Comment partage des présentations dans d’autres formats

Lorsque vous enregistrez une présentation PowerPoint , le format de fichier par défaut est le format .pptx. Pour enregistrer une présentation dans un format de fichier différent, affichez la boîte de dialogue Enregistrer sous à partir du mode Backstage, puis modifiez le paramètre Type de fichier au format que vous souhaitez utiliser.

CONSEIL Si vous n’êtes pas sûr du format qui correspond le mieux à vos besoins, affichez la page Exporter de la vue Backstage, puis cliquez sur Modifier le type de fichier. Dans le volet droit, PowerPoint affiche les types de fichiers courants avec des descriptions. Un double-clic sur un type de fichier ouvre la boîte de dialogue Enregistrer sous avec le type Enregistrer sous déjà défini sur ce format.

Si vous souhaitez enregistrer le fichier afin qu’il puisse être utilisé avec une version antérieure de PowerPoint, vous devez l’enregistrer au format .ppt. Pour ce faire, modifiez le paramètre Type de fichier sur Présentation PowerPoint 97-2003.

Le format que vous choisissez dépendra de ce que vous voulez que d’autres personnes puissent faire avec la présentation. Si vous souhaitez que les personnes sur lesquelles PowerPoint est installé sur leur ordinateur puissent afficher la présentation avec un minimum de tracas, vous souhaiterez peut-être l’enregistrer au format PowerPoint Show (.ppsx). Ces présentations s’ouvrent automatiquement en mode Diaporama. Une autre option consiste à enregistrer la présentation au format PowerPoint Picture Presentation, qui conserve le format .pptx mais présente tous les éléments de chaque diapositive sous la forme d’une seule image.

Vous pouvez enregistrer des présentations dans de nombreux formats différents

 

Si vous souhaitez partager une présentation avec des spectateurs qui n’ont peut-être pas installé PowerPoint ! sur leur ordinateur, un moyen simple de s’assurer que tout le monde peut voir la présentation est de la transformer en vidéo. Dans PowerPoint, créer des vidéos de présentation ne pouvait pas être plus simple. Cependant, les fichiers vidéo peuvent être assez volumineux. Par conséquent, avant de créer une vidéo, vous voudrez peut-être vous assurer que la présentation est aussi compacte que possible en compressant les images et les médias à la plus petite taille qui convient à l’utilisation prévue.

Lorsque vous êtes prêt à transformer la présentation en vidéo, cliquez simplement sur Créer une vidéo sur la page Exporter de la vue Backstage et spécifiez les éléments suivants:

■ Le dispositif de visualisation prévu. Vous pouvez choisir un format pour les écrans d’ordinateur et haute définition, un format pour l’affichage sur Internet et à partir d’un DVD, ou un format pour l’affichage sur des appareils portables.

■ S’il faut utiliser les horaires et les narrations enregistrés. Si la présentation n’a pas de minutage de diapositive ou de narration, vous avez la possibilité de les créer avant d’enregistrer la vidéo.

Après avoir spécifié ces options, cliquez sur Créer une vidéo. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’ouvre avec l’option Enregistrer sous Type déjà définie sur Vidéo MPEG-4. (Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ce paramètre sur Windows Media Video.) Il vous suffit ensuite de nommer le fichier et de spécifier un emplacement. Selon la taille de la présentation et la quantité de médias et de fichiers liés qu’elle contient, le processus de création peut prendre un certain temps, alors soyez patient!

Si vous souhaitez que les personnes qui ne disposent pas de PowerPoint puissent consulter le contenu d’une présentation sans la modifier, enregistrez la présentation dans l’un des deux formats suivants:

■ PDF (.pdf) Ce format est préféré par les imprimeurs commerciaux.

■ XPS (.xps) Ce format rend précisément toutes les polices, images et couleurs sur les ordinateurs des destinataires.

Les formats PDF et XPS sont tous deux conçus pour fournir des présentations sous forme de représentations électroniques de leur apparence une fois imprimées. Le texte et les graphiques des fichiers .pdf et .xps sont essentiellement statiques et le contenu ne peut pas être facilement modifié. Les deux types de fichiers peuvent être envoyés par e-mail à de nombreux destinataires et peuvent être mis à disposition sur une page Web pour téléchargement. Toutefois, les fichiers ne sont plus des présentations PowerPoint et ils ne peuvent pas être ouverts, affichés ou modifiés dans PowerPoint. Par défaut, l’ouverture d’un fichier PDF ou XPS sur un ordinateur exécutant Windows 8 affiche le fichier dans Windows Reader. (L’installation d’un lecteur tiers peut modifier ce comportement.) Vous pouvez ensuite faire défiler les pages en continu, une page à la fois ou deux pages à la fois. L’ouverture d’un fichier XPS sur un ordinateur exécutant Windows 7 affiche le fichier dans XPS Viewer.

CONSEIL Si vous ne souhaitez pas ouvrir un fichier PDF ou XPS dans le programme par défaut, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, cliquez sur Ouvrir avec, puis sur le programme préféré. Si vous souhaitez définir une nouvelle valeur par défaut pour un type de fichier spécifique, cliquez sur Choisir le programme par défaut, puis sélectionnez dans la liste ou cliquez sur Plus d’options.

Dans cet exercice, vous allez enregistrer une présentation en tant que présentation PowerPoint et une autre en tant que présentation d’images PowerPoint. Ensuite, vous enregistrez une présentation avec des minutages de diapositives sous forme de vidéo optimisée pour la distribution via Internet. Enfin, vous enregistrez une diapositive d’une présentation au format XPS, et vous affichez le fichier .xps.

CONFIGURATION Vous avez besoin des présentations CottageShowA, CottageShowB et WaterUse situées dans le dossier des fichiers d’exercices Chapterll pour effectuer cet exercice. Ouvrez les trois présentations, puis avec CottageShowA affiché, suivez les étapes.

1 Avec la diapositive 1 de la présentation CottageShowA active, affichez la page Enregistrer sous de la vue Backstage, et avec Ordinateur sélectionné, cliquez sur le bouton Parcourir dans le volet droit.

2 Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, affichez la liste Type de fichier, puis cliquez sur Afficher PowerPoint.

3 Modifiez le nom du fichier en CottageShow et cliquez sur Enregistrer. Fermez ensuite la présentation CottageShow.

4 Ouvrez l’Explorateur Windows, accédez au dossier des fichiers d’exercices pratiques Chapter11 et double-cliquez sur CottageShow pour l’ouvrir en mode Diaporama. Regardez la présentation au fur et à mesure qu’elle avance automatiquement d’une diapositive à l’autre tout en lisant la musique intégrée.

5 Appuyez sur Echap pour terminer et fermer le CottageShow PowerPoint Show.

Sauvegardons ensuite une présentation différente en tant que présentation d’image.

6 Affichez la présentation WaterUse, ouvrez la boîte de dialogue Enregistrer sous, modifiez le paramètre Type de fichier sur Présentation d’images PowerPoint, modifiez le nom du fichier en WaterUse et cliquez sur Enregistrer. Cliquez ensuite sur OK pour accuser réception du message indiquant que la présentation d’image a été enregistrée dans le dossier des fichiers d’exercices pratiques de Chapter11.

7 Affichez la page Ouvrir de la vue Backstage, ouvrez la boîte de dialogue Ouvrir et, dans le dossier des fichiers d’exercices de Chapter11, double-cliquez sur WaterUse.

8 Sur la diapositive 1, cliquez sur le titre et notez que des poignées entourent toute la diapositive. Répétez cette étape sur la diapositive 6.

Dans une présentation d’image PowerPoint, une diapositive n’a plus d’éléments discrets; ils sont tous combinés en une seule image.

9 Fermez la présentation d’image WaterUse, mais laissez la présentation WaterUse ouverte. Préparons maintenant une présentation pour pouvoir la sauvegarder sous forme de vidéo.

10 Affichez la présentation CottageShowB et sur la diapositive 1, cliquez sur la photo. Ensuite, sous l’onglet outil Format, dans le groupe Ajuster, cliquez sur le bouton Compresser les images pour ouvrir la boîte de dialogue Compresser les images.

 

Les descriptions après chaque type de sortie cible vous aident à sélectionner le paramètre approprié.

 

11 Décochez la case Appliquer uniquement à cette image pour compresser toutes les images de la présentation. Ensuite, avec Utiliser la résolution du document sélectionné, cliquez sur OK.

CONSEIL Pour toute présentation, vous pouvez compacter la taille de ses fichiers multimédias en cliquant sur Compresser le média dans la page Informations de la vue Backstage, puis en choisissant la catégorie de sortie souhaitée.

Avec ce peu de préparation à l’écart, créons la vidéo.

12 Affichez la page Exporter de la vue Backstage, puis cliquez sur Créer une vidéo pour afficher les options liées aux vidéos.

Si une présentation n’a pas de minutage de diapositive, par défaut, chaque diapositive de la vidéo s’affiche pendant cinq secondes.

 

13 Dans le volet Créer une vidéo, cliquez sur Ordinateur et écrans HD, puis dans la liste des options de sortie, cliquez sur Internet et DVD.

14 Cliquez sur Utiliser les minutages et les narrations enregistrés, puis sur Prévisualiser les minutages et les narrations pour afficher la présentation en mode Diaporama, où vous pouvez vérifier les minutages et l’audio des diapositives.

15 Après avoir prévisualisé quelques diapositives, appuyez sur Echap pour revenir à la page Exporter.

16 Supposons que le minutage des diapositives est satisfaisant et, en bas du volet droit, cliquez sur Créer une vidéo pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous avec le contenu de votre dossier de fichiers d’exercices Chapter11 affiché. Notez que MPEG-4 Video est déjà spécifié comme format de fichier.

17 Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, modifiez le nom du fichier en CottageShow et cliquez sur Enregistrer. Remarquez ensuite l’indicateur Création de vidéo CottageShow.MP4 sur la barre d’état.

PowerPoint indique dans la barre d’état que la vidéo est créée en arrière-plan et fournit un bouton Annuler pour abandonner le processus.

 

18 Le processus de création vidéo peut prendre un certain temps, donc si vous voulez arrêter le processus, cliquez sur le bouton Annuler à droite de la barre de progression (ne fermez pas la présentation). Sinon, lorsque la barre de progression disparaît, ouvrez l’Explorateur Windows, accédez à votre dossier de fichiers d’exercices  et double-cliquez sur le fichier CottageShow MP4 pour démarrer la vidéo. Cliquez sur le bouton Fermer pour y mettre fin. Fermez ensuite la présentation CottageShowB sans enregistrer les modifications.

Maintenant, sauvegardons une diapositive au format .xps.

19 Affichez la diapositive 7 de la présentation WaterUse.

20 Ouvrez la boîte de dialogue Enregistrer sous et modifiez le paramètre Enregistrer en tant que type sur Document XPS. Notez que la boîte de dialogue se développe pour inclure des options spécifiques au format choisi.

Sur le côté droit de la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous pouvez choisir parmi deux résolutions vidéo, en fonction de la méthode de distribution prévue.

21 Dans la zone Nom de fichier, changez le nom en WaterUseXPS.

22 Cliquez sur Taille minimale (publication en ligne). Cliquez ensuite sur Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options.

Vous pouvez choisir des options pour adapter le fichier .xps à vos besoins.

 

23 Dans la zone Plage, cliquez sur Diapositive actuelle.

CONSEIL Lorsque vous enregistrez une présentation au format .xps ou .pdf, la zone Inclure les informations non imprimables de la boîte de dialogue Options propose une case à cocher Balises de structure de document pour l’accessibilité. La sélection de cette case à cocher crée des fichiers qui sont étiquetés de manière à faciliter leur traitement par les technologies d’assistance.

24 Dans la zone Inclure les informations non imprimables, décochez la case Propriétés du document, activez la case à cocher Balises de structure du document pour l’accessibilité, puis cliquez sur OK.

De retour dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, vérifiez que la case à cocher Ouvrir le fichier après la publication est activée, puis cliquez sur Enregistrer.

Si votre ordinateur exécute Windows 8, Reader démarre et affiche la diapositive 7, la seule diapositive du fichier .xps. Si votre ordinateur exécute Windows 7, le fichier s’ouvre dans la visionneuse XPS à la place.

26 Si le fichier est affiché dans Reader, fermez le fichier en pointant vers le haut de l’écran et en faisant glisser vers le bas. Si le fichier est affiché dans XPS Viewer, cliquez sur le bouton Fermer dans le coin supérieur droit.

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