Tri des informations dans les tableaux Access

Vous pouvez trier les informations stockées dans une table en fonction des valeurs d’un ou de plusieurs champs, par ordre croissant ou décroissant. Par exemple, vous pouvez trier les informations client par ordre alphabétique par nom de famille, puis par prénom. Il en résulterait l’ordre trouvé dans les annuaires téléphoniques.

Le tri d’un tableau regroupe toutes les entrées d’un même type, ce qui peut être utile. Par exemple, pour bénéficier d’une remise sur les frais de port, vous souhaiterez peut-être regrouper les enregistrements clients par code postal avant d’imprimer les étiquettes de publipostage.

Access peut trier par plusieurs champs, mais il effectue toujours un tri séquentiel de gauche à droite.

Vous pouvez trier par le premier champ, et si le deuxième champ que vous souhaitez trier se trouve immédiatement à droite du premier, vous pouvez alors ajouter le champ suivant au tri. Si vous souhaitez trier par plusieurs champs en une seule opération, les champs doivent être adjacents et ils doivent être organisés dans l’ordre dans lequel vous souhaitez les trier.

CONSEIL Vous pouvez trier les enregistrements tout en les visualisant dans un formulaire. Cliquez sur le champ sur lequel vous souhaitez baser le tri, puis cliquez sur la commande Trier souhaitée. Vous ne pouvez pas trier par plusieurs champs en même temps en mode Formulaire, mais vous pouvez trier par un champ, puis par le suivant pour obtenir les mêmes résultats.

Dans cet exercice, vous allez trier les enregistrements d’abord par un champ, puis par plusieurs champs.

Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original. Puis suivez les étapes:

1 Avec Tous les objets d’accès affichés dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, double-cliquez sur Clients pour ouvrir la table Clients en mode Feuille de données.

2 Cliquez sur la flèche à droite du nom du champ Région pour afficher un menu d’options de tri et de filtrage.

La liste au bas du menu comprend des cases à cocher pour chaque valeur unique dans le champ.

3 Cliquez sur Trier de A à Z pour réorganiser les enregistrements par ordre alphabétique croissant par région.

La flèche pointant vers le haut à l’extrémité droite du nom du champ Région indique que la table est triée par ordre croissant sur ce champ.

Supposons que nous souhaitons afficher les enregistrements des clients résidant à Washington (WA) en haut de la liste. Inversons l’ordre de tri en utilisant une méthode différente.

4 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Décroissant.

Dans les deux types, la région a été triée par ordre alphabétique, mais le champ Ville a été laissé dans un ordre apparemment aléatoire. Trions le champ Ville puis le champ Région à afficher les enregistrements classés par ville dans chaque région.

5 Cliquez sur la flèche à droite du nom du champ Ville, puis sur Trier de A à Z pour trier les enregistrements par ordre alphabétique de la ville.

6 Pour terminer le processus, cliquez avec le bouton droit n’importe où dans la colonne Région, puis cliquez sur Trier De A à Z.

Les noms de champ Ville et Région ont des flèches pointant vers le haut, indiquant que les enregistrements ont été triés sur les deux champs.

Maintenant, trions les deux champs en même temps. Nous devons d’abord revenir à l’ordre de tri précédemment enregistré.

7 Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Supprimer le tri pour effacer le tri des deux champs.

8 Cliquez sur le nom du champ Ville, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur le nom du champ Région. Ensuite, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Croissant. Notez que comme le champ Ville se trouve à gauche du champ Région, ce tri n’obtient pas le résultat souhaité.

Le tri par ville remplace le tri par région.

9 Supprimez le tri, puis cliquez en dehors des champs Ville et Région pour effacer la sélection.

10 Cliquez sur le nom du champ Région et faites glisser le nom du champ vers la gauche du nom du champ Ville, en relâchant le bouton de la souris lorsqu’une ligne noire épaisse apparaît entre les noms des champs Adresse et Ville.

11 Le champ Région étant sélectionné, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur le nom du champ Ville pour inclure ce champ dans la sélection.

12 Dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Croissant pour organiser les enregistrements avec les régions par ordre croissant et les villes par ordre croissant dans chaque région.

13 Expérimentez différentes manières de trier les enregistrements pour afficher différents résultats. Fermez ensuite la table Clients, en cliquant sur Non lorsque vous êtes invité à enregistrer la mise en page du tableau.

Comment Access trie

Le concept de tri semble assez intuitif, mais parfois la façon dont Access trie les nombres peut sembler déroutante. Dans Access, les nombres peuvent être traités comme du texte ou des chiffres. En raison des espaces, des traits d’union et de la ponctuation généralement utilisés dans les adresses, les codes postaux et les numéros de téléphone, le type de données de ces champs est généralement du texte court et les nombres sont triés de la même manière que tout autre texte. En revanche, les nombres dans un champ affecté au type de données Nombre ou Devise sont triés sous forme de chiffres.

Lorsque Access trie le texte, il trie d’abord sur le premier caractère du champ sélectionné dans chaque enregistrement, puis sur le caractère suivant, puis sur le suivant, et ainsi de suite, jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de caractères. Lorsque Access trie les nombres, il traite le contenu de chaque champ comme une valeur unique et trie les enregistrements en fonction de cette valeur. Cette tactique peut entraîner des ordres de tri apparemment étranges. Par exemple, le tri de la liste dans la première colonne du tableau suivant sous forme de texte produit la liste dans la deuxième colonne. Le tri de la même liste que des chiffres produit la liste dans la troisième colonne.

Si un champ avec le type de données Texte court contient des nombres, vous pouvez trier le champ numériquement en complétant les nombres avec des zéros non significatifs afin que toutes les entrées aient la même longueur. Par exemple, 001, 011 et 101 sont triés correctement même si les nombres sont définis comme du texte.

 

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