Lorsqu’un formulaire est conçu comme la principale méthode de saisie de nouveaux enregistrements, il inclut généralement tous les champs de la table sous-jacente. Le moyen le plus rapide de créer un formulaire qui inclut tous les champs d’une table consiste à utiliser l’outil Formulaire. Une autre méthode, qui permet de mieux contrôler la création du formulaire, consiste à utiliser un assistant. Dans les deux cas, vous pouvez facilement personnaliser le formulaire après sa création. Étant donné que les données de la ou des tables sous-jacentes sont affichées dans cette vue, vous pouvez plus facilement évaluer les effets du déplacement et du dimensionnement des contrôles et de leurs étiquettes. Vous pouvez afficher le volet Feuille de propriétés et ajuster les propriétés pour affiner les éléments du formulaire, et vous pouvez effectuer la plupart des ajustements que vous souhaiterez probablement dans le formulaire personnalisé.
Lorsque vous souhaitez plus de contrôle sur la mise en page d’un formulaire, vous pouvez travailler en mode Création. Dans cette vue, vous pouvez modifier la structure du formulaire sur une grille de création, mais les données de la ou des tables sous-jacentes ne sont pas visibles.
En mode Création, Access affiche des règles horizontales et verticales et une grille pour vous aider à positionner les contrôles et les étiquettes.
La grille de création de formulaire est divisée en trois sections:
■ En-tête de formulaire Contient des informations à afficher en haut du formulaire, comme un titre.
■ Détail Contient un contrôle de zone de texte et un contrôle d’étiquette associé pour chacun des champs que vous avez sélectionnés pour inclusion dans le formulaire.
■ Pied de page du formulaire Peut contenir des informations à afficher en bas du formulaire.
Par défaut, cette section est vide, elle est donc fermée.
En mode Création, vous pouvez utiliser le formulaire des manières suivantes:
■ Ajustez la taille des sections.
■ Appliquez un thème.
■ Modifiez la taille des contrôles.
■ Organisez les contrôles de manière logique pour faciliter la saisie des données.
■ Ajustez les propriétés des éléments de formulaire dans le volet Feuille de propriétés.
■ Ajoutez des champs à partir du volet Liste des champs.
■ Ajoutez des contrôles pour limiter les choix de saisie de données ou ajouter des fonctionnalités au formulaire.
Dans cet exercice, vous allez utiliser l’assistant Formulaire pour créer un formulaire qui affiche une liste de catégories de produits. Vous allez ensuite modifier le formulaire en mode Création en mettant en forme son titre, en rendant un contrôle inaccessible aux utilisateurs, en modifiant une étiquette et en ajoutant et redimensionnant un contrôle pour un nouveau champ.
Différents types de formulaires
La plupart des formulaires facilitent la saisie de données – ajout ou modification d’enregistrements dans une ou plusieurs tables. Cependant, certains formulaires sont plus spécialisés que d’autres et certains servent à d’autres fins que la saisie de données. Voici un aperçu des types de formulaires que vous pouvez créer en cliquant sur les boutons du groupe Formulaires de l’onglet Créer:
■ Conception de formulaire Affiche une grille de création vierge en mode Création, dans laquelle vous pouvez concevoir un formulaire à partir de zéro.
■ Formulaire vierge Affiche un canevas vierge en mode Mise en page et ouvre le volet Liste des champs, à partir duquel vous pouvez faire glisser des champs des tables de la base de données vers le formulaire.
■ Navigation Affiche une galerie de dispositions de formulaire de navigation prédéfinies.
Cliquez sur le bouton Plus de formulaires pour afficher une galerie de types de formulaires supplémentaires:
■ Plusieurs éléments Affiche plusieurs enregistrements à la fois sur une seule page de formulaire. Parfois appelé un formulaire continu.
■ Feuille de données Ressemble et se comporte comme une feuille de données (tableau).
■ Fractionner Fournit deux vues synchronisées des mêmes données, l’une dans un formulaire et l’autre dans une feuille de données. Cela simplifie considérablement le processus de recherche et d’édition des enregistrements.
■ Boîte de dialogue modale Ressemble et se comporte comme une boîte de dialogue. Il a par défaut les boutons OK et Annuler. Lorsque le formulaire est actif, rien d’autre ne peut être fait tant qu’il n’est pas fermé.
CONFIGURATION
Assurez-vous d’utiliser la base de données des exercices pour ce chapitre plutôt que de continuer avec la base de données d’un chapitre précédent. Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original. Puis suivez les étapes:
1 Dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, cliquez sur Clients. Ensuite, sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire pour démarrer l’Assistant Formulaire.
Si une table est sélectionnée dans le volet de navigation lorsque vous cliquez sur le bouton Assistant formulaire, les informations de ce tableau remplissent la première page de l’assistant.
2 Affichez la liste Tables / Requêtes et cliquez sur Table: Catégories. Dans les champs disponibles la liste, double-cliquez sur ID de catégorie pour le déplacer vers la liste Champs sélectionnés, puis double-cliquez sur Nom de catégorie. Cliquez ensuite sur Suivant pour passer à la page suivante, où vous choisissez une mise en page pour le nouveau formulaire.
CONSEIL La zone d’aperçu sur la gauche montre à quoi ressemblera le formulaire avec le option appliquée.
3 Explorez les options de mise en page, puis avec Colonne sélectionnée, cliquez sur Suivant.
4 Avec Ouvrir le formulaire pour afficher ou saisir des informations sélectionné, cliquez sur Terminer pour accepter le titre suggéré et ouvrez le formulaire.
Le nouveau formulaire affiche le premier enregistrement dans la table Catégories.
5 Faites défiler quelques enregistrements à l’aide des commandes de la barre de navigation des enregistrements en bas du formulaire.
Apportons quelques modifications en mode Création.
6 Passez en mode Création.
La grille de création pour le formulaire Catégories comprend un en-tête de formulaire qui contient le titre, une zone Détails qui contient des contrôles d’étiquette et de zone de texte pour deux champs et un pied de page de formulaire vide.
7 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Thèmes, cliquez sur le bouton Thèmes. Ensuite, dans la galerie Thèmes, cliquez sur la vignette Whisp pour rendre le jeu de couleurs de ce thème disponible pour le formulaire.
8 Cliquez sur la barre de section En-tête de formulaire pour sélectionner cette section. Ensuite, sous l’onglet outil Format, dans le groupe Contrôle de la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de forme. Dans la rangée supérieure de la palette Couleurs du thème, cliquez sur la troisième nuance (Vert clair, Arrière-plan 2).
9 Pointez sur le bas de la section En-tête de formulaire (juste au-dessus de la barre de la section Détail) et lorsque le pointeur se transforme en une flèche à deux pointes, faites glisser vers le bas pour agrandir la section jusqu’à ce que le contrôle de titre Catégories entier soit visible.
10 Cliquez sur la commande de titre Catégories. Sous l’onglet outil Organiser, dans la fenêtre Dimensionnement et ordre groupe, cliquez sur le bouton Taille / Espace pour afficher une liste d’options de dimensionnement et d’espacement.
La liste comprend des commandes pour ajuster la taille et l’espacement des contrôles, en plus des options de grille et de regroupement.
11 Dans la zone Taille de la liste, cliquez sur Ajuster.
12 Faites en sorte que la section En-tête de formulaire soit juste assez grande pour contenir le contrôle de titre.
Ensuite, supposons que nous ne souhaitons pas que les utilisateurs puissent modifier la valeur du contrôle de zone de texte ID catégorie. Désactivons-le pour que son texte et son arrière-plan soient gris.
13 Dans la section Détail, cliquez sur le contrôle de zone de texte ID Catégorie, et sous l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de propriétés.
14 Dans le volet Feuille de propriétés, cliquez sur l’onglet Données. Cliquez sur la propriété Activé, cliquez sur sa flèche, puis sur Non. Fermez ensuite le volet Feuille de propriétés.
15 Cliquez sur le contrôle d’étiquette Nom de la catégorie, double-cliquez sur Catégorie, puis supprimez-le ainsi que l’espace suivant.
Ajoutons maintenant la description de la catégorie du tableau Catégories à ce formulaire.
16 Faites glisser le bas de la section Détail vers le bas jusqu’à ce que la section mesure environ 2,5 pouces de hauteur. Faites ensuite glisser la bordure droite jusqu’à ce que la grille de création de formulaire mesure environ 5 pouces de large.
17 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants pour ouvrir le volet Liste des champs.
Vous pouvez cliquer sur Afficher toutes les tables pour afficher les champs d’autres tables de la base de données.
RACCOURCI DU CLAVIER Appuyez sur Alt + F8 pour ouvrir et fermer le volet Liste des champs.
18 Dans le volet Liste des champs, cliquez sur Description, faites glisser le champ sous le contrôle de zone de texte Nom de la catégorie dans la section Détails, puis fermez le volet Liste des champs.
19 Pointez sur la bordure du contrôle de zone de texte Description et faites-le glisser pour que son bord gauche soit aligné avec le contrôle Nom de la catégorie et que son bord supérieur se trouve à la marque de 1 pouce sur la règle verticale.
20 Cliquez sur le contrôle d’étiquette Description et faites glisser la grande poignée dans le coin supérieur gauche vers la gauche jusqu’à ce que le contrôle soit aligné avec les étiquettes au-dessus. Puis élargissez le contrôle pour qu’il corresponde aux autres contrôles.
21 La commande d’étiquette Description étant toujours sélectionnée, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les commandes d’étiquette Name et ID de catégorie pour les ajouter à la sélection. Ensuite, sous l’onglet Outil Format, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Aligner à droite.
22 Dans l’onglet de l’outil Organiser, dans le groupe Dimensionnement et ordre, cliquez sur Taille / Espace. Ensuite, dans la zone Espacement de la liste, cliquez sur Égal vertical.
23 Affichez à nouveau la liste Taille / Espace et, dans la zone Taille, cliquez sur Au plus haut pour que tous les contrôles d’étiquette aient la même taille.
24 Sélectionnez tous les contrôles de zone de texte, affichez le volet Feuille de propriétés et, sur la page Format, définissez Gauche sur 2 “.
25 Faites en sorte que la section Détail soit juste assez haute pour contenir ses contrôles afin que le formulaire occupe le moins d’espace possible.
Examinons les résultats des changements.
26 Basculez en mode formulaire.
Les étiquettes et leurs contrôles sont désormais plus nets sur le formulaire.
27 Faites défiler quelques enregistrements de catégorie. Essayez de modifier les entrées dans le champ CategorylD pour confirmer que vous ne pouvez pas.
La barre de sélection d’enregistrement sur le côté gauche de ce formulaire n’est pas nécessaire pour le moment, alors désactivons-la.
28 Basculez en mode Création et cliquez sur le sélecteur de formulaire (la zone située dans le coin supérieur gauche à la jonction des règles horizontales et verticales) pour afficher les propriétés de l’ensemble du formulaire dans le volet Feuille de propriétés.
29 Sur la page Format du volet Feuille de propriétés, définissez la propriété Sélecteurs d’enregistrement sur Non. Fermez ensuite le volet Feuille de propriétés.
30 Basculez en mode formulaire pour vérifier que le formulaire n’a plus de sélecteur d’enregistrement.
Modifier les formulaires créés à l’aide d’un assistant d’Access
Lorsqu’un formulaire est conçu comme la principale méthode de saisie de nouveaux enregistrements, il inclut généralement tous les champs de la table sous-jacente. Le moyen le plus rapide de créer un formulaire qui inclut tous les champs d’une table consiste à utiliser l’outil Formulaire. Une autre méthode, qui permet de mieux contrôler la création du formulaire, consiste à utiliser un assistant. Dans les deux cas, vous pouvez facilement personnaliser le formulaire après sa création. Étant donné que les données de la ou des tables sous-jacentes sont affichées dans cette vue, vous pouvez plus facilement évaluer les effets du déplacement et du dimensionnement des contrôles et de leurs étiquettes. Vous pouvez afficher le volet Feuille de propriétés et ajuster les propriétés pour affiner les éléments du formulaire, et vous pouvez effectuer la plupart des ajustements que vous souhaiterez probablement dans le formulaire personnalisé.
Lorsque vous souhaitez plus de contrôle sur la mise en page d’un formulaire, vous pouvez travailler en mode Création. Dans cette vue, vous pouvez modifier la structure du formulaire sur une grille de création, mais les données de la ou des tables sous-jacentes ne sont pas visibles.
En mode Création, Access affiche des règles horizontales et verticales et une grille pour vous aider à positionner les contrôles et les étiquettes.
La grille de création de formulaire est divisée en trois sections:
■ En-tête de formulaire Contient des informations à afficher en haut du formulaire, comme un titre.
■ Détail Contient un contrôle de zone de texte et un contrôle d’étiquette associé pour chacun des champs que vous avez sélectionnés pour inclusion dans le formulaire.
■ Pied de page du formulaire Peut contenir des informations à afficher en bas du formulaire.
Par défaut, cette section est vide, elle est donc fermée.
En mode Création, vous pouvez utiliser le formulaire des manières suivantes:
■ Ajustez la taille des sections.
■ Appliquez un thème.
■ Modifiez la taille des contrôles.
■ Organisez les contrôles de manière logique pour faciliter la saisie des données.
■ Ajustez les propriétés des éléments de formulaire dans le volet Feuille de propriétés.
■ Ajoutez des champs à partir du volet Liste des champs.
■ Ajoutez des contrôles pour limiter les choix de saisie de données ou ajouter des fonctionnalités au formulaire.
Dans cet exercice, vous allez utiliser l’assistant Formulaire pour créer un formulaire qui affiche une liste de catégories de produits. Vous allez ensuite modifier le formulaire en mode Création en mettant en forme son titre, en rendant un contrôle inaccessible aux utilisateurs, en modifiant une étiquette et en ajoutant et redimensionnant un contrôle pour un nouveau champ.
Différents types de formulaires
La plupart des formulaires facilitent la saisie de données – ajout ou modification d’enregistrements dans une ou plusieurs tables. Cependant, certains formulaires sont plus spécialisés que d’autres et certains servent à d’autres fins que la saisie de données. Voici un aperçu des types de formulaires que vous pouvez créer en cliquant sur les boutons du groupe Formulaires de l’onglet Créer:
■ Conception de formulaire Affiche une grille de création vierge en mode Création, dans laquelle vous pouvez concevoir un formulaire à partir de zéro.
■ Formulaire vierge Affiche un canevas vierge en mode Mise en page et ouvre le volet Liste des champs, à partir duquel vous pouvez faire glisser des champs des tables de la base de données vers le formulaire.
■ Navigation Affiche une galerie de dispositions de formulaire de navigation prédéfinies.
Cliquez sur le bouton Plus de formulaires pour afficher une galerie de types de formulaires supplémentaires:
■ Plusieurs éléments Affiche plusieurs enregistrements à la fois sur une seule page de formulaire. Parfois appelé un formulaire continu.
■ Feuille de données Ressemble et se comporte comme une feuille de données (tableau).
■ Fractionner Fournit deux vues synchronisées des mêmes données, l’une dans un formulaire et l’autre dans une feuille de données. Cela simplifie considérablement le processus de recherche et d’édition des enregistrements.
■ Boîte de dialogue modale Ressemble et se comporte comme une boîte de dialogue. Il a par défaut les boutons OK et Annuler. Lorsque le formulaire est actif, rien d’autre ne peut être fait tant qu’il n’est pas fermé.
CONFIGURATION
Assurez-vous d’utiliser la base de données des exercices pour ce chapitre plutôt que de continuer avec la base de données d’un chapitre précédent. Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original. Puis suivez les étapes:
1 Dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, cliquez sur Clients. Ensuite, sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur le bouton Assistant Formulaire pour démarrer l’Assistant Formulaire.
Si une table est sélectionnée dans le volet de navigation lorsque vous cliquez sur le bouton Assistant formulaire, les informations de ce tableau remplissent la première page de l’assistant.
2 Affichez la liste Tables / Requêtes et cliquez sur Table: Catégories. Dans les champs disponibles la liste, double-cliquez sur ID de catégorie pour le déplacer vers la liste Champs sélectionnés, puis double-cliquez sur Nom de catégorie. Cliquez ensuite sur Suivant pour passer à la page suivante, où vous choisissez une mise en page pour le nouveau formulaire.
CONSEIL La zone d’aperçu sur la gauche montre à quoi ressemblera le formulaire avec le option appliquée.
3 Explorez les options de mise en page, puis avec Colonne sélectionnée, cliquez sur Suivant.
4 Avec Ouvrir le formulaire pour afficher ou saisir des informations sélectionné, cliquez sur Terminer pour accepter le titre suggéré et ouvrez le formulaire.
Le nouveau formulaire affiche le premier enregistrement dans la table Catégories.
5 Faites défiler quelques enregistrements à l’aide des commandes de la barre de navigation des enregistrements en bas du formulaire.
Apportons quelques modifications en mode Création.
6 Passez en mode Création.
La grille de création pour le formulaire Catégories comprend un en-tête de formulaire qui contient le titre, une zone Détails qui contient des contrôles d’étiquette et de zone de texte pour deux champs et un pied de page de formulaire vide.
7 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Thèmes, cliquez sur le bouton Thèmes. Ensuite, dans la galerie Thèmes, cliquez sur la vignette Whisp pour rendre le jeu de couleurs de ce thème disponible pour le formulaire.
8 Cliquez sur la barre de section En-tête de formulaire pour sélectionner cette section. Ensuite, sous l’onglet outil Format, dans le groupe Contrôle de la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de forme. Dans la rangée supérieure de la palette Couleurs du thème, cliquez sur la troisième nuance (Vert clair, Arrière-plan 2).
9 Pointez sur le bas de la section En-tête de formulaire (juste au-dessus de la barre de la section Détail) et lorsque le pointeur se transforme en une flèche à deux pointes, faites glisser vers le bas pour agrandir la section jusqu’à ce que le contrôle de titre Catégories entier soit visible.
10 Cliquez sur la commande de titre Catégories. Sous l’onglet outil Organiser, dans la fenêtre Dimensionnement et ordre groupe, cliquez sur le bouton Taille / Espace pour afficher une liste d’options de dimensionnement et d’espacement.
La liste comprend des commandes pour ajuster la taille et l’espacement des contrôles, en plus des options de grille et de regroupement.
11 Dans la zone Taille de la liste, cliquez sur Ajuster.
12 Faites en sorte que la section En-tête de formulaire soit juste assez grande pour contenir le contrôle de titre.
Ensuite, supposons que nous ne souhaitons pas que les utilisateurs puissent modifier la valeur du contrôle de zone de texte ID catégorie. Désactivons-le pour que son texte et son arrière-plan soient gris.
13 Dans la section Détail, cliquez sur le contrôle de zone de texte ID Catégorie, et sous l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de propriétés.
14 Dans le volet Feuille de propriétés, cliquez sur l’onglet Données. Cliquez sur la propriété Activé, cliquez sur sa flèche, puis sur Non. Fermez ensuite le volet Feuille de propriétés.
15 Cliquez sur le contrôle d’étiquette Nom de la catégorie, double-cliquez sur Catégorie, puis supprimez-le ainsi que l’espace suivant.
Ajoutons maintenant la description de la catégorie du tableau Catégories à ce formulaire.
16 Faites glisser le bas de la section Détail vers le bas jusqu’à ce que la section mesure environ 2,5 pouces de hauteur. Faites ensuite glisser la bordure droite jusqu’à ce que la grille de création de formulaire mesure environ 5 pouces de large.
17 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants pour ouvrir le volet Liste des champs.
Vous pouvez cliquer sur Afficher toutes les tables pour afficher les champs d’autres tables de la base de données.
RACCOURCI DU CLAVIER Appuyez sur Alt + F8 pour ouvrir et fermer le volet Liste des champs.
18 Dans le volet Liste des champs, cliquez sur Description, faites glisser le champ sous le contrôle de zone de texte Nom de la catégorie dans la section Détails, puis fermez le volet Liste des champs.
19 Pointez sur la bordure du contrôle de zone de texte Description et faites-le glisser pour que son bord gauche soit aligné avec le contrôle Nom de la catégorie et que son bord supérieur se trouve à la marque de 1 pouce sur la règle verticale.
20 Cliquez sur le contrôle d’étiquette Description et faites glisser la grande poignée dans le coin supérieur gauche vers la gauche jusqu’à ce que le contrôle soit aligné avec les étiquettes au-dessus. Puis élargissez le contrôle pour qu’il corresponde aux autres contrôles.
21 La commande d’étiquette Description étant toujours sélectionnée, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les commandes d’étiquette Name et ID de catégorie pour les ajouter à la sélection. Ensuite, sous l’onglet Outil Format, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Aligner à droite.
22 Dans l’onglet de l’outil Organiser, dans le groupe Dimensionnement et ordre, cliquez sur Taille / Espace. Ensuite, dans la zone Espacement de la liste, cliquez sur Égal vertical.
23 Affichez à nouveau la liste Taille / Espace et, dans la zone Taille, cliquez sur Au plus haut pour que tous les contrôles d’étiquette aient la même taille.
24 Sélectionnez tous les contrôles de zone de texte, affichez le volet Feuille de propriétés et, sur la page Format, définissez Gauche sur 2 “.
25 Faites en sorte que la section Détail soit juste assez haute pour contenir ses contrôles afin que le formulaire occupe le moins d’espace possible.
Examinons les résultats des changements.
26 Basculez en mode formulaire.
Les étiquettes et leurs contrôles sont désormais plus nets sur le formulaire.
27 Faites défiler quelques enregistrements de catégorie. Essayez de modifier les entrées dans le champ CategorylD pour confirmer que vous ne pouvez pas.
La barre de sélection d’enregistrement sur le côté gauche de ce formulaire n’est pas nécessaire pour le moment, alors désactivons-la.
28 Basculez en mode Création et cliquez sur le sélecteur de formulaire (la zone située dans le coin supérieur gauche à la jonction des règles horizontales et verticales) pour afficher les propriétés de l’ensemble du formulaire dans le volet Feuille de propriétés.
29 Sur la page Format du volet Feuille de propriétés, définissez la propriété Sélecteurs d’enregistrement sur Non. Fermez ensuite le volet Feuille de propriétés.
30 Basculez en mode formulaire pour vérifier que le formulaire n’a plus de sélecteur d’enregistrement.
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