Modifier un rapport dans Access

Vous pouvez utiliser l’assistant de rapport pour obtenir un démarrage rapide sur un rapport, mais vous souhaiterez souvent modifier le rapport pour obtenir le résultat dont vous avez besoin. Comme pour les formulaires, le rapport se compose de contrôles de zone de texte liés aux champs correspondants de la table sous-jacente et à leurs étiquettes associées. Vous pouvez ajouter des étiquettes, des zones de texte, des images et d’autres contrôles, et vous pouvez les mettre en forme, soit à l’aide des commandes du ruban, soit en définissant leurs propriétés dans le volet Feuille de propriétés.

Vous pouvez ajuster la mise en page et le contenu des rapports en mode Mise en page ou en mode Création. Pour des ajustements simples, il est plus facile de travailler en mode Mise en page afin de pouvoir afficher la mise en page avec des données en direct, ce qui rend le processus plus intuitif.

CONSEIL La vérification automatique des erreurs identifie les erreurs courantes dans les formulaires et les rapports et vous donne la possibilité de les corriger. Par exemple, Access vous informe si un rapport est plus large que la page sur laquelle il sera imprimé. La vérification des erreurs est activée par défaut. Si vous souhaitez le désactiver, affichez le mode Backstage et cliquez sur Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options d’accès. Dans le volet gauche, cliquez sur Concepteurs d’objets, désactivez les cases à cocher de vérification des erreurs en bas de la page, puis cliquez sur OK.

Dans cet exercice, vous allez modifier la mise en page d’un rapport. Vous allez ensuite appliquer un thème, modifier certaines des couleurs et habiller le texte en utilisant la mise en forme des caractères. Vous appliquerez également une règle simple qui formate les valeurs différemment si elles répondent à un critère spécifique.

1 Dans le volet de navigation, dans le groupe Rapports, ouvrez le rapport Liste alphabétique des produits dans Aperçu avant impression.

2 Avec la fenêtre du programme agrandie, pointez sur la page de rapport prévisualisée. Notez que le pointeur se transforme en une loupe avec un signe plus, indiquant que vous pouvez agrandir la page

CONSEIL Vous pouvez également effectuer un zoom avant et arrière en faisant glisser le curseur Zoom à l’extrémité droite de la barre d’état. Le niveau de zoom actuel apparaît à droite du curseur.

Dans l’aperçu avant impression, le pointeur de la loupe indique que vous pouvez effectuer un zoom avant sur la page.

3 Cliquez une fois sur la page pré visualisée pour effectuer un zoom avant.

Notez que le rapport présente les problèmes de conception suivants:

■ Texte superflu

■ Disposition spatiale

■ Mise en forme peu invitante Résolvons ces problèmes.

4 Passez en mode Mise en page et si le volet Liste des champs s’ouvre, fermez-le. Puis sur le design onglet outil, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Masquer les détails. Notez que les contrôles liés aux champs de la table Produits sont désormais masqués afin que vous pouvez vous concentrer sur les commandes d’en-tête de groupe.

5 Sous le titre, cliquez sur Noms Produit par 1s et appuyez sur la touche Suppr pour supprimer cette étiquette de tous les en-têtes de groupe.

6 Cliquez sur le contrôle contenant A et faites-le glisser vers le bord gauche de l’en-tête. Notez que lorsque vous relâchez le bouton de la souris, tous les contrôles correspondants se déplacent vers l’emplacement correspondant dans leurs propres en-têtes de groupe.

RACCOURCI DU CLAVIER Appuyez sur les touches fléchées pour déplacer la commande sélectionnée par petits incréments. Lorsque la zone d’ombre est positionnée à l’endroit souhaité, cliquez en dehors du contrôle. Pour obtenir une liste des raccourcis clavier, reportez-vous à la section «Raccourcis clavier» à la fin de ce livre.

7 Pointez sur la bordure droite du contrôle A sélectionné, et lorsque le pointeur se transforme en flèche à deux pointes, faites glisser vers la gauche jusqu’à ce que le contrôle soit juste assez grand pour contenir son contenu. Notez que cette action modifie la taille de tous les contrôles correspondants.

Il est plus facile de travailler avec les contrôles dans l’en-tête de groupe lorsque les détails du rapport sont masqués. Consolidons les contrôles dans l’en-tête de groupe afin qu’ils nécessitent moins de place.

8 Le contrôle A étant toujours sélectionné, maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez sur les contrôles d’étiquette Nom du produit, Quantité par unité et Unités en stock pour les ajouter à la sélection.

9 Dans l’onglet Conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille de propriétés pour ouvrir le volet Feuille de propriétés.

Étant donné que plusieurs contrôles sont sélectionnés, le type de sélection dans le volet Feuille de propriétés est Sélection multiple.

10 Sur la page Format du volet Feuille de propriétés, dans la zone de propriété Haut, entrez 0,25 “et appuyez sur la touche Entrée pour aligner les contrôles à un quart de pouce du haut de l’en-tête de groupe. Fermez ensuite le volet Feuille de propriétés.

11 Pour voir à quoi ressemble l’en-tête de groupe avec ses données, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur le bouton Masquer les détails pour le désactiver.

Les nombres dans la colonne Unités en stock sont alignés à droite. Centrons-les.

12 Cliquez sur le premier contrôle de zone de texte dans la colonne Unités en stock, et sous l’onglet Outil Format, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Centre.

Ajoutons maintenant de la couleur et formalisons le texte.

13 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Thèmes, cliquez sur le bouton Thèmes et dans la galerie, cliquez sur la vignette Whisp.

CONSEIL Bien que rien ne semble changer, le rapport a repris le jeu de couleurs et le jeu de polices attribués au thème sélectionné.

14 À l’intérieur de la zone ombrée de l’en-tête du rapport, mais à l’écart du titre, cliquez sur une zone vide. Sous l’onglet outil Format, dans le groupe Contrôle de la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de la forme. Ensuite, dans la palette Couleurs du thème, cliquez sur le troisième échantillon de la troisième ligne de colonne (Vert clair, Arrière-plan 2, Plus foncé 25%).

Par défaut, les en-têtes de groupe alternatifs sont d’une couleur différente, ce qui confond plutôt que clarifie la structure du rapport. Désactivons cette couleur de ligne alternative.

15 Cliquez en dehors de la bordure pointillée à gauche du premier en-tête de groupe. Dans le groupe Arrière-plan, cliquez sur la flèche Autre couleur de ligne et dans le menu, sous les palettes, cliquez sur Aucune couleur.

16 Dans le groupe Contrôle de la mise en forme, cliquez sur le bouton Remplissage de la forme, puis dans la palette Couleurs du thème, cliquez sur une couleur orange clair. (Nous avons choisi le troisième échantillon dans la sixième colonne: Orange, Accent 2, Plus clair 60%.)

CONSEIL L’ensemble de l’en-tête du groupe est ombré à l’exception des commandes alphabétiques (A, B, C, etc.) que vous avez déplacées précédemment. Si vous souhaitez qu’ils soient ombrés, sélectionnez l’un d’eux et répétez l’étape 16 pour appliquer le remplissage orange clair.

17 Cliquez à l’extérieur de la bordure en pointillé à gauche de la première ligne de données du rapport et supprimez l’autre couleur de ligne des lignes de données. Cliquez ensuite sur l’espace blanc au-dessus de l’en-tête du rapport pour vérifier que seuls les arrière-plans de l’en-tête du rapport et des en-têtes de groupe sont désormais colorés.

CONSEIL En mode Mise en page, les seuls endroits sur lesquels vous pouvez cliquer et qui ne sélectionnent pas au moins un objet sont au-dessus du premier objet et en dessous du dernier objet.

La suppression de la couleur de ligne alternative rend la structure de ce rapport plus évidente.

Formatez ensuite le texte dans les contrôles. Il est généralement plus efficace de modifier la mise en forme des caractères de toutes les commandes, puis d’ajuster celles que vous souhaitez différencier.

18 Cliquez sur n’importe quel contrôle, puis sous l’onglet Outil Format, dans le groupe Sélection, cliquez sur le bouton Sélectionner tout.

RACCOURCI DU CLAVIER Appuyez sur Ctrl + A pour sélectionner toutes les commandes.

19 Dans le groupe Police, cliquez sur la flèche Taille de la police, puis sur 9.

20 Cliquez sur la commande de titre du rapport, puis utilisez les commandes du groupe Police pour rendre le texte 24 points, gras et vert foncé. (Nous avons choisi le cinquième échantillon de la neuvième colonne, vert olive, accent 5, plus foncé 25%.)

21 Sélectionnez les commandes dans l’en-tête du groupe et mettez-les en gras et en vert foncé.

22 Faites défiler le rapport en remarquant que certaines des valeurs de la colonne Unités en stock sont 0.

Mettons les valeurs zéro en gras et en rouge afin qu’elles se démarquent dans le rapport et alertons les acheteurs qu’il est temps de commander davantage de ces produits.

23 Cliquez sur n’importe quelle commande dans la colonne Unités en stock. Ensuite, dans le groupe Contrôle de la mise en forme, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle pour ouvrir le Gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle.

24 Cliquez sur Nouvelle règle pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme .

Vous pouvez créer des règles qui comparent la valeur de champ actuelle à une valeur spécifique ou à d’autres valeurs du même champ.

25 Avec Vérifier les valeurs dans l’enregistrement en cours ou utiliser une expression sélectionnée comme type de valeur, dans les cellules Format uniquement où se trouve la zone, cliquez sur la flèche de la deuxième case, puis cliquez sur moins de. Ensuite, dans la troisième case, entrez 1.

26 Dans la zone d’aperçu, cliquez sur le bouton Gras et changez le paramètre Couleur de police en rouge. Cliquez ensuite sur OK.

Cette règle pour le champ Unités en stock fera que les valeurs inférieures à 1 seront en gras et en rouge.

27 Cliquez sur OK. Passez ensuite à la vue Rapport et faites défiler le rapport.

28 Fermez le rapport, cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications apportées à sa conception.

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