs dérivés du rapport lui-même. Pour plus d’informations sur les expressions et les opérateurs, consultez «Validation des données» dans le chapitre 6, «Maintenir l’intégrité des données».

23 Enregistrez le rapport, puis passez à Aperçu avant impression.

Vous pouvez parcourir le rapport pour afficher toutes les catégories de produits.

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