Contrôler les changements de contenu dans un document Word

Parfois, vous souhaiterez que les utilisateurs puissent afficher le contenu d’un document sans y apporter de modifications. D’autres fois, vous souhaiterez autoriser les modifications, mais uniquement pour certains types, ou uniquement si elles sont suivies pour votre examen. Cette section comprend des informations sur les moyens de protéger le contenu d’un document.

ASTUCE

Lorsque vous envisagez les options de protection du contenu, gardez à l’esprit que le stockage de documents dans un système de gestion de documents doté d’un contrôle de version peut vous éviter beaucoup de problèmes. Word 2016 comprend un système de suivi de version intégré que vous pouvez utiliser pour comparer et restaurer les versions précédentes d’un document stockées sur votre ordinateur. Les bibliothèques de documents Microsoft SharePoint permettent d’accéder aux versions précédentes des documents archivés par n’importe quel membre de l’équipe. (Au moment de la rédaction de cet article, les bibliothèques de documents SharePoint Online effectuent par défaut le suivi de 500 versions de chaque document.)

Restreindre les actions

Pour empêcher les utilisateurs d’introduire une mise en forme incohérente ou des modifications indésirables dans un document, vous pouvez limiter les types de modifications qu’un document individuel autorise, de la manière suivante:

  • Restreindre la mise en forme Vous pouvez limiter les modifications de mise en forme à une liste spécifique de styles que vous sélectionnez ou au jeu de styles «minimum recommandé», qui comprend tous les styles nécessaires à Word pour des fonctionnalités telles que les tables des matières. (L’ensemble minimal recommandé n’inclut pas nécessairement tous les styles utilisés dans le document.) La restriction de la mise en forme empêche quiconque d’ajouter ou d’appliquer des styles que vous ne souhaitez pas avoir dans votre document.
  • Restreindre la modification Vous pouvez limiter les modifications apportées aux commentaires, aux modifications suivies ou au contenu des champs de formulaire, ou vous ne pouvez autoriser aucune modification. Vous pouvez implémenter ces types de restrictions à partir du volet Restreindre la modification.

Vous pouvez restreindre la mise en forme afin que d’autres personnes n’apportent pas de contenu non approuvé ou de modifications de mise en forme

Lorsque les restrictions sont activées, le volet Restreindre la modification fournit des informations sur les actions que vous pouvez effectuer dans le document. Les boutons du ruban qui appliquent des formats restreints ne sont pas disponibles (grisés).

Le volet reflète les restrictions de mise en forme spécifiques en place

Pour afficher le volet Restreindre la modification

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Sur la page Informations de la vue Backstage, cliquez sur le bouton Protéger le document, puis sur Restreindre la modification.
  • Dans l’onglet Révision ou Développeur, dans le groupe Protéger, cliquez sur le bouton Restreindre la modification.

Pour restreindre les styles autorisés dans un document

  1. Affichez le volet Restreindre la modification.
  2. Dans la zone Restrictions de mise en forme du volet Restreindre la modification, activez la case à cocher Limiter la mise en forme à une sélection de styles, puis cliquez sur Paramètres pour afficher la boîte de dialogue Restrictions de mise en forme.

L’option Autoriser la mise en forme automatique permet à Word d’appliquer une mise en forme automatique, telle que la mise en forme de liste

  1. Sélectionnez les styles autorisés en effectuant l’une des opérations suivantes:
  • Pour autoriser uniquement le jeu de styles minimum recommandé, cliquez sur le bouton Minimum recommandé.
  • Pour autoriser uniquement des styles spécifiques, cliquez sur le bouton Aucun, puis, dans la zone de liste Les styles cochés sont actuellement autorisés, cochez les cases des styles que vous souhaitez autoriser.
  • Pour autoriser tous les styles et restreindre uniquement la mise en forme, cliquez sur le bouton Tous.
  1. Sélectionnez le formatage autorisé en effectuant l’une des opérations suivantes:
  • Pour permettre à Word de mettre en forme automatiquement des éléments tels que des hyperliens, des listes à puces et des listes numérotées qui ne sont pas spécifiées par un style, cochez la case Autoriser le formatage automatique à remplacer les restrictions de mise en forme.
  • Pour autoriser uniquement le thème actuel du document, les couleurs de thème et les polices de thème, cochez la case Bloquer le thème ou le changement de schéma.
  • Pour autoriser uniquement le jeu de styles actuel, cochez la case Bloquer le changement de jeu de styles rapide.
  1. Cliquez sur OK pour implémenter l’ensemble restreint de styles. Word affiche un message vous avertissant que les styles restreints seront supprimés.

Word affiche cet avertissement, que le document contienne ou non des styles restreints

  1. Dans la boîte de message, cliquez sur Oui pour supprimer toute mise en forme restreinte et rétablir les styles restreints à Normal.
  2. Dans la zone Démarrer l’application du volet Restreindre la modification, cliquez sur Oui, Démarrer l’application de la protection pour ouvrir la boîte de dialogue Démarrer l’application de la protection.

Les personnes qui ne connaissent pas le mot de passe ne peuvent pas désactiver les restrictions

  1. Si vous souhaitez exiger un mot de passe pour désactiver les restrictions, entrez le mot de passe dans les cases Entrer le nouveau mot de passe et Entrer à nouveau le mot de passe pour confirmer. Sinon, laissez les cases vides.
  2. Dans la boîte de dialogue Démarrer l’application de la protection, cliquez sur OK pour activer les restrictions.

Pour restreindre la modification autorisée dans un document

  1. Affichez le volet Restreindre la modification.

Pour restreindre la modification autorisée dans un document

  1. Affichez le volet Restreindre la modification.
  2. Dans la zone Restrictions d’édition du volet, cochez la case Autoriser uniquement ce type d’édition dans le document.
  3. Dans la liste Autoriser uniquement ce type de modification dans la liste des documents, cliquez sur l’une des options suivantes:
  • Suivi des modifications
  • Commentaires
  • Remplir des formulaires
  • Aucun changement (lecture seule)
  1. Dans la zone Démarrer l’application du volet Restreindre la modification, cliquez sur le bouton Oui, Démarrer l’application de la protection pour ouvrir la boîte de dialogue Démarrer l’application de la protection.
  2. Si vous souhaitez exiger un mot de passe pour désactiver les restrictions, entrez le mot de passe dans les cases Entrer le nouveau mot de passe et Entrer à nouveau le mot de passe pour confirmer. Sinon, laissez les cases vides.
  3. Dans la boîte de dialogue Démarrer l’application de la protection, cliquez sur OK pour activer les restrictions.

Pour supprimer les restrictions pour des personnes spécifiques

  1. Affichez le volet Restreindre la modification.
  2. Dans la zone Restrictions de modification du volet, cochez la case Autoriser uniquement ce type de modification dans le document, puis sélectionnez le type de modification que vous souhaitez autoriser pour tous les utilisateurs.
  3. Dans le document, sélectionnez le contenu que vous souhaitez autoriser une personne spécifique ou des personnes spécifiques à modifier librement.
  4. Dans la zone Exceptions, si la zone Groupes ou Individus ne répertorie PAS les personnes ou les personnes que vous souhaitez autoriser à modifier la sélection, procédez comme suit:
  5. Cliquez sur le lien Plus d’utilisateurs pour afficher la boîte de dialogue Ajouter des utilisateurs.
  6. Entrez les informations d’identification de la personne ou des personnes que vous souhaitez autoriser à modifier librement la sélection.

Lorsque vous accordez des exceptions de restriction à plusieurs personnes, séparez les entrées à l’aide de points-virgules

  1. Dans la boîte de dialogue Ajouter des utilisateurs, cliquez sur OK.
  2. Dans la zone Exceptions, cochez la case qui précède chaque groupe ou personne que vous souhaitez autoriser à modifier la sélection.
  3. Si vous souhaitez autoriser la modification de sections supplémentaires de contenu, répétez les étapes 3 à 5.
  4. Dans la zone Démarrer l’application du volet Restreindre la modification, cliquez sur le bouton Oui, Démarrer l’application de la protection pour ouvrir la boîte de dialogue Démarrer l’application de la protection présentée dans la procédure précédente afin de restreindre les styles autorisés dans un document.
  5. Dans la boîte de dialogue Démarrer l’application de la protection, cliquez sur Authentification de l’utilisateur, puis sur OK pour activer les restrictions.

Pour supprimer les restrictions de modification et de formatage

  1. Affichez le volet Restreindre la modification.
  2. Au bas du volet, cliquez sur le bouton Arrêter la protection.
  3. La boîte de dialogue Déprotéger le document s’ouvre indépendamment du fait qu’un mot de passe soit requis.

Lorsque vous protégez un document, utilisez toujours un mot de passe dont vous vous souviendrez, car il ne peut pas être réinitialisé

  1. Dans la boîte de dialogue Déprotéger le document, entrez un mot de passe dans la zone Mot de passe si vous en avez besoin. Sinon, laissez la zone Mot de passe vide. Cliquez ensuite sur OK pour supprimer les restrictions.

Restreindre l’accès en utilisant un mot de passe

Parfois, vous pouvez souhaiter que seules certaines personnes puissent ouvrir et modifier un document. Le moyen le plus simple de le faire pour un document individuel consiste à attribuer un mot de passe pour protéger le fichier afin qu’une personne qui souhaite modifier le document doit entrer un mot de passe lors de son ouverture pour permettre les modifications.

Vous pouvez attribuer un mot de passe à un document lorsque vous travaillez dans le document ou lors de l’enregistrement du document. Word offre deux niveaux de protection par mot de passe:

  • Crypté Le document est enregistré de telle manière que les personnes qui ne connaissent pas le mot de passe ne peuvent pas du tout l’ouvrir.
  • Non crypté Le document est enregistré de telle manière que seules les personnes connaissant le mot de passe peuvent l’ouvrir, apporter des modifications et enregistrer le fichier.

Les personnes qui ne connaissent pas le mot de passe peuvent ouvrir une version en lecture seule. S’ils apportent des modifications et souhaitent les enregistrer, ils doivent enregistrer le document sous un nom différent ou dans un emplacement différent, en préservant l’original.

L’attribution d’un mot de passe pour ouvrir un document crypte le document; attribuer un mot de passe pour modifier le document ne le crypte pas

IMPORTANT

N’utilisez pas de mots ou d’expressions courants comme mots de passe et n’utilisez pas le même mot de passe pour plusieurs documents. Après avoir attribué un mot de passe, notez-le dans un endroit sûr. Si vous l’oubliez, vous ne pourrez pas ouvrir le document protégé par mot de passe.

Pour recommander de ne pas modifier un document

  1. Affichez la page Enregistrer sous de la vue Backstage.
  2. En utilisant les emplacements de la liste Lieux, le dossier actuel ou les dossiers récents comme point de départ, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document. Si nécessaire, cliquez sur Parcourir pour afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous.
  3. Si vous souhaitez protéger une copie du document au lieu de l’original, entrez un nom pour la copie dans la zone Nom de fichier.
  4. Près du coin inférieur droit de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur le bouton Outils. Ensuite, dans la liste Outils, cliquez sur Options générales.
  5. Dans la boîte de dialogue Options générales, activez la case à cocher Lecture seule recommandée et puis cliquez sur OK.

Pour empêcher les modifications non autorisées en définissant un mot de passe

  1. Sur la page Enregistrer sous de la vue Backstage, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document protégé par mot de passe. Si nécessaire, cliquez sur Parcourir pour afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous.
  2. Si vous souhaitez protéger une copie du document au lieu de l’original, entrez un nom pour la copie dans la zone Nom de fichier.
  3. Près du coin inférieur droit de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur le bouton Outils. Ensuite, dans la liste Outils, cliquez sur Options générales.
  4. Dans la boîte de dialogue Options générales, entrez le mot de passe que vous souhaitez attribuer au document dans la zone Mot de passe à modifier. Cliquez ensuite sur OK pour afficher la boîte de dialogue Confirmer le mot de passe.

ASTUCE

Lorsque vous entrez le mot de passe, Word le masque pour des raisons de sécurité.

  1. Entrez le même mot de passe dans la zone Entrez à nouveau le mot de passe à modifier, puis cliquez sur OK pour définir le mot de passe.
  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Enregistrer. Si Word vous invite à remplacer le document d’origine, cliquez sur Oui.

Pour tester la sécurité d’un document protégé par mot de passe

  1. Ouvrez le document et vérifiez que Word affiche la boîte de dialogue Mot de passe.

Vous pouvez ouvrir une version en lecture seule d’un document non chiffré, mais vous devez entrer le mot de passe pour ouvrir un document chiffré

  1. Entrez un mot de passe incorrect, cliquez sur OK et vérifiez que Word vous refuse l’accès au document.

Pour ouvrir un document protégé par mot de passe pour lecture

  1. Ouvrez le document.
  2. Dans la boîte de dialogue Mot de passe, cliquez sur le bouton Lecture seule pour ouvrir une version en lecture seule du document.

ASTUCE

Lorsque vous utilisez les paramètres par défaut, Word ouvre le document en mode lecture.

Pour ouvrir un document protégé par mot de passe pour le modifier

  1. Ouvrez le document.
  2. Dans la boîte de dialogue Mot de passe, entrez le mot de passe que vous avez attribué au document, puis cliquez sur OK pour ouvrir une version en lecture / écriture du document.

Pour supprimer la protection par mot de passe d’un document non chiffré

  1. Sur la page Enregistrer sous de la vue Backstage, dans la zone Dossier actuel, cliquez sur le dossier actuel.
  2. Au bas de la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Outils, cliquez sur Options générales.
  3. Dans la boîte de dialogue Options générales, sélectionnez le contenu de la zone Mot de passe à modifier, appuyez sur Suppr et puis cliquez sur OK.
  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Enregistrer.

Pour empêcher l’accès aux documents en définissant un mot de passe

  1. Affichez la page Info de la vue Backstage.
  2. Cliquez sur le bouton Protéger le document, puis sur Chiffrer avec mot de passe.

Une fois le mot de passe attribué, vous ne pourrez plus ouvrir le document sans celui-ci

  1. Dans la boîte de dialogue Crypter le document, entrez le mot de passe que vous souhaitez attribuer dans la zone Mot de passe, puis cliquez sur OK.
  2. Dans la boîte de dialogue Confirmer le mot de passe, entrez le même mot de passe dans la zone Mot de passe, puis cliquez sur OK.

L’état protégé du document est affiché sur la page Info de la vue Backstage

  1. Fermez le document et enregistrez vos modifications.

Ou

  1. Sur la page Enregistrer sous de la vue Backstage, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document protégé par mot de passe. Si nécessaire, cliquez sur Parcourir pour afficher la boîte de dialogue Enregistrer sous.
  2. Si vous souhaitez créer une copie protégée par mot de passe du document, entrez un nom pour la copie dans la zone Nom de fichier.
  3. Près du coin inférieur droit de la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur le bouton Outils. Ensuite, dans la liste Outils, cliquez sur Options générales.
  4. Dans la boîte de dialogue Options générales, entrez le mot de passe que vous souhaitez attribuer au document dans la zone Mot de passe à ouvrir. Cliquez ensuite sur OK pour afficher la boîte de dialogue Confirmer le mot de passe.
  5. Entrez le même mot de passe dans la zone Entrez à nouveau le mot de passe à modifier, puis cliquez sur OK pour définir le mot de passe.
  6. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Enregistrer. Si Word vous invite à remplacer le document d’origine, cliquez sur Oui.

Pour supprimer le cryptage du mot de passe d’un document

  1. Ouvrez le document et entrez le mot de passe correct.
  2. Sur la page Info de la vue Backstage, dans la liste Protéger le document, cliquez sur Crypter avec mot de passe.
  3. Dans la boîte de dialogue Crypter le document, supprimez le mot de passe de la zone Mot de passe et puis cliquez sur OK.

Restreindre l’accès en utilisant la gestion des droits

Si la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) est configurée sur votre ordinateur, vous pouvez contrôler qui peut afficher et utiliser les documents que vous créez. Si vous disposez de cette fonctionnalité, une option Restreindre l’autorisation par des personnes apparaît dans la liste Protéger le document sur la page Informations de la vue Backstage. Cliquez sur Restreindre l’autorisation par les personnes, puis sur Accès restreint pour afficher la boîte de dialogue Autorisation. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez cliquer sur Restreindre l’autorisation à ce document, puis autoriser des personnes spécifiques à effectuer des tâches spécifiques, telles que l’ouverture, l’impression, l’enregistrement ou la copie du document. Lorsque cette protection est en place, d’autres personnes ne peuvent pas effectuer ces tâches. Les autorisations attribuées sont stockées avec le document et s’appliquent peu importe où le fichier est stocké.

Avant de pouvoir travailler sur un document auquel l’accès a été restreint, vous devez vérifier vos informations d’identification auprès d’un serveur de licences. Vous pouvez ensuite télécharger une licence d’utilisation qui définit les tâches que vous êtes autorisé à effectuer avec le document. Vous devez répéter ce processus avec chaque document restreint.

IMPORTANT

Pour restreindre les autorisations, votre ordinateur doit être configuré pour IRM avec un certificat numérique qui valide votre identité. Une fois que vous avez configuré votre ordinateur pour IRM, la liste Protéger le document sur la page Informations de la vue Backstage comprend une option Restreindre l’autorisation par les personnes.

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