Comprendre le processus de publipostage

 

Le processus de création d’un document de publipostage est assez simple et logique. Tous les outils permettant d’effectuer des opérations de publipostage sont disponibles dans l’onglet Mailings. À partir de cet onglet, vous pouvez exécuter l’assistant ou effectuer vous-même des étapes individuelles du processus de publipostage.

Les outils de publipostage se trouvent dans l’onglet Publipostage

Les trois termes importants utilisés lors de la discussion des processus de publipostage sont:

  • Source de données Le fichier ou l’entité de stockage qui contient les informations variables que vous souhaitez extraire dans la sortie de fusion.
  • Champ Une catégorie spécifique d’informations, comme un prénom, un nom, une date de naissance, un numéro de client, un numéro d’article ou un prix.
  • Record Un ensemble d’informations qui vont dans les champs; par exemple, des informations sur une personne ou une transaction spécifique. Un enregistrement n’a pas besoin de contenir des informations pour chaque champ, mais il doit avoir un espace réservé pour toute information manquante.

Le processus de publipostage varie légèrement selon que vous créez un document par enregistrement ou un document contenant tous les enregistrements. Cependant, le processus de base est le suivant:

  1. Identifiez une source de données contenant les enregistrements que vous souhaitez utiliser.
  2. Créez un document dans lequel vous souhaitez fusionner les enregistrements.
  3. Dans le document, identifiez les champs de la source de données que vous souhaitez fusionner dans le document.
  4. Prévisualisez les résultats et effectuez les ajustements nécessaires.
  5. Fusionnez les données dans le document pour créer un ou plusieurs nouveaux documents ou pour imprimer les résultats de la fusion directement sur l’imprimante.

Vous pouvez effectuer le processus de publipostage à l’aide des commandes de l’onglet Publipostage du ruban, ou vous pouvez obtenir des instructions pas à pas à partir de l’Assistant Fusion et publipostage. L’assistant affiche les options dans une série de volets et vous choisissez les options souhaitées. Si vous êtes nouveau dans le publipostage, l’assistant peut fournir une structure utile. Si vous êtes à l’aise avec le processus de publipostage et savez ce que vous voulez créer, il peut être plus rapide d’effectuer les étapes manuellement.

Pour utiliser l’assistant de publipostage

  1. Démarrez Word et affichez l’onglet Mailings.
  2. Dans le groupe Démarrer le publipostage, cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage et puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas.
  3. Dans chacun des six volets de l’assistant, sélectionnez une option ou fournissez les informations demandées.
  4. Dans le dernier volet, indiquez si vous souhaitez envoyer la sortie de fusion directement à l’imprimante ou créer un ou plusieurs documents que vous pouvez consulter. Et enregistrer.

Ce chapitre fournit des informations détaillées sur la façon d’obtenir les résultats souhaités du processus de publipostage, que vous utilisiez l’assistant ou les commandes de l’onglet Mailings.

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