Création de bases de données à partir de modèles dans Access

Access  est fourni avec des modèles pour plusieurs bases de données généralement utilisées dans les affaires et l’éducation, et lorsque vous êtes connecté à Internet, de nombreux autres sont disponibles sur le site Web de Microsoft Office. En utilisant des modèles prédéfinis, vous pouvez créer une base de données en beaucoup moins de temps qu’avant pour en concevoir une, car quelqu’un a déjà effectué le travail de conception pour vous.

En utilisant des modèles, vous pouvez créer deux types d’applications de base de données:

■ Bases de données de bureau Ces bases de données sont stockées sur votre ordinateur ou sur un serveur réseau. Après avoir utilisé un modèle de base de données de bureau pour créer la base de données, vous pouvez l’afficher et la modifier à l’aide d’Access  sur votre ordinateur local.

■ Applications Web Ces applications de base de données sont hébergées dans un environnement Microsoft SharePoint . Ils sont conçus pour fournir une interface en ligne à travers laquelle les gens peuvent afficher et saisir des données à partir d’un navigateur Web. Les applications Web permettent aux utilisateurs d’accéder aux informations de l’entreprise où qu’ils se trouvent et à partir de n’importe quel ordinateur, qu’il ait ou non Access installé. Plusieurs des modèles fournis avec Access et de nombreux modèles disponibles sur le site Web d’Office sont destinés aux applications Web. Pour plus d’informations, consultez la barre latérale «Premiers pas avec les applications Web Access» plus loin dans ce chapitre.

Bien que l’utilisation d’un modèle Access puisse ne pas produire exactement la base de données souhaitée, elle peut rapidement créer quelque chose que vous pouvez personnaliser pour répondre à vos besoins. Cependant, vous ne pouvez personnaliser une base de données que si vous savez comment manipuler ses éléments de base: tables, formulaires, requêtes et rapports. En raison de la complexité de ces modèles, vous ne devriez probablement pas essayer de les modifier tant que vous n’êtes pas à l’aise avec les objets de base de données en mode Création et en mode Mise en page. Lorsque vous aurez terminé ce livre, vous en saurez suffisamment pour pouvoir travailler en toute confiance avec les modèles de base de données pré-emballés sophistiqués fournis avec Access.

Dans cet exercice, vous explorerez les modèles fournis avec Access et vous créerez une base de données de bureau basée sur le modèle de gestion des tâches de bureau.

CONFIGURATION

Vous n’avez besoin d’aucun fichier de pratique pour effectuer cet exercice. Fermez toutes les bases de données ouvertes, puis suivez les étapes.

1 Avec l’écran de démarrage Access ou la nouvelle page de la vue Backstage affichée, faites défiler la page pour afficher la gamme de modèles disponibles. Notez que les icônes des modèles de base de données de bureau sont désignées par une page vierge et les icônes des modèles d’applications Web sont désignées par une page stylisée avec un globe.

Le globe distingue les modèles d’applications Web des modèles de bases de données de bureau.

2 Dans la liste des modèles, cliquez sur l’icône de modèle d’application Web de gestion des tâches.

Cliquez sur l’icône d’un modèle d’application Base de données de gestion de projet pour afficher une description du modèle et vous demander de nommer la base de données et d’identifier le site SharePoint sur lequel elle sera stockée.

3 À gauche et à droite de la fenêtre de création, cliquez sur les flèches Précédent et Suivant pour faire défiler la liste des modèles disponibles, en lisant leurs descriptions. Arrêtez-vous lorsque la fenêtre de création du modèle de gestion des tâches de bureau s’affiche.

Contrairement à d’autres programmes qui vous permettent de créer un fichier, puis d’attribuer un nom et un emplacement de stockage, Access nécessite que vous attribuiez un nom et un emplacement de stockage avant de créer un nouveau fichier de base de données.

4 Dans la zone Nom de fichier, entrez Mes tâches.

CONSEIL

Les conventions de dénomination des fichiers de base de données Access suivent celles des fichiers Windows. Les noms de fichiers ne peuvent pas contenir les caractères suivants: \ /: *? “<> |. Bien que vous puissiez utiliser des espaces entre les mots, car les fichiers de base de données sont parfois référencés dans le code de programmation, la plupart des développeurs de bases de données utilisent des mots avec des lettres majuscules initiales et sans espace entre eux.

5 Cliquez sur le bouton Parcourir adjacent, puis dans la boîte de dialogue Fichier Nouvelle base de données, accédez au dossier des fichiers d’exercices pratiques.

CONSEIL

Par défaut, Access crée de nouvelles bases de données dans votre dossier Documents. Vous pouvez modifier l’emplacement lorsque vous créez chaque base de données, ou vous pouvez modifier le dossier par défaut. Pour spécifier un autre dossier par défaut, ouvrez la boîte de dialogue Options d’accès, puis sur la page Général, dans la zone Création de bases de données, cliquez sur le bouton Parcourir à droite du dossier de base de données par défaut. Dans la boîte de dialogue Chemin d’accès à la base de données par défaut, recherchez le dossier que vous souhaitez utiliser par défaut, puis cliquez sur OK dans chacune des boîtes de dialogue ouvertes.

6 Avec les bases de données Microsoft Access  sélectionnées dans la zone Type de fichier, cliquez sur OK.

7 Avec le chemin d’accès au dossier spécifié affiché sous la zone Nom de fichier dans la fenêtre, cliquez sur le bouton Créer.

Cette fenêtre de mise en route est un formulaire qui fournit deux vidéos pour vous aider à comprendre comment utiliser et modifier votre base de données Mestaches.

8 Si vous le souhaitez, regardez les vidéos pour comprendre le fonctionnement de ce modèle. Décochez ensuite la case Afficher la mise en route lorsque cette base de données est ouverte et fermez la fenêtre.

9 Activez le contenu de la base de données et assurez-vous que le volet de navigation est ouvert. Ensuite, si l’un des groupes est réduit, cliquez sur leurs chevrons pour les ouvrir.

Par défaut, le formulaire Liste des tâches s’affiche en mode Formulaire afin que vous puissiez commencer à ajouter des tâches.

10 Cliquez sur le champ sous-Titre de la tâche, saisissez Rapport mensuel, puis cliquez sur le champ en dessous pour créer un enregistrement.

11 Dans le volet de navigation, dans le groupe Tables, double-cliquez sur Tâches pour afficher la table sur laquelle le formulaire Liste des tâches est basé. Notez que la tâche que vous venez de saisir dans le formulaire est le premier enregistrement de ce tableau.

12 Cliquez avec le bouton droit sur l’onglet Tâches et cliquez sur Fermer tout pour fermer les deux objets ouverts.

Utilisons une partie application pour ajouter un formulaire à cette nouvelle base de données.

13 Dans le volet de navigation, cliquez sur le titre Tous les objets Access et affichez les formulaires

grouper. Il est désormais plus facile de se concentrer uniquement sur les sept formulaires de la base de données.

14 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Modèles, cliquez sur le bouton Pièces d’application pour afficher la galerie Application Parts.

Vous pouvez ajouter divers types de formulaires et plusieurs ensembles de tables associées et d’autres objets de base de données à cette base de données ou à toute autre base de données.

CONSEIL

Ces objets prêts à l’emploi vous permettent de démarrer rapidement la création d’une application de base de données entièrement fonctionnelle. Mais comme les modèles, ils impliquent des fonctionnalités en coulisse que vous ne savez peut-être pas encore gérer. Vous pouvez revenir et explorer plus complètement les parties de l’application lorsque vous en avez une meilleure compréhension.

15 Pointez tour à tour sur chaque vignette pour afficher sa description, puis dans la zone Formulaires vierges, cliquez sur 1 Droite. Notez que lorsque vous ajoutez ce formulaire à la base de données, Access ajoute un huitième formulaire appelé Tâches arrivant à échéance aujourd’hui au groupe Formulaires dans le volet de navigation. Il exécute également une macro qui ouvre le formulaire Liste des tâches.

16 Dans le volet de navigation, double-cliquez sur Tâches arrivant à échéance aujourd’hui pour ouvrir le nouveau formulaire.

Vous pouvez personnaliser ce formulaire pour répondre aux besoins de votre propre base de données.

17 Par vous-même, continuez à explorer les objets qui font partie de la base de données Mestaches. Pour chaque type d’objet, filtrez d’abord le volet de navigation pour n’afficher que ce groupe, puis explorez ses objets.

Premiers pas avec les applications Web Access

Une application Web Access est une base de données conçue dans Access, stockée dans Microsoft SQL Server et hébergée sur un site SharePoint de manière à ce que les utilisateurs puissent se connecter à l’application Web via un navigateur Web, même s’ils n’ont pas Accès installé sur un appareil local.

Les plans Office 365 qui incluent SharePoint (Small Business Premium et Enterprise) sont prêts à héberger des applications Web Access sans aucune configuration supplémentaire requise. Les applications Web peuvent également être hébergées par des organisations qui configurent SharePoint  et SQL Server  sur un réseau interne. Pour créer une application Web Access, vous devez d’abord vous connecter à Office avec un compte compatible SharePoint . (Ce compte peut ne pas être le même que votre compte Windows.) Le déploiement, la gestion et la sécurité de l’application Web sont tous contrôlés au sein de l’infrastructure SharePoint.

Pour créer une application Web:

1 Démarrez Access, et dans le coin supérieur droit de l’écran de démarrage du programme, vérifiez que vous êtes connecté à Office avec un compte compatible SharePoint. Si le compte affiché n’est pas un compte compatible SharePoint, cliquez sur Changer de compte, puis sur le compte que vous souhaitez utiliser; ou cliquez sur Ajouter un compte et entrez les informations d’identification appropriées.

2 Dans le volet droit de l’écran de démarrage d’Access, cliquez sur Application Web personnalisée pour créer une nouvelle application Web vierge ou cliquez sur l’un des nombreux modèles d’application Web prêts à l’emploi disponibles.

CONSEIL Si vous ne savez pas quel modèle choisir, saisissez un mot-clé dans la zone de recherche en haut du volet et recherchez en ligne des suggestions.

3 Lorsque vous y êtes invité, entrez un nom pour l’application Web et l’emplacement du site SharePoint sur lequel elle sera hébergée. Cliquez ensuite sur Créer pour télécharger le modèle et créer l’application sur le site SharePoint désigné.

Lorsque vous créez une application Web, le volet Ajouter des tables s’affiche, vous offrant quatre façons simples d’ajouter une nouvelle table:

■ Cliquez sur un élément dans la liste Recherches suggérées.

■ Entrez un terme de recherche dans la zone Rechercher, puis cliquez sur un élément dans les résultats.

■ Ajoutez une nouvelle table vide.

■ Créez une table à partir d’une source de données existante.

À partir de l’écran initial de l’application Web, vous pouvez ajouter ou afficher des objets existants.

Les tableaux que vous ajoutez à l’application Web s’affichent sous forme de vignettes dans le volet Mosaïque sur le côté gauche de la page. Pour chaque table, Access crée automatiquement un formulaire de feuille de données associé et un formulaire de liste. Cliquez sur un tableau pour afficher une image du formulaire du tableau dans le volet droit. Pour modifier le formulaire d’un tableau, affichez le formulaire dans la vue souhaitée et cliquez sur le bouton Modifier. Vous pouvez gérer la source de données et les actions des champs d’un formulaire, en plus du formatage du formulaire lui-même, dans les vues de formulaire Liste et Feuille de données.

Pour modifier un tableau, cliquez avec le bouton droit sur la vignette du tableau, puis cliquez sur Modifier le tableau. Vous pouvez également ouvrir le volet de navigation et modifier les tables et les formulaires à partir de là.

Dans les applications Web Access, les relations entre les tables sont définies à l’aide du type de données Recherche. Commencez par ouvrir une table en mode Création, puis effectuez l’une des opérations suivantes:

■ Pour créer une relation, ajoutez un nouveau champ ou sélectionnez un champ existant, puis définissez le type de données sur Recherche pour démarrer l’assistant de recherche.

■ Pour gérer une relation existante, sélectionnez un champ qui a le type de données de recherche, et dans l’onglet Outil de conception, cliquez sur Modifier les recherches pour démarrer l’assistant de recherche.

L’assistant vous guide tout au long du processus d’établissement de la relation.

Une fois que vous avez créé la structure de l’application Web dans Access, vous pouvez la prévisualiser dans votre navigateur Web en cliquant sur Lancer l’application dans le groupe Affichage de l’onglet Accueil.

Par défaut, vous pouvez afficher et modifier les données d’une table en mode Liste ou Feuille de données.

Pour rendre l’application Web Access accessible aux autres utilisateurs, partagez simplement l’adresse Web du site SharePoint avec eux. Lorsqu’ils lancent l’application Web dans leur navigateur Web, ils peuvent afficher et manipuler ses données à l’aide des boutons de la barre d’actions (située à droite de la zone de recherche) pour ajouter, supprimer, modifier, enregistrer et annuler les modifications d’enregistrement. Leurs modifications sont enregistrées dans la base de données SQL stockée de manière centralisée.

CONSEIL Si vous devez apporter des modifications plus importantes à la base de données, vous pouvez cliquer sur le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit de l’application Web et cliquer sur Personnaliser dans Access pour ouvrir la base de données dans Access  sur votre ordinateur local.

 

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