Création manuelle de bases de données et de tables dans Microsoft Access

Supposons que vous ayez besoin de stocker différents types d’informations pour différents types de personnes. Par exemple, vous souhaiterez peut-être conserver des informations sur les employés, les clients et les fournisseurs. En plus des informations standard (telles que les noms, adresses et numéros de téléphone), vous souhaiterez peut-être suivre ces autres types d’informations :

■ Numéros d’identification des employés, dates d’embauche, état matrimonial, retenues et taux de rémunération

■ Commandes client et état du compte

■ Contacts fournisseurs, état actuel de la commande et remises

Vous pouvez commencer avec un modèle, ajouter des champs pour tous les différents éléments d’information dans une seule table Contacts, puis ne remplir que les champs appropriés pour chaque type de contact. Cependant, regrouper toutes ces informations dans une seule table deviendrait rapidement compliqué. Il est préférable de créer une nouvelle base de données basée sur le modèle Blank Desktop Database, puis de créer manuellement des tables séparées pour chaque type de contact: employé, client et fournisseur.

Lorsque vous créez une nouvelle base de données vide ou insérez une nouvelle table dans une base de données existante, la table s’affiche sur une page à onglets en mode feuille de données avec une ligne vide prête à recevoir des données.

Étant donné que l’objet actif est un tableau, Access ajoute les onglets Outils de tableau (champs et tableau) au ruban afin que vous puissiez travailler avec le tableau.

Si vous fermez la table à ce stade, Access ignore la table. La manière la plus simple de faire de la table une partie permanente de la base de données consiste à créer au moins un enregistrement en entrant des données.

CONSEIL: Lorsque vous entrez des données dans une nouvelle table, Access attribue des noms de champ d’espace réservé et crée une structure de table de base pour contenir les données. Vous pouvez également définir la structure de la table sans saisir de données.

Évidemment, pour créer un enregistrement, vous devez savoir quelles informations saisir et comment.

Chaque table a une ligne vide qui est prête à recevoir un nouvel enregistrement, comme indiqué par l’icône d’astérisque dans le sélecteur d’enregistrement à l’extrémité gauche de la ligne. Par défaut, le premier champ de chaque nouvelle table est un champ ID conçu pour contenir une entrée qui identifiera de manière unique l’enregistrement. Par défaut également, ce champ est désigné comme clé primaire de la table. Aucun enregistrement de cette table ne peut avoir la même valeur dans ce champ de clé primaire.

L’icône astérisque indique que le premier enregistrement est prêt pour que vous puissiez saisir des données.

Dans les coulisses, le type de données de ce champ est défini sur Numéro_Auto, Access entrera donc un numéro séquentiel dans ce champ pour vous.

En mode Création, vous pouvez vérifier que le champ ID de clé primaire est affecté au type de données NuméroAuto.

CONSEIL Comme vous le découvrirez dans un exercice ultérieur, il n’est pas nécessaire que le champ de clé primaire soit le type de données NuméroAuto par défaut. Si vous devez créer votre propre champ de clé primaire, tout ce qui est significatif et unique fonctionnera. Pour plus d’informations sur les types de données, reportez-vous à la section «Affinage de la structure des tables» plus loin dans ce chapitre.

Le premier champ dont vous devez vous préoccuper est le champ actif intitulé Cliquer pour ajouter. Vous entrez le premier élément d’information pour le nouvel enregistrement dans ce champ, puis appuyez sur la touche Tabulation ou Entrée pour passer à la première cellule du champ à droite. Access attribue ensuite la valeur 1 au champ ID, attribue le nom Champs au deuxième champ et déplace l’étiquette Cliquer pour ajouter vers le troisième champ. L’icône dans le sélecteur d’enregistrement à l’extrémité gauche de l’enregistrement se transforme en deux points et un crayon pour indiquer que cet enregistrement n’a pas encore été enregistré, et l’icône Nouveau se déplace vers le sélecteur d’enregistrement de la ligne suivante.

L’icône en forme de crayon indique que les données du premier enregistrement n’ont pas encore été enregistrées.

Lors de la création d’une nouvelle table en mode Feuille de données, vous devez sauvegarder le premier enregistrement après avoir entré le premier élément de données. Si vous ne le faites pas, Access incrémente la valeur d’ID pour chaque champ que vous ajoutez à cet enregistrement. Par exemple, si vous ajoutez sept champs, Access attribue la valeur 7 au champ ID du premier enregistrement. Pour éviter ce problème, il vous suffit de cliquer sur l’icône dans le sélecteur d’enregistrement après avoir entré votre première valeur dans le premier enregistrement. Cela enregistre l’enregistrement avec la valeur 1 attribuée au champ ID, et les enregistrements suivants seront numérotés séquentiellement.

Après avoir entré le premier élément de données et enregistré l’enregistrement, vous continuez à saisir des éléments d’information dans des champs consécutifs et en appuyant sur Tab ou Entrée. Lorsque vous avez terminé de saisir le dernier élément du premier enregistrement, cliquez n’importe où dans la ligne en dessous pour indiquer à Access que l’enregistrement est complet.

Après avoir terminé le premier enregistrement d’une nouvelle table, vous souhaiterez peut-être changer les noms de champ par défaut en quelque chose de plus significatif. Pour renommer un champ, il vous suffit de double-cliquer sur son nom de champ puis de saisir le nom souhaité.

À tout moment pendant que vous saisissez des données dans une nouvelle table, vous pouvez enregistrer la table en cliquant sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils d’accès rapide et en nommant la table. Si vous essayez de fermer la table sans l’enregistrer explicitement, Access vous invite à enregistrer la table. Si vous cliquez sur Non, Access ignore la table et toutes les données que vous avez entrées.

Après avoir enregistré la table pour la première fois, Access enregistre automatiquement chaque enregistrement lorsque vous vous en éloignez. Vous n’avez pas à vous soucier de la perte de vos modifications, mais vous devez vous rappeler que la plupart des entrées de données ne peuvent être annulées qu’en modifiant l’enregistrement.

Les bases de données contiennent presque toujours plus d’une table. Vous pouvez créer des tables vides supplémentaires en cliquant sur le bouton Table dans le groupe Tables de l’onglet Créer. Si vous devez créer une table dont la structure est similaire à une table existante, copiez et collez simplement la table existante pour en créer une nouvelle. Lorsque vous collez la table, Access vous offre la possibilité de nommer la table et de spécifier si vous souhaitez que la nouvelle table ait la structure de la table existante ou à la fois sa structure et ses données.

Pour certains types de tables, Access fournit des champs de démarrage rapide que vous pouvez utiliser pour ajouter des ensembles communs de champs ou des types de champs à une table. Les options de démarrage rapide simplifient la définition de ces champs et peuvent être très utiles lorsque vous savez exactement de quel type de champ vous avez besoin.

Dans cet exercice, vous allez créer une base de données vide, saisir des informations dans le premier enregistrement de sa table par défaut, attribuer des noms de champ, ajouter un autre enregistrement, puis enregistrer et fermer la table. Ensuite, vous copiez cette table pour en créer une seconde. Enfin, vous allez créer une nouvelle table et une nouvelle expérience avec les champs Quick Start.

CONFIGURATION

Vous n’avez besoin d’aucun fichier pratique pour compléter cet exercice. Fermez toutes les bases de données ouvertes, affichez la page Nouveau du mode Backstage, puis suivez les étapes.

1 Sur la page Nouveau, cliquez sur l’icône Base de données de bureau vide.

2 Dans la fenêtre de création, dans la zone Nom de fichier, saisissez MyTables. Cliquez ensuite sur le bouton Parcourir, accédez au dossier des fichiers d’exercices pratiques de Chapter02 et cliquez sur OK.

3 Cliquez sur le bouton Créer pour créer la base de données vierge à l’emplacement spécifié.

Entrons les données dans le premier enregistrement.

4 Avec le champ vide ci-dessous Cliquez pour ajouter sélectionner dans la nouvelle table vide Table1, entrez Scott, puis appuyez sur la touche Tab pour passer au champ suivant.

5 Notez que l’icône dans le sélecteur d’enregistrement a changé pour un crayon pour indiquer que cet enregistrement n’a pas encore été sauvegardé. La valeur 1 apparaît dans le champ ID, le nom de la deuxième colonne est devenu Champ1 et le libellé Cliquer pour ajouter a été déplacé vers la troisième colonne.

6 Cliquez sur l’icône en forme de crayon dans le sélecteur d’enregistrement pour sauvegarder l’enregistrement avant de continuer.

CONSEIL

Il n’est nécessaire de cliquer sur le sélecteur d’enregistrement qu’après avoir entré la première valeur dans une nouvelle table. Cette action définit la valeur du champ ID sur 1.

7 Cliquez sur la cellule ci-dessous Cliquez pour ajouter et entrez les informations suivantes dans les sept cellules suivantes. Appuyez sur Tab après chaque entrée.

Bishop 612 E. 2e identifiant Pocatello

73204

Etats-Unis

208 555-0161

Avant de passer à l’enregistrement suivant, rendons les noms de champs plus utiles.

8 Double-cliquez sur le nom du champ ID (et non sur la valeur ID dans le champ 5), puis entrez ID du client pour le renommer.

CONSEIL: Les noms de champ peuvent inclure des espaces, mais les espaces peuvent affecter la manière dont les requêtes doivent être construites, il est donc préférable de ne pas les inclure.

9 Répétez l’étape 8 pour les autres champs, en changeant les noms de champ comme suite:

Pour plus de lisibilité, mettez en majuscule chaque mot d’un nom de champ et supprimez les espaces, ou utilisez des traits de soulignement au lieu d’espaces.

10 Ajoutez un autre enregistrement contenant les valeurs de champ suivantes à la table, en appuyant sur Tab pour passer d’un champ à l’autre:

Maintenant, sauvegardons et fermons la table.

11 À l’extrémité droite de la barre d’onglets, cliquez sur le bouton Fermer.

12 Lorsque Access vous demande si vous souhaitez enregistrer la conception de la table, cliquez sur Oui pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Vous devez enregistrer la conception de la table (sa structure) avant de la fermer.

CONSEIL Cliquez sur Non pour supprimer la nouvelle table et ses données de la base de données.

13 Dans la zone Nom de la table, entrez Clients, puis cliquez sur OK pour fermer la table et l’ajouter au groupe Tables dans le volet de navigation.

La base de données contient désormais une table.

CONSEIL Vous pouvez renommer une table en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris dans le volet de navigation, puis en cliquant sur ¬ Renommer. Vous pouvez supprimer une table en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris, en cliquant sur Supprimer, puis en confirmant la suppression dans la boîte de message qui apparaît. (Vous pouvez également supprimer une table en la sélectionnant dans le volet de navigation, puis en cliquant sur le bouton Supprimer dans le groupe Enregistrements de l’onglet Accueil, ou en appuyant sur la touche Suppr.)

Si vous devez créer une table similaire à une table existante, il est parfois plus facile de personnaliser une copie que de la créer à partir de zéro.

Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl + C pour copier les données. Appuyez sur Ctrl + V pour coller les données. Pour obtenir une liste des raccourcis clavier, reportez-vous à la section «Raccourcis clavier» à la fin de ce livre.

16 Dans la zone Nom de la table, entrez Employés. Dans la zone Options de collage, cliquez sur Structure uniquement pour capturer les champs de la table Clients mais pas les enregistrements client. Cliquez ensuite sur OK pour créer la table et l’ajouter au groupe Tables dans le volet de navigation.

CONSEIL Vous pouvez également utiliser les commandes Copier et Coller pour ajouter les informations de la table sélectionnée à une autre table existante. Dans ce cas, dans la boîte de dialogue Coller la table sous, entrez le nom de la table de destination dans la zone Nom de la table, cliquez sur Ajouter les données à la table existante, puis sur OK.

17 Double-cliquez sur Employés pour l’ouvrir en mode Feuille de données afin de pouvoir afficher ses champs. Puis refermez la table.

Créons maintenant une autre table et ajoutons-y quelques champs de démarrage rapide.

18 Dans l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Table pour créer une nouvelle table contenant un champ ID et un espace réservé de champ Cliquer pour ajouter.

19 Avec le champ Cliquer pour ajouter actif, dans l’onglet Outil Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le bouton Plus de champs pour afficher un menu contenant la galerie Champs. Puis faites défiler vers le bas de la galerie. Enregistrer la sélection comme nouveau type de données

Les champs Démarrage rapide se trouvent au bas de la galerie Champs.

20 Dans la zone Démarrage rapide de la galerie, cliquez sur Nom pour insérer des champs Prénoms et Noms prêts à l’emploi.

21 Cliquez sur le champ ci-dessous Cliquez pour ajouter, puis répétez l’étape 19, cette fois en cliquant sur Adresse dans la liste Démarrage rapide pour ajouter les champs prêts à l’emploi Adresse, Ville, Province, ZIP Postal et Pays.

CONSEIL Notez que l’option de démarrage rapide de l’adresse inclut un champ Région du pays. Dans nos bases de données de pratique, nous utilisons le nom de champ Pays. Cependant, vous souhaiterez peut-être utiliser le nom de champ Country Region plus explicite si les tables que vous créez stockent des adresses internationales.

22 Fermez la table et enregistrez-la sous le nom Shippers lorsque vous y êtes invité.

Conception de base de données

Dans une base de données bien conçue, chaque élément de données est stocké dans une seule table. Si vous capturez les mêmes informations à plusieurs endroits, c’est un signe certain que vous devez analyser les données et trouver un moyen de placer les informations dupliquées dans un tableau séparé.

Par exemple, une table Commandes ne doit pas inclure d’informations sur le client qui passe chaque commande, pour deux raisons importantes. Tout d’abord, si le même client commande plus d’une fois, toutes ses informations doivent être répétées pour chaque commande, ce qui gonfle la taille de la table Commandes et de la base de données. Deuxièmement, si le client déménage, son adresse devra être mise à jour dans le dossier pour chaque commande passée.

Le moyen d’éviter ce type de problème consiste à placer les informations client dans une table Clients et à attribuer à chaque client un identifiant unique, tel qu’un numéro séquentiel ou une chaîne de lettres unique, dans le champ de clé primaire. Ensuite, dans la table Commandes, vous pouvez identifier le client par son identifiant unique. Si vous avez besoin de connaître le nom et l’adresse du client qui a passé une commande particulière, vous pouvez demander à Access d’utiliser l’ID unique pour rechercher ces informations dans la table Clients.

Le processus consistant à s’assurer qu’un ensemble d’informations est stocké à un seul endroit est appelé normalisation. Ce processus teste une base de données pour la conformité avec un ensemble de règles de normalisation qui posent des questions telles que “Si je connais les informations dans le champ de clé primaire d’un enregistrement, puis-je récupérer des informations à partir d’un et un seul enregistrement ?” Par exemple, savoir que l’ID d’un client est 1002 signifie que vous pouvez extraire le nom et l’adresse du client de la table Clients, alors que savoir que le nom de famille d’un client est Jones ne signifie pas que vous pouvez extraire le nom et l’adresse du client de la table. , car plusieurs clients peuvent porter le nom de famille Jones.

Une discussion détaillée des processus de normalisation dépasse le cadre de ce livre. Pour plus d’informations, consultez l’aide sur Access ou recherchez les principes de base de la conception de base de données sur le site Web Office.

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