Restreindre le format des données dans Access

Deux propriétés contrôlent l’apparence des informations dans les tables de base de données: la propriété Format et la propriété Masque d’entrée. Les deux propriétés affectent la manière dont les informations sont affichées après leur saisie dans un tableau, mais la propriété Masque de saisie remplit également une fonction importante lors de la saisie des données. Comme son nom l’indique, lorsque vous utilisez un masque de saisie, toute personne qui saisit de nouveaux enregistrements connaît le format requis pour le champ et la longueur de l’entrée.

Vous pouvez utiliser la propriété Masque de saisie pour contrôler la manière dont les données sont saisies dans les champs Texte court, Nombre, Date / heure et Devise. Pour les champs Texte court et Date / Heure, un assistant de masque de saisie est disponible pour vous aider à appliquer plusieurs masques courants prédéfinis. Pour les champs Nombre et Devise, vous devez savoir comment créer un masque à partir de zéro.

La propriété Masque d’entrée comporte trois sections, séparées par des points-virgules. Par exemple, le masque suivant correspond à un numéro de téléphone:

! \ (000 “)” 000 \ -0000; l; #

La première section contient des caractères qui sont utilisés comme espaces réservés pour les informations à saisir, en plus des caractères tels que les parenthèses et les tirets. Ensemble, tous ces caractères contrôlent l’apparence de l’entrée. Le tableau suivant explique la fonction des caractères de masque de saisie les plus courants.

Personnage

0

9

#

L

?

A

a

 

&

 

C

 

 

 

!

\

“tout texte”

Description

Chiffre requis (0 à 9).

Chiffre ou espace facultatif.

Chiffre ou espace facultatif; les positions vides sont converties en espaces; Les signes plus et moins sont autorisés.

Lettre obligatoire (de A à Z).

Lettre facultative (de A à Z).

Lettre ou chiffre requis.

Lettre ou chiffre facultatif.

Caractère obligatoire (tout type) ou espace.

Caractère optionnel (tout type) ou espace.

Tous les caractères qui suivent sont convertis en minuscules.

Tous les caractères qui suivent sont convertis en majuscules.

Les caractères saisis dans le masque le remplissent de gauche à droite. Vous pouvez inclure le point d’exclamation n’importe où dans le masque de saisie.

Le caractère qui suit est affiché sous forme de caractère littéral.

Les caractères entre guillemets doubles sont traités comme des caractères littéraux.

Tous les caractères non inclus dans cette liste s’affichent de la manière dont vous les saisissez et sont appelés caractères littéraux. Si vous souhaitez utiliser l’un des caractères spéciaux de cette liste comme caractère littéral, faites-le précéder du caractère \ (barre oblique inverse).

Les deuxième et troisième sections du masque de saisie sont facultatives. Inclure un 1 dans la deuxième section (ou le laisser vide) indique à Access de stocker uniquement les caractères saisis; y compris un 0 indique à Access de stocker à la fois les caractères saisis et les caractères littéraux. La saisie d’un caractère dans la troisième section amène Access à afficher ce caractère comme espace réservé pour chacun des caractères à saisir; en le laissant vide, Access affiche un sous-score comme espace réservé.

Le masque de saisie! \ (000 “)” 000 \ -0000; l; # crée cet affichage dans un champ d’un tableau ou d’un formulaire:

(###) ### – ####

Dans cet exemple, les 0 dans la première partie du masque limitent l’entrée à 10 chiffres – ni plus ni moins. L’utilisateur de la base de données n’entre pas les caractères littéraux – les parenthèses, l’espace et le trait d’union. Le 1 dans la deuxième partie indique à Access de stocker uniquement les 10 chiffres, pas les caractères littéraux. Le signe # dans la troisième partie indique à Access d’utiliser ce caractère comme espace réservé pour les 10 chiffres requis.

CONSEIL Un masque de saisie peut contenir du texte en plus des espaces réservés pour les données à saisir. Par exemple, si vous entrez Le numéro se trouve devant le masque de saisie du numéro de téléphone, l’entrée par défaut du champ est Le numéro est (###) ### – ####. Les nombres que vous entrez remplacent les espaces réservés #, pas le texte. La propriété Taille du champ ne s’applique pas aux caractères littéraux du masque, donc si cette propriété est définie sur 15, l’entrée ne sera pas tronquée même si le nombre de caractères affichés (espaces compris) est de 28.

Dans cet exercice, vous allez utiliser l’assistant de masque de saisie pour appliquer un masque de saisie prédéfini pour un numéro de téléphone à un champ de texte court. Vous allez ensuite modifier le masque de saisie pour afficher le numéro de téléphone d’une manière légèrement différente. Enfin, dans un autre champ, vous allez créer un masque personnalisé qui affiche une entrée de texte avec une lettre majuscule initiale, quelle que soit la manière dont elle est réellement entrée.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de données GardenCompany06 avec laquelle vous avez travaillé dans l’exercice précédent pour terminer cet exercice. Si nécessaire, ouvrez la base de données. Ensuite, affichez la table Test en mode Création et suivez les étapes.

1 Cliquez sur le sélecteur de ligne du champ Texte court, et sous l’onglet Outil de conception, dans le groupe Outils, cliquez sur le bouton Insérer des lignes.

2 Ajoutez un nouveau champ nommé Numéro de téléphone auquel le type de données Texte court est attribué. Ensuite, enregistrez la table.

Utilisons maintenant l’assistant de masque de saisie pour créer un masque de saisie qui montre le format attendu pour un numéro de téléphone.

3 Le champ Numéro de téléphone étant toujours sélectionné, dans la zone Propriétés du champ, cliquez n’importe où dans la propriété Masque de saisie.

4 Cliquez sur le bouton Ellipse à droite de la propriété pour ouvrir l’assistant de masque de saisie.

Vous pouvez cliquer sur la case Essayer pour afficher à quoi ressemblera le masque, puis entrer un nombre pour tester le comportement du masque.

5 Une fois le numéro de téléphone sélectionné dans la colonne Masque de saisie, cliquez sur Suivant.

Vous pouvez modifier la structure du masque de saisie et le caractère d’espace réservé qui indiquera ce qu’il faut saisir.

Le point d’exclamation à peine visible à l’extrémité gauche du masque oblige Access à remplir le masque de gauche à droite avec les caractères saisis. Les parenthèses et le trait d’union sont des caractères qu’Access insérera aux endroits spécifiés. Les neuf représentent des chiffres facultatifs et les zéros représentent les chiffres requis. En utilisant cette combinaison, vous pouvez entrer un numéro de téléphone avec ou sans indicatif régional.

CONSEIL Etant donné qu’Access remplit le masque de gauche à droite, vous devez appuyer sur la touche Flèche droite pour déplacer le point d’insertion au-delà des trois premiers espaces réservés afin de saisir un numéro de téléphone sans indicatif régional.

6 Remplacez 999 par 000 pour exiger un indicatif régional. Affichez ensuite la liste des caractères d’espace réservé, cliquez sur #, puis sur Suivant.

7 Acceptez la sélection par défaut (pour stocker les données sans les symboles) en cliquant sur Terminer. (Cliquer sur Suivant affiche simplement une page annonçant que l’assistant dispose de toutes les informations dont il a besoin pour créer le masque.)

Le masque modifié est inséré dans la propriété Masque de saisie.

8 Appuyez sur Entrée pour accepter! \ (000 “)” 000 \ -0000 ;; # comme masque. Les guillemets doubles garantissent que la parenthèse fermante et l’espace suivant sont traités comme des caractères littéraux. Deux points-virgules séparent le masque en trois sections. Étant donné que vous avez dit à Access de stocker les données sans les symboles, rien ne s’affiche dans la deuxième section du masque.

Testons maintenant ce masque de saisie.

9 Enregistrez la table, puis passez en mode Feuille de données.

10 Cliquez sur le champ ID dans le premier enregistrement et appuyez sur la touche Tab pour passer au Numéro de téléphone. Entrez ensuite une série de 8 chiffres et appuyez sur Tab. Access affiche un message indiquant que l’entrée n’est pas au format correct.

Le masque de saisie nécessite 10 et seulement 10 chiffres.

11 Cliquez sur OK pour accuser réception du message. Entrez ensuite une série de 11 chiffres et appuyez sur Tab. Notez qu’Access met en forme les 10 premiers chiffres sous forme de numéro de téléphone et ignore le chiffre supplémentaire.

Créons maintenant un masque de saisie qui contrôle la casse des entrées de texte.

12 Basculez en mode Création et cliquez n’importe où dans le champ Texte Court.

13 Dans la zone Propriétés du champ, cliquez sur la propriété Masque de saisie, entrez ce qui suit, puis appuyez sur Entrée: > L <???????????????? (16 points d’interrogation)

Le paramètre Taille du champ doit être supérieur au nombre maximal de caractères autorisé par le masque de saisie.

Le symbole supérieur à (>) force tout le texte suivant à être en majuscules. Le L nécessite une lettre. Le symbole inférieur à (<) force tout le texte suivant à être en minuscules. Chaque point d’interrogation autorise n’importe quelle lettre ou aucune lettre. Le nombre total de caractères (17) est un de moins que le nombre maximum autorisé dans le champ par la propriété Field Size (18) de ce champ.

Testons ce masque de saisie.

14 Enregistrez la table, puis passez en mode Feuille de données.

15 Supprimez l’entrée actuelle dans le champ Texte court, entrez smith et appuyez sur Tab.

16 Remplacez l’entrée par SMITH, puis par McDonald. Notez que quelle que soit la manière dont vous saisissez le nom, seule sa première lettre est en majuscule.

CONSEIL Vous pouvez créer des masques de saisie personnalisés et demander à l’assistant de masque de saisie de les stocker pour une utilisation future. Sur la première page de l’assistant, cliquez sur Modifier la liste et dans la barre de navigation des enregistrements de la boîte de dialogue Assistant Personnaliser le masque d’entrée, cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement. Entrez ensuite les informations du masque personnalisé et cliquez sur Fermer.

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