Créer et joindre des modèles dans un document Word

Bien que la plupart des utilisateurs de Word aient rarement besoin de se préoccuper de ce fait, tous les documents Word sont basés sur des modèles. Les nouveaux documents vierges sont basés sur le modèle Normal intégré, qui définit les styles de paragraphe pour les paragraphes de texte standard, un titre et différents niveaux de titres. Il définit également quelques styles de caractères que vous pouvez utiliser pour modifier l’apparence du texte sélectionné. Ces styles apparaissent dans le volet Styles et sont également disponibles dans la galerie de styles de l’onglet Accueil. Vous pouvez appliquer ces styles de modèle pour mettre en forme le contenu du document.

Selon les types de documents que vous créez et l’organisation pour laquelle vous les créez, il peut être tout à fait réaliste de travailler dans le modèle Normal pendant toute la durée de votre carrière dans le traitement de texte. Si aucun des modèles fournis avec Word ou que vous téléchargez à partir d’Office.com ne répond à vos besoins, vous pouvez créer votre propre modèle. Vous pouvez également distribuer le modèle personnalisé à d’autres personnes. Ce faisant, vous pouvez vous assurer que les documents que vous et vos collègues créez adhèrent à un ensemble spécifique de styles ou sont basés sur le même contenu.

Le chapitre 4, «Modifier la structure et l’apparence du texte», explique comment attribuer des formats et des niveaux hiérarchiques au contenu en appliquant des styles et comment modifier l’apparence du contenu stylisé à l’aide de jeux de styles. Vous pouvez appliquer une mise en forme de caractères locale pour modifier l’apparence du texte et changer l’espacement des paragraphes pour un document entier. Cependant, toutes ces actions ne sont efficaces que dans le document sur lequel vous travaillez. Si vous souhaitez créer de manière cohérente des documents coordonnés, votre option la plus efficace consiste à créer un modèle contenant des styles et des couleurs spécifiques à votre objectif.

Si vous travaillez pour une entreprise qui possède des polices et des couleurs d’entreprise spécifiques, vous pouvez gagner un temps considérable (et créer des documents très professionnels) en créant un modèle d’entreprise.

La création d’un modèle personnalisé est simple: il vous suffit de créer un document contenant le contenu, les styles et les paramètres souhaités, puis de l’enregistrer en tant que modèle de document (un fichier .dotx) plutôt qu’en tant que document (un fichier .docx).

Vous pouvez enregistrer un modèle personnalisé avec du texte, ce qui est pratique si vous créez de nombreux documents avec seulement de légères variations. Vous pouvez également supprimer le texte afin qu’un nouveau document basé sur le modèle s’ouvre en tant que document vierge avec l’ensemble de styles prédéfinis disponibles pour s’appliquer à tout contenu que vous entrez.

Vous pouvez enregistrer un modèle personnalisé n’importe où, puis recherchez et double-cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir un nouveau document basé sur le modèle.

Toutefois, si vous enregistrez le modèle dans votre dossier Modèles personnels par défaut, il sera disponible lorsque vous cliquez sur Personnel en haut de la page Nouveau du mode Backstage. Si vous souhaitez apporter des modifications au contenu ou à la mise en forme qui fait partie d’un modèle existant, vous devez ouvrir le fichier modèle au lieu de créer un document basé sur le modèle.

ASTUCE

Dans les versions antérieures d’Office, l’emplacement par défaut des modèles était un dossier masqué stocké dans C:\Users\UserName\ AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Word 2016 vous permet de choisir votre propre dossier de modèles personnels dans la page Enregistrer de la boîte de dialogue Options Word. Si vous créez un grand nombre de vos propres modèles, vous pouvez les organiser en les stockant dans des sous-dossiers de votre dossier de modèles personnels. Vous pouvez créer des sous-dossiers en accédant à votre dossier de modèles personnels dans l’Explorateur de fichiers et en cliquant sur le bouton Nouveau dossier, ou en cliquant sur le bouton Nouveau dossier dans la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Si vous travaillez avec un document existant et que vous souhaitez le convertir en votre modèle personnalisé, vous pouvez soit attacher le modèle personnalisé au document existant, soit créer un nouveau document basé sur le modèle personnalisé et importer ou coller le contenu de l’existant document. Vous attachez un modèle à l’aide de la commande Modèle de document, qui se trouve dans le groupe Modèles sous l’onglet Développeur masqué.

ASTUCE

Vous pouvez charger des modèles supplémentaires en tant que modèles globaux pour rendre leur contenu disponible dans tous les documents sur lesquels vous travaillez. Deux modèles globaux sont automatiquement chargés par Word – le modèle Normal et le modèle Building Blocks – mais vous pouvez en charger d’autres. Par exemple, votre organisation peut avoir un modèle de blocs de construction personnalisés contenant des parties de document sur le thème de l’entreprise qu’elle souhaite que vous utilisiez dans tous les documents.

Si vous modifiez le modèle Normal, vous pouvez facilement revenir à l’original en fermant tous les documents Word ouverts, en supprimant le fichier de modèle Normal.dotx de l’emplacement de modèle par défaut et en redémarrant Word. Si Word ne trouve pas le modèle Normal, il en crée automatiquement un nouveau pour vous avec les paramètres par défaut.

Pour enregistrer un document en tant que modèle personnel

  1. Dans la vue Backstage, cliquez sur l’onglet de la page Enregistrer sous.
  2. Dans le volet gauche de la page Enregistrer sous, cliquez sur le bouton Parcourir pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous.
  3. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle Word. Le chemin du dossier dans la barre d’adresses change pour afficher votre dossier de modèles personnels par défaut.
  4. Dans la zone Nom de fichier, entrez un nom pour le modèle, tel que Modèle de télécopie d’entreprise. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
  5. Fermez le modèle. Il est désormais disponible depuis la vue Personnelle de la page Nouveau de la vue Backstage.

Pour créer un document basé sur un modèle personnel

  1. Sur la page Nouveau de la vue Backstage, sous le champ de recherche, En vedette et Personnel apparaissent au-dessus des miniatures si les modèles personnalisés sont enregistrés à l’emplacement des modèles personnels par défaut. Cliquez sur Personnel pour afficher le contenu de votre dossier de modèles personnels.
  2. Dans la vue Modèles personnels, cliquez sur une miniature. Word crée un nouveau document basé sur votre modèle personnalisé.

Pour modifier un modèle personnel

  1. Affichez votre dossier de modèles personnels.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le modèle que vous souhaitez modifier et puis cliquez sur Ouvrir.

Ou

  1. Sur la page Ouvrir de la vue Backstage, accédez à votre dossier de modèles personnels.
  2. Définissez le type de fichier sur Modèles Word et double-cliquez sur le modèle que vous souhaitez modifier.

Pour accéder à la commande Modèle de document

  1. Procédez comme suit pour afficher le groupe Modèles sur l’accès rapide sur la Barre d’outils:
  2. Affichez la page Barre d’outils d’accès rapide de la boîte de dialogue Options Word.
  3. Dans la liste Choisir les commandes dans, cliquez sur l’onglet Développeur.
  4. Dans le volet Choisir les commandes dans, cliquez sur Modèles.
  5. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Ou

  1. Procédez comme suit pour afficher l’onglet Développeur sur le ruban:
  2. Affichez la page Personnaliser le ruban de la boîte de dialogue Options Word.
  3. Dans le volet Personnaliser le ruban affichant les onglets principaux, activez la case à cocher à gauche de Développeur, puis cliquez sur OK.

Pour attacher un modèle différent à un document ouvert

  1. Affichez le groupe Modèles dans la barre d’outils d’accès rapide ou affichez l’onglet Développeur sur le ruban.
  2. Dans la barre d’outils d’accès rapide ou l’onglet Développeur, dans le groupe Modèles, cliquez sur Modèle de document pour afficher la page Modèles de la boîte de dialogue Modèles et compléments.

Vous pouvez joindre un modèle à partir de n’importe quel emplacement que vous pouvez parcourir

  1. Dans la section Modèle de document, cliquez sur Joindre pour ouvrir la boîte de dialogue Joindre un modèle.
  2. Accédez au modèle que vous souhaitez attacher, puis double-cliquez dessus pour entrer le chemin d’accès au modèle dans la zone Modèle de document.
  3. Dans la boîte de dialogue Modèles et compléments, activez la case à cocher Mettre à jour automatiquement les styles de document, puis cliquez sur OK pour attacher le nouveau modèle et mettre à jour les styles de document.

Si les styles du nouveau modèle portent les mêmes noms que les styles du modèle d’origine, la mise en forme associée aux styles changera lorsque vous attacherez le nouveau modèle. Si les styles ont des noms différents, vous pouvez rapidement modifier le style du contenu du document à l’aide des commandes disponibles dans le volet Styles.

Pour remplacer les styles attachés au contenu

  1. Dans le volet Styles, pointez sur l’ancien nom du style, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Sélectionner tout. Cliquez ensuite sur le nouveau nom du style.

Pour charger un modèle global et le rendre disponible pour utilisation

  1. Affichez la boîte de dialogue Modèles et compléments. Dans la section Modèles globaux et compléments, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un modèle.
  2. Dans la boîte de dialogue Ajouter un modèle, accédez au modèle que vous voulez charger, puis double-cliquez dessus pour entrer le nom du modèle dans le volet Modèles globaux et compléments. Une coche indique que le modèle est actif.
  3. Dans la boîte de dialogue Modèles et compléments, cliquez sur OK.

ASTUCE

Vous pouvez désactiver un modèle global (mais le garder disponible pour une utilisation future) en décochant sa case, et vous pouvez le décharger en le sélectionnant dans la liste et en cliquant sur Supprimer.

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