Spécifier le type de données dans Access

Vous avez appris  que le type de données d’un champ restreint les entrées de ce champ à un type de données spécifique. Par exemple, si le type de données est défini sur Nombre et que vous essayez de saisir du texte, Access refuse l’entrée et affiche un avertissement.

Lors de la définition du type de données d’un champ dans une table en mode Création, vous pouvez choisir parmi les types suivants:

■ Texte court À utiliser pour les champs de texte qui nécessitent jusqu’à 255 caractères alphanumériques.

■ Texte long À utiliser pour les champs de texte qui nécessitent jusqu’à 65 535 caractères alphanumériques.

CONSEIL Lorsque vous ajoutez des champs en mode Feuille de données, vous pouvez attribuer le type de données Texte enrichi aux champs qui nécessitent jusqu’à 65 535 caractères alphanumériques avec mise en forme de caractères. Il s’agit en fait du type de données Texte long avec la propriété Format du texte définie sur Texte enrichi au lieu de Texte brut.

■ Nombre À utiliser pour les valeurs numériques. La taille de l’entrée est contrôlée par la propriété Taille du champ.

■ Date / Heure À utiliser pour les dates des années 100 à 9999. Les dates et les heures peuvent être exprimées dans divers formats.

■ Devise À utiliser pour les valeurs décimales avec jusqu’à 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et jusqu’à 4 chiffres à droite.

■ NuméroAuto À utiliser lorsque vous souhaitez qu’Access attribue un numéro unique à chaque nouvel enregistrement. Si vous supprimez un enregistrement, sa valeur NuméroAuto n’est pas réutilisée et les enregistrements restants ne sont pas mis à jour.

■ Oui / Non À utiliser pour les champs qui ne peuvent avoir que deux valeurs possibles qui s’excluent mutuellement, telles que Vrai ou Faux.

■ Objet OLE Permet de contenir un graphique ou un objet tel qu’une feuille de calcul Microsoft Excel ou un document Microsoft Word.

■ Lien hypertexte Permet de contenir un chemin cliquable vers un dossier sur votre disque dur, un emplacement réseau ou un site Web.

■ Pièce jointe Permet de joindre un fichier à un enregistrement de la même manière que vous pouvez joindre un fichier à un e-mail.

CONSEIL Le type de données Pièce jointe ne peut être affecté à un champ que lors de sa création initiale. Vous ne pouvez pas attribuer le type de pièce jointe à un champ existant, ni modifier un champ de pièce jointe en un autre type de données. Pour plus d’informations sur le type de données Pièce jointe, recherchez Joindre des fichiers et des graphiques aux enregistrements de votre base de données dans l’aide d’Access.

■ Calculé Permet de conserver les résultats d’un calcul basé sur d’autres champs de la même table.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton Plus de champs dans le groupe Ajouter et supprimer de l’onglet d’outils Champs pour afficher un menu contenant une liste de types de données avec des propriétés prédéfinies qui produisent des champs avec des raffinements de type de données communs.

Dans cet exercice, vous allez utiliser différentes méthodes pour ajouter des champs des types de données les plus courants à une table. Ensuite, vous entrerez des données pour tester les restrictions de type de données.

CONFIGURATION

Assurez-vous d’utiliser la base de données des exercices pour ce chapitre plutôt que de continuer avec la base de données d’un chapitre précédent. Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original

1 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Table pour démarrer une nouvelle table vide avec un champ ID auquel le type de données NuméroAuto a été attribué.

Ajoutons cinq champs avec des types de données spécifiques.

2 Dans l’onglet d’outils Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Texte court. Modifiez ensuite le nom du champ sélectionné en fShortText.

CONSEIL Si vous utilisez le nom d’un type de données comme nom d’un champ, Access vous avertit que le nom peut poser des problèmes. Nous identifierons tous les champs de ce tableau par leur type de données, précédé de la lettre f

3 Affichez la liste Cliquer pour ajouter, cliquez sur Devise, puis modifiez le nom du champ en fMoney.

4 Dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Plus de champs pour afficher un menu contenant une liste de types de données, certains avec des raffinements.

Cliquez sur une option de la liste pour définir le type de données et tous les paramètres de propriété prédéfinis.

CONSEIL Au bas de la liste des types de données se trouve un groupe d’options de démarrage rapide qui fournissent des champs prêts à l’emploi pour les tables métier courantes. En cliquant sur certaines options de démarrage rapide, telles que Adresse, insère plusieurs champs avec les propriétés appropriées déjà définies.

5 Dans la zone Nombre de la liste, cliquez sur Standard. Puis changez le nom du champ en Nombre.

6 Affichez le menu Plus de champs, cliquez sur Date moyenne dans la zone Date et heure de la liste et remplacez le nom du champ par Date/Heure. Puis affichez à nouveau le menu, cliquez sur Case à cocher dans la zone Oui / Non et nommez le champ Boolean.

Cliquer sur la case à cocher dans le champ Boolean indiquera une entrée Oui ou Vrai.

Enregistrez la table sous le nom Test.

Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl + S pour afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous. Pour obtenir une liste des raccourcis clavier, reportez-vous à la section «Raccourcis clavier» à la fin de ce livre.

8 Passez en mode Création.

9 À tour de rôle, cliquez sur chaque entrée dans la colonne Nom du champ en haut de la page de conception, en notant le paramètre dans la colonne Type de données et les paramètres de propriété dans la zone Propriétés du champ. En particulier, notez que la propriété Valeur par défaut des champs Monétaire et Nombre est définie sur 0.

Examinons maintenant comment le type de données restreint ce que vous pouvez entrer dans un champ.

10 Revenez en mode Feuille de données. Ensuite, dans le champ Texte court du premier enregistrement, entrez Cette entrée contient 32 caractères (n’ajoutez pas de ponctuation de fin).

11 Dans le champ Monétaire, remplacez $ 0 .00 par le mot Devise, puis appuyez sur la touche Tab.

Lorsque vous appuyez sur Tabulation, Access bloque l’entrée, expliquant qu’il s’agit du mauvais type de données et fournissant des options pour corriger l’erreur.

12 Dans la liste, cliquez sur Entrer une nouvelle valeur. Entrez ensuite -45,3456 et appuyez sur Tab.

CONSEIL Access stocke le numéro comme vous l’avez entré, mais affiche (45,35 $), le format par défaut pour les nombres de devises négatifs. Votre symbole monétaire peut être différent (par exemple, il peut s’agir du symbole de la livre, du peso ou de l’euro), car Access utilise les paramètres régionaux et linguistiques de votre ordinateur pour déterminer le format d’affichage de la date, de l’heure, de la devise et d’autres nombres. Si vous voulez que le symbole

restent les mêmes quels que soient les paramètres de région et de langue, vous pouvez créer un format personnalisé pour vous assurer que les valeurs monétaires affichent toujours un symbole spécifique.

Pour plus d’informations sur les formats personnalisés, reportez-vous à la barre latérale «Création de formats personnalisés» plus loin dans ce chapitre.

13 Dans le champ Nombre, entrez cinq cents, puis appuyez sur Tab.

14 Lorsque Access affiche un message indiquant qu’il ne peut pas accepter ce type d’entrée dans ce champ, cliquez sur Entrer une nouvelle valeur dans la liste des options, entrez 500 et appuyez sur Tabulation.

15 Dans la cellule fDate, entrez 123456 et appuyez sur Tab.

16 Lorsque Access bloque l’entrée, cliquez sur le bouton Calendrier à droite du champ, puis cliquez sur Aujourd’hui pour insérer la date du jour. Appuyez ensuite sur Tab.

CONSEIL Tous les champs Date / Heure sont accompagnés d’un calendrier interactif associé. L’utilisation du bouton Calendrier pour insérer une date fonctionne bien si la date souhaitée est proche de la date actuelle. (Vous pouvez cliquer sur les flèches à chaque extrémité de la barre de titre pour afficher le mois précédent ou suivant.) Cependant, pour les dates éloignées telles que les dates de naissance, il est plus facile d’ignorer le bouton Calendrier et de saisir la date. Access accepte presque toutes les entrées pouvant être reconnues comme une date et l’affiche dans le format que vous avez spécifié lors de la création du champ. Si vous entrez un mois et un jour mais aucune année dans un champ Date / Heure, Access suppose que la date est dans l’année en cours. Si vous entrez un mois, un jour et une année à deux chiffres de 00 à 29, Access suppose que l’année est comprise entre 2000 et 2029. Si vous entrez une année à deux chiffres supérieurs à 29, Access suppose que vous entendez 1930 à 1999.

17 Dans le champ Boolean, essayez de saisir abc et 123. Cliquez ensuite plusieurs fois n’importe où dans le champ pour faire basculer la case à cocher entre les états sélectionné et désactivé, en terminant avec le champ dans l’état sélectionné.

Le tableau, après avoir entré le bon type de données dans chaque champ.

CONSEIL Les champs auxquels le type de données Oui / Non a été attribué n’accepteront rien de ce que vous saisissez; vous ne pouvez basculer qu’entre deux valeurs prédéfinies. La valeur stockée d’un champ Oui / Non est toujours 1 (Oui) ou 0 (Non). Sur la page Général de la zone Propriétés du champ en mode Création, vous pouvez définir la propriété Format du champ pour interpréter la valeur stockée comme Vrai / Faux, Oui / Non ou Activé / Désactivé. Sur la page de recherche, vous pouvez définir le champ pour qu’il s’affiche sous forme de case à cocher, zone de texte ou zone de liste déroulante. (Dans une zone de liste déroulante, vous pouvez sélectionner dans une liste ou saisir une entrée.)

18 Appuyez sur Tab pour terminer l’enregistrement.

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