Créez des enveloppes et des étiquettes individuelles dans un document Word

Si vous souhaitez imprimer un grand nombre d’enveloppes ou d’étiquettes de publipostage en fonction des champs de source de données, vous pouvez utiliser la fonction de fusion et publipostage pour créer des documents, puis imprimer les documents sur des enveloppes ou des étiquettes à feuilles plutôt que sur du papier ordinaire.

Cependant, vous pouvez également utiliser les fonctions Enveloppe et Étiquettes bien en vue pour créer une ou plusieurs enveloppes ou étiquettes d’adresse adressées individuellement. Étant donné que ces fonctions sont liées aux enveloppes ou aux packages de «mailing», elles ont été placées (de manière quelque peu déroutante) dans l’onglet Publipostage du ruban, qui ne contient par ailleurs que la fonctionnalité de publipostage.

Générer des enveloppes individuelles

La fonction Enveloppe imprime une adresse de livraison et peut également imprimer une adresse de retour et un affranchissement électronique, si le logiciel nécessaire est installé.

Vous pouvez saisir manuellement l’adresse de livraison ou la récupérer à partir d’un document (généralement une lettre) contenant une adresse.

Vous pouvez modifier les informations d’adresse avant de créer ou d’imprimer l’enveloppe

ASTUCE

Vous pouvez gagner du temps en stockant l’adresse de retour avec vos informations d’utilisateur. L’adresse apparaît alors par défaut comme adresse de retour dans la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes.

Lors de la création d’enveloppes, vous pouvez spécifier la taille de l’enveloppe, les emplacements des adresses et les polices des adresses. Vous pouvez également spécifier la source de papier, la méthode d’alimentation de l’enveloppe (horizontalement ou verticalement et face vers le haut ou face vers le bas) et l’alignement de l’enveloppe. Ensuite, Word configure les options de mise en page et les options d’impression selon les besoins de vos sélections.

Vous pouvez positionner les adresses sur l’enveloppe exactement où vous le souhaitez

Lorsque vous créez une enveloppe basée sur une adresse dans une lettre, vous pouvez imprimer l’enveloppe immédiatement ou ajouter la page d’enveloppe au document, puis imprimer l’enveloppe et la lettre ultérieurement.

L’ajout de l’enveloppe au document l’insère en tant que section de document distincte avec des paramètres de mise en page uniques

IMPORTANT

Les options d’affranchissement électronique de l’onglet Enveloppes de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes nécessitent l’installation d’un complément d’affranchissement électronique. Cliquer sur le lien pour localiser le complément renvoie une erreur. Cette fonctionnalité pourrait être corrigée au moment où vous lirez ce livre; quand c’est le cas, vous pouvez imprimer des envois électroniques directement sur des enveloppes.

Pour enregistrer votre adresse postale afin de l’utiliser dans des documents Word

  1. Ouvrez la boîte de dialogue Options Word et puis cliquez sur l’onglet Avancé.
  2. Sur la page Avancé, dans la section Général, entrez votre nom et votre adresse dans la zone Adresse postale. Cliquez ensuite sur OK.

Pour configurer une enveloppe avec une adresse saisie manuellement

  1. Ouvrez n’importe quel document.
  2. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Créer, cliquez sur le bouton Enveloppes pour ouvrir la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes. La zone Adresse de retour contient votre nom d’utilisateur ou votre adresse postale, si vous l’avez enregistrée dans la boîte de dialogue Options Word. (Si vous avez enregistré puis supprimé votre adresse postale, la case Adresse de retour peut être vide.)
  3. Dans la zone Adresse de retour, effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Vérifiez les informations d’adresse de retour et modifiez-les si nécessaire.
  • Si vous prévoyez d’imprimer sur des enveloppes dont l’adresse de retour est préimprimée, cochez la case Omettre.
  1. Dans la zone Adresse de livraison, entrez le nom et l’adresse que vous souhaitez que Word imprime sur l’enveloppe.

Pour configurer une enveloppe à partir d’une adresse dans un document

  1. Ouvrez le document et sélectionnez l’adresse.
  2. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Créer, cliquez sur le bouton Enveloppes pour ouvrir la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes avec l’adresse sélectionnée dans la zone Adresse de livraison. La zone Adresse de retour contient votre nom d’utilisateur et contient également votre adresse de retour si vous l’avez enregistrée dans Word.
  3. Vérifiez les adresses et apportez les modifications souhaitées. Si vous prévoyez d’imprimer sur une enveloppe comportant une adresse de retour préimprimée, sélectionnez la case à cocher Omettre dans la zone Adresse de retour.

Pour configurer ou confirmer les options d’impression d’enveloppes

  1. Au bas de l’onglet Enveloppes de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes, cliquez sur le bouton Options pour ouvrir la boîte de dialogue Options d’enveloppe.
  2. Dans l’onglet Options d’enveloppe, définissez la taille de l’enveloppe, la police et la position de l’adresse de livraison, ainsi que la police et la position de l’adresse de retour.
  3. Dans l’onglet Options d’impression, définissez la méthode d’alimentation, la rotation et la source de papier.

IMPORTANT

Si l’imprimante affichée en haut de l’onglet Options d’impression n’est pas l’imprimante appropriée, cliquez sur OK dans chacune des boîtes de dialogue ouvertes pour enregistrer vos paramètres et revenir au document source. Sélectionnez ensuite l’imprimante appropriée dans le document source et revenez à la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes pour terminer la création de l’enveloppe.

  1. Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes.

Pour imprimer ou enregistrer l’enveloppe

  1. Après avoir configuré l’enveloppe et configuré les options d’impression de l’enveloppe, effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Chargez une enveloppe dans l’imprimante de la manière configurée dans la boîte de dialogue Options d’enveloppe. Ensuite, au bas de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes, cliquez sur Imprimer pour imprimer l’enveloppe.
  • Au bas de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes, cliquez sur Ajouter au document pour insérer le contenu de l’enveloppe sous forme de section mise en forme séparément au début du document actuel.

Générer des étiquettes de publipostage individuelles

La fonction Etiquettes est conçue pour imprimer une adresse (une adresse de livraison ou une adresse de retour) sur une feuille d’étiquettes, soit pour créer une seule étiquette, soit une feuille complète de la même étiquette. Au lieu de sélectionner une taille d’enveloppe, vous sélectionnez un formulaire d’étiquette en sélectionnant d’abord le fabricant de l’étiquette, puis en sélectionnant le numéro de produit spécifique. Word configure un document pour correspondre précisément aux zones de mise en page de contenu du formulaire sélectionné.

Les cellules de contenu définies par le tableau correspondent aux zones d’impression des feuilles d’étiquettes

Comme indiqué dans «Premiers pas avec les étiquettes» plus haut dans ce chapitre, le terme «étiquettes» fait référence non seulement aux autocollants rectangulaires, mais également à de nombreuses autres choses que vous imprimez sur un support à feuilles divisé en zones fixes. Vous pouvez utiliser la fonction Étiquettes pour imprimer sur l’un de ces éléments. Il est important de sélectionner le bon formulaire car les zones d’impression sont définies de manière très spécifique.

Pour configurer des étiquettes de publipostage individuelles

  1. Ouvrez n’importe quel document.
  2. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Créer, cliquez sur le bouton Étiquettes pour ouvrir la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes.
  3. Dans la zone Adresse, effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Si vous avez enregistré vos informations d’adresse de retour dans Word et que vous souhaitez créer une étiquette d’adresse de retour, cochez la case Utiliser l’adresse de retour pour insérer l’adresse enregistrée dans la zone Adresse. Vérifiez ensuite les informations relatives à l’adresse de retour et modifiez-les si nécessaire.
  • Entrez le nom et l’adresse que vous souhaitez que Word imprime sur l’étiquette.

Bien que le champ spécifie une adresse, vous pouvez imprimer n’importe quel texte sur les étiquettes

  1. Dans la zone d’impression, effectuez l’une des opérations suivantes pour configurer correctement la sortie d’étiquette:
  • Si vous souhaitez imprimer une feuille complète d’étiquettes, cliquez sur Pleine page de la même étiquette.
  • Si vous souhaitez imprimer une seule étiquette, cliquez sur Étiquette unique, puis entrez la ligne et la colonne de la position sur la feuille de l’étiquette sur laquelle vous souhaitez imprimer.

ASTUCE

Cette fonction vous permet de réutiliser facilement une feuille partielle d’étiquettes vierges.

  1. Dans la zone Étiquette, confirmez que le type d’étiquette est le bon pour les formulaires d’étiquettes imprimées que vous utilisez. Si ce n’est pas le cas, configurez les paramètres d’étiquette dans la boîte de dialogue Options d’étiquette.

 

Pour imprimer ou enregistrer l’étiquette de publipostage

  1. Après avoir configuré l’étiquette et configuré les options d’impression d’étiquette, effectuez l’une des opérations suivantes:
  • Chargez un formulaire d’étiquette dans l’imprimante de la manière configurée dans la boîte de dialogue Options d’étiquette. Ensuite, au bas de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes, cliquez sur Imprimer pour imprimer l’étiquette.

• Au bas de la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes, cliquez sur Nouveau document pour générer un nouveau document contenant les étiquettes fusionnées.

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