Créer et modifier des index dans un document Word

Pour aider les lecteurs à trouver des concepts et des termes spécifiques qu’ils ne pourront peut-être pas localiser facilement en consultant une table des matières, vous pouvez inclure un index à la fin d’un document. Word crée un index en compilant une liste alphabétique avec des numéros de page basés sur les champs d’entrée d’index que vous marquez dans le document. Comme pour une table des matières, un index est inséré sous la forme d’un champ unique.

ASTUCE

Vous n’avez pas besoin de créer des index pour les documents qui seront distribués électroniquement, car les lecteurs peuvent utiliser le volet de navigation pour trouver les informations dont ils ont besoin.

Vous pouvez générer un index pour votre document afin d’aider les lecteurs à trouver des sujets importants

Dans l’index, une entrée peut s’appliquer à un mot ou une phrase apparaissant sur une page ou à une entrée discutée sur plusieurs pages. L’entrée peut avoir des sous-entrées associées. Par exemple, dans l’index de ce livre, les effets de texte de l’entrée d’index principale peuvent avoir en dessous les sous-entrées applicables et l’aperçu en direct de. Un index peut également inclure des entrées de références croisées qui dirigent les lecteurs vers des entrées associées. Par exemple, les sauts d’habillage de texte de l’entrée d’index principale peuvent être renvoyés à des sauts de ligne. Vous pouvez utiliser des références croisées pour diriger les lecteurs afin d’indexer des termes auxquels ils pourraient ne pas penser lorsqu’ils recherchent des informations spécifiques.

ASTUCE

Lorsque vous créez un index, gardez à l’esprit les termes que les lecteurs sont susceptibles de rechercher. Par exemple, un lecteur peut s’attendre à trouver des informations sur les téléphones portables en regardant sous le portable, tandis qu’un autre peut regarder sous le mobile, un autre sous les téléphones et un autre sous les téléphones. Un bon index comprendra les quatre entrées.

Avant de pouvoir générer un index pour votre document, vous devez insérer des champs d’entrée d’index dans tout le document. Word compile ensuite les entrées de ces champs dans l’index. Pour insérer un champ d’entrée d’index dans le document, vous utilisez la boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

  • Modifiez le texte sélectionné pour modifier son apparence dans l’index.
  • Ajoutez une sous-entrée.
  • Désignez l’entrée comme une référence croisée, une entrée d’une page ou, si le texte sélectionné s’étend sur plusieurs pages, une entrée de plage de pages. Dans le cas d’entrées de plage de pages, Word crée un signet pour le texte sélectionné et vous invite à entrer un nom pour celui-ci dans la boîte de dialogue Marquer l’entrée de la boite d’index.
  • Formatez le numéro de page associé à l’entrée, par exemple, pour le faire apparaître en gras ou en italique dans l’index.

Vous pouvez modifier, ajouter une sous-entrée à, et sinon ajuster l’entrée d’index dans cette boîte de dialogue

Après avoir défini les options dans la boîte de dialogue, vous pouvez insérer un champ d’entrée d’index à côté du texte sélectionné en cliquant sur Marquer, ou à côté de chaque occurrence du texte sélectionné dans le document en cliquant sur Marquer tout.

ASTUCE

La boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index reste ouverte pour simplifier le processus d’insertion de plusieurs champs d’entrée d’index. Vous n’avez donc pas besoin de cliquer sur le bouton Marquer l’entrée pour chaque nouvelle entrée. Vous pouvez déplacer la boîte de dialogue sur le côté afin qu’elle ne bloque pas le texte sur lequel vous travaillez.

Les champs d’entrée d’index sont formatés comme masqués. Ils ne sont visibles que si vous affichez des marques de mise en forme et des caractères masqués. Lorsque le champ d’entrée d’index est visible, l’entrée apparaît dans le document entre guillemets dans un ensemble d’accolades, avec l’indicateur XE et un trait de soulignement en pointillé.

Pour compiler un index basé sur les entrées d’index d’un document, vous travaillez dans la boîte de dialogue Index.

Vous utilisez la boîte de dialogue Index pour configurer l’index

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez spécifier les éléments suivants:

  • Indique si la mise en forme de l’index doit utiliser les styles du modèle actuel ou être basée sur l’un des quatre formats prédéfinis, que vous pouvez prévisualiser dans la zone Aperçu avant impression
  • Si les numéros de page doivent être alignés à droite et, le cas échéant, s’ils doivent avoir des chefs de tabulation en pointillés, en pointillés ou pleins
  • Indique si l’index doit être indenté, avec chaque sous-entrée sur une ligne distincte sous son entrée principale, ou run-in, avec des sous-entrées sur la même ligne que les entrées principales
  • Le nombre de colonnes souhaité

Lorsque vous cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Index, Word calcule les numéros de page de toutes les entrées et sous-entrées, les consolide et insère l’index en tant que champ au format spécifié à l’emplacement spécifié dans le document.

Vous pouvez modifier le texte de l’index généré à partir des entrées, mais les modifications que vous apportez ne sont pas permanentes. Si vous régénérez l’index, les entrées d’origine seront restaurées. Il est plus efficace de modifier le texte entre les guillemets dans les champs d’entrée d’index. Vous pouvez déplacer et copier des entrées d’index en utilisant les mêmes techniques que pour le texte normal. Si vous apportez des modifications à un document qui affectent les entrées d’index ou la numérotation des pages, vous pouvez mettre à jour l’index.

Pour marquer un mot ou une phrase courte comme entrée d’index

  1. Sélectionnez le mot ou la phrase que vous souhaitez marquer.
  2. Effectuez l’une des opérations suivantes pour ouvrir ou activer la boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index:
  • Sous l’onglet Références, dans le groupe Index, cliquez sur le bouton Marquer l’entrée.

Appuyez sur Alt + Maj + X.

  • Si la boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index est déjà ouverte, cliquez sur sa barre de titre.

 

Notez que le mot ou la phrase sélectionné a déjà été entré dans la zone Entrée principale.

  1. Si vous le souhaitez, sélectionnez le texte et entrez le texte de remplacement, par exemple, en mettant un mot au pluriel ou en minuscule.

ASTUCE

Les entrées d’index apparaîtront dans l’index exactement comme elles apparaissent dans la boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index. Par souci de cohérence, mettez tous les noms à l’exception des noms propres en minuscules et mettez tous les noms au pluriel à moins qu’un seul des éléments n’existe.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Cliquez sur Marquer pour insérer un champ d’entrée d’index juste à côté de cette occurrence du mot ou de la phrase sélectionné.
  • Cliquez sur Tout marquer pour insérer des champs d’entrée d’index à côté de chaque occurrence du mot ou de la phrase sélectionné dans le document.

ASTUCE

Les entrées d’index sont sensibles à la casse. Si vous marquez une entrée qui est en minuscules, toutes les instances du mot ou de la phrase qui sont en majuscules ne seront pas marquées avec des entrées d’index, car leur capitalisation ne correspond pas au mot sélectionné.

ASTUCE

La boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index reste ouverte même après avoir inséré l’entrée d’index, afin que vous puissiez ajouter rapidement d’autres entrées d’index. Lorsque vous avez terminé de marquer les entrées d’index, fermez simplement la boîte de dialogue.

Pour marquer du texte de plus d’une page comme entrée d’index

  1. Sélectionnez le segment de texte que vous souhaitez marquer.
  2. Ouvrez la boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index ou, si elle est déjà ouverte, cliquez sur sa barre de titre pour l’activer.
  3. Le texte sélectionné apparaît dans la zone Entrée principale. Remplacez le segment de texte par une entrée d’index appropriée.
  4. Cliquez sur Plage de pages.
  5. Dans le champ Signet, entrez un nom de signet pour le texte sélectionné.

ASTUCE

Les noms de signets ne peuvent contenir que des chiffres, des lettres et des caractères de soulignement. Pour nommer des signets avec plusieurs mots, exécutez les mots ensemble et mettez chaque mot en majuscule ou remplacez les espaces par des traits de soulignement pour plus de lisibilité.

  1. Cliquez sur le bouton Marquer.

Pour ajouter une référence croisée à une entrée d’index

  1. Après avoir marqué un mot, une phrase ou un texte plus long comme entrée d’index, sans quitter la boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index, dans la zone Options, sélectionnez l’option Référence croisée. Notez que le curseur se déplace vers l’espace après le mot Voir dans la zone adjacente.
  2. Sans déplacer le curseur, entrez le texte que vous souhaitez utiliser pour une référence croisée. Ce texte doit correspondre exactement à une autre entrée d’index du document.
  1. Cliquez sur Marquer pour insérer une référence croisée à la nouvelle entrée d’index adjacente à l’entrée d’index actuelle.

Pour entrer une sous-entrée pour une entrée d’index

  1. Sélectionnez le mot ou la phrase que vous souhaitez marquer.
  2. Ouvrez la boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index ou, si elle est déjà ouverte, cliquez sur sa barre de titre pour l’activer.
  3. Dans la zone Sous-entrée, entrez la sous-entrée.
  4. Cliquez sur Marquer pour insérer une entrée d’index avec l’entrée et la sous-entrée séparées par deux-points.

Pour modifier une entrée d’index

  1. Cliquez dans l’entrée d’index du document (pas dans la boîte de dialogue Marquer l’entrée d’index) et effectuez les modifications souhaitées.

Pour insérer un index dans un document

  1. Dans un document avec des entrées d’index précédemment marquées, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer l’index, généralement à la fin du document.
  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton Afficher / Masquer ¶ pour masquer les marques de mise en forme, les champs et le contenu mis en forme comme masqués.

IMPORTANT

Lorsque le contenu masqué est visible, le document peut ne pas être paginé correctement. Désactivez toujours l’affichage des marques de formatage et des caractères masqués avant de créer un index.

  1. Sous l’onglet Références, dans le groupe Index, cliquez sur le bouton Insérer un index pour ouvrir la boîte de dialogue Index.
  2. Vous pouvez éventuellement modifier le nombre de colonnes et le format.
  3. Cliquez sur OK pour compiler un index basé sur les entrées d’index que vous avez précédemment marquées.

Pour supprimer une entrée d’index

  1. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe, cliquez sur le bouton Afficher / Masquer ¶ pour afficher les marques de mise en forme, les champs et le contenu mis en forme comme masqués.
  2. Faites défiler jusqu’à l’entrée d’index que vous souhaitez supprimer.
  3. Sélectionnez l’entrée entière et appuyez sur la touche Suppr.

ASTUCE

Faire glisser n’importe quelle partie d’un champ d’entrée d’index qui comprend l’une des accolades englobantes sélectionne le champ entier. Si vous avez du mal à sélectionner uniquement cette entrée, essayez de pointer vers la droite de l’accolade fermante (}) et faites glisser légèrement vers la gauche.

Pour mettre à jour un index

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Cliquez n’importe où dans l’index, puis, sous l’onglet Références, dans le groupe Index, cliquez sur le bouton Mettre à jour l’index.

• Cliquez avec le bouton droit sur l’index, puis cliquez sur Mettre à jour le champ.

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