Création de requêtes à l’aide d’un assistant dans Access

Vous avez appris à récupérer des informations à partir d’une table de base de données en la filtrant. Ces techniques sont efficaces, mais limitées des manières suivantes:

■ Les filtres ne sont pas enregistrés ou ne sont enregistrés que temporairement.

■ Les filtres sont appliqués uniquement à la table ou au formulaire actuellement ouvert.

Si vous souhaitez qu’un filtre soit disponible en permanence, ou si vous souhaitez filtrer plusieurs tables ou tables qui ne sont pas ouvertes, vous devez aller au-delà des filtres et entrer dans le domaine des requêtes.

Le type de requête le plus courant est la requête de sélection. Le moyen le plus simple de configurer une requête de sélection, en particulier lorsque vous en êtes informé pour la première fois, consiste à utiliser un assistant de requête. Quatre assistants sont disponibles:

■ Simple Configure une requête pour récupérer les données d’une ou plusieurs tables et affiche les résultats dans une feuille de données. Par exemple, vous pouvez utiliser une simple requête pour extraire le nom et l’adresse de chaque client qui a déjà passé une commande.

■ Rechercher les doublons Configure une requête pour localiser les enregistrements contenant les mêmes informations dans un ou plusieurs champs que vous spécifiez. Par exemple, vous pouvez utiliser ce type de requête pour extraire le nom et l’adresse de chaque client ayant passé plusieurs commandes.

■ Rechercher sans correspondance Définit une requête pour localiser les enregistrements dans une table qui n’ont pas d’enregistrements liés dans une autre table. Par exemple, vous pouvez utiliser ce type de requête Sélection pour localiser les personnes dans la table Client qui n’ont jamais passé de commande.

■ Analyse croisée Configure une requête pour calculer et restructurer les données pour une analyse plus facile. Vous pouvez utiliser une requête de tableau croisé pour calculer une somme, une moyenne, un nombre ou un autre type de total pour les données regroupées par deux types d’informations, l’une en bas à gauche de la feuille de données et l’autre en haut. La cellule à la jonction de chaque ligne et colonne affiche les résultats du calcul de la requête.

Pour qu’une requête fonctionne efficacement avec plusieurs tables, Access doit comprendre les relations entre les champs de ces tables.

Que vous créiez une requête à l’aide d’un Assistant ou manuellement, vous créez une instruction décrivant les conditions qui doivent être remplies pour que les enregistrements soient mis en correspondance dans une ou plusieurs tables. Lorsque vous exécutez la requête, les enregistrements correspondants apparaissent dans une nouvelle feuille de données.

Dans cet exercice, vous allez utiliser l’assistant Requête simple pour créer une requête qui combine les informations de deux tables liées via un champ commun. Vous allez ensuite examiner la structure sous-jacente de la requête, masquer certains champs et trier les résultats de la requête.

CONFIGURATION Vous avez besoin de la base de données. Ouvrez la base de données et, si vous le souhaitez, enregistrez votre propre version pour éviter d’écraser l’original. Puis suivez les étapes

1 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur le bouton Assistant de requête pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvelle requête.

Dans cette boîte de dialogue, vous choisissez lequel des quatre assistants de requête vous souhaitez utiliser.

2 Avec l’assistant de requête simple sélectionné dans la liste, cliquez sur OK pour démarrer l’assistant.

Si aucune table n’est sélectionnée dans le volet de navigation lorsque vous cliquez sur le bouton Assistant Requête, la première table de la liste est sélectionnée sur la première page de l’assistant.

3 Affichez la liste Tables / Requêtes et cliquez sur Table: Clients. Cliquez ensuite sur Déplacer tout pour déplacer tous les champs de la liste Champs disponibles vers la liste Champs sélectionnés.

4 Dans la liste Champs sélectionnés, cliquez sur le champ Numéro, puis sur le bouton Supprimer.

CONSEIL Le moyen le plus rapide de déplacer tous les champs sauf un ou deux vers la liste Champs sélectionnés, en particulier si une table comporte de nombreux champs, consiste à tous les déplacer, puis à supprimer ceux dont vous ne voulez pas.

5 Affichez la liste Tables / Requêtes et cliquez sur Table: Commandes.

6 Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur ID Commande, Date Commade, Date d’envoi et

Champs Date requise pour les déplacer vers la liste Champs sélectionnés. Cliquez ensuite sur Suivant.

CONSEIL Si une relation entre les tables n’a pas déjà été définie, vous serez invité à la définir. Vous devrez ensuite redémarrer l’assistant.

7 Nous voulons afficher les résultats de la requête détaillés, donc avec Détail sélectionné, cliquez sur Suivant.

VOIR ÉGALEMENT Pour plus d’informations sur l’utilisation d’une requête pour récapituler des données, reportez-vous à la section «Synthèse des données à l’aide de requêtes» plus loin dans ce chapitre.

8 Sur la dernière page de l’assistant, modifiez le titre de la requête en Commandes client. Ensuite, avec Ouvrir la requête pour afficher les informations sélectionnées, cliquez sur Terminer pour exécuter la requête et afficher les résultats dans une feuille de données.

9 Faites défiler la fiche technique vers la droite et notez que les informations de commande demandées sont affichées à droite des informations de chaque client.

Seuls les clients ayant passé des commandes apparaissent dans les résultats de la requête.

Apportons quelques ajustements à la requête en mode Création.

10 Basculez en mode Création pour afficher la requête dans le Concepteur de requêtes.

Le volet supérieur identifie les tables utilisées par la requête et la relation entre elles. Dans la grille de création, la ligne Champ identifie les champs utilisés, la ligne Table identifie la table de chaque champ et les cases à cocher sélectionnées dans la ligne Afficher indiquent les champs à afficher dans les résultats.

Supposons que nous souhaitions utiliser les champs ID Clients , Adresse, Pays et ID Commande dans la requête, mais que nous ne voulions pas afficher ces champs dans la feuille de données des résultats. Cachez-les et trions également les résultats.

11 Dans la ligne Afficher, décochez les cases pour ID Clients, Adresse, Pays et ID commande.

12 Dans la ligne Trier, cliquez sur le champ Code postal, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Croissant pour trier les résultats sur ce champ.

Les champs dont les cases sont décochées n’apparaîtront pas dans les résultats de la requête.

13 Dans l’onglet Outil de conception, dans le groupe Résultats, cliquez sur le bouton Exécuter pour afficher la feuille de données avec les nouveaux résultats

Quatre champs n’apparaissent plus dans la feuille de données des résultats, et les enregistrements extraits sont triés sur le champ Code postal.

NETTOYER Fermez la requête Commandes client et enregistrez vos modifications. Gardez la base de données GardenCompany07 ouverte pour une utilisation dans les exercices ultérieurs.

CONSEIL Lorsqu’une requête est ouverte, vous pouvez également passer simplement en mode Feuille de données pour exécuter la requête.

NETTOYER Fermez la requête Commandes client et enregistrez vos modifications.

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