Contrôle des fonctionnalités disponibles dans Access

Si votre base de données sera utilisée par des personnes ayant peu ou pas d’expérience avec Access, vous souhaiterez peut-être contrôler les fonctionnalités disponibles à l’ouverture d’une base de données. Vous pouvez contrôler l’environnement utilisateur en définissant les options de démarrage de la base de données. Par exemple, vous pouvez utiliser les options de démarrage pour contrôler si les onglets du ruban et le volet de navigation sont disponibles, si un objet spécifié (tel qu’un formulaire de navigation) est affiché au démarrage et d’autres fonctionnalités.

Dans cet exercice, vous allez définir des options de démarrage qui créent une version de la base de données appropriée pour les utilisateurs inexpérimentés. Vous allez donner à la base de données l’apparence d’une application personnalisée, afficher le formulaire de la page d’accueil lorsque la base de données est ouverte et masquer les éléments de programme dont les utilisateurs n’ont pas besoin. Ensuite, vous découvrirez comment contourner les options de démarrage.

CONFIGURATION

Si nécessaire, ouvrez la base de données, puis suivez les étapes.

1 Affichez la vue Backstage et cliquez sur Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options d’accès. Ensuite, dans le volet gauche, cliquez sur Base de données actuelle pour afficher cette page.

Sur la page Base de données actuelle, vous pouvez définir des options pour contrôler la base de données active.

Modifions le titre dans la barre de titre et remplaçons l’icône Access par une qui identifie visuellement cette base de données particulière.

2 Dans la zone Options de l’application, dans la zone Titre de l’application, modifiez le titre de Garden Company en Service client, puis appuyez sur la touche Tabulation.

CONSEIL Par défaut, le nom et le chemin de la base de données active apparaissent dans la barre de titre. Pour éviter toute confusion, nous avons attribué le titre Garden Company à tous les fichiers de pratique de ce livre. Si vous souhaitez afficher le nom et le chemin d’une base de données de pratique, affichez la page Base de données actuelle de la boîte de dialogue Options d’accès et supprimez le contenu de la zone Titre de l’application.

3 À droite de la zone Icône de l’application, cliquez sur Parcourir. Accédez ensuite au dossier du fichier  et double-cliquez sur l’image de l’icône pour entrer le chemin de l’icône dans la zone.

4 Sous la zone Icône de l’application, cochez la case Utiliser comme icône de formulaire et de rapport.

Définissons ensuite une page d’accueil pour la base de données et rendons plus difficile pour les utilisateurs de modifier par inadvertance la conception des objets de la base de données.

5 Affichez la liste Afficher le formulaire, puis cliquez sur Page d’accueil.

6 Décochez les cases Activer le mode Mise en page et Activer les modifications de conception pour les tableaux en mode Feuille de données.

7 Dans la zone de navigation, décochez la case Afficher le volet de navigation.

CONSEIL Lorsque la case à cocher Utiliser les touches spéciales d’accès est cochée dans la zone Options d’application, les utilisateurs de la base de données peuvent ouvrir et fermer le volet de navigation en appuyant sur la touche F11. Si vous désactivez la case à cocher Afficher le volet de navigation et la case à cocher Utiliser les touches spéciales d’accès, les utilisateurs ne peuvent pas du tout ouvrir le volet de navigation.

8 Dans la zone Options du ruban et de la barre d’outils, décochez les cases Autoriser les menus complets et Autoriser les menus contextuels par défaut pour empêcher les utilisateurs d’utiliser ces outils pour apporter des modifications inappropriées à la base de données. (Seuls les onglets Fichier et Accueil seront visibles par les utilisateurs.)

9 Cliquez sur OK pour appliquer les modifications et fermer la boîte de dialogue Options d’accès.

10 Lorsque Access vous indique que vous devez fermer et rouvrir la base de données pour que les modifications prennent effet, cliquez sur OK.

Au départ, le seul changement visible est que le service client et une icône colorée apparaissent dans la barre de titre. Fermons et rouvrons la base de données pour voir les autres modifications.

11 Fermez la base de données GardenCompany11, puis rouvrez-la.

La base de données s’ouvre avec le formulaire Page d’accueil affiché, le volet de navigation fermé et uniquement les onglets Fichier et Accueil du ruban.

12 Appuyez sur la touche F11. Notez que parce que vous n’avez pas désactivé la case à cocher Utiliser les touches spéciales d’accès dans la boîte de dialogue Options d’accès, le fait d’appuyer sur ce raccourci clavier ouvre ou ferme toujours le volet de navigation.

13 Affichez la vue Backstage, où seuls la page Imprimer, un bouton Options de confidentialité et un bouton Quitter sont disponibles.

CONSEIL Cliquez sur le bouton Options de confidentialité pour afficher la boîte de dialogue Options d’accès, dans laquelle vous pouvez facilement annuler les modifications que vous avez effectuées sur la page Base de données actuelle.

14 Cliquez sur Quitter pour fermer la base de données et quitter Access.

Ouvrons la base de données de manière à ce que nous puissions apporter une modification que les utilisateurs ordinaires sont interdits de faire.

15 Redémarrez Access, et dans la zone Récent de la vue Backstage, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur votre fichier GardenCompany11 pour contourner toutes les options de démarrage.

 

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