Parfois, vous souhaiterez peut-être que seules les personnes spécifiées puissent afficher une présentation. Ou vous voudrez peut-être que certaines personnes puissent uniquement le voir et que d’autres puissent le modifier. Dans les deux cas, vous pouvez contrôler qui a accès à la présentation et ce qu’il peut faire en attribuant un ou plusieurs mots de passe à la présentation.

Vous pouvez attribuer deux types de mots de passe:

■ Mot de passe pour ouvrir Lorsque vous attribuez un mot de passe qui doit être saisi pour ouvrir la présentation, la présentation est cryptée de sorte que seules les personnes disposant du mot de passe peuvent voir la présentation.

■ Mot de passe à modifier Lorsque vous attribuez un mot de passe qui doit être saisi pour modifier la présentation, les personnes qui n’ont pas le mot de passe peuvent ouvrir une version en lecture seule mais ne peuvent pas apporter de modifications ou enregistrer une copie sous un nom différent.

Lorsque vous essayez d’ouvrir une présentation à laquelle un mot de passe a été attribué, la boîte de dialogue Mot de passe s’ouvre. Si le mot de passe doit être saisi pour ouvrir la présentation, vous devez saisir le mot de passe exact, y compris les majuscules, les chiffres, les espaces et les symboles. Si le mot de passe doit être saisi pour modifier la présentation, vous pouvez soit entrer le mot de passe exact pour l’ouvrir, soit cliquer en lecture seule pour ouvrir une version que vous pouvez afficher mais pas modifier.

CONSEIL Vous pouvez également définir un mot de passe de cryptage en affichant la page Info de la vue Backstage, en cliquant sur le bouton Protéger la présentation, puis en cliquant sur Crypter avec mot de passe.

Deux autres options de la liste Protéger la présentation aident également à protéger les présentations. Si votre organisation a implémenté la gestion des droits relatifs à l’information (IRM), vous pouvez cliquer sur Restreindre l’accès pour limiter les personnes autorisées à modifier, imprimer ou copier une présentation. Si vous disposez d’une signature numérique, vous pouvez cliquer sur Ajouter une signature numérique pour joindre un cachet d’authentification électronique à une présentation afin d’indiquer que le fichier n’a pas été falsifié.

Dans cet exercice, vous allez attribuer un mot de passe que les personnes doivent saisir pour modifier une présentation. Vous allez ouvrir une version en lecture seule de la présentation protégée par mot de passe, puis entrer le mot de passe pour ouvrir une version que vous pouvez modifier.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la présentation Projets située dans le dossier du fichier d’exercices Chapterll pour terminer cet exercice. Ouvrez la présentation et suivez les étapes.

1 Ouvrez la boîte de dialogue Enregistrer sous.

2 Au bas de la boîte de dialogue, cliquez sur Outils, puis dans la liste, cliquez sur Options générales pour ouvrir la boîte de dialogue Options générales.

Vous pouvez définir des mots de passe cryptés (Mot de passe à ouvrir) ou non cryptés (Mot de passe à modifier) dans la boîte de dialogue Options générales.

3 Dans la zone Mot de passe à modifier, entrez le mot de passe.

CONSEIL Dans cet exercice, nous utilisons un mot courant facile à saisir comme mot de passe. Pour une protection maximale, utilisez un mot de passe d’au moins huit caractères comprenant une combinaison de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles de ponctuation.

4 Cliquez sur OK, ce qui ouvre la boîte de dialogue Confirmer le mot de passe.

5 Dans la zone Entrez à nouveau le mot de passe à modifier, entrez le mot de passe, puis cliquez sur OK.

DÉPANNAGE Si les deux mots de passe que vous entrez ne correspondent pas exactement, PowerPoint affiche un message. Cliquez sur OK dans la boîte de message, cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Confirmer le mot de passe, puis répétez les étapes 3 à 5.

6 Le contenu du dossier des fichiers d’exercices pratiques Chapter11 étant affiché dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, remplacez le nom dans la zone Nom de fichier par ProjectsLocked, puis cliquez sur Enregistrer.

Testons maintenant la protection par mot de passe. Pour ce faire, vous devez fermer la présentation et l’ouvrir à nouveau.

7 Dans la vue Backstage, cliquez sur Fermer.

8 Affichez la vue Backstage, puis dans la liste Présentations récentes de la page Ouvrir, cliquez sur Projets verrouillés pour ouvrir la boîte de dialogue Mot de passe.

Si vous ne connaissez pas le mot de passe, vous pouvez ouvrir une copie en lecture seule.

Les mots de passe sont sensibles à la casse, testons donc ce qui se passe lorsque la mauvaise combinaison de majuscules et de minuscules est saisie.

9 Dans la zone Mot de passe, entrez le mot de passe, puis cliquez sur OK.

10 Lorsqu’une boîte de message vous indique que le mot de passe que vous avez entré est incorrect, cliquez sur OK. Ensuite, dans la boîte de dialogue Mot de passe, cliquez sur Lecture seule pour ouvrir une version en lecture seule de la présentation ProjectsLocked. Notez dans la barre de titre en haut de l’écran que la présentation est désignée comme (Lecture seule).

11 Sur la diapositive, double-cliquez sur le titre de la présentation, puis appuyez sur la touche Suppr, ce qui n’a aucun effet car vous ne pouvez pas modifier la présentation.

12 Fermez la présentation, puis rouvrez-la.

13 Dans la zone Mot de passe, entrez Mot de passe, puis cliquez sur OK pour ouvrir une version de la présentation que vous pouvez modifier et enregistrer.

CONSEIL Pour supprimer le mot de passe d’une présentation protégée par mot de passe, ouvrez-la à l’aide du mot de passe, affichez la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils, puis sur Options générales. Dans la boîte de dialogue Options générales, supprimez le mot de passe de la ou des zones de mot de passe, puis cliquez sur OK. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour remplacer la version protégée par mot de passe.

NETTOYER Ferme la présentation.